1. 3 Правовые основы работы с кадровыми документами

Руководитель любой организации, являясь работодателем, несет ответственность за сохранение конфиденциальности таких сведений, как персональные данные работников, которые получила организация в связи с возникновением трудовых отношений. Основной обязанностью в этой сфере является разработка и утверждение локальных нормативных актов. Безусловно, данные правовые акты не могут противоречить федеральному законодательству.

Правовая основа, регламентирующая работу с кадровыми документами весьма обширна. Грамотная постановка и ведение кадрового делопроизводства невозможны без знания и изучения нормативных документов в этой сфере.

Знание нормативной и нормативно-справочной документации по вопросам ведения кадрового делопроизводства позволяет:

• правильно оформить документы в соответствии с требованиями действующего законодательства, придав им юридическую силу; • обеспечить хранение и оперативное использование документов в текущей деятельности; • предотвратить негативные последствия для своих работников, возможные в случае нарушения правил ведения кадровых документов. А для работодателя в данном случае — избежать ответственности, установленной действующим законодательством; • предотвратить возможность несанкционированного использования информации. [Учетная кадровая документация [Электронный ресурс] http://www.bizneshaus.ru/kadr_dokumentaz.html]

Необходимо отметить важность нормативных актов, как федерального, так и локального уровня в процессе защиты персональных данных работников. Учитывая специфические полномочия государственных служащих, особенно важно обеспечивать сохранность их конфиденциальных данных.

Правила и условия защиты персональных данных регламентируются:

1. Федеральным законом от 27. 07. 2006 №152-ФЗ «О персональных данных».

2. Трудовым кодексом РФ.

3. Иными федеральными законами.

4. Подзаконными актами, указами Президента, нормативно-правовыми актами субъектов РФ и др.

5. Локальными нормативными актами работодателя.

В соответствии со ст. 18.1 федерального закона РФ №152-ФЗ предусматривает, что у юридического лица или органа власти должны быть:

• документы, определяющие полномочия оператора в отношении обработки персональных данных;

• локальный нормативный акт по вопросам обработки данных работника;

• локальный нормативный акт, устанавливающий процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства РФ, устранение последствий таких нарушений;

• локальный нормативный акт по вопросам обучения работников, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных;

• локальный нормативный акт, устанавливающий права, обязанности по обработке персональных данных и условия их передачи. [Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных»]

Учитывая специфику обработки персональных данных в сфере трудовых отношений, можно сделать вывод о том, что персональные данные не ограничены периодом действия конкретного трудового договора. Другими словами, работодателю приходится обрабатывать данные не только работающих, но и соискателей, уволившихся, а иногда и умерших работников. ТК РФ дает регламент только на обработку данных работников, поэтому работодатель вынужден обращаться к другим нормативно-правовым актам. Большую практическую помощь в этом дают Разъяснения Роскомнадзора «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве», Налоговый кодекс и ФЗ РФ №152-ФЗ. В соответствии с перечисленными нормативными актами:

• данные соискателя обрабатываются только с его согласия и в течение принятия решения о приеме на работу или отказе в нем;

• работодатель обязан хранить персональные данные уволенных работников в течении 4 лет, после направить из в архив;

• в случае смерти субъекта персональных данных согласие на обработку его персональных данных дают наследники субъекта персональных данных, если такое согласие не было дано субъектом персональных данных при его жизни. [Налоговый кодекс РФ, Разъяснения Роскомнадзора «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве»]