2.3.2. Обобщенные и сложные заголовки.

Составление обобщенных заголовков рекомендуется тогда, когда дела были сформированы таким образом, что в них вошли документы разных авторов, разных корреспондентов, разного содержания и т.д.

Для компактности заголовка приходится прибегать к обобщенным заголовкам - обобщение отдельных элементов заголовка, т.е. обобщение авторов, корреспондентов, содержания и т.д.

Избегайте заголовков, хотя бы отдаленно напоминающих тип “разные бумаги по разным вопросам” (“общие материалы, переписка по организационным вопросам, материалы к руководству” и т.п.). Излишне подробный заголовок все - таки лучше излишне схематичного, который превращается в простую отписку и ничего не говорит “ни уму, ни сердцу”.

Сложные заголовки составляются в том случае, когда дело состоит из легко выделяемых отдельных групп документов или было сформировано без всякого учета признаков заведения дел. При этом на одну группу документов можно составить простой заголовок, на другую обобщенный.

Сложный заголовок составляется путем сочетания (последовательного перечисления в соответствии со значимостью видов документов) простых или обобщенных заголовков.

2.3.3. Составление аннотаций.

Простые и, тем более, обобщенные и сложные заголовки не всегда могут раскрыть содержание отдельных, наиболее важных документов дела. Это осуществляется с помощью аннотирования документов.

Аннотация документов - это краткое изложение содержания документа, а также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не раскрываются в заголовке дела.

Перечислите категории документов, на которые составляются аннотации:

Аннотируются документы, которые содержат сведения о наиболее выдающихся событиях и фактах, о наиболее выдающихся деятелях. Аннотируются также воззвания, листовки, прокламации, брошюры, карты, чертежи, входящие в дела.

 Таким образом, аннотируются документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска.

Укажите, какие элементы информации включает в себя аннотация, если:

- аннотация представляет собой заголовок отдельного документа;

- аннотация составляется на несколько однородных документов;

- аннотация содержит краткое описание содержания документа.

Аннотация помещается за заголовком дела с красной строки на обложке (карточке) или на отдельном листе, который вкладывается между обложкой и первым листом дела.

2.3.4. Типовые заголовки.

Типовые заголовки разрабатываются для однородных дел с целью облегчения и достижения единства (унификации) их описания.

Укажите, какие элементы входят в типовой заголовок:

В типовой заголовок входят элементы, присущие большой группе однородных дел: виды документов или дел и автор, виды документов или дел корреспондент, виды документов или дел и содержание и т. д.

2.3.5. Требования, предъявляемые к заголовку.

Заголовок должен быть кратким, точным и литературно-грамотным. Не следует механически переносить в заголовки из текстов документов архаичные выражения, нельзя также модернизировать заголовок, заменяя исторические понятия современными терминами. Могут возникнуть: смысловая неточность, некорректные формулировки и литературная неграмотность заголовков.