4. Загранкомандировки: порядок расчетов, списание затрат и бухгалтерский учет

Загранкомандировкой считается поездка работника предприятия по распоряжению руководителя за рубеж на определенный срок для вы­полнения служебного задания.

Срок загранкомандировки не должен превышать 60 дней, не считая времени нахождения в пути, а для рабочих, специалистов и руко­водителей, направляемых для выполнения строительных, монтажных н наладочных работ - не более 1 года. В пределах этих сроков продол­жительность конкретной командировки устанавливается руководите­лем организации.

Перед бухгалтером предприятия, занимающимся загранкоманди­ровками, встает ряд практических вопросов:

• как правильно должна быть оформлена загранкомандировка;

• что входит в состав командировочных расходов;

• можно ли купить иностранную валюту за рубли для оплаты ко­мандировочных расходов;

• как произвести расчеты с работником по загранкомандировке;

• на какие источники покрытия следует отнести командировочные расходы;

• каков порядок отражения в учете операций по загранкоманди­ровкам;

• как правильно удержать и уплатить налоги и др. Ниже эти вопросы рассматриваются в рамках действующих нор­мативных документов.

Направление работника в загранкомандировку в любую страну оформляется приказом руководителя предприятия с указанием места ко­мандировки, цели и срока.

При поездке в страны СНГ обязательно выписывается командиро­вочное удостоверение, на котором делаются отметки о прибытии и вы­бытии в каждом пункте командировки; отметка должна заверяться той печатью предприятия, которой оно пользуется для засвидетельствова­ния подписи соответствующего должностного лица. Загранпаспорт не требуется.

При направлении работника в дальнее зарубежье и остальные страны - бывшие республики СССР командировочное удостоверение не выдается. Но обязательно наличие загранпаспорта. По отметкам в загранпаспорте на контрольно-пропускных пунктах о пересечении границы при следовании работника за рубеж и обратно определяется время фактического пребывания в командировке.

Независимо от страны командирования каждому отъезжающему работнику оформляется командировочное задание, о выполнении ко­торого он должен по возвращении представить отчет. Этими докумен­тами может быть подтвержден производственный характер команди­ровки, что необходимо для списания командировочных расходов в зат­раты предприятия.

Каждое предприятие должно вести журналы учета работников, вы­бывающих и прибывающих в командировки. Приказом руководителя предприятия назначается лицо, ответственное за ведение журналов и отметки в командировочных удостоверениях.

Состав командировочных расходов определен постановлением Го­сударственного комитета Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы от 25 декабря 1974 г. № 365 (п. 71) «Правила об условиях труда советских работников за границей» (далее Правила). Помимо проезда, найма жилого помещения и суточных, составляющих перечень командировочных расходов по территории Российской Феде­рации, в состав командировочных расходов при поездках за рубеж входят также оплата загранпаспорта и визы, расходы по прописке паспорта в случае необходимости, провозу 30 кг багажа, а также по обмену полученного в банке чека на национальную валюту страны пребывания.

В соответствии с п. 24 Инструкции ЦБ РФ от 29.06.92 г. № 7 «О порядке обязательной продажи предприятиями, объединениями, орга­низациями части валютной выручки через уполномоченные банки и проведения операций на внутреннем валютном рынке Российской Фе­дерации» организации могут покупать иностранную валюту за руб­ли для оплаты командировочных расходов своих сотрудников. Соглас­но Указанию Банка России от 20 октября 1998 г. № 383-У «О порядке совершения юридическими лицами-резидентами операций покупки и обратной продажи иностранной валюты на внутреннем валютном рын­ке Российской Федерации» купленная валюта зачисляется на специальный транзитный валютный счет организации. Без открытия такого счета покупка валюты не допускается.

Положение Центрального банка России от 25.06.97 № 62 «О по­рядке покупки иностранной валюты для оплаты командировочных расходов» (далее Положение), регулирующее покупку валюты и рас­четы с работниками по загранкомандировкам, действует в части, не противоречащей вышеупомянутому Указанию № 383-У.

С учетом этих двух документов порядок использования купленной иностранной валюты определяется следующим образом.

Зачисленная на специальный транзитный валютный счет иност­ранная валюта может находиться на нем в течение 7 календарных дней. В течение этого срока она должна быть использован по назначению, т.е. на те цели, под которые была куплена. При неиспользовании в те­чение 7 дней валюта подлежит обратной продаже.

Поскольку Указанием от 20.10.98 № 383-У не допускается перечис­ление валюты со специального транзитного валютного счета на теку­щий валютный счет организации, использовать купленную на оплату командировочных расходов валюту можно только со специального транзитного валютного счета.

Купленную валюту можно снять в виде наличности. Для этого требуется предъявить следующие документы:

• заявку по форме в 2 экземплярах; на копии делается отметка банка о получении оригинала, который подшивается в «Досье», открываемое банком для контроля за расходованием валюты, полученной на оплату командировочных расходов;

• приказ на командировку с указанием места командировки (страна и конкретный пункт), цели и срока;

• приказ (распоряжение) о норме суточных персонально конкретному работнику или по категориям работников.

Одновременно с выдачей наличной иностранной валюты клиент получает справку по форме 0406007 на вывоз валюты на каждого ра­ботника или одну на группу на имя старшего группы.

Другой вариант использования купленной валюты - перевод ее по поручению клиента за рубеж в банк-нерезидент на счет командируемого лица, на счет третьего лица, но в пользу командируемого; до востребования на имя командируемого.

Открытие счета на имя командируемого лица за рубежом допускается только на период пребывания в командировке. По окончании командировки остаток неиспользованной валюты должен быть переведен в уполномоченный банк Российской Федерации или снят в виде , наличности и по возвращении сдан в кассу организации. Такой же порядок должен соблюдаться и в том случае, когда валютные средства перечисляются на счет третьего лица.

При обработке авансового отчета бухгалтеру следует обратить внимание на следующие моменты.

1.Все указанные в отчете суммы должны относиться к командиро­вочным расходам, то есть к тем перечисленным в Правилах статьям, которые входят в состав командировочных расходов.

Остальные расходы из авансового отчета по загранкомандировке исключаются как нецелевое использование иностранной валюты.

Не относятся к командировочным расходам оплата телефонных пе­реговоров, представительские, покупка материальных ценностей и пр. При отнесении помимо нецелевого использования иностранной валю­ты, имеются и другие нарушения. Так, представительские расходы мо­гут быть только по месту нахождения организации. Покупка матери­альных ценностей для организации рассматривается как внешнетор­говая сделка, поскольку работник при этом выступал как представитель организации. Следовательно, на эту покупку должен быть заключен контракт в письменной форме (ст. 162 ГК РФ; несоблюдение письмен­ной формы сделки влечет ее недействительность). А раз так, то в соот­ветствии с действующей в Российской Федерации системой валютного контроля нужно было оформить паспорт сделки. При ввозе в Российс­кую Федерацию товар должен быть задекларирован и уплачены на та­можне пошлины, сборы и НДС. Кроме того, расчеты по контракту осу­ществляются только в безналичном порядке.

Таким образом, допущен целый ряд нарушений валютного и на­логового законодательства, за что организация будет подвергнута штрафным санкциям.

Если же работник приобрел товар от своего имени, он может опла­тить его только за счет личных средств, например за счет суточных, и купленная вещь принадлежит ему лично на праве собственности. Он может продать ее организации со всеми вытекающими отсюда налого­выми последствиями: включение стоимости в совокупный годовой до­ход. Организация может произвести расчеты с работником только в рублях.

2.Все командировочные расходы, кроме суточных, должны иметь документальное подтверждение. При отсутствии документального подтверждения они в полной сумме списываются за счет прибыли предприятия.

3.Проживание должно быть чистым, т.е. без питания.

4.На затраты в целях налогообложения суточные, проживание и проезд списываются по официальным нормам (по проезду нормой счи­тается категория транспортного средства, класс ж.д. вагона, самоле­та). Сверхнормативные затраты списываются за счет чистой прибыли организации.

Остальные расходы списываются на затраты по факту, но только при наличии подтверждающих документов.

Для списания расходов за счет чистой прибыли предприятия необ­ходимо иметь визу руководителя организации на служебной записке работника. В противном случае эти расходы должны покрываться за счет командированного сотрудника.

5.Пересчет иностранной валюты в рубли производится по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета.

В соответствии с Инструкцией Государственной налоговой службы Российской Федерации от 29 июня 1995 г. № 35 по применению Закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц» (пункт 8д) при оплате работникам расходов на краткосрочные коман­дировки в облагаемый налогом доход не включаются суточные в преде­лах норм, установленных законодательством, а также фактически про­изведенные и документально подтвержденные расходы по проезду до места назначения и обратно, включая сбор за услуги аэропортов, стра­ховые и комиссионные сборы, расходы на проезд до аэродрома или вок­зала в местах отправления, назначения и пересадок (кроме проезда на такси), на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, полу­чению заграничного паспорта и виз, прописку заграничного паспорта, I а также по обмену чека в банке на наличную иностранную валюту.

Следовательно, в совокупный доход работника включаются и обла­гаются подоходным налогом следующие командировочные расходы:

• суточные, выплаченные сверх установленных норм;

• все остальные командировочные расходы ~ только документаль­но не подтвержденные, в том числе и в пределах норм.

Однако такой порядок налогообложения распространяется на ра­ботников предприятия, выполняющих определенные трудовые функции в соответствии с трудовым договором, которые находятся в админист­ративном подчинении у руководителя предприятия, то есть на штат­ных сотрудников и совместителей, отношения которых регулируются Кодексом законов о труде.

Если же в зарубежную поездку направляется специалист, который не состоит с предприятием в трудовых отношениях, а выполняет рабо­ту по договору гражданско-правового характера (подряда, поручения, комиссии, перевозок, авторскому договору) и, следовательно, отношения этого специалиста с предприятием регулируются не Кодексом за­конов о труде, а нормами Гражданского кодекса Российской Федера­ции. то его поездка не считается служебной командировкой. Выплачиваемая ему сумма расценивается как оплата за выполненный объем работ. Для выполнения этого объема работ у него возникла необходи­мость в поездке за рубеж, в связи с чем он имел расходы по проезду и проживанию. При удержании подоходного налога эти расходы вычи­таются из суммы, начисленной работнику за выполненный объем ра­бот. Однако суточных у него нет, питаться он должен за свой счет.