Документоведение-ПР-6

В протоколе должны быть отражены все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения.

Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается: "Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается". После каждого выступления, если имеются, записываются вопросы и ответы в порядке поступления.

Например:

Соколов А. В. - какие приняты меры по ликвидации аварии? Колесов И.К. - к 6 часам утра восстановлено энергоснабжение.

Если из-за прекращения прений записавшиеся участники не получили слова, они передают председательствующему на заседании письменные выступления, предложения, замечания, которые прикладываются к протоколу.

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретна, и содержать следующие составные части: кому, что сделать и к какому числу.

Например:

1. СЛУШАЛИ:

Иванова П. И. - текст доклада прилагается ВЫСТУПИЛИ:

Петров А. П. - краткая запись выступления Иконников И. И. - краткая запись выступления

РЕШИЛИ:

1.1Специальным кафедрам провести, совместное заседание, посвященное внедрению компьютерной техники в работу в течение первого семестра.

1.2Иванову П. И. организовать в помещении информационного центра выставку современных технологических средств компьютеризации управленческих процессов к 1 октября 2005 г.

2 СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: РЕШИЛИ:

Председатель	Подпись	В.П. Каштанов
Секретарь	Подпись	КР. Редькин

82

Оформление отчета

1.Цель работы.

2.Вариант задания.

3.Описание практической части работы.

4.Документы, разработанные в ходе работы.

Контрольные вопросы

1.Дайте определение совещанию. Каким может быть совещание?

2.Как составляется повестка дня?

3.Какие вопросы рекомендуется ставить первыми при подготовке повестки дня?

4.Как составляется список участников?

5.Как происходит оповещение участников? Какие способы вы знаете?

6.Как составляется письмо - приглашение?

7.Составление проекта решения.

8.Как происходит регистрация участников?

9.Как происходит документирование совещания?

10.Дайте определение протоколу.

11.На чем оформляется протокол?

12.Какие реквизиты используются при составлении протокола?

13.Как оформляется дата и номер протокола?

14.Как оформляется заголовок к протоколу?

15.Из каких частей состоит текст протокола? Охарактеризуйте каждую из них.

16.Как оформляется повестка дня протокола?

17.Дайте понятие краткого и полного протокола. Чем они отличаются друг от друга.

86