35. Информационно-поисковая система по документам организации

Организация документооборота в обязательном порядке предполагает создание определенной информационно-поисковой системы (ИПС) по документам организации

Цель создания: обеспечение оперативного получения информации о документах и содержащихся

в них сведениях, а также отыскания необходимых документов

Элементы ИПС: 1) регистрация документов и их индексация;

2) формирование картотек и ИП массивов;

3) организация оперативного хранения документов путем формирования дел в соответствии с установленной в организации номенклатурой дел

36. Нормативное регулирование и практика регистрации документов в организациях

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения

Регистрируемые документы: Д., требующие учета, исполнения и использования в справочных целях;

учитывают их содержание, авторство, вид, подлинность

Д. приобретают юридическую силу только после регистрации

Нерегистрируемые документы: Д., присланные для сведения и не требующие ответа, поздравительные письма, информационные и рекламные материалы, приглашения на различные мероприятия и т.п.

Перечень нерегистрируемых Д. - приложение к инструкции по делопроизводству

43. Организация контроля за исполнением служебных документов

СИСТЕМА КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

обеспечивает своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах,

позволяет получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей (определить уровень исполнительской дисциплины)

Основным нормативным документом,

регламентирующим организацию контроля исполнения документов в организации, является 

инструкция по документационному обеспечению управления

она определяет:

кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;

какие документы ставятся на контроль;

этапы контроля исполнения документов;

сроки исполнения документов;

порядок формирования и использования массива данных, необходимых для контроля;

отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных формах;

операции по ведению контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, продление срока исполнения, снятие документа с контроля);

основные этапы работы с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения и др.);

обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов;

информирование руководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.

48. Задачи номенклатуры дел организации и правила ее составления

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

вид классификационного справочника; основа для достижения информационной совместимости поисковых массивов

1) используется как схема классификации

при распределении и группировке исполненных Д. в дела.

Заголовки дел из номенклатуры переносятся на обложки дел.

2) предварительно определяет сроки хранения Д., что является первым этапом экспертизы ценности Д.

3) используется при построении ИПС по Л организации (может быть использована для формирования справочной картотеки на исполненные Д.)

При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре.

4) служит учетным документом при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она также является основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного срока хранения.

5) имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации

ТИПОВАЯ НД - нормативный Д.; составляется для однотипных организаций и устанавливает:

типовой состав дел, унифицированные заголовки дел, их единую индексацию

ПРИМЕРНАЯ НД носит рекомендательный характер; устанавливает примерный состав дел для организаций, на которые распространяется

ИНДИВИДУАЛЬНАЯ НД - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения в определенном календарном году