50

Распечатайте рабочую тетрадь или скопируйте данный файл (shabloni/shablon4.doc) на жесткий диск вашего компьютера, загрузите Microsoft Word (от 6/95) и откройте его.

Шаблон-организатор к практическому занятию по теме 4.

Цель занятия - овладеть методикой составления собственно описи и справочного аппарата к ней.

Для выполнения задания по данной теме Вам понадобятся карточки описания дел и документов, которые Вы должны были составить в процессе работы над заданием по теме 2 (см. шаблон-организатор к теме 2). Если Вы еще не выполнили эту работу, сначала обратитесь к теме 2 и опишите один из фондов. Затем скопируйте получившиеся карточки в указанное место данного файла после значка

(см. стр. 15 шаблона-организатора)¹.

Работа над описью будет включать в себя три этапа:

1) Составление схемы классификации дел фонда;

2) Составление собственно описи;

3) Создание справочного аппарата к описи.

Для составления схемы классификации Вам необходимо освежить в памяти признаки классификации дел внутри архивного фонда (обратитесь к теме 4). Затем следует еще раз тщательным образом изучить историю фондообразователя. Для этого обратитесь к электронному архиву. Найдите фонд, описанный Вами, и щелкните по разделу “Историческая справка”.

Изучая историческую справку, постарайтесь найти ответы на следующие вопросы:

- годы деятельности учреждения (годы жизни человека); прекратило ли учреждение свою деятельность и когда, по возможности, укажите законодательные и другие нормативные акты, регламентирующие деятельность учреждения ;

- отрасли (функции) учреждения (направления деятельности человека); изменялись ли функции учреждения в течение его деятельности;

- особое внимание уделите структуре учреждения; установите, была ли структура стабильной, или часто менялась;

- выясните подведомственность учреждения (организации), его подчиненность, выясните, имело ли учреждение (организация) местные отделения или филиалы, какие структуры подчинялись данной организации, существовали ли при учреждении какие-либо общественные организации (комиссии, комитеты, профсоюзы и т.д.);

- если возможно, выясните особенности организации делопроизводства в учреждении, а именно: была ли система делопроизводства централизованной, децентрализованной, смешанной;

- для фонда личного происхождения установите круг родственных связей и ближайших соратников фондообразователя в его деятельности, творчестве.

Данные из исторической справки внесите в предварительные шаблоны (шаблон 1 для фонда учреждения или шаблон 2 для фонда личного происхождения), которые Вам понадобятся не только для создания схемы классификации дел фонда, но и для написания предисловия к описи:

Шаблон № 1.

Для фонда учреждения:

Название и номер фонда
Местонахождение фонда (название архива)
Законодательные или нормативные акты (с точными датами) о создании, ликвидации, реорганизации учреждения, организации
Переименования фондообразователя с крайними датами каждого названия
Изменения подведомственности (подчиненности) учреждения с датами
Годы деятельности учреждения (организации)
Крайние даты документов фонда
Функции (отрасли деятельности) учреждения, их изменения
Структура учреждения (за тот период, который отражен в подборке электронного архива). Изменения структуры ( с датами)
Какие учреждения (организации) подчинялись фондообразователю
Наличие местных филиалов, отделений
Общественные организации и др. структуры, существующие при фондообразователе
Система делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная)

Шаблон № 2.

Для фонда личного происхождения

Название ( Ф.И.О. лица, членов семьи, рода) и номер фонда
Местонахождение фонда (название архива)
Годы жизни лица, членов семьи, рода
Крайние даты документов фонда
Направления деятельности фондообразователя , лица, членов семьи, рода ( государственная, общественная, литературная, художественная, научная, военная и т.п. деятельность, интересы, хобби)
Имущественно-хозяйственное положение
Родственники фондообразователя
Соратники фондообразователя. Круг знакомств

Изучив историю фондообразователя, выберите тип схемы классификации. При этом воспользуйтесь рекомендациями по выбору типа схемы классификации, приведенными в теме 4.

Составьте в предварительном шаблоне 3 “каркас” схемы классификации дел фонда, указав тип схемы и первые два классификационных деления (разделы и подразделы). Заполните графу 1 и 2 шаблона № 3.

Шаблон № 3.

Схема классификации дел фонда № _______ название фонда ______________
ТИП СХЕМЫ КЛАССИФИКАЦИИ:
№ раздела/подраздела	Название раздела и подраздела	Признаки классификации дел внутри подразделов.	Временные номера дел, относящихся к подразделам
1	2	3	4
Раздел 1
1.1.
1.2...и т.п.
Раздел 2
2.1.
2.2... ...и т.п.
Раздел 3
3.1.
3.2.
...и т.п.
и т.д.

Затем внимательно изучите карточки описания дел Вашего фонда и систематизируйте их (осуществляя операции редактирования “выделить”, “вырезать”, “вставить”) в соответствии со схемой.

Наверняка в пределах одного подраздела у Вас обнаружится несколько карточек. Проведите классификацию в пределах самой мелкой группы дел с помощью дополнительных признаков классификации (см. тему 4). Закончите заполнение шаблона № 3.

