12.02.2006

Руководитель не должен оставлять документы у себя в кабинете на неопределенное время. При необходимости можно сделать ксероко­пию документа. Руководитель не должен сам принимать документы от посетителей, подчиненных. Это, как правило, делает референт или канцелярия, общий отдел, секретариат и т.д.

Затем документ передается исполнителю согласно проставленной руководителем резолюции. Если в резолюции названо несколько ис­полнителей, то подлинник передается главному исполнителю (его фамилия в резолюции первая), а ксерокопии — другим исполнителям. Текст резолюции сразу же при возвращении документа от руководителя переносится в регистрационную карточку в раздел «Кто направил документ. Резолюция», например:

Кирсанову И.П., Иванову Г.В.

Прошу подготовить ответ

личная подпись

13.02.2006

Затем на обратной стороне заполняются следующие разделы кар­точки: «Дата передачи на исполнение» — 15.02.2006; «Кому направлен документ» — Иванову Г.В.; «Расписка в получении» — личная подпись Г.В. Иванова, 15.02.2006.

Документы, которые поступают для использования в работе, не явля­ются контрольными и хранятся у исполнителя, а затем — в канцелярии.

3. Подготовка и регистрация исходящих документов

Отправка документов осуществляется в следующем порядке.

Подготовленный проект документа передают на подпись руководи­телю учреждения или структурного подразделения. Материалы, на ос­новании которых он готовился, передают руководителю вместе с про­ектом документа либо они находятся у исполнителя и передаются ру­ководителю по его требованию, в частности, письмо вышестоящей организации всегда прилагается к проекту ответа на него, представляемому на подпись руководителю. В то же время проект письма выщестоящему учреждению с просьбой пояснить порядок выполнения приказа может быть представлен на подпись без приложения этого приказа. После подписания руководителем на первом листе документа, который оформляется на бланке, проставляются дата отправления и регистрационный номер. На бланке письма указываются также номер и дата входящего документа, на который дается ответ, например:

20.01.2006 №259-02/36

На № 2054-02/5 от 25.12.2006

Первый экземпляр документа отправляется адресату, второй с визами согласования — остается в деле организации.

Отправляемый документ регистрируется для учета и планирования документооборота. В регистрационных формах необходимо предусмотреть следующие реквизиты:

• порядковый регистрационный номер и дату;

• количество листов и экземпляров;

• кому направлен документ;

• рас­писка в получении или номер реестра;

• дата;

• краткое содержание доку­мента;

• кем подписан документ;

• входящий номер и дата исполненного документа;

• номер дела, в которое помещена копия отправляемого до­кумента и подлинник инициативного документа;

• количество листов;

• отметка о получении ответа;

• дата.

4. Обработка внутренних документов

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обраще­ния и исполнения (использования) документов. Регистрируются внут­ренние документы после их рассмотрения (подписания) руководством.

После согласования с соответствующими структурными подразде­лениями и юридической службой проекты распорядительных докумен­тов подписываются руководителем учреждения и регистрируются в канцелярии или другом структурном подразделении, копии докумен­тов заверяются. Заверенные (размноженные) копии документов на­правляют в соответствующие структурные подразделения, учреждения, а в других случаях — в иные организации.

Протоколы, содержащие поручения, передаются адресатам в виде копий или заверенных выписок из протокола.

Докладные записки на имя руководителя учреждения или струк­турного подразделения, сводки, справки и другие аналогичные внут­ренние документы рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, и передаются в структурные подразделения или по­мещаются в соответствующее дело.

Порядок регистрации и учета внутренних документов определяют­ся Инструкцией по делопроизводству.

Рассмотрим порядок подготовки законопроектов областной администрации, который утвержден Инструкцией по делопроизводству.

Порядок подготовки законопроектов в администрации области.

Подготовка законопроекта производится в соответствии с програм­мой законопроектных работ на соответствующий календарный год, утверждаемой главой администрации, квартальным планом работы администрации области или в соответствии с поручением главы адми­нистрации области.

Для внесения в областной Совет депутатов (далее — областной Со­вет) представляются в двух экземплярах следующие документы:

• текст законопроекта, завизированный заместителем главы адми­нистрации и руководителем структурного подразделения, подготовившим данный проект;

• пояснительная записка, содержащая предмет правового регули­рования, цель и место законопроекта в системах действующих феде­рального и областного законодательств, изложение концепции, общую характеристику структуры, социально-экономические и другие послед­ствия его применения, подписанная руководителем структурного подразделения;

• финансово-экономическое обоснование (в случае внесения за­конопроекта, требующего материальных затрат), подписанное руководителем структурного подразделения и согласованное с управлени­ем финансов и налоговой политики, главным планово-экономическим управлением департамента экономического развития и промышленности администрации области;

• заключение главы администрации области в случае внесения за­конопроектов о введении или отмене налогов, об освобождении их от уплаты, выпуске займов, изменении финансовых обстоятельств обла­сти, согласованное с управлением финансов и налоговой политики ад­министрации области;

• перечень нормативных правовых актов области, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, допол­нению или принятию в связи с вступлением в силу предлагаемого за­конопроекта;

• сопроводительное письмо, подписанное главой администрации с указанием представителя администрации области, ответственного за прохождение законопроекта на всех стадиях законотворчества. По поручению главы администрации области законопроект может пред­ставлять один из его заместителей, руководители структурных подраз­делений администрации области или их заместители.

Законопроект с приложениями, перечисленными выше, представ­ляется не позднее, чем за один месяц до истечения установленного срока в государственно-правовой департамент администрации области для подготовки заключения о соответствии их действующему законода­тельству и требованиям инструкций. В случае положительного заклю­чения руководитель государственно-правового департамента админи­страции области или его заместители визируют законопроект и сопро­водительное письмо.

Разработанный законопроект после согласования с государствен­но-правовым департаментом администрации области и заместителем главы администрации области, координирующим работу с областным Советом, представляется главе администрации области.

Подписанные главой администрации области документы к зако­нопроекту поступают на бумажном носителе в двух экземплярах и в электронном виде (на дискете или по электронной почте) в отдел кор­респонденции — канцелярию управления контроля и документационного обеспечения администрации области (далее — канцелярия). Первый экземпляр комплекта документов к законопроекту на бумажном носителе и в тот же день направляется председателю областного Совета, второй остается в канцелярии. Законопроект в электронном виде направляется электронной почтой в отдел протокольного обес­печения областного Совета.

Копия сопроводительного письма направляется в отдел по взаимо­действию с законодательными (представительными) органами госу­дарственной власти управления по взаимодействию с территориями и организационно-кадровой работе для контроля.