ucheba / Информатика- Практикум по технологии работы на компьютере_Под ред Макаровой_3-е изд 2005

РАБОТА 1. СОЗДАНИЕ ОДНОТАБЛИЧНОИ БАЗЫ ДАННЫХ

189

Для каждого типа данных (кроме типа данных Счетчик) предусмотрено пустое (нуле­ вое) значение. Различают два типа пустых значений: пустые (Null) значения и пустые стро­ ки. Если пустое поле имеет пустое (Null) значение, то это означает, что данные для него существуют, но пока не известны. Если же введена пустая строка (два знака прямых кавы­ чек ("")), то это означает, что данные не существуют вовсе. Access позволяет обрабатывать такие пустые значения.

Построитель выражений

"^ ОК

Отмена

> -^1-1/1НМ-1>1<ЫА^1ОГ1Ш1МЬ1(Ы

,

;1ть I ^правка I

Рис. 4.1. Окно построителя выражений

Редактирование данных

Редактирование данных производится очень просто — курсор переводится в нужную ячей­ ку, старые данные удаляются (клавишами <Del> или <Backspase>) и вводятся новые дан­ ные. Удалять можно не только данные в ячейках, но и целиком строки, предварительно их выделив. Но если таблица большая, то редактируемые данные надо сначала найти. Это де­ лается следующим образом: переводят курсор в любую ячейку поля, начиная с которой бу­ дет вестись поиск, затем открывают пункт меню Правка и выполняют команду Найти. В появившемся окне вводят образец искомых данных и щелкают по кнопке <Найти>. Если значение найдено, курсор перейдет в эту ячейку. Иногда требуется большое количество одинаковых данных заменить на другое значение. Для этого надо открыть пункт меню Правка и выполнить команду Заменить. В появившемся окне ввести образцы того, что на­ до найти и на что заменить. Затем надо решить, будете ли вы просматривать каждое заме­ няемое значение или нет. Если будете, то надо щелкнуть по кнопке <3аменить>, а если нет — один раз щелкнуть по кнопке <3аменить все>.

Сортировка данных

Для удобства просмотра можно сортировать записи в таблице в определенной последова­ тельности, например, в таблице Преподаватели записи можно отсортировать в порядке убывания стажа преподавателей. Кнопки сортировки на панели инструментов (или коман­ ды меню Записи, Сортировка, Сортировка по возрастанию (сортировка по убыва­ нию)) позволяют сортировать столбцы по возрастанию или по убыванию. Прежде чем

190 ГЛАВА 4. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ ACCESS 97

щелкнуть по кнопке сортировки, следует выбрать поля, используемые для сортировки. Для выбора поля достаточно поместить курсор в любую его запись. После этого щелкните по кнопке сортировки — и данные отобразятся в отсортированном порядке. В режиме табли­ цы можно выделить сразу два или несколько соседних столбцов, а затем выполнить по ним сортировку. По умолчанию в Access 97 сортировка записей начинается с крайнего левого выделенного столбца. При этом записи таблицы будут отсортированы сначала по крайнему левому выделенному столбцу, затем (для одинаковых значений в первом сортируемом столбце) — по второму и т.д. Если вы хотите восстановить порядок отображения записей, используйте команду Записи, Удалить фильтр.

Примечание, Современные СУБД, такие, как Access 97, никогда не сортируют таблицы физически, как это делалось раньше. Средства сортировки данных (а также фильтрации, поиска и замены) реализованы в Access 97 как автоматиче­ ски создаваемые запросы. Записи таблицы всегда располагаются в файле базы данных в том порядке, в котором они были добавлены в таблицу.

Отбор данных с помощью фильтра

Фильтр — это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей. В Access 97 существуют фильтры четырех типов: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, расширенный фильтр и фильтр по вводу.

Фильтр по выделенному фрагменту — это способ быстрого отбора записей по выде­ ленному образцу. Например, вам нужно просмотреть в таблице записи только о доцентах. Выделите слово Доцент в любой из записей. Щелкните по кнопке <Фильтр по выделенному> (или выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному), и Access выбе­ рет только те записи, для которых значение в столбце Должность равно Доцент. Обратите внимание, что в строке состояния окна таблицы присутствует слово Фильтр. В дополнение к этому кнопка <Применить фильтр> (третья кнопка фильтрования, на которой изображена воронка) затенена, а это означает, что используется фильтр. При отключении этой кнопки все фильтры будут сняты. Установки фильтра не пропадут: он просто будет отключен. Фильтр по выделенному может собирать вместе критерии выбора при каждом использова­ нии кнопки <Фильтр по выделенному>. Например, вы поместили курсор в столбец Долж­ ность в записи, в которой значение поля равно Доцент, и щелкнули по кнопке <Фильтр по выделенному>. Вы увидите только записи о всех доцентах. Если затем вы поместите курсор в столбец <Должность> и выделите слово Информатика (конечно, если такая дис­ циплина присутствует в вашей таблице), а затем щелкните по кнопке <Фильтр по выделенному>, появятся только записи о доцентах, которые преподают информатику. Если вы хотите просмотреть значения, которые не удовлетворяют этому критерию, например просмотреть всех преподавателей, кроме доцентов, читающих информатику, щелкните правой кнопкой (курсор мыши должен находиться внутри таблицы) и выберите команду Исключить выделенное. Будут выбраны все записи, кроме недавно выбранных (инверс­ ный выбор).

Фильтрование данных в Access производится с помощью кнопок <Фильтр по выделенному> или <Изменить фильтр> (команда меню Записи, Фильтр, Изменить фильтр). После нажатия второй кнопки от таблицы остается одна запись. Каждое поле становится полем со списком (когда в нем находится курсор), в котором можно выбрать из списка все значения для данного поля. После щелчка по кнопке <Применить фильтр> будут выбраны записи, соответствующие измененному фильтру. Еще более сложные условия фильтрации можно задать командой меню Записи, Фильтр, Расширенный фильтр...

РАБОТА 1. СОЗДАНИЕ ОДНОТАБЛИЧНОЙ БАЗЫ ДАННЫХ

191

Подготовка к печати

Записи таблицы можно распечатать. Простейший способ сделать это — выбрать команду Файл, Печать или щелкнуть по кнопке <Печать> на панели инструментов. Для распечатки потребуется столько страниц, сколько необходимо для размещения всех данных. Access ав­ томатически подгоняет распечатку на каждой странице. Управлять распечатыванием мож­ но из диалогового окна « П е ч а т ь » , выбирая представленные ниже опции:

Опция	Назначение
Печатать	Распечатывает либо всю таблицу, либо только выбранные страницы,
Копии	либо выделенные записи
	Определяет число копий
Разобрать	Определяет, будет ли распечатка разобрана по копиям

С ПОМОЩЬЮ кнопки <Свойства> можно вывести диалоговое окно настройки принтера. Кнопка <Настройка> позволит определить поля и заголовки.

Перед печатью всегда необходимо просмотреть данные для того, чтобы определить, как будет выглядеть таблица на распечатанной странице. Для этого щелкните по кнопке <Предварительный просмотр> на панели инструментов или выберите команду Файл, Предварительный просмотр. При этом появится окно предварительного просмотра, в ко­ тором можно управлять параметрами просмотра.

Ввод и просмотр данных посредством формы

Формы обеспечивают наиболее гибкий способ ввода, редактирования, просмотра и удале­ ния данных и фактически являются шаблонами, управляющими отображением информа­ ции. Форма позволяет отображать одновременно все поля одной или нескольких записей. Оптимально построенная форма может вмещать несколько десятков полей на одном экра­ не, а если полей намного больше, то для каждой записи можно создать многостраничную форму. Можно создать форму-меню для вызова других форм, таблиц, запросов или отчетов. В форме каждое поле можно разместить в точно заданном месте, выбрать для него цвет или заливку и добавить элементы управления текстом для эффективного ввода данных.

При вводе данных можно не только помещать вычисляемые поля в форму, но и до­ бавлять расширенные правила проверки корректности ввода и элементы управления (например, переключатели, флажки, раскрывающиеся списки). Линии, рамки, цвета и фо­ новые изображения улучшают внешний вид данных, облегчают восприятие формы и повы­ шают продуктивность работы. В дополнение к этому OLE-объекты (такие, как рисунки и графики) можно увидеть только в форме или в отчете.

Создать форму можно несколькими способами. Если вы в режиме базы данных от­ кроете вкладку Формы и щелкните по кнопке <Создать>, то откроется окно, в котором ука­ заны способы создания формы (рис. 4.2).

Конструктор позволит вам создать форму самостоятельно, но это для начинающих пользователей довольно сложно. Мастер форм дает возможность автоматически создать форму на основе выбранных полей. Этот режим наиболее удобен при создании форм как для начинающих, так и для опытных пользователей. Access в режиме диалога выясняет у пользователя, какую форму он хочет получить, и создает ее автоматически. Если вас в этой форме что-либо не удовлетворяет, вы можете исправить это в режиме конструктора. Автоформы являются частными случаями мастера форм, т.е. они автоматически создают задан­ ные виды форм практически без участия пользователя. Это может быть удобно, когда базовая таблица одна^ содержит немного полей и вам нужно быстро создать простую фор­ му. Диаграмма создает форму со встроенной диаграммой, а сводная таблица — со сводной таблицей Excel. Эти режимы предпочтительнее использовать опытным пользователям, хотя форму с Диаграммой не так сложно создать и начинающему пользователю — Access в этом поможет.

192 ГЛАВА 4. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ ACCESS 97

Новая форма
	Мастер форм
	Автоформа: встолбец
	Автоформа: ленточная
Самостоятельное создание	Автоформа: табличная
Н060И форны^	Диаграмма
	!Сводная таблица
Выберите е ка'^стве
источн1^а дажых таблицу
»т запрос?
	<Ж	Отмена

Рис. 4.2. Окно, в котором выбираются варианты построения формы

Наиболее удобным и гибким способом создания форм является Мастер форм, В этом режиме вы можете выбрать поля таблицы для отображения в форме, стиль и цвет оформле­ ния фона и ячеек, а также вид формы. Мастер форм предлагает четыре вида формы пред­ ставления данных: в один столбец (рис. 4.3), ленточная (рис. 4,4), табличная (рис. 4.5) и выровненная (рис. 4.6).

Студенты	HlMliS
Koft стренга	I — ff
Иий	[Арбузов
	[Николай
Отчество	[Николаевич
Номе|> гр!|ты	I ш
Ддрес	1пр Славы 18-2-177
Телефон	|260-15-63

Наличие стипендии

Записы

J u l i J l

1

> I и l»d т 19

А

Рис. 4.3. Форма в один столбец

Ш Студенты

йбмер гр

Дарес

Телефон

lilSIS

. И^ещ. <Рамтт

\^tm

ОРШЙШО

Нашчие cfrHOiJ

[Т1

U {Арбузов

[Николай

[Николаевич

Т

151 |пр£лавы 18^2-177

""[260-15^3

Т

Вкл

р1

2|КирШИН

""[Петр

[Валерьевич

т

1511пер.Матвеев 3-21

""1110-67-82

т

g---

^

1

3 [ К р и в и н с к и й

|Сергей

|HHKoJniaeBH4

т

151 К/гДим!^^^

" f l 72-97-21

т

Выкл

L

1

4 [Крылова

[Елена

[Петровна

т

151 |ул.Тамбасова 21 -66

"]i30-31-87

т

Вкл

1

5 |Кульчий

[Григорий

[Викторович

Т5Г|ул'1г"урку 21-3-69

"J369-53-76

j

_

Вкл

_

_

Г

1

6 [Папгрикеев

*"[Ол«вг '^

_ _ _ _ „

т

TsifyA Стачек 12-52

^

|

т

Вкл

1

~ tlMkil

т

т

j _ J l J

{За^»«Ь1 JKjjJ I

из 19

i l

,

- • • • • , •

^ . .

