1. Основным стандартом в области составления оформления документов является ГОСТ Р630-2003_унифицированная система организационно распорядительной документации.Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведения к единообразии их форм, структуры,языковых конструкций и операций по их обработки,учета хранения. Унификация документов-это становление единого комплекса видов и разновидностей документов для различных управленческих ситуаций в рез-те унификации форм документов-это совокупность реквизитов установленных с регламентом данной сферы деятельности задачи и расположены в опред. порядке. Документы, отнесенные к УСОРД, т.е. документы, общее функциональное назначение которых состоит в организации и распоряжении деятельностью предприятия.

2. Документооборот - это "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки". Движение документов в организации не может быть случайным, хаотичным. Оно должно быть управляемым, регламентированным технологической схемой движения документов по установленным пунктам обработки. Быстрота перемещения между пунктами, оперативность выполнения операций с документами свидетельствуют о степени совершенства технологической схемы. Документооборот должен отвечать ряду требований, обязательных для всех организаций.

3.Документ-от лат. Докозательство,свидетельство. Документ зафиксировав инфо, тем самым обеспечивает ее сохранение ,накопление, возможность передачи др лиц, многократное использование.

Функции документов-это его целевое назначение.каждый документ создается для реализации какой либо функции. Выделяются функции общие и специальные. Общие – это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные – управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа – необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

Культурная функция – способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая – документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая – документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь, когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета – статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие и приобретающие ее на время.

4. Справка - документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера. Справки, отражающие основную деятельность организации могут быть внешними (для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию) и внутренними (для представления руководству организаций). Обязательными реквизитами справки являются: наименование организации, наименование структурного подразделения (для внутренней справки), наименование вида документа, дата и номер, заголовок к тексту, адресат, отметка о наличии приложений, подпись. Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем. Справки, содержащие сведения финансового характера, подписываются руководителем и главным бухгалтером, Внутренние справки, подписываются составителем или руководителем структурного подразделения, Справки, подтверждающие сведения биографического или служебного характера, составляются на бланках формата А5, подписываются руководителем и главным бухгалтером (о зарплате) или руководителем и заведующим отделом кадров и заверяются печатью.

5 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИИ. это процесс создания документа состоящий в фиксировании информации на материальных носителях с реквизитами позволяющими ее идентифицировать. Документирование- это запись информации на различных носителях(-это материальный объект использ-ый для закрепления и хранения на нем речевой звуковой или изобразительной информации) по установленным правилам. Основным материальным носителем для информации является бумага. Одним из наиболее распространенных способов документирования информации является текстовое документирование. В зависимости от способа нанесения текста на бумажный носитель выделяетс рукописные документы при создании кот знаки письма наносят от руки, и машинописные документы при создании кот знаки письма наносятся техническими средствами. По виду оформления документы классифиц-ся на:1) подлинные документы-докк-ты сведения об авторе, времени и месте создания кот-го содержатся в самом документе Или выявленным путем подтверждения его происхождении. 2) копия док-та- док-т полностью воспроизводящий инф-ю подлинного документа и все его признаки не имеющие юридической силы. На ряду с текстовым документированием существуют след способы докум-ния инф-ции: (1) фотокинодокументирование-это сов-ть процессов и способов получения изображений на сверхчувствительных материалах, действием на них света и последующей хим-кой обработки. При фотокинодокументир-ии создается 2 типа документа: -фотодокумент-изобразит-ый док-т созданный фотографическим способом. –кинодокумент- изобраз-ый док-т отображение кот передано фотографическим способом в виде комплекса последов-но расположенных на пленке изображений отражающих предметы , явления, и события в движении. Кинодокументацию можно разделить на 3 группы:1) кинолетопись 2)киножурналы 3) документальные фильмы 4)научно-популярные кинофильмы (2) фонодокумент – док-т содержащий звуковую информацию зафиксированную любой системой звукозаписи. Техническое документирование- это способ запечатления технической документации относится к глубокой древности и связано с развитием техники и изменением в организации производства. Технич-ая докумен-ция делится на 4 осн-х вида: 1) конструкторская докумен-ция создается при изготовлении изделий промышленного произв-ва. Виды к/д:

• Чертеж- изображение предмета на плоскости (бывает сборочный чертеж , чертеж общего вида, текстовый чертеж, габаритный чертеж, чертеж-схема)

• Спецификация-док-т опред-щий состав сборочной единицы и комплектов

• Технические описания- сведения о наиболее характерных особенностей данного изделия

• Ведомость- списки док-в сгруппир-ых по опред-ым признакам.

2) проектная док-ция созд-ся при решении вопроса реконструкции, ремонте объекта капитал-го строительства. Виды п/д:

• Генеральный план – чертеж участка всего строительства на кот изображено размещение существующих и проектируемых объектов .

• Эскиз- первоначально выполненный чертеж выполняется от руки на бумаге .

• Пояснительная записка- справка о проектировании объекта, содерж-щая сведения о назначении, внешнем виде и внутр устрой-ве

• Картографические документы входят в состав проектов многих сооружений . представляют собой топографические карты, плана города или местности

• Сметы- проекты докумен-ции составл на основе еиничных расценок струк-х работ и др нормативн-х док-в.

3) технологические докумен-ции – сов-ть графических и текстовых технических док-в кот созд-ся в процессе изготовл-я изделий промышлен-го произ-ва или сооруж-я строит-х объектов

4) научно-исследовкая докум-ция- док-ты образ-ся в рез-те научно-исследов-ких работ.

6. Основные правила организации документооборота в учреждении Движение документов с момента их получения (создания) и до момента завершения их исполнения (отправки или сдачи в дело) образует документооборот предприятия (ГОСТ Р 51141-98). Порядок движения документов определяется схемой документооборота. При разработке схемы документооборота принимаются во внимание положения инструкции по делопроизводству, должностной инструкции ответственного за делопроизводство, а также табеля унифицированных форм документов предприятия. Указанная схема закрепляет организацию взаимосвязанного и взаимосогласованного движения документов (документированной информации) по трём основным каналам (документационным потокам), предназначенных, соответственно , для входящих, исходящих и внутренних документов, между должностными лицами и структурными подразделениями предприятия (т.н. внутренний контур документооборота), а также между предприятием и прочими субъектами делопроизводства (т.н. внешний контур документооборота).

Подчеркну, что в соответствии со схемой документооборота устанавливается единый порядок движения как традиционных (бумажных), так и электронных документов. Проект схемы разрабатывается ответственным за делопроизводство или иным должностным лицом предприятия, после чего утверждается руководителем предприятия.

Соблюдение порядка движения документов, предусмотренного схемой, способствует обеспечению рационального документооборота предприятия, основными принципами которого являются:

• централизация, когда общее управление документационными потоками осуществляет одно лицо - ответственный за делопроизводство;

• экономичность, когда обеспечивается мотивированное сокращение протяжённости маршрута движения документа и на этой основе достигается экономия материальных, информационных и временных ресурсов;

• функциональность, когда движение документов, как правило, «привязывается» к процессам их подготовки (исполнения) должностными лицами (структурными подразделениями) в пределах предоставленных им полномочий по работе с документами;

• унификация, когда одни и те же виды (группы) документов, как правило, перемещаются в соответствии с едиными правилами;

• открытость, когда должностным лицам и структурным подразделениями предприятия обеспечивается постоянный доступ к документированной информации в соответствии с их фактическими потребностями (реализация данного принципа осуществляется с учётом конфиденциальности части документированной информации, имеющейся в распоряжении предприятия);

• гибкость, когда организацию работы с отдельными видами документов и стандартные маршруты их движения могут по решению уполномоченных должностных лиц предприятия вноситься мотивированные изменения временного характера в целях сокращения сроков прохождения документов.

7. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации систем документации, видов и разновидностей документов. При необходимости используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации. Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения.

Выделяют функциональные системы документации – организационно–распорядительная, плановая, отчетностатистическая и др., т.е. присущие всем органам управления. Системы документации, отражающие деятельность органов отраслевого управления (министерств, ведомств), принято считать отраслевыми. Можно выделять различные подсистемы документации по уровням управления, они между собой тесно связаны, и их трудно разграничить. Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

8 Акт. - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.Обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер, место составления, заголовок к тексту, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатируюшей. В вводной части акта указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ с указанием номера и даты), состав комиссии (председатель, члены). В основной части излагаются установленные факты, выводы, предложения. В конце текста указывается количество экземпляров, акта и их местонахождение. Если к акту прилагаются другие документы, делается отметка о наличии приложений.Акт подписывается председателем и всеми членами комиссии. Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам) необходимо утверждение руководителем и заверение печатью предприятия.

9. Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п., или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций, — с даты их поступления.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации. При контроле исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.

Службой контроля осуществляются следующие операции: формирование картотеки контролируемых документов; направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель; выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя; напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения; получение информации о ходе и результатах исполнения; запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа; регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения; сообщение о ходе и результате исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов; снятие документов с контроля по указанию руководителей; формирование картотеки исполненных документов.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министра, решения коллегии и др.).

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке: заданий последующих лет — не реже одного раза в год, заданий последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц, заданий, поручений текущего месяца — каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

10. Информационно-поисковые системы ручного типа. Автоматизированные ипс

В зависимости от степени механизации и автоматизации технологии работы ИПС подразделяются на следующие ти-пы: ИПС ручного поиска (или ИПС ручного обращения); механизированные ИПС; автоматизированные ИПС (АИПС); системы автоматического индексирования и поиска.

ИПС ручного обращения служили человечеству верой и правдой в течение сотен и тысяч лет. Не потеряли своего значения ИПС ручного поиска и в наши дни. При определенных условиях (о них будет сказа¬но в соответствующей главе) они и доныне в состоянии успешно конкурировать с современными автоматизированными поисковыми системами. Кроме того, они все еще распространены во многих крупных фондах, где сложность введения автоматизации определяется в первую очередь громадными объемами фондов. Таковы, например, ИПС тематического поиска в Государственной библиотеке СССР им. В. И. Ленина, обладающей фондами объемом в несколько десятков миллионов единиц хранения, а также во многих других библиотеках и информационных фондах.

Однако комплекс современных требований к полноте, точ¬ности и скорости (оперативности) поиска все настоятельней обязывает разрабатывать и внедрять на смену простым по организации системам ручного поиска более совершенные, хотя и более дорогостоящие поисковые системы, работаю¬щие по принципу однократного ввода информации в базу данных. Это обеспечивает возможность ускорят поиск информации и сокращать сроки информационного обслужива¬ния абонентов, позволяет синхронно обновлять и корректи¬ровать информационные массивы ИПС в процессе их ведения (актуализации). Последнее имеет решающее значение для фонда нормативно-технических документов, в которые вносятся изменения в течение всего времени их действия.

Автоматизированные ИПС опираются на такую техноло¬гию обработки документов, в которой автоматически с высо¬ким быстродействием выполняются не только операции срав¬нения поисковых образов документов и фактов с поисковыми предписаниями, всевозможных сортировок выдачи по прак¬тически неограниченному числу форматированных поисковых признаков, но обеспечиваются и иные весьма значительные выгоды и удобства. К их числу относится возможность авто¬матического построения целого ряда производных информа¬ционных поисковых и вспомогательных массивов.

Огромные удобства обеспечивают современные автомати-зированные ИПС работникам системы управления, которых они обслуживают, а также персоналу, занятому в технологи-ческом процессе ИПС, в связи с наличием у них выносных пультов с телевизионными экранами (видеотерминальные устройства). На последних высвечивается вводимая с пульта управления информация и выдача ИПС. Система телеком¬муникаций позволяет непосредственно связываться с поисковыми массивами ИПС даже весьма удаленным потребителям и поставщикам информации. Выносные устройства делают возможной организацию рассредоточенного (но однократного) ввода данных в ИПС. При этом обеспечивается высокая культура рабочего места и научная организация труда опе¬раторов ИПС и ее пользователей. Перфорационный ввод данных, сопровождающийся вибрацией и шумом, уступает место бесшумному электронному вводу [21].

У работников системы управления зачастую отпадает не¬обходимость ведения документации от руки или с помощью пишущей машинки, что повышает производительность их труда. Авторы данной книги не ставили перед собой задачу подробно раскрывать различные стороны и возможности со¬временных автоматизированных ИПС, базирующихся на мощных электронно-вычислительных машинах (этим вопро¬сам посвящена обширная литература), однако в дальