- •Документ и его место в системе управления.
- •2.Документоведение как научная дисциплина и его связь с другими науками.
- •3.Связь информации и документа.
- •4.Функции документа.
- •5.Способы документирования и их развитие.
- •6.Текстовое документирование.
- •7.Материальные носители информации.
- •8.Фотокинодокументирование: появление, развитие, применение.
- •9.Фонодокументирование: появление, развитие, применение.
- •Формуляр управленческого документа: история и современное состояние.
- •11.Унификация и стандартизация в документоведении. Современные государственные стандарты на документы.
- •Унификация и стандартизация документов
- •12.Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ус орд).
- •13. Бланки документов; требования к конструированию бланков.
- •14.Юридическая сила документа.
- •15.Реквизит «наименование организации – автора документа», требования к оформлению.
- •16.Реквизит «справочные данные об организации», требования к оформлению.
- •17.Реквизит «адресат», требования к оформлению.
- •18.Реквизит «регистрационный номер документа», его назначение.
- •19.Реквизит «дата документа», требования к оформлению.
- •20.Реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа». Когда и где он проставляется.
- •21.Реквизиты «гриф согласования документа» и «визы согласования документа», требования к оформлению.
- •22.Резолюция как реквизит документа. Требования, предъявляемые к резолюции.
- •23.Общие требования к тексту документа.
- •24.Лингвистические особенности текста служебного документа.
- •25.Понятия «оригинал», «подлинник», «дубликат», «копия».
- •26.Информационно-справочная документация: ее назначение и виды.
- •27.Служебные письма и их разновидности.
- •28.Организационно-правовая документация: назначение и виды документов.
- •29.Виды распорядительных документов.
- •30.Формуляр управленческого документа и история его развития.
29.Виды распорядительных документов.
Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации.1Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.2
Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.3
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.4
В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.5
С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:
-
правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);
-
правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;
-
правовые акты организаций, учреждений, предприятий.6
Основанием для издания распорядительного документа может быть:
-
необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
-
необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.7
Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.
С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:
-
документы, издаваемые в условиях коллегиальности;
-
документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.
30.Формуляр управленческого документа и история его развития.
Формуляр-образец - модель формы документа, используемая для указания мест, зарезервированных для определенных записей, вносимых в документы какой-либо системы документации (ЕЭК; ИСО ПМС 6422).
Требования: Формат для формуляра-образца является международный формат ИСО А4 (210 ? 297 мм, 8 1/3 ? 11 2/3 дюйма), но предусмотрена также возможность использования формата ИСО А5 (210 ? 148 мм) для некоторых почтовых форм, а также для эквивалентных форматов, указанных в стандарте ИСО 2784-1974 для бланков на непрерывной ленте. В некоторых странах, в частности в Северной Америке, обычно используется формат 216 ? 280 мм (8 1/2 ? 11 дюймов). В этом случае согласование может быть обеспечено путем сохранения наверху и слева одинаковых полей, благодаря чему компоновка документа остается в том же положении по отношению к верхнему и левому краю бумаги; при этом размеры общей для обоих форматов площади изображения составляют 183 ? 262 мм.
ал и интервал между знаками в формуляре-образце (1/6 дюйма, или 4,24 мм, и 1/10 дюйма, или 2,54 мм, соответственно) соответствуют межстрочному интервалу и интервалу между знаками, применяемых в большинстве используемых для заполнения бланков машин, таких, как пишущие машинки, скоростные печатающие устройства ЭВМ и другое автоматическое знакопечатающее оборудование, а также в устройствах для оптического распознавания знаков.
Поля и принципы проектирования - были оставлены: верхнее поле (для захвата) - 10 мм и левое поле (для подливания) - 20 ми. В основу проектирования положен международный стандарт ИСО 3535-1975 “Макетный лист и конструкционная сетка” с использованием стандартной ширины колонок, соответствующей возможностям автоматического табулирования.
Общие положения - в целом структура формуляра-образца основана на принципе “клеток” (базисных прямоугольников). Размещение адресов получателей предусмотрено в зоне, приемлемой для почтовых органов при использовании конвертов с окна ми. Расположение других элементов данных, включенных в формуляр-образец, учитывает технические, правовые, коммерческие, административные и практические соображения, выдвинутые раз личными заинтересованными сторонами, с которыми проводились консультации. “Поле свободного использования”, находящееся в нижней части бланка, предназначено для удовлетворения более специфических потребностей в отдельных конкретных случаях.
При создании бланков на основе формуляра-образца счета применяются следующие принципы:
Элементы данных, указанные в формуляре-образце счета, должны помещаться в соответствующем месте создаваемого бланка счета.
Элементы данных, не указанные в формуляре-образце счета, должны помещаться в “поле свободного использования”.
Элементы данных, указанные в формуляре-образце счета, но не требующиеся в создаваемом бланке счета, могут быть опущены, и соответствующее место использовано для других целей таким же образом, как и “поле свободного использования”.
В национальных основных документах может быть предусмотрена возможность иного использования пространства, не используемого для цели, предусмотренной в унифицированном счете. Это место может также использоваться для информации, вносимой после составления первоначального документа (например, если нет необходимости в рубрике “покупатель”, то соответствующее место можно использовать для других адресов иди для любой другой цели).
Идентификаторы полей данных формуляра-образца унифицированного счета указывают лишь на характер сведений, которые они должны содержать. Поля данных могут быть подвергнуты дальней шей разбивке с учетом определенной практики, сложившейся при разработке различных международных документов. Например, можно оставить место для агента продавца в нижней части поля “продавец”; поле для сведений относительно транспортировки можно разбить с целью включения различных элементов, уточняющих маршрут, используемые виды и средства транспорта и т.д. Длина зоны “описания товара” в зависимости от обстоятельств может корректироваться путем поднятия или понижения пунктирной линии, с тем чтобы размер зоны соответствовал средним потребностям.
Законодателем установлена административная ответственность за нарушение правил изготовления, употребления, уничтожения бланков, содержащих изображение герба РФ в виде штрафа до одной тысячи рублей ст19.10 КоАП РФ.