12.Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ус орд).

Организационно-распорядительная документация – это документация, применяемая при оформлении организационной и исполнительной деятельности организации (учреждения). В состав организационно-распорядительных документов входят: - организационные документы (устав организации, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положение о структурном подразделении, должностная инструкция работника). Эти документы определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений, работников; - распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, решение, постановление). Такой документацией оформляется распорядительная деятельностьдолжностных лиц и коллегиальных органов. Распорядительные документы вместе с тем являются средствами передачи письменных указаний подчиненным учреждениям, организациям, предприятиям и конкретным лицам; - информационно-справочные документы (протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, доверенность, телеграмма, телефонограмма и др.). Эти документы инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия. - документы по кадрам организации (приём, перевод, увольнение с работы, оформление отпусков, поощрений, взысканий). Эти документы используются в деятельности кадровой службы организации. 2. Формуляр-образец Совокупность реквизитов документа и схема их расположения составляют формуляр-образец документа. Максимально возможный перечень реквизитов составляет 32 наименования. Для каждого конкретного вида документов применяются не все реквизиты, а лишь те из них, которые соответствуют документам данного типа. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать СТБ 6.38-2004. Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав конкретной унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения.  Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, или описания реквизитов с указанием их последовательности. Описание выполняется на стандартных листах бумаги или записывается на магнитный носитель.Формуляр-образец устанавливает:1) форматы бумаги, 2) служебные поля, 3) конструкционную сетку; 4) расположение частей, зон и реквизитов с учетом двусторонней печати. Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках. ^ Разработка единой схемы построения ОРД на основе формуляра-образца позволила:

• значительно повысить эффективность работы управленческого аппарата;

• упростить и ускорить процесс машинописного оформления документов;

• облегчить поиск и обработку документов;

• повысить эффективность применения средств организационной, вычислительной и множительной техники;

• укрепить государственную дисциплину.

Формуляр-образец формата А4 устанавливает следующий состав реквизитов: Государственный герб Республики Беларусь; эмблема организации; код организации (предприятия) по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Предприятия и организации» (ОКПО); код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Унифицированные документы» (ОКУД); наименование вышестоящей организации; наименование организации (предприятия); наименование структурного подразделения; почтовый адрес отправителя; коммуникационные данные (телеграфный адрес, номер телетайпа, телефакса, телефона, электронной почти, код автоматической междугородной телефонной связи и т.д.) и коммерческие данные (номер счета, название банка и т.д.); название вида документа; дата; индекс документа; ссылка на индекс и дату входящего документа; место составления или издания документа; гриф ограничения доступа к документы; адрес; гриф утверждения; резолюция; заголовок к тексту; отметка о контроле; текст; отметка о наличии приложения; подпись; гриф согласования; визы; печать; фамилия исполнителя и номер его телефона; отметка о заверении копии; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о переносе данных на магнитный носитель; отметка о поступлении документа в организацию (на предприятие); предупредительный знак.  ^ 3. Варианты оформления реквизитов заголовочной части документа Для каждого формата документов предусмотрено два вида расположения реквизитов заголовочной части. Первый – угловое расположение, при котором наименование организации (предприятия), выпустившей документ, ее адрес, телефон и т.д., а также наименование вида документа (приказ, акт и т.д.) размещаются в левом верхнем углу, оставляя в правом углу место для указания сведений об адресате или грифе утверждения. Этот вид используется наиболее часто.  ^ Угловое расположение реквизитов бывает флаговое и центрованное. При флаговом расположении строки реквизитов начинаются от границы левого поля, а правый край строки не выравнивается. При угловом центрованном расположении все реквизиты, расположенные в углу листа, выравниваются (центруются), т.е. находятся на равном расстоянии от границы левого поля и середины листа. Второй вариант – продольный, при котором реквизиты, включающие сведения об организации, выпустившей документ, наименование документа, размещаются по всей верхней части листа. Этот вариант расположения реквизитов применяют при большом количестве знаков в данных реквизитах. ^ 4. Унифицированная система организационно-распорядительной документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) представляет собой взаимосвязанные комплексы документов, обеспечивающие организационно-распорядительную деятельность организаций и предприятий, независимо от форм собственности. Основным документом для разработки УСОРД является Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения», устанавливающий требования к разработке, согласованию и утверждению унифицированных систем документации. В состав УСОРД входят: 1. Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». 2. Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». 3. Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов. 4. Унифицированные формы документов по созданию, реорганизации, ликвидации и функциональной деятельности организаций и предприятий. 5. Унифицированные формы документов по кадрам организаций и предприятий. ^ Унифицированные формы документов, входящие в УСОРД, рекомендуются для использования в органах государственного управления, учреждениях, организациях, на предприятиях государственной и негосударственной форм собственности. ^ Унифицированные формы ОРД систематизированы (классифицированы) по следующим подсистемам: а) унифицированные формы документов по созданию, реорганизации, ликвидации и функциональной деятельности организаций и предприятий  документация по созданию организации, предприятия; документация по реорганизации организации, предприятия;  документация по ликвидации организации, предприятия; документация по приватизации государственных и коммунальных организаций, предприятий; документация по распорядительной деятельности организации, предприятия; документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия; документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия; б) унифицированные формы документов по кадрам организаций и предприятий документация по приёму на работу; документация по переводу (перемещению) на другую работу; документация по увольнению с работы; документация по оформлению отпусков; документация по оформлению поощрений; документация по оформлению дисциплинарных взысканий. Более подробная информация по унифицированным формам каждой из указанных выше подсистем помещена в книге «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» /Рук. авт коллектива П.А.Левчик и др. / Мн.: БелНИИДАД, 2000. – 87 с. Для осуществления кодирования унифицированных форм ОРД разработаны локальные классификаторы: подсистем; видов документов. ^ Код унифицированной формы проставляется при необходимости на бланках соответствующих ОРД. Локальные классификаторы ОРД могут являться составной частью информационного обеспечения при разработке автоматизированных систем для составления, учёта, поиска, контроля над прохождением и исполнением документов, и организацией их хранения. Для практической деятельности используется также «Альбом форм организационно-распорядительных документов» / Авт.-разраб. Э.Н. Давыдова и др. – Мн.: БелНИИДАД,2002.- 148 с. В Альбоме документы представлены в виде макетов (структур документов) и образцов (примеров оформления документов). Формы документов построены на основе углового и продольного расположения реквизитов, даны примеры центрованного и флагового способа их расположения. Альбом состоит из следующих разделов: распорядительные документы (приказ, распоряжение, решение, указание; организационные документы (положение, инструкция, правила); справочно-информационные документы (протокол, акт, служебное письмо, докладная записка, объяснительная записка, телефонограмма, телеграмма); документы по личному составу (заявление, приказ, представление, докладная записка, объяснительная записка).