Cистема электронного архива документов

Cистема электронного архива документов: виды, создание, организация

Система электронного архива

В работе любой фирмы однажды наступает момент, когда руководство и сотрудники фирмы понимают, что количество объема бумажных документов настолько велико, что поиск необходимого документа занимает непозволительно много времени и сил сотрудников. Особенно если этот документ был создан несколько лет назад. Иногда какой-то нерадивый сотрудник взял документ попользоваться и не вернул или потерял. Поиск необходимого бумажного документа поистине является проблемой. Напомощь приходит система электронного архивирования или попросту система электронного архива.Это статья как раз и поможет Вам в вопросе организации, построении исоздании системы электронного архива.

Система - электронный архив

Электронный архив - это система структурированного хранения электронных документов. Система архивирования электронных документов должна обеспечивать:

1. Механизм ввода и создания электронных документов (сканер, почта, непосредственный ввод и сохранение)

2. Просмотр документов

3. Печать документов

4. Быстрый поиск документов по различным параметрам, как по иерархическому каталогу документации, так и по атрибутам документа (индексация документов)

5. Разграничение прав доступа к электронным документам

6. Невозможность удаления документов

7. Надежность хранения, резервное копирование электронных документов

8. Отслеживание историй изменений документов

9. Возможность интегрирования с уже существующимисистемами

Система электронного архива - это комплексное решение выше перечисленных проблем. Организация и создание правильной системы электронного архива - непростая задача.

Система состоит из необязательных, но желательных составляющих элементов. Сердцем системы является программный продукт, скелетом - аппаратная часть, а технология – мозгом. Что должна делать система?

• Хранить информацию

• Регистрировать информацию

• Предоставлять информацию

• Позволять использовать информацию (не только "смотреть", но и редактировать, создавать новую на основе ранее созданной, причем, не нанося ущерб ранее помещенной на хранение информации)

• Управлять информацией

Основные подсистемы системы электронного архива

1. Подсистему ввода сканированных документов, включающую средства перевода документов в электронный вид, средства обработки изображений, средства ввода в систему электронного архива

2. Подсистему ввода документов, создаваемых сразу в электронном виде

3. Подсистема оперативного и долгосрочного хранения

4. Подсистема приложений управления аппаратными средствами

5. Подсистему обработки сканированных изображений

Чаще всего система строится на основе СУБД и используется "Серверное" и "Клиентское" программное обеспечение. Еще используются дополнительные программные средства. Например, конверторы таблиц для разных СУБД (при созданииединого информационного пространства) и т. д.

Аппаратная часть в свою очередь, включает:

• Сервер системы

• Рабочие станции

• Сетевое оборудование

Сделаем некоторые замечания к приведенной классификации подсистем. Во-первых, Вашей системе электронного архива возможно и непонадобятся все из них. В этом случае "ненужное" можно просто исключить. Во-вторых, невозможно определить четкие границы между подсистемами. Например, при использовании определенного оборудования одно и то же устройство может относиться к подсистеме тиражирования и сканирования одновременно. Такие устройства, как например МФУ, и сканирует, и печатает, и используется как копировальный аппарат. Можно приводить достаточно много примеров использования аппаратных и программных средств одновременно в разных подсистемах, но подобные примеры совсем неисключают фактов наличия этих подсистем. В отдельных случаях одно средство может выполнять несколько различных функций, а в некоторых — нет.

Виды электронных архивов по назначению

Электронные архивы различаются по назначению. Ниже приведены виды электронного архива. Деление достаточно условное и при организации электронных архивов система может иметь несколько назначений одновременно.

• Вид системы автоматизации архивного делопроизводства необходим для архивного подразделения предприятия. Помогает формировать архивные дела, номенклатуру дел, вести учет, контролировать даты обязательного хранения и т.д.

• Вид электронного архива финансовой (платежной) документации обеспечивает централизованный учет ихранение электронных образов первичных финансово-экономических документов,договоров и прочих документов, имеющих отношение к финансово-экономической деятельности предприятия.

• Вид электронного архива проектной документации позволяет проектным организациям хранитьвесь спектр документов, как то: чертежи, сметы, пояснительные записки и многое другое.

• Вид электронного архива нормативных документов представляет собой организованный каталог всех стандартов предприятия, закупленных и (или) разработанных им. Создание такого электронного архива документов тесно связанос проблемой авторского права компаний-разработчиков стандартов и зачастуюбывает одним из условий прохождения сертификации.

• Вид электронного архива технической документации предназначен для организаций, чья деятельность связана с поставкой товаров и обеспечивает хранение сопутствующей технической документации (руководства пользователя, технические характеристики и прочие).

• Вид электронного архива юридической документации, содержащий договоры и сопутствующую документацию;

• Вид электронного архива кадровой документации, используемый для хранения личных дел, трудовых договоров, приказов и распоряжений, инструкций и регламентов внутри компании;

• Вид электронного архива конструкторской документации позволяеторганизовать доступ к копиям чертежей, независимо от их давности.

Организация системы электронного архива

Электронный архив можно использовать не только для хранения электронной документации (получаемых вводом данных или сканированиемдокументов), но и создания библиотеки различных типов файлов: звуковых файлов, видео файлов, фотографий и других изображений. Многие фирмы организуют электронный архив именно таким образом, чтобы можно было работать с такими данными. При организации такого электронного архива необходимо предусмотреть механизм ввода таких данных. Например, предусмотреть запись на микрофон отчетов, встреч, переговоров или другой информации. Еще можно использовать голосовую почту (например, программа Ventafax с возможностью записывать голосовые сообщения). Организация электронного архива с такими возможностями дает огромные преимущества в ведении бизнесаи хранении необходимой структурированной информации с быстрым поиском.

Создание системы электронного архива - это возможность навести порядок в документах и возможность быстро найти необходимый документ.