20.03.2006

При утверждении документа правовым актом данный реквизит состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕ­НО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, номера и даты документа и оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом руководителя

Департамента

имущественных

и земельных отношений

Администрации Энской области

от 20.02.2006 № 134

При утверждении документа несколькими должностными лицами реквизиты располагают на одном уровне.

Слово УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖ­ДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ) печатается прописными буквами, без кавы­чек и двоеточия. Ниже через два межстрочных интервала печатается с прописной буквы наименование должности руководителя, утвержда­ющего документ, или ссылка на наименование документа. Данные на­именования допускается центрировать относительно слова УТВЕРЖ­ДАЮ.

Реквизит 17 «Резолюция» представляет собой конкретное поруче­ние руководителя по исполнению документа.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, ука­занное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса.

На документах, порядок исполнения которых уже известен и не требует никаких дополнительных указаний, в резолюции могут быть указаны только исполнитель (или исполнители), срок исполнения, например:

Черняеву А.С.

к 12.01.2006

подпись

07.01.2006

Если срок исполнения документа является типовым или он указан в тексте самого документа, то руководитель в резолюции может про­ставить только фамилию исполнителя (исполнителей) с инициалами, личную подпись и дату, например:

Веберу А.Б.

Галкину А.А.

личная подпись

03.02.2006

Резолюция переносится секретарем в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.

Реквизит «Резолюция» проставляется руководителем на входящих и внутренних документах в верхней части листа. Часто резолюцию помещают не на документе, а на прикрепленном к нему «листке-поручении» формата А6.

Реквизит 18 «Заголовок к тексту» включает краткое изложение ос­новного смысла текста составляемого документа. После составления текста документа формулируется заголовок, являющийся обязатель­ным элементом любого документа. Заголовок согласуется с наимено­ванием вида документа. Он должен отвечать на вопрос «о чем? (о ком?)» или «чего? (кого?)», например: О сроках поставки продукции или Должностная инструкция главного специалиста.

Заголовок размещается от левой границы правого поля документа. Данный реквизит облегчает регистрацию документа, его поиск, орга­низацию контроля. Заголовок из двух или более строк печатается че­рез один межстрочный интервал. Количество строк заголовка может быть не более пяти.

Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок должен фор­мулироваться обобщенно.

Не рекомендуется включать в заголовок только фамилию лица, по поводу которого издается документ, без указания его должности и ха­рактера предписываемых действий, например: «О Н.К. Петрове».

Заголовок на бланках с продольным расположением реквизитов выравнивается по центру.

Реквизит 19 «Отметка о контроле» проставляется на документах, требующих исполнения и взятых на контроль, в виде буквы «К», слова «Контроль» или контрольной даты на левом поле документа на уровне заголовка. Может наноситься резиновым штемпелем или от руки крас­ным, синим, зеленым карандашом.

Срок исполнения документов указывается в резолюции руководи­теля. Если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано в документе.

Реквизит 20 «Текст документа». Тексты документов пишутся на рус­ском языке при направлении их:

а) в федеральные органы государ­ственной власти, органы государственной власти субъектов Россий­ской Федерации;

б) на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Фе­дерации. В других случаях в соответствии с законодательством Рос­сийской Федерации и ее субъектов документы могут составляться на государственных языках субъектов Российской Федерации.

Тексты документов допускается оформлять в виде анкеты, табли­цы, связного текста или в виде их комбинации (ГОСТ Р 1.5—2002 «Го­сударственная система стандартизации Российской Федерации. Стан­дарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению»). При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть вы­ражены именем существительным в именительном падеже или слово­сочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т.д.). Характеристики выражаются словесно и должны согласовывать­ся с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печа­тается более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой час­ти указывают причины, основания, цели составления документа; во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные за­писки — оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, организации — автора докумен­та, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его сле­дует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в до­кументах, адресованных руководству организации, принято изложение текста от первого лица единственного числа («приказываю», «предла­гаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных орга­нов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановля­ет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст изла­гают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций и их структурных подразделений (положениях, инструкциях), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (актах, справках), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»). В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); от первого лица единственного числа («прошу вы­делить», «считаю необходимым»); от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возмож­ным»).

Реквизит 21 «Отметка о наличии приложения». Часть документов имеют приложения, которые дополняют, разъясняют или детализиру­ют отдельные вопросы, затронутые в тексте.

Если приложения упомянуты в тексте, их наименования в данном реквизите не указываются, например:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Если приложения в тексте не названы, их наименования следует указывать в отметке о приложениях, например:

Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 12 л. в 3 экз.