Порядок действий при уничтожении документов
.docПорядок действий при уничтожении документов
Казалось
бы, если у документов истек срок годности,
их можно спокойно выбросить. Но не тут-то
было! У чиновников на этот счет совсем
иное мнение, они даже разработали
специальные инструкции.
Избавляемся от «просроченного» архива
Сразу оговоримся, что уничтожение документов по истечении периода их хранения является правом, а не обязанностью организации. Об этом в свое время сообщил Минфин в письме от 18 октября 2005 г. ¹ 03-03-04/2/83.
Каков же порядок действий при уничтожении документов? Эксперты журнала «Практическая бухгалтерия» советуют обратиться к «Основным правилам работы архивов организаций», одобренных Решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года (далее – Правила). В соответствии с ними фирме необходимо провести экспертизу ценности документов и отобрать дела, предназначенные для дальнейшего хранения или уничтожения. Для этих целей создается экспертная комиссия, состав которой утверждает директор предприятия. Он же чаще всего является ее председателем. Данный приказ может иметь следующую форму:
|
ООО «Звезда» Приказ ¹ 78 О создании экспертной комиссии
В связи с необходимостью уничтожения документов, срок хранения которых истек, приказываю: 1. Создать экспертную комиссию в составе: председатель комиссии – генеральный директор М. Е. Соловьев
2. Экспертной комиссии подготовить акт о возможности уничтожения документов, срок хранения которых истек. Генеральный директор Соловьев / Соловьев М. Е. |
По результатам проведенной работы составляются описи дел постоянного, временного хранения, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Форма такого акта содержится в приложении ¹ 4 к Правилам. Документы включаются в него, если соответствующий срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, бумаги с пятилетним сроком хранения, созданные в 2001 году, могут быть включены в акт, который составляется не ранее 1 января 2007 года.
После того как руководитель компании утвердит вышеупомянутый акт, включенные в него документы уничтожаются. Использование этих бумаг для хозяйственных нужд запрещено. О способах ликвидации мы расскажем чуть ниже. Однако какой бы вариант компания ни выбрала, в любом случае экспертной комиссии придется составить еще один акт – об уничтожении документов. Вот его примерная форма:
|
ООО «Звезда» Акт об уничтожении документов, срок хранения которых истек
Экспертная комиссия в составе: председатель комиссии – генеральный директор М. Е. Соловьев
составила настоящий акт о том, что согласно описи, утвержденной актом о возможности уничтожения документов ¹ 5 от 18 июля 2006 года, были уничтожены документы, срок хранения которых истек. В присутствии членов комиссии указанные документы были переданы для переработки как макулатура ООО «Бумутиль» по накладной ¹ 32 от 19 июля 2006 г. Приложение: накладная ¹ 32 от 19 июля 2006 г. Председатель комиссии Соловьев / Соловьев М. Е. Члены комиссии: Протопопова / Протопопова О. В. Ивенко / Ивенко А. Ф. |
Обратите внимание, что за утрату документов, а также за уничтожение бумаг ранее положенного срока действующим законодательством предусмотрена административная и уголовная ответственность. Так, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов должностному лицу фирмы придется заплатить штраф в размере от 2000 до 3000 рублей (ст. 15.11 КоАП). Если же налоговые инспекторы потребуют документы, а фирма не сможет их представить, то штраф возрастет до 15 000 рублей (ст. 120 НК).
Ликвидируем испорченное
Нередко бывает так, что бумаги, срок хранения которых еще не истек, необходимо уничтожить. Например, если они испорчены и не подлежат восстановлению. Порядок «расправы» с такими документами приведен в различных нормативных актах. Так, про ликвидацию трудовых книжек сказано в пункте 42 постановления правительства от 16 апреля 2003 г. ¹ 225. А об уничтожении бланков, применяемых при наличных расчетах, можно прочитать в пункте 23 постановления правительства от 31 марта 2005 г. ¹ 171. В указанных законодательных нормах сказано, что такие бланки подлежат уничтожению на основании акта об их списании.
Если установлено, что виновником порчи документов является сотрудник компании, то, привлекая его к материальной ответственности, следует руководствоваться главой 39 Трудового кодекса. Обычно в этом случае фирма удерживает стоимость бланка из заработной платы «провинившегося». В такой ситуации сумма возмещаемого ущерба в бухгалтерском учете признается внереализационным доходом (п. 8 ПБУ 9/99 «Доходы организации»). Правда, только при условии, если виновник оплатит ущерб по собственной воле или его обяжет к этому суд. В налоговом учете возмещение ущерба также признается внереализационным доходом (п. 3 ст. 250 НК). Если же виновное лицо не установлено, то стоимость испорченных бланков не уменьшит базу при расчете налога на прибыль.
Уничтожить!
Предназначенные для ликвидации документы фирма вправе разорвать, отправить в шредер (измельчитель бумаг), сжечь или сдать как макулатуру в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторичного сырья. В последнем случае следует оформить приемо-сдаточную накладную, в которой указывается дата передачи, количество и вес бумаг. Денежные средства за сданную макулатуру фирма отражает по счету 91 субсчета «Прочие доходы».
Многие организации для уничтожения вспомогательных расчетов, черновиков, несущих в себе коммерческую информацию, других бумаг используют шредер. В зависимости от первоначальной стоимости приобретенный аппарат учитывается либо в составе основных средств, либо в материалах.
Следует отметить, что при ликвидации организации документы, срок хранения которых к этому времени не истек, уничтожать нельзя. Они должны быть переданы в архив на договорной основе. Здесь понадобится опись всех документов, один экземпляр которой остается у организации. При реорганизации документы могут быть переданы правопреемнику. В этом случае документы разбиваются по видам, нумеруются и подшиваются в специальные канцелярские папки или переплетаются в хронологическом порядке. На каждую папку составляется лист-заверитель, в котором должно быть проставлено количество листов.