_JiJl

Рис. 4.4. Ленточная форма

РАБОТА 1. СОЗДАНИЕ ОДНОТЛБЛИЧНОИ БАЗЫ ДАННЫХ										193
Фанилия	Т Ийя	1	отмество		[ Ж Н ^ ^		^ ^ —	и ^		тшш
Ш Ст?*денты : таблица
• "ЯВШШ	Николай	Николаевич			151		пр.Славы 18-2-177		260-15-63	0
Киршин	Петр	Валерьевич			151		пер.Матвеев 3-21		110-67-82	^
Кривинский	Сергей	Николаевич			151		ул.Димитрова12-133		172-97-21	П
Крылова	Елена	Петровна			151		ул.Тамбасова 21-66		130-31-87	0
Кульчий	Григорий	Викторович			151		ул.Турку 21-3-69		369-53-76	0
Патрикеев	Олег	Борисович			151		ул.Стачек 12-52		23-1-11-63	0
Перлов	Кирилл	Николаевич			151	ул.Декабристов 21-33			312-21-33	П
Соколова	Наталия	Петровна			151	ул.Тамбовская 9=7			166-87-24	П
Степанская	Ольга	Витальевна			151		ул.ТипановаФ53		293-43-77	0
THMnrhfiRR	Српгей	Тппжимппич			IFil		nnCnaRhiin-1-l'ilFi		?6П-11-57	0
1 Зш	1 J ,	1 и I t ^ t		из 19			J l j
писы Д1..Г..1...1 \
				Рис. 4.5. Табличная форма
j Ш Студенгты										нШШ|
1Код студента [Фамилий			|ЙМЙ	|Отяество		Номер гр*^пь1 [Адрес				1 \
1	1 Арбузов		1 Николай 1 Николаева				151 пр.Славы 18-2-177
[Телефон [Наличие стипендии]
J260-15-G3K
1 Записы ..И..1....1....11		1	..t...l>.t..r>.^.i		ю 19

Рис. 4.6. Выровненный вид формы

Поля В форме в один столбец (см. рис. 4.3) упорядочены и представлены в виде столбцов. Такая форма может занимать одну или несколько страниц. Поля можно упорядо­ чить как угодно. Access дает возможность использовать большинство стандартных элемен­ тов управления Windows, которые создают привычный интерфейс при вводе данных. Линии, рамки, цвета и даже специальные эффекты (например, тени) позволяют создать удобные формы с привлекательным внешним видом. Ленточная форма и табличная форма похожи друг на друга, но табличная форма фактически повторяет вид уже знакомой вам таблицы и в ней ограничены возможности редактирования. А в ленточной форме доступны все виды инструментов и способы оформления фона и ячеек с данными. Выровненный вид формы (см. рис. 4.6) похож на ленточную форму, но отличается тем, что на экран выводят­ ся все поля с одной записью, и если полей много, то они располагаются рядами — один под другим.

Если вы создаете форму на основе одной таблицы или одного запроса, то виды форм ограничиваются вышеописанными. Но если вы разрабатываете форму на основе несколь­ ких таблиц или запросов, то Access предложит вам создать либо подчиненные, либо связан­ ные формы в ленточном или в табличном виде.

Настраивать внешний вид и возможности ввода, обработки и просмотра данных мож­ но в режиме конструктора. Вы можете использовать огромное количество Инструментов и Свойств формы, но, чтобы реализовать эти возможности, надо обладать определенным опытом работы с формами. Некоторые из возможностей построения сложных форм мы рассмотрим в следуюш[ей главе, посвященной разработке многотабличной базы данных.

Перемещение в форме почти идентично перемещению в строках и столбцах. Переме­ щаться по форме можно, просто щелкая по нужному полю и внося изменения или дополне­ ния в данные.

194 ГЛАВА 4. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ ACCESS 97

Для манипулирования записями (операции поиска, замены, сортировки и фильтрации данных) в режиме формы используются те же способы, что и в режиме таблицы (это есте­ ственно: такая форма лишь способ представления данных из таблиц или запросов), поэтому здесь их повторять не будем. Просмотр и печать форм также производятся аналогично то­ му, как это производится с таблицами.

ЗАОАНПЕ 1

Создание базы данных.

1.Создайте новую базу данных.

2.Создайте таблицу базы данных.

3.Определите поля таблицы в соответствии с табл. 4.1.

4.Сохраните созданную таблицу.

