Учет бланков квитанций

Бланки квитанций формы А-7 относятся к бланкам строгой отчетности.

В зависимости от организационной и территориальной структуры страховщика учет, хранение и уничтожение бланков квитанции формы А-7 могут быть определены отдельным положением или могут быть включены в общее положение о порядке учета, хранения и уничтожения бланков строгой отчетности. Положение подлежит утверждению приказом руководителя организации.

Приказом руководителя также назначаются работник, ответственный за учет, хранение, прием и выдачу бланков, и лица, его замещающие.

Основанием для принятия бланков на учет является акт приемки бланков. Акт приемки бланков составляется в соответствии с накладными, квитанциями и другими документами, сопровождающими отгрузку бланков.

Учет бланков квитанций ведется по сериям и номерам в книге по учету бланков. Листы книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером, а также скреплены печатью. Сведения в книгу по учету бланков вносятся в соответствии с первичными документами, подтверждающими движение бланков квитанций. К первичным документам могут быть отнесены акты приемки бланков, акт приема-передачи бланков квитанций структурным подразделениям и страховым посредникам, реестры (акты) испорченных бланков квитанций, акт об уничтожении бланков квитанций, документы, подтверждающие кражу, хищение и прочую утрату бланков квитанций, и т.п.

Ведение книги и сохранность бланков квитанций осуществляются ответственным работником.

При получении бланков из типографии ответственный работник сверяет общее количество бланков и их номера с накладной. Бланки принимаются работником в присутствии комиссии в день их поступления. Основанием для принятия бланков на учет является акт приемки бланков. Акт приемки бланков составляется в соответствии с накладными, квитанциями и другими документами, сопровождающими отгрузку бланков.

Передача бланков квитанций структурным подразделениям (филиалам, агентствам, отделам продаж), страховым посредникам оформляется актом приемки-передачи бланков квитанций. Передачу бланков квитанций осуществляет ответственный работник, прием - материально ответственное лицо.

Возврат неиспользованных бланков квитанций подотчетными лицами осуществляется по акту приема-передачи.

Актами также оформляются испорченные бланки квитанций, подлежащие передаче в организацию. Испорченные или неправильно заполненные бланки прилагаются к отчету о выполненной работе за тот период, когда они выписаны. Испорченные бланки подлежат перечеркиванию.

В случае утери, хищения бланков квитанций подотчетные лица представляют ответственному работнику заявление с указанием обстоятельств их утери, хищения и прочие документы, прямо или косвенно подтверждающие обстоятельства дела. Страховая организация в соответствии с действующим Положением может констатировать недействительность испорченных, утраченных, украденных бланков квитанций путем издания приказа руководителя.

По мере накопления испорченных бланков в организации создается комиссия по их уничтожению. Комиссией составляется акт об уничтожении, где приводится список бланков (номер и серия), подлежащих уничтожению. Непосредственное уничтожение бланков может осуществляться силами сотрудников организации или по договору со сторонней организацией путем сжигания или разрезания на мелкие фрагменты.

Для осуществления контроля и обеспечения дисциплины внутренними документами и договором со страховым посредником может быть определен порядок представления отчетов страховщику о переданных, испорченных и утраченных бланках квитанций, предусмотрены лимит на единовременную выдачу бланков квитанций и применение санкций в случае их утраты, порчи и т.п.