3.2 Учёт и анализ затрат рабочего времени менеджера отдела продаж фирмы ооо «Восход»

Рассмотрим технику учёта затрат рабочего времени на примере построения фотографии рабочего дня руководителя отдела продаж фирмы ООО «Восход» с целью выявления причин потерь времени с последующей разработкой организационно-технических мероприятий по их предупреждению и устранению. Данная фирма осуществляет производство и продажу корпусной мебели. В Таблице 1 приведены данные о затратах рабочего времени на осуществление управленческой работы руководителя отдела продаж ООО «Восход», полученные в результате составления фотографии рабочего дня от 20.09. 2012 г.

Таблица 3.1

Данные о затратах рабочего времени по элементам работы и перерывов руководителя отдела продаж

Наименование элементов труда или затрат рабочего времени	Затраты времени, мин.
1	2
1. Деловая переписка	12
2. Составление плана рабочего дня	7
3. Телефонные разговоры с поставщиками	43
4. Анализ отчётов от менеджеров	60
5. Подписание договоров с поставщиками и покупателями	12
6. Разработка на основе полученных отчётов рекомендаций по работе отдела	92
7. Доведение рекомендаций до сведения менеджеров	24
8. Совещание с руководителями других отделов	47
9. Поиск новых каналов сбыта, установление деловых контактов и договорённостей	48
Продолжение таблицы 3.1
1	2
10. Ежедневный просмотр текущей информации о состоянии отрасли	15
11. Приём клиентов по вопросам заключенных договоров	40
12. Отдых	20
13. Выезд на склад поставщиков: 13.1Рабочее время 13.2Время затраченное в дороге	46 20 26
14. Написание отчёта о текущем состоянии деятельности отдела продаж	36
Итого:	502

Исходя из данных таблицы 3.1, проведем индексацию затрат рабочего времени, результаты которой отразим в таблице 3.2.

Индексация затрат рабочего времени по видам:

ВР – время работы;

ОТЛ – время на отдых;

ПНР – время перерывов из-за нарушения режимов работы или недостатков в организации производства;

ПНД – время перерывов из-за нарушений трудовой дисциплины.

Индексация затрат рабочего времени по содержанию труда:

О – время основной работы;

ПЗ - подготовительно-заключительное время;

ОРМ – время на обслуживание рабочего места.

Индексация затрат рабочего времени по характеру деятельности:

А-О – время административно-организационной работы;

Т - время творческой работы;

Ф-Л – время формально-логической работы;

И – время технической или исполнительской работы.

Таблица 3.2

Классификация затрат рабочего времени руководителя

отдела продаж (см. Приложение А)

№ п/п	Наименование элементов труда или затрат рабочего времени	Время, мин.	Индексы затрат времени
			по виду	по содержанию труда	по характеру деятельности
1	2	3	4	5	6
1	Деловая переписка	12	ВР	О	Ф-Л
2	Составление плана рабочего дня	7	ВР	ПЗ	Ф-Л
Продолжение таблицы 3.2
1	2	3	4	5	6
3	Телефонные разговоры с поставщиками	43	ВР	О	Ф-Л
4	Анализ отчётов от менеджеров	60	ВР	О	Т
5	Подписание договоров с поставщиками и покупателями, административных документов	12	ВР	О	А-О
6	Разработка на основе полученных отчётов рекомендаций по работе отдела	92	ВР	О	Т
7	Доведение рекомендаций до сведения менеджеров	24	ВР	О	А-О
8	Совещание с руководителями других отделов	47	ВР	О	Т
9	Поиск новых каналов сбыта, установление деловых контактов и договорённостей	48	ВР	О	Т
10	Ежедневный просмотр текущей информации о состоянии отрасли	15	ВР	О	Ф-Л
11	Приём клиентов по вопросам заключенных договоров	40	ВР	О	Ф-Л
12	Отдых	20	ОТЛ	*	*
	Итого, мин:	502	ВР - 462, ПНР - 20, ОТЛ – 20,	О - 459, ПЗ - 43,	О-А - 36, Т - 247, Ф-Л - 117, И - 82

Проведем анализ затрат рабочего времени:

1. Экстенсивность использования рабочего времени.

Определяется коэффициентом экстенсивного использования времени, который отражает общее использования предоставляемого рабочего времени [15. с.197]:

, (3.1)

где Ф - общий фонд рабочего времени; П - потери рабочего времени;

К_э = (Ф - (ПНР+ОТЛ+ПНД)) / Ф = 1 – (ПНР+ОТЛ+ПНД) / Ф;

К_э = 1 - (20+20) / 502 = 92%;

По результатам проведения хронометража других менеджеров предприятия было установлено среднее значение данного коэффициента, которое составляет 94%. Это значение и принято за нормативное. Таким образом, общее рабочее время данного менеджера организовано достаточно рационально, отклонение от нормы составляет 2%.