В графе 3 укажите признак классификации (номинальный, авторский, корреспондентский и т.д.), которым Вы руководствовались, проводя классификацию внутри данной группы дел. В графе 4 укажите временные номера дел, отнесенных к данному подразделу схемы классификации в том порядке, в каком они должны, в соответствии с признаком классификации, избранным Вами для данной группы, следовать в описи. Еще раз отсистематизируйте карточки, расположив их в полном соответствии со схемой (осуществляя операции редактирования “выделить”, “вырезать”, “вставить”).

Однако и это может быть еще не конец - в пределах одной группы у Вас снова может образоваться несколько однородных карточек, которые тоже необходимо систематизировать. Например, по номинальному признаку - к одному разделу может относиться три карточки с отчетами. В этом случае снова нужно выбрать признак классификации - хронологический, авторский или тематический и указать его в графе 3.

Изучите пример заполнения шаблона № 3 с хронологически-структурной схемой классификации дел фонда.

Схема классификации дел фонда № 640 Российского республиканского объединения мясной промышленности. (ГА РФ).
ТИП СХЕМЫ КЛАССИФИКАЦИИ: хронологически-структурная.
№ раздела / подраздела	Название раздела и подраздела	Признак классификации дел внутри подразделов	Временные номера дел, относящихся к подразделам
1	2	3	4
Раздел 1.	1980 г.
1.1.	Административно-хозяйственный отдел	Номинальный (приказы - 8^2, планы -12, отчеты - 5)	8, 12, 5
1.2.	Планово-экономический отдел	Номинальный (планы - 33; отчеты - 6, 21, 8, 16). В пределах номинальной группы “отчеты” - тематический (отчеты о численности аппарата управления - 6; - о внедрении новой техники -21; - об изобретениях -8; - о наличии лабораторий –16.)	33, 6, 21, 8,16
1.3.	Отдел бухгалтерского учета и отчетности	Географический (отчеты территориториальных объединений Астраханской -18, Архангельской -3, Ленинградской -1 , Московской областей -22)	18, 3, 1, 22
Раздел 2	1981 г.
2.1.	Административно-хозяйственный отдел	Номинальный (приказы- 2, планы -13, отчеты -1, справки-16)	2, 13, 1, 16
	и т.д...

Проставьте в карточках описания дел архивный шифр (заполните графы “№ фонда”, “№ описи”, “№ дела”), закрепив за каждым делом его валовый номер по описи в соответствии со схемой классификации. Если это Ваша первая попытка создания описи, присвойте ей почетный первый номер, если вторая - второй.

Можете передохнуть. Классификация дел закончена.

Теперь приступаем ко второму этапу - созданию собственно описи. (Шаблон № 9). Если Вы четко и аккуратно провели классификацию дел внутри фонда, составление описи дел для Вас сведется к простой технической операции. Выполняя операции редактирования (“выделить”, “скопировать”, “вставить”), перенесите содержание карточек описания единиц хранения в формуляр описи дел постоянного хранения (см.галерею). Эту операцию следует осуществлять в несколько этапов: сначала перенесите в шаблон № 9 (графа №3 “Заголовок дела”) номера и названия разделов и подразделов схемы классификации.

Например:

№ п/дела	Дело-произ-водственные индексы или номе-ра по старой описи	Заголовоки дел	Крайние даты	Количество листов	Примеча-ния
1	2	3	4	5	8
		Раздел 1.1980 г.
		1.1. Административно-хозяйственный отдел
		1.2. Планово-экономический отдел
		1.3. Отдел бухгалтерского учета и отчетности
		Раздел 2. 1981 г.
		2.1. Административно-хозяйственный отдел
		и т.д...

Затем в соответствии с составленной Вами схемой классификации и валовыми номерами дел по описи последовательно внесите в каждый подраздел заголовки относящихся к нему дел.

В графу №1 “Порядковый номер дела” (Шаблон № 9) внесите с карточки № ед.хр. (архивный шифр).

В графу №2 “Делопроизводственные индексы или номера по старой описи” (шаблон № 9) - делопроизводственный номер (если он проставлен на карточке).

В графу № 3 “Заголовоки дел” (шаблон № 9) скопируйте весь заголовок из графы “заголовок единицы хранения” карточки, а под заголовком - аннотацию, если она имеется на карточке³ (шаблон № 9).

В графу №4 “Крайние даты” скопируйте содержание граф “начато” и “окончено” на карточке, через тире⁴.

В графу № 5 “Количество листов” (шаблон № 9) скопируйте содержание графы “На _ листах” с карточки.

Графу “Примечания” Вам заполнять не нужно, но если Вас волнует ее назначение, обратитесь к теме 4 учебного курса.

Помните! Дела следует вносить в опись в строгом соответствии с номером единицы хранения, а не с временным или делопроизводственным номерами.

Помните! Несмотря на то, что дела относятся к разным разделам схемы классификации, они имеют единую для всей описи валовую нумерацию.

Например: