5.1. Общая характеристика бухгалтерских информационных систем. Информационное обеспечение бухгалтерского учета

 

Информационная система – сложная система, состав которой зависит от вида деятельности и размера предприятия (организации, фирмы). К традиционным элементам (подсистемам) ИС относятся: управление подготовкой производства, планирование, материально-техническое снабжение и сбыт (маркетинг); ведение бухгалтерского учета и осуществление бухгалтерской  деятельности; решение кадровых вопросов. В бухучете сосредоточено примерно 60% всей информации [1, с. 259]. Каждая функциональная подсистема имеет свой состав комплексов задач и информации, предназначенной для реализации определенных функций управления.

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ, непрерывное фиксирование и анализ данных, позволяющих получить количественную экономическую информацию о деятельности предпринимательских и иных организаций. Люди, принимающие решения в самой организации и вне ее, пользуются подобной информацией для оценки деятельности организации, эффективности использования ресурсов и перспектив поступлений и платежей. Бухгалтерская информация необходима для принятия бесчисленного множества самых разнообразных решений. Менеджеры на основе такой информации оценивают и контролируют текущую деятельность предприятий, разрабатывают стратегические планы, взвешивают производственные программы и сопоставляют альтернативные цены. Оценивая возможности капиталовложений и кредитования, инвесторы и кредиторы также полагаются на информацию, содержащуюся в финансовой отчетности. Наконец, бухгалтерская информация используется различными регулирующими органами и прочими государственными учреждениями при осуществлении ими контроля над текущей деятельностью организаций и начислении налогов.

Практика бухгалтерского учета может быть прослежена с давних времен; удалось найти «бухгалтерские книги», относящиеся к 3500 до н.э. В Вавилонии и Шумере писцы отвечали за учет торговых операций, записывая детали сделок на глиняных табличках.

Хотя изобретение бумаги и переход к товарно-денежному хозяйству существенно облегчили запись операций, практика бухгалтерского учета в Средние века почти не претерпела изменений. При взимании налогов и сборов и в управлении поместьями в эпоху феодализма применялись различные методы учета. Кроме того, хозяйственная отчетность по поместью периодически просматривалась господином или специально назначенным им человеком, что привело к развитию практики ревизорских проверок как метода контроля над деятельностью управляющих поместьями. Главными задачами бухгалтерского учета являлись обеспечение сохранности и регулярная сверка активов. Никаких попыток измерить доход или подсчитать эффективность производительного использования активов не предпринималось.

Поворотным пунктом в развитии бухгалтерского учета историки считают изобретение метода двойной записи. Старейшие документы, свидетельствующие о широком использовании в бухгалтерском учете метода двойной записи, относятся к 1340 и были составлены казначеями Генуи. Сам метод был подробно описан в 1494 итальянским ученым Лукой Пачоли (Luca Pacioli), которого часто называют отцом бухгалтерского учета с двойной записью.

Вся система двойной записи исходит из простого уравнения, в соответствии, с которым активы (экономические ресурсы) (А) организации равны сумме ее обязательств (долгов) (O) и собственного капитала владельцев (K), т.е. A = O + K. Уравнение показывает, что ресурсы предприятия поступают из двух источников: от кредиторов и от владельцев предприятия. Если представить данное уравнение в форме K = A  O, оно покажет, что доля владельцев в капитале предприятия равна активам предприятия за вычетом требований на эти активы. Поэтому принято говорить, что владелец имеет «остаточную долю» в активах предприятия.

Метод бухгалтерского учета с двойной записью исходит из того, что для сохранения бухгалтерской сбалансированности необходимо, чтобы изменения в каком-либо одном элементе компенсировались равным изменением в другом элементе (или равным и противоположным изменением в том же самом элементе). У подобного метода имеются два достоинства. Во-первых, он дает возможность проверить правильность учета, так как после каждой бухгалтерской записи баланс между активами и пассивами должен сохраняться. Во-вторых, и это более важно, раздельная запись доходов и расходов как временных элементов, изменяющих в течение какого-то периода собственный капитал владельцев предприятия, позволяет установить величину прибыли или убытка за данный период. Таким образом, роль бухгалтерского учета перестала сводиться только к обеспечению сохранности и сверке активов, доверенных агенту. Бухгалтерский учет стал средством определения эффективности экономической деятельности.

Основой информационной подсистемы бухгалтерского учета являются учетные задачи, объединенные в комплексы, выполняемые отдельными участками учета.

Информационная подсистема бухгалтерского учета включает следующие комплексы задач:

-        учета основных средств;

-        учета материальных ценностей;

-        учета труда и зарплаты;

-        учета готовой продукции;

-        учета финансово-расчетных операций;

-        учета затрат на производство;

-        сводного учета;

-        по составлению отчетности.

Организация автоматизированных рабочих мест и создание ЛВС приводит к постепенному стиранию граней между вышеуказанными комплексами задач; возникают межфункциональные  комплексы, объединяющие информацию комплексов различных участков учета.

Комплексы  бухгалтерских задач имеют сложные внутренние и внешние информационные связи. Внутренние – это взаимосвязи отдельных задач, комплексов и участков бухучета; внешние связи – взаимодействие с другими подразделениями, реализующими иные функции управления, а также вышестоящими организациями.

Информационные связи комплексов учетных задач позволяют выделить три фазы обработки, заложенные в основу компьютерных программ. На первой фазе производится первичный учет, составление первичных бухгалтерских документов, их обработка и составление ведомостей аналитического учета по каждому участку учета.

Второй фазой обработки является составление проводок и их размещение в различные регистры аналитического и синтетического учета, журналы-ордера по номерам счетов.

Третья фаза обработки состоит в составлении сводного синтетического учета: отчетно-сальдовых ведомостей по счетам Главной книги, баланса  и форм финансовой отчетности.

Программное обеспечение решения задач бухгалтерского учета строится с учетом рассмотренных фаз обработки, интеграции учетных задач, а также наличия внешних связей.

Бухгалтерские ИС (БИС, или accounting information system - AIS) - исторически первый тип, появившийся в 50-е и 60-е годы, когда компьютеры начали применяться для обработки данных предприятий. Эти системы имели довольно узкую специализацию: они поддерживали повседневные операции, собирая и храня бухгалтерские операции, и помогали гарантировать, чтобы данные организации были обработаны подобающим образом. Информация, производимая БУИС, стала доступной всем уровням руководства для использования в планировании и управлении деятельности

Центральной частью БИС является Ядро системы, поддерживающее ряд функций:

- взаимодействие между подсистемами;

- хранение справочных данных (НСИ);

- хранение планов счетов и корреспонденций;

- ведение курсов валют;

- хранение и обработку данных в виде проводок;

- ввод проводок;

- различные формы для просмотра или печати: по оборотам; по документам; по проводкам.

В ядре БИС хранятся записи в виде проводок на счетах. На основании этой информации имеется возможность получить отчетные формы. Также в ядре находится набор диспетчерских функций, позволяющий соединять между собой в процессе работы различные подсистемы.

Ядро БИС, кроме выполнения функции хранения, обеспечивает контроль полноты и правильности ввода данных с набором признаков аналитического учета.

Весьма существенным достоинством является возможность на уровне бухгалтерских подсистем связать финансовые документы и проводки, то есть, по проводке всегда можно найти финансовый документ, на основании которого была выполнена проводка. И, наоборот, по документу всегда можно отыскать искомую проводку.

Так как БИС спроектирована на принципах открытости, модульности, наращиваемости, то имеется возможность с учетом некоторых ограничений дополнять данную систему новыми автоматизированными рабочими местами.

Большое внимание было уделено возможности получения гибкого механизма для формирования документов в различных разрезах аналитического учета. С этой целью был разработан Вычислитель, на базе которого можно выполнять различные расчеты и создавать произвольные формы.

При поэтапном внедрении данной системы в бухгалтерии предприятия можно использовать подсистему "Процессор Счетов", который удовлетворяет требованиям, предъявляемым ядром и подсистемами в процессе функционирования БИС. C помощью подсистемы "ПРОЦЕССОР СЧЕТОВ" имеется возможность получать разнообразные ведомости и реестры по весьма сложным критериям выборки (период, счета, корреспонденции, признаки аналитического учета в различных комбинациях).

БИС разработана с учетом возможности присоединения удаленных рабочих мест бухгалтерской системы (например, отделы бухгалтерии может находиться на некотором расстоянии друг от друга). Основным требованием для осуществления удаленного доступа является наличие качественных линий связи.

При создании бухгалтерских информационных система (БИС) следует учесть информационные связи бухгалтерского учета с внешними организациями. Эта связь заключается в получении нормативных и методических материалов, а также в передаче сводной финансовой отчетности заинтересованным организациям: вышестоящим административным органам, налоговой инспекции, органам статистики, финансовым организациям и др.

Для связи с банками предусматривается межмашинный обмен информацией по системе «клиент-банк», которая позволяет создавать платежные поручения, передавать их в банк по модему, а также получать выписки из расчетного счета. При этом для  обеспечения защиты информации используется  электронная подпись и система шифрования информации.

Информационное обеспечение бухгалтерского учета характеризуется большим объемом разнообразных первичных документов, возникающих в различных подразделениях как вовне, так и внутри бухгалтерии, а также  широким  использованием нормативно-справочной документации.

Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:

-  по назначению: распорядительные, исполнительные, учетного оформления, комбинированные;

-  по содержанию хозяйственных операций: материальные, денежные, расчетные;

-  по способу использования: разовые и накопительные;

-  по объему отраженных операций: единичные (первичные) и сводные;

-  по числу учитываемых позиций: однострочные и многострочные;

-  по месту составления: внутренние и внешние;

-  по способу заполнения: вручную и при помощи средств автоматизации учета.

Классификаторы и коды используются для составления бухгалтерских отчетов, сводок и группировок на основании выделенного группируемого признака. При компьютеризации бухгалтерских задач используются классификаторы различных видов: общегосударственные, отраслевые и локальные.

К информационному обеспечению бухгалтерских задач можно отнести ряд типовых отечественных информационно-справочных программ: Консультант-бухгалтер; Консультант-плюс; Гарант; Налоги России; Юридический справочник и др.