2. Интенсивность использования рабочего времени.

Определяется коэффициентом интенсивного использования, который определяет рациональность структуры использования рабочего времени в сравнении с нормативной и рассчитывается [15. с.197]:

, (3.2)

где J_ф и J_р - фактическая и рекомендуемая (нормативная) доля каждого элемента структуры баланса рабочего времени; n - количество видов затрат времени.

Исходные данные для расчёта отражены в таблице 3.3.

Таблица 3.3

Рациональность использования рабочего времени руководителя отдела продаж ООО “Восход”

№ п/п	Наименование показателя	Формула	Расчетное значение	Нормативное значение (среднее)
1	2	3	4	5
А. 1.1. 1.2.	По содержанию труда: Коэффициент времени подготовительно-заключительной работы, Кпз Коэффициент времени основной работы, Ко	Кпз=ПЗ/ (ПЗ+О+ОРМ)	43/(43+459) = = 0,0856	0,04
		Ко=О/ (ПЗ+О+ОРМ)	459/(43+459) = = 0,9144	0,95
Продолжение таблицы 3.3
1	2	3	4	5
Б. 2.1.	По характеру деятельности: Коэффициент времени организационно-административной работы, Коа	Коа=ОА/ О	36/459 = 0,078	0,08
2.2	Коэффициент времени творческой работы, Кт	Кт=Т/ О	247/459 = 0,54	0,50
2.3.	Коэффициент формально-логической работы, Кфл	Кфл=ФЛ/ О	117/459 = 0,25	0,35
2.4.	Коэффициент исполнительской работы, Ки	Ки=И/ О	82/459 = 0,18	0,10

К_и = 1 - | (0,0856-0,04)+(0,9144-0,95)+(0,078-0,08)+(0,54-0,50)+(0,25-0,35)+(0,18-0,10) | = 0,70 (70%)

На основе анализа рациональности использования рабочего времени можно сделать вывод о чрезмерных затратах времени на подготовительно-заключительную часть работы.

3. Общий коэффициент использования рабочего времени [15. с.197]:

(3.3)

К = 0,92*0,70 = 0,64 (64%)

В данном случае коэффициент показывает, что руководитель отдела продаж использует рабочее время на 64% по отношению к средним показателям затрат времени руководителей фирмы. Для повышения своей эффективности менеджеру необходимо менять подходы к планированию своей работы. Одним из вариантов техники планирования дня является вышеописанный метод «Альпы».

Рассмотрим структуру рабочего времени при использовании руководителем метода «Альпы» при планировании своего дня.

Таблица 3.4

План рабочего дня по методу «Альпы»

Наименование элементов труда или затрат рабочего времени	Затраты времени, мин.	Приоритеы	Перепоруче-ния
1	2	3	4
1. Составление плана рабочего дня	7
2. Анализ отчётов от менеджеров	60	А
3. Разработка на основе полученных отчётов рекомендаций по работе отдела	92	А
4. Доведение рекомендаций до сведения менеджеров	24	А
5.Совещание с руководителями других отделов	47	А
6. Выезд на склад поставщиков: 6.1Рабочее время 6.2Время затраченное в дороге	46 20 26	А
7. Отдых	20
8. Подписание договоров с поставщиками и покупателями	12	В	Д
9. Поиск новых каналов сбыта, установление деловых контактов и договорённостей	48	В	Д
Продолжение таблицы 3.4
1	2	3	4
10 Приём клиентов по вопросам заключенных договоров	40	В	Д
11. Написание отчёта о текущем состоянии деятельности отдела продаж	36	В	Д
12. Телефонные разговоры с поставщиками	43	В	Д
13. Деловая переписка	12	С
14. Ежедневный просмотр текущей информации о состоянии отрасли	15	С
Итого затраты руководителя:	296

Таким образом, рабочее время руководителя планируется на 60 % дня (резервируется время на спонтанную и непредвиденную работу). Все задачи чётко распределены по приоритетам. Задачи категории А выполняются самим руководителем (296 мин.) как наиболее важные и срочные (выполняются в том порядке, в каком перечислены в таблице 4). Задачи категории В - важные и несрочные - делегируются подчинённым. Задачи категории С - «поглотители времени» - отбрасываются.

Следуя данной методике, руководитель отдела продаж:

- сконцентрируется на выполнении первоочередных задач, требующих немедленного решения, и, как следствие, будет достигать поставленных целей;

- улучшит самоконтроль и самодисциплину;

- повысит удовлетворённость и мотивацию (как свою, так и работников);

- спокойно будет воспринимать непредусмотренные события;

- будет меньше подвержен влиянию стрессов и нервного напряжения;

- и, самое главное, получит значительный выигрыш во времени за счёт методичной организации труда.