Таблица 4. 1 . Таблица данных Преподаватели

	Имя поля		Тип данных	Размер поля
	Код преподавателя		Счетчик
	Фамилия		Текстовый	15
	Имя		Текстовый	15
	Отчество		Текстовый	15
	Дата рождения		Дата/время	Краткий
	Должность		Текстовый	9
	Дисциплина		Текстовый	11
	Телефон		Текстовый	9
•	Зарплата	_	Денежный	_
			ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

Для создания новой базы данных:

•загрузите Access, в появившемся окне выберите пункт Новая база данных;

•в окне «Файл новой базы данных» задайте имя вашей базы (пункт Имя файла)

ивыберите папку (пункт Папка), где ваша база данных будет находиться. По умолчанию Access предлагает вам имя базы dbl, а тип файла — Базы данных Access. Имя задайте Преподаватели, а тип файла оставьте прежним, так как дру­ гие типы файлов нужны в специальных случаях;

•щелкните по кнопке <Создать>.

Для создания таблицы базы данных:

•в окне базы данных выберите вкладку Таблицы, а затем щелкните по кнопке <Создать>;

•в окне «Новая таблица» выберите пункт Конструктор и щелкните по кнопке <ОК>. В результате проделанных операций открывается окно таблицы в режиме конструктора (рис. 4.7), в котором следует определить поля таблицы.

Для определения полей таблицы:

• введите в строку столбца « И м я поля» имя первого поля Код преподавателя',

шв строке столбца « Т и п данных» щелкните по кнопке списка и выберите тип данных Счетчик. Поля вкладки Общие оставьте такими, как предлагает Access.

РАБОТА 1. СОЗДАНИЕ ОДНОТАБЛИЧНОИ БАЗЫ ДАННЫХ

195

I Ш Табяица1 : таблица			тмш
Имя ПОЛЯ	1т дт»шк I	Описан^ш	Щ
ШТ

Сеойстев поля

Общие I Подстановка

Имя ПОЛЯ может

состойть из 64

сттпош с учетом .

пробелов. Дгы

трттт yimnm полей

Рис. 4.7. Окно таблицы в режиме конструктора — в этом режиме вводятся имена и типы полей таблицы

Примечание. Заполнение строки столбца «Описание» необязательно и обычно используется для внесения дополнительных сведений о поле.

Для определения всех остальных полей таблицы базы данных Преподаватели в соот­ ветствии с табл. 4.1 выполните действия, аналогичные указанным выше.

Внимание! Обратите внимание на вкладку Общие в нижней части экрана. Советуем изменить данные в пункте Размер поля, а остальные пункты оставить по умолчанию (их функции рас­ смотрим далее). Например, для текстового типа данных Access предлагает по умолчанию длину 50 символов. Но вряд ли поле « Ф а м и л и я » будет содержать более 15 символов, хотя лучше точно подсчитать, сколько символов в самой длинной фамилии. Не бойтесь ошибиться — в дальнейшем можно скорректировать длину поля. Для числового типа Access предлагает Длинное це­ лое, но ваши данные могут быть либо небольшие целые числа (в диапазоне от -32768 до 32767) — тогда надо выбрать Целое, ли­ бо дробные числа — тогда надо выбрать С плавающей точкой. Для выбора необходимого параметра надо щелкнуть по полю, а затем нажать появившуюся кнопку списка и выбрать необходи­ мые данные. В результате ваша таблица будет иметь более ком­ пактный вид, а объем базы данных уменьшится.

Для сохранения таблицы:

•выберите пункт меню Файл, Сохранить;

•в диалоговом окне «Сохранение» введите имя таблицы Преподаватели',

•щелкните по кнопке <ОК>.

Примечание, В результате щелчка по кнопке <ОК> Access предложит вам за­ дать ключевое поле (поле первичного ключа), т.е. поле, однозначно идентифи­ цирующее каждую запись. Для однотабличной базы данных это не столь актуально, как для многотабличной, поэтому щелкните по кнопке <Нет>.

1 9 6 ГЛАВА 4. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ ACCESS 97

ЗДОАНПЕ 2

Заполнение базы данных.

1.Введите ограничения на данные, вводимые в поле «Должность»; должны вводить­ ся только слова Профессор, Доцент или Ассистент.

Задайте текст сообщения об ошибке, который будет появляться на экране при вводе неправильных данных в поле «Должность».

3.Задайте значение по умолчанию для поля «Должность» в виде слова Доцент.

4.Введите ограничения на данные в поле <Код>; эти данные не должны повторяться.

5.Заполните таблицу данными в соответствии с табл. 4.2 и проверьте реакцию системы на ввод неправильных данных в поле «Должность».

6.Измените ширину каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных.

7.Произведите поиск в таблице преподавателя Миронова.

8.Произведите замену данных: измените заработную плату ассистенту Сергеевой с 450 р. на 470 р.

9.Произведите сортировку данных в поле « Г о д рождения» по убыванию.

10.Произведите фильтрацию данных по полям «Должность» и «Дисциплина».

11.Просмотрите созданную таблицу, как она будет выглядеть на листе бумаги при печати.

Т а б л и ц а 4 . 2
1 Код Фамилия		Имя	Отчество	Дата рожд. Должность		Дисциплина	Телефон	Зарплата|
1	Истомин	Ремир	Евгеньевич	23.10.54	Доцент	Информатика	110-44-68	890 р.
2	Миронов	Павел	Юрьевич	25.07.40	Профессор	Экономика	312-21-40	1200 р.
3	Гришин	Евгений	Сергеевич	05.12.67	Доцент	Математика	260-23-65	760 р.
4	Сергеева	Ольга	Ивановна	12.02.72	Ассистент	Математика	234-85-69	450 р.
5	Емец	Татьяна	Ивановна	16.02.51	Доцент	Экономика	166-75-33	890 р.
6	Игнатьева	Татьяна	Павловна	30.05.66	Доцент	Информатика	210-36-98	790 р.
7	Миронов	Алексей	Николаевич	30.07.48	Доцент	Физика	166-75-33	890 р. 1
	• i		ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

Для задания условия на значение для вводимых данных:

• войдите в режим Конструктор для проектируемой таблицы. Если вы находи­ тесь в окне базы данных, то выберите вкладку Таблицы и щелкните по кнопке <Конструктор>. Если вы находитесь в режиме таблицы, то щелкните по кнопке

j » Q на панели инструментов или выполните команду Вид, Конструктор;

•в верхней части окна щелкните по полю «Должность»;

•в нижней части окна щелкните по строке параметра Условие на значение;

шщелкните по кнопке ^ для определения условий на значение при помощи по­ строителя выражений;

•в появившемся окне напишите слово Профессор, затем щелкните по кнопке

^^ I (эта кнопка выполняет функцию ИЛИ), напишите Дог/^ят, снова щелкните по этой же кнопке, напишите Ассистент и щелкните по кнопке <ОК>. Таким образом вы ввели условие, при котором в поле «Должность» могут вводиться только указанные значения.

РАБОТА 1. СОЗДАНИЕ ОДНОТАБЛИЧНОЙ БАЗЫ ДАННЫХ

197

2.В строке Сообщение об ошибке введите предложение "Такой должности нет, правиль­ но введите данные".

3.В строке Значение по умолчанию введите слово "Доцент".

4.Введите ограничения на данные в поле « К о д » . Здесь ограничения надо вводить не совсем обычным способом. Дело в том, что коды преподавателей не должны повто­ ряться, а также должна быть обеспечена возможность их изменения (из-за последнего условия в этом поле нельзя использовать тип данных Счетчик, в котором данные не повторяются). Для выполнения второго условия пришлось задать в поле « К о д » тип данных Числовой, а для выполнения первого условия сделайте следующее:

• щелкните по строке параметра Индексированное поле;

Примечание, Индекс — это средство Access, ускоряющее поиск и сортировку данных в таблице. Ключевое поле (поле первичного ключа) таблицы индекси­ руется автоматически. Не допускается создание индексов для полей типа

MEMO и Гиперссылка или полей объектов OLE. Свойство Индексированное поле определяет индекс, создаваемый по одному полю. Индексированное поле может содержать как уникальные, так и повторяющиеся значения. Допускает­ ся создание произвольного количества индексов.

•выберите в списке пункт Да (совпадения не допускаются);

•перейдите в режим Таблица, щелкнув по кнопке И \*\ на панели инструментов или выполнив команду Вид, Режим таблицы. На вопрос о сохранении таблицы щелкните по кнопке <Да>.

5.Введите данные в таблицу в соответствии с табл. 4.3. Попробуйте в поле <Должность> любой записи ввести слово Лаборант. Посмотрите, что получилось. На экране должно появиться сообщение: "Такой должности нет, правильно введите данные". Введите правильное слово.

6.Для изменения ширины каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных: щелкните в любой строке поля « К о д » ; выполните команду Формат, Ширина столбца;

в появившемся окне щелкните по кнопке <По ширине данных>. Ширина поля изменится; проделайте эту операцию с остальными полями.

,ля поиска в таблице преподавателя Миронова:

переведите курсор в первую строку поля «Фамилия»; выполните команду Правка, Найти;

впоявившейся строке параметра Образец введите Миронов;

встроке параметра Просмотр должно быть слово ВСЕ (имеется в виду искать по всем записям);

в строке параметра Совпадение выберите из списка С любой частью поля; в строке параметра Только в текущем поле установите флажок (должна стоять "галочка");

щелкните по кнопке <Найти>. Курсор перейдет на вторую запись и выделит сло­ во Миронов;

щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на седьмую запись и так­ же выделит слово Миронов;

щелкните по кнопке <3акрыть> для выхода из режима поиска,

ля замены заработной платы ассистенту Сергеевой с 450 р. на 470 р.: переведите курсор в первую строку поля «Зарплата»; выполните команду Правка, Заменить;

198ГЛАВА 4. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ ACCESS 97

впоявившемся окне в строке Образец введите 450 р.;

встроке Заменить на введите 470. Обратите внимание на остальные опции — вам надо вести поиск по всем записям данного поля; щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на четвертую запись, но

здесь не нужно менять данные, поэтому снова щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на девятую запись — это то, что нам надо; щелкните по кнопке <3аменить>. Данные будут изменены;

примечание. Чтобы заменить сразу все данные, надо воспользоваться кноп­ кой <3аменить все>.

щелкните по кнопке <3акрыть>.

Для сортировки данных в поле « Г о д рождения» по убыванию: щелкните по любой записи поля « Г о д рождения»;

щелкните по кнопке |ill на панели управления или выполните команду Записи, Сортировка, Сортировка по убыванию. Все данные в таблице будут отсорти­ рованы в соответствии с убыванием значений в поле « Г о д рождения».

10. ля фильтрации данных по полям «Должность» и «Дисциплина»: щелкните по записи Доцент поля «Должность»;

щелкните по кнопке Щд или выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. В таблице останутся только записи о преподавателях — доцен­ тах; щелкните по записи Информатика поля «Дисциплина»;

щелкните по кнопке liiii или выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. В таблице останутся только записи о преподавателях — доцентах кафедры информатики; ^^^^,щ

для отмены фильтрации щелкните по кнопке |И|| на панели инструментов или выполните команду Записи, Удалить фильтр. В таблице появятся все данные,

11.ля просмотра созданной таблицы:

щелкните по кнопке \Ж\ или выполните команду Файл, Предварительный просмотр. Вы увидите таблицу как бы на листе бумаги; закройте окно просмотра.

Примечание. Если вы захотите изменить поля или ориентацию таблицы на листе бумаги, выполните команду Файл, Параметры страницы. В открыв­ шемся окне можете изменять указанные параметры.

Если у вас есть принтер, то созданную страницу можете распечатать.

ЗДОАНПЕ 3

Ввод и просмотр данных посредством формы.

1. С помощью Мастера форм создайте форму Состав преподавателей (тип форма в один столбец).

2.Найдите запись о доценте Гришине, находясь в режиме формы.

3.Измените зарплату ассистенту Сергеевой с 470 р. на 490 р.

4.Произведите сортировку данных в поле « Ф а м и л и я » по убыванию.