5. Некоторые приемы работы с таблицей Выделение ячеек

Чтобы выделить одну ячейку, надо указатель мыши передвинуть в ее левую часть так, чтобы он превратился в толстый белый крестик, и нажать левую клавишу мыши.

Если дважды щелкнуть по ячейке, то в ней будут выделены только данные.

Для выделения столбца достаточно щелкнуть по его заголовку. Для выделения группы смежных столбцов необходимо, удерживая нажатой клавишу <SHIFT> и левую кнопку мыши, провести указателем мыши по заголовкам нужных столбцов. Те же действия, но без нажатия <SHIFT>, приведут к перемещению столбца по горизонтали.

Для выделения записи (строки) надо щелкнуть в области выделения. А для выбора группы записей необходимо, удерживая нажатой левую кнопку мыши, провести указателем по областям выделения требуемых записей.

Для выделения блока ячеек установить указатель мыши на угловую ячейку выделяемого блока так, чтобы он превратился в толстый белый крестик и, не отпуская левой кнопки, перетащить его на противоположную (по диагонали) угловую ячейку.

Если выделяемый блок не помещается на экране, то надо выделить угловую ячейку, затем прокрутить лист к противоположной угловой ячейке, и, нажав <SHIFT>, щелкнуть в ней.

Контекстное меню для работы с таблицей

Контекстное меню, связанное с полями таблицы, содержит много команд.

Вызывается контекстное меню, щелкая правой кнопкой мыши по столбцу, строке, заголовку окна, по нижней (незаполненной) строке таблицы, ячейке.

Назначение большинства из них ясно из названия. Только некоторые требуют пояснения. Если выполните команду [Скрыть столбец], то уберете выбранные столбцы с экрана, а для того, чтобы они снова появились, надо вызвать команду [Отобразить столбцы] из контекстного меню заголовка окна.

Изменение таблиц

Возможны два способа настройки структуры таблицы:

1. Если таблица уже открыта: [Вид] – [Конструктор].

2. Если таблица еще не открыта, необходимо перейти к окну БД, затем вывести на передний план вкладку Таблицы, щелкнуть по имени изменяемой таблицы, нажать кнопку [Конструктор].

Копирование строк таблицы из одной таблицы в другую

Для переноса или копирования строки из одной таблицы в другую необходимо:

1. Открыть и расположить две таблицы так, чтобы одновременно видеть их на экране (командами меню [Окно]).

2. Щелкнуть в области выделения нужной строки правой кнопкой мыши и выбрать из контекстного меню команду [Вырезать] или [Копировать].

3. Щелкнуть правой кнопкой мыши в области выделения той строки в другой таблице, в которую производится перенос или копирование данных. Затем выбрать из контекстного меню команду [Вставить].

Копирование полей таблицы из одной таблицы в другую

В этом случае нельзя воспользоваться контекстным меню. Порядок переноса следующий:

1. Надо создать в таблице-приемнике новое поле. Его тип должен совпадать с типом копируемого поля.

2. Выделить поле в таблице-источнике, щелкнув его заголовок. Нажать <CTRL>+<C>.

3. Выделить пустое поле в таблице-приемнике, щелкнув его заголовок. Нажать <CTRL>+<V>.

4. При необходимости удаления исходного поля использовать контекстное меню, связанное с заголовком.

Копирование прямоугольных блоков ячеек из одной таблицы в другую

Для этого таблицы должны быть с полями одинакового типа и данными, которые содержат координаты ячеек. В первую очередь необходимо выделить блок данных в таблице-источнике. Затем скопировать этот блок в буфер обмена, открыть таблицу-приемник, выделить в ней такой же прямоугольный фрагмент, который будет заменен новыми данными. Затем осуществить вставку из буфера.

Копирование таблицы

Буфер обмена позволяет быстро сделать копию таблицы в пределах одной базы данных. Надо щелкнуть по значку таблицы правой кнопкой мыши. В открывшемся контекстном меню выбрать команду [Копировать]. Затем надо щелкнуть правой кнопкой в области, в которой расположены значки таблиц БД. Из контекстного меню выбрать команду [Вставить]. В открывшемся окне Вставка таблицы ввести имя таблицы.

Копирование структуры таблицы

Одной из разновидностей переноса таблицы является копирование только ее структуры. Установив переключатель в окне Вставка таблицы [Только структура], можно создать новую таблицу с такой же структурой, что и у исходной, но без данных.

Создание, изменение и удаление ключа

Ключ в таблице образуется из одного или нескольких полей (составной ключ), однозначно определяющих запись. Эта особенность позволяет использовать ключ для связывания данных в разных таблицах, также для ускорения извлечения данных из таблицы. Если в таблицу не включено явным образом ключевое поле, то имеется возможность автоматически создать ключевое поле при сохранении таблицы, в котором каждой записи будет присвоен уникальный номер.

Для создания или изменения ключа в режиме Конструктора выделить одно или несколько полей, определяющих ключ. Для выделения одного поля выбрать ячейку в области маркировки записей. Для выделения нескольких полей нажмите и удерживайте <CTRL> и выберите ячейку в области маркировки записей для каждого поля. Затем нажать кнопку [Ключевое поле] на панели инструментов или: [Правка] – [Ключевое поле]. В области маркировки выводится значок ключа. Если было выделено несколько полей, то значок ключа появится в области маркировки всех выделенных полей. Это будет означать, что данная таблица имеет составной ключ. Такая ситуация возникает, когда только комбинация значений нескольких полей может однозначно идентифицировать запись в таблице.

Бывают случаи, когда ключ является помехой. Для удаления ключа в режиме Конструктора нажать кнопку [Индексы] на панели инструментов. Откроется окно индекса. Выделить всю строку(и), содержащую ключевой индекс, и нажать <DEL>.