5.3. Бухгалтерские информационные системы для предприятий малого и среднего бизнеса

 

При создании БИС на  предприятиях малого и среднего бизнеса использование ПЭВМ позволяет автоматизировать все процедуры по обработке инфор­мации на рабочем месте бухгалтера.

Существует несколько подходов к автоматизации бухгалтерского уче­та при создании таких БИС. Это связано с тем, что небольшие предпри­ятия с простой и слаборазвитой структурой не требуют ведения управлен­ческого учета как отдельной подсистемы.

При первом подходе создается система, автоматизирующая только финансовый учет. Такую БИС относят к классу мини-бухгалтерий. Как правило, бухгалтерский учет в этой системе ведется одним чело­веком - бухгалтером.

При втором подходе кроме финансового учета частично автоматизируется управленческий учет. В этом случае бухгалтерский учет ведут два бухгалтера либо на одном рабочем месте путем разграничения доступа, либо на двух рабочих местах.

Автоматизация финансового и управленческого учета достига­ется при третьем подходе. В такой системе при значительных объемах обрабатываемой информации используется многопользователь­ский режим. Несколько компьютеров объединяются в локальную сеть, а каждый из компьютеров рассматривается как отдельное рабочее ме­сто бухгалтера.

Выбор подхода зависит от типа предприятия и его размеров. В отличие от крупных предприятий на предприятиях малого и среднего бизнеса ос­новное внимание уделяется ведению финансового учета, который по тру­доемкости и значимости занимает главное место. Он направлен на обобщение и синтез учетной информации.                                

Ведение же учета по отдельным участкам осуществляется посредством применения отдельных программных модулей (блоков). С использованием принципа конструирования создается единый программный комплекс, который ориентирован на пользователя-бухгалтера и  охватывает рутинные и трудоемкие учетные работы. Основная роль бухгалтерского работника в этих условиях сводится к правильности оформления хозяйственных операций, принятию решений, анализу и контролю правильности формирования отчетной доку­ментации.

Программный комплекс для автоматизации бухгалтерского учета на малых и средних предприятиях, охватывающий финансовый и управлен­ческий учет, состоит из двух модулей.

Модуль управленческого учета позволяет вести учет в суммовом и количественном  выражении для участков учета основных средств  и нематериальных активов, учета товарно-материальных ценностей, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, учета готовой продукции, расчетов по оплате труда. Набор этих участков можно менять исходя из потребностей пользователей.

Основными учетными регистрами данного модуля являются аналитические регистры по участкам учета - журнал учета первичных документов, журнал учета товарно-материальных ценностей, журнал учета хозяйственных  операций.

Модуль финансового учета позволяет вести учет по всем счетам бухгалтерского учета. Ocновными его учетными регистрами являются аналитиче­ские peгистры (журнал первичных документов, журнал хозяйственных опе­раций) и регистры сводного учета (Главная книга, оборотные  ведомости).

Связь между модулями осуществляется через Журнал хозяйственных операций.

При решении вопроса компьютеризации на предприятии малого и среднего бизнеса, необ­ходимо учитывать ряд факторов, связанных со спецификой финан­сово-хозяйственной деятельности конкретного предприятия, его экономическими возможностями, а также уровнем подготовки персонала. Подбор оптимальной конфигурации технических средств и программного обеспечения является серьезной пробле­мой, с которой сталкиваются такие предприятия.

Компьютеризация бухгалтерского учета на предприятиях малого и среднего бизнеса ведется на основе большого количества программных средств, от­носящихся к классам «Мини-бухгалтерия» и «Интегрированная бухгалтерская система».

Пакеты мини-бухгалтерии имеют много общего и действуют по аналогичной схеме обработки информации. Принципы работы с такими пакетами можно рассмотреть на примере «1С: Бухгалтерия» (версия 6.0).

Программа ориентирована на привычную ручную работу бух­галтера и журнально-ордерную систему. Меню программы состав­лено в удобной форме, имеется возможность пересчета остатков и оборотов после ввода и изменений операций, получение итогов за любой расчетный период и интервал времени. В программе имеет­ся возможность формирования и печати всех необходимых пер­вичных документов: приходных и расходных кассовых ордеров, авансовых отчетов, платежных документов.

Результатом обработки является набор форм отчетности для анализа финансового состояния предприятия на основе показате­лей, принятых в международной практике.

Главное меню программы содержит следующие пункты: Операции, Отчетность, Сервис, Окна и Помощь. При работе в большинстве режимов программы в меню появля­ется дополнительно еще один пункт - Действия, который перечисляет действия, доступные в текущем режиме работы.

Каждому блоку меню соответствует группа подчиненных ему функций (рис. 5.1).

