Распечатайте рабочую тетрадь или скопируйте данный файл (shabloni/rab2.doc) на жесткий диск вашего компьютера, загрузите Microsoft Word (от 6/95) и откройте его.

Тема 2. Аналитико - синтетическая обработка ретроспективной документной информации

ВАША ЦЕЛЬ:	Изучить проблемы описания документов и получить практические навыки составления информационных характеристик документов и дел.
ВАША ЗАДАЧА:	Провести описание дел (документов) конкретного фондообразователя. В процессе описания выявить и зафиксировать на карточках все информационные характеристики дела, в том числе отредактировать или составить заново заголовки дел и аннотации документов.

2.1.Понятие об описании документов и дел.

Организация документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ) основана на строгой иерархии этапов классификации, идет сверху вниз: от Архивного фонда страны в целом по сети государственных архивов, затем внутри архивов по архивным фондам, наконец - внутри архивного фонда по делам.

Как Вы помните, документы АФ РФ страны являются носителями первичной документной информации.

Для того, чтобы первичную информацию можно было легко и быстро отыскать в архиве, она подвергается аналитико-синтетической обработке, то есть сжатию, свертыванию, обобщению, в результате чего появляется вторичная документная информация архивов.

Описание документов и дел – это создание вторичной документной информации архивов. В более узком смысле слова описание - это раскрытие состава и содержания документов каждого дела с целью обеспечения быстрого поиска и использования документов.

Описание дел - это обязательное условие составления всех видов справочников о составе и содержании архивных документов.

2.2. Этапы и способы описания.

Описание начинается в делопроизводстве учреждений, а также проводится в ведомственных и государственных архивах.

Укажите, в каких случаях проводится описание дел и документов:

в делопроизводстве учреждений описание производится непосредственно на обложках дел в начале делопроизводственного года и представляет собой прогностический список тех документов, которые будут сформированы в дела.

в ведомственных архивах и государственных архивах описание производится, если поступили дела, неудовлетворительно или совсем не описанные.

Описание - первый шаг в создании архивной описи.

Архивная опись - “мать” всех архивных справочников и Ваша задача, чтобы она не стала “мачехой” для исследователя, который будет ей пользоваться. Ведь от точности, полноты и информативности описи зависит зачастую успех научного исследования.

Почему же описи придается такое значение? Во - первых, архив может не иметь многих вещей: финансирования, сотрудников, помещения, но если он имеет опись, это уже архив, а не бумажный хлам. Во - вторых, неописанные материалы - россыпь не выдаются исследователям. Опись - это первое, что историк потребует, придя в читальный зал.

А сейчас вооружитесь нашим советом: запаситесь терпением! Описание- довольно трудоемкое, но интересное и порою захватывающее занятие.

Помните об ответственности, приступая к описанию! Из - за трудоемкости процесса аналитико - синтетической обработки информации средний срок службы описи, каталога, указателя - почти столетие! Представьте себе - рухнут империи, будут опровергнуты старые учения и созданы новые парадигмы - и все новые и новые поколения исследователей, тщетно пытаясь разыскать материалы по Вашей описи, будут “благодарно” вспоминать Ваше имя. Вместе с тем, историки действительно с благодарностью вспоминают создателей описей и каталогов архивов Министерства юстиции, Сената, Синода, собраний рукописей музеев и библиотек созданных в середине – второй половине XIX века - П.Иванова, А.Х.Востокова, В.С.Иконникова, Н.В.Калачева, Н.Н. Бантыш-Каменского и других.

В архивах при обработке значительного комплекса документов описание производится на карточках. Карточный способ помогает не только оперативно исправлять неточности, но и облегчает в дальнейшем классификацию дел внутри архивного фонда.

На обложках и карточках указываются одинаковые и в единой последовательности информационные характеристики документов и дел.