Хранение бланков квитанций

Система мер по организации хранения бланков строгой отчетности должна обеспечивать сохранность бланков и контроль их физического состояния.

Неоформленные и испорченные бланки хранятся в приспособленных для этого помещениях с надлежащей системой охраны, сигнализации и пожарной безопасности. Хранилище оборудуется металлическими стеллажами, металлическими шкафами, сейфами и т.п.

В рабочее время хранилище закрывается на ключ, по окончании рабочего дня место хранения бланков опечатывается или опломбировывается.

Доступ в хранилище возможен только в присутствии ответственного работника.

Инвентаризация

В целях контроля состояния бланков квитанций проводится их инвентаризация. Порядок инвентаризации и ее периодичность устанавливаются приказом руководителя. Организация осуществляет плановую и внеплановую инвентаризацию неиспользованных и испорченных бланков. Для проведения инвентаризации создается комиссия, которая проверяет порядок ведения книги учета бланков - полноту заполнения, соответствие данных первичным документам и наличие остатков неиспользованных и испорченных бланков. Инвентаризация использованных бланков осуществляется одновременно с инвентаризацией находящихся в кассе наличных денежных средств и кассовых документов.

Организация передачи в бухгалтерию оформленных квитанций и порядок их приема

Основанием для оформления квитанции является наличие заключенного договора страхования, по которому поступает первый или очередной взнос.

Порядок передачи страховыми посредниками оформленных квитанций может определяться приказом руководителя и подлежит обязательному включению в договор со страховым посредником. Использованные бланки квитанций предоставляются страховщику в отчетные дни, установленные приказом руководителя страховой организации.

Порядок передачи страховыми посредниками оформленных квитанций может определяться приказом руководителя и под лежит обязательному включению в договор со страховым посредником.

Несвоевременная передача оформленных квитанций и страховых премий по ним может грозить взысканием процентов за просрочку. Если договором не определен срок передачи оформленных квитанций и страховых премий, то в соответствии с ГК РФ агент обязуется сдать их в разумно необходимый для этого срок. Срок разумности определяется судом. Все вопросы, связанные с деятельностью агента, действующего по поручению и получающего вознаграждение, регулируются главой 49 ГК РФ.

Страховые посредники - юридические лица передают использованные бланки вместе с отчетом о выполненной работе и оригиналами договоров страхования. Полученные посредниками страховые премии (взносы) перечисляются на расчетный счет страховщика с учетом или без учета вознаграждения в зависимости от условий агентского договора.

Страховые агенты - физические лица передают использованные бланки вместе с отчетом о выполненной работе, отчетом о сдаче наличных денежных средств в кассу страховой организации и оригиналами договоров страхования. Передача агентом страховой премии в кассу страховой организации оформляется приходным кассовым ордером и кассовым чеком. Страховщику целесообразно предусмотреть требование оформления ежедневного кассового отчета.

Обратим внимание на следующий момент. Полученная агентом страховая премия (взнос) от страхователей приравнивается к взносам, уплаченным страхователями непосредственно страховой организации. При этом полученные суммы должны быть внесены страховым агентом на счет страховщика путем передачи наличных денежных средств без отражения приема данных денежных средств в кассу самого агента или перечислением средств на счет страховой организации в безналичной форме через кредитные организации.

На основании представленных отчетов в учете производится списание квитанций с подотчетных лиц.

Оприходование или перечисление полученных премий агентом (брокером) должно осуществляться в течение трех банковских дней, что следует указать в агентском договоре. Также для осуществления оперативного учета и контроля агентским договором может быть предусмотрено оформление квитанции в хронологической последовательности в порядке возрастания их номеров.

При приме квитанций сотрудник бухгалтерии должен проверить их оформление по следующим признакам:

соответствие формы квитанции типовой форме и ее принадлежность (серия, номер и т.д.) организации;

достоверность сведений, отраженных в квитанции, полнота заполнения, наличие подписей.