VII. Фильтр или запрос?

Фильтры и запросы весьма похожи. Основное сходство между запросами на выборку и фильтрами заключается в том, что в них проводится извлечение подмножества записей из базовой таблицы или запроса.

Для осуществления выбора фильтра или запроса необходимо понимать, как предполагается использовать отобранные записи. Фильтры не являются самостоятельными объектами MS Access. Они используется при работе в режимах формы или таблицы для просмотра или изменения подмножества записей.

Фильтр создается и действует только в рамках открытого объекта MS Access: таблицы, запроса, формы или страницы доступа к данным. Для открытого отчета фильтр установить нельзя.

Запрос можно использовать:

1) для просмотра подмножества записей таблицы без предварительного открытия этой таблицы или формы;

2) для объединения в одну таблицу данных из нескольких таблиц24;

3) для просмотра отдельных полей таблицы в фильтре число выводимых полей ограничить нельзя;

4) для выполнения вычислений над значениями полей (при помощи фильтров вычисляемые поля создать невозможно).

Основные отличия запросов и фильтров заключаются в следующем:

1) фильтры не позволяют добавить еще несколько таблиц, записи которых включаются в возвращаемый набор записей;

2) фильтры не позволяют указать поля, которые должны отображаться в результирующем наборе записей;

3) фильтры не могут быть выведены как отдельный объект в окне базы данных;

4) Фильтры применимы лишь в открытой таблице, запросе или форме;

5) фильтры не позволяют вычислять суммы, средние значения, подсчитывать количество записей и находить другие итоговые значения. Для получения указанных значений используются итоговые и перекрестные запросы.

Как видите, возможности запросов весьма велики, поэтому очень важно научиться работать с этими объектами.

VIII. Резюме

1. Запросы используются для просмотра, анализа и изменения данных из одной или нескольких таблиц.

2. Многотабличный запрос позволяет сформировать записи результата путем объединения взаимосвязанных записей из таблиц базы данных и выбора из них нужных полей и записей.

3. Запрос с параметром — это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные, например условие для возвращения записей или значение, которое требуется вставить в поле.

4. Перекрестный запрос — это запрос, в котором происходит статистическая обработка данных, результаты которой выводятся в виде таблицы, очень похожей на сводную таблицу Excel.

5. Результат вычисления образует в таблице запроса новое вычисляемое поле

6. Для вычисления итоговых значений надо нажать кнопкуГрупповые операции, чтобы в бланке запроса появилась строка Групповые операции.

7. Основное сходство между запросами на выборку и фильтрами заключается в том, что в них проводится извлечение подмножества записей из базовой таблицы или запроса.

IX. Контрольные вопросы

1. Поясните назначение многотабличного запроса и технологию его конструирования. Как организовать поиск по определенному критерию?

2. Как можно сохранить запрос для последующего использования?

3. С помощью каких инструментов можно создавать запросы? Охарактеризуйте особенности каждого инструмента.

4. Как создать запрос с параметром? Каковы особенности запросов данного типа?

5. Для чего создаются перекрестные запросы? Сколько полей необходимо для того, чтобы построить перекрестный запрос?

6. Каковы особенности запросов с вычисляемыми полями? Как создать запрос такого типа?

7. В чем особенность итоговых запросов? Чем итоговые запросы отличаются от запросов с вычисляемым полем?

8. Как создать запрос на объединение, удаление, выборку? Охарактеризуйте данные типы запросов.

9. Какие итоговые функции вы знаете?

10. Чем похожи и чем различаются фильтры и запросы? Что лучше использовать фильтр или запрос? Аргументируйте свой ответ.