Технологический процесс работы с «1С: Бухгалтерия» включает подготовительный, началь­ный и основной этапы. Подготовительный этап выполняется при вводе программы в эксплуатацию.  При этом осуществляется ввод реквизитов предприятия, данных о  руководстве. Выполняется корректировка и заполнение базы данных. Ведется просмотр плана счетов, добавление счетов, выделение  субсчетов по некоторым счетам для ведения аналитического учета.  Просматриваются типовые проводки и самостоятельно формируются  дополнительные проводки.                                                                                                    

Начальный этап выполняется периодически, по мере веде­ния отчетного периода, и заключается во вводе в машину пере­менных данных с различных бухгалтерских первичных докумен­тов.

Основной этап завершается режимом Отчетность, который реализует следующие функции:

- «Расчет итогов» - выполняется перед формированием всех выходных документов на основании данных журнала операций. Расчет итогов производится по всему кварталу установленного периода или за конкретный месяц;

- «Сводные проводки» - ведет переброску сводных сумм с де­бета одного счета в кредит другого;

- «Оборотно-сальдовая ведомость» - формирует по каждому счету (субсчету) остаток на начало периода, обороты (Дт и Кт) и остаток на конец периода, выводятся итоги по оборотам и остаткам;

- «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» - создает оборотно-сальдовую ведомость по каждому счету;

- «Обороты счета» (Главная книга) - формирует сальдо и обо­роты по дебету и кредиту счета и обороты в корреспонденции с другими счетами за указанные месяцы или квартал;

-  «Журнал-ордер и ведомость по счету» - выводит те же дан­ные, что и «Обороты счета», но в детализации по датам и по от­дельным проводкам;

- «Шахматка» - табличное представление оборотов сумм с од­ного счета на другой (сводных проводок) и оборотов по счетам;

 

- «Карточка счета» - содержит все проводки с указаниями конкретного счета, позволяет получить Кассовую книгу, выписки из банка и т.д.;

- «Анализ счета по субконто» - для каждого субконто выводит­ся остаток на начало периода, обороты и остаток на конец перио­да, список корреспондирующих счетов с указанием дебетового и кредитового оборота по каждому счету в отдельности;

- «Анализ счета по датам» - по каждой дате рабочего периода выводится остаток на начало, обороты и остаток на конец периода с указанием корреспондирующих счетов;

- «Анализ субконто» - предоставляет бухгалтеру оборотно-сальдовую ведомость по субконто;

 - «Карточка субконто» - содержит все проводки по выбранно­му объекту аналитического учета за указанный период, включает остатки на начало и конец периода, обороты за период и остатки после каждой операции;

- «Обороты между субконто» - формируются обороты между субконто одного вида и одним или несколькими субконто другого вида;

- «Отчеты по Журналу операций» - производится выборка проводок из Журнала операции по определенным счетам, корреспонденциям и другим признакам;

-      «Произвольные отчеты» - программа предоставляет широ­кие

возможности создания отчетов произвольной формы, изменить форму любого от­чета или формулы расчета его показателей.

Литература

1. Бехтева Е.В., Кокаулин В.Д. Интегрированный курс Основы предпринимательства, экономики и информатики// Информатика и образование, 1998, ╬ 4.

2. Гриценко А.Н., Угринович Н.Д. Информационные технологии и основы предпринимательской деятельности// Информатика. Еженедельное приложение к газете Первое сентября, 1998, ╬ 43.

3. Информационные системы в экономике: Учебник/ Под ред. В.В. Дика.  М.: Финансы и статистика, 1996.

4. Карминский А.М., Нестеров П.В. Информатизация бизнеса.  М.: Финансы и статистика, 1997.

5. Умнова Э.А., Порохина И.Ю., Чистов Д.В. Изучение основ бухгалтерии с применением компьютерного учета// Информатика. Еженедельное приложение к газете. Первое сентября, 1998, ╬ ╬ 21, 22.

6.Безруких П.С. Бухгалтерский учет (изд. 4-е перераб. и доп.). 2002.

7.Бреславцева Н.А., Медведева О.В., Нор-аревян Г.Г. Бухгалтерское дело: Учебное пособие. – М.: «Порт-издат», 2004. – 160 с.

8.Бухгалтерская (финансовая) отчетность. Пашук Н. К.

9.Бухгалтерское дело: Учебное пособие/под ред. Н.Н. Хахоновой – Москва: ИЦК «МарТ»; Ростов н/Д; Издательский центр «МарТ», 2003. – 304 с.

10.Вахрушина М.А. Бухгалтерский управленческий учет. Учебное пособие.: ЗАО «Финстатинформ», 1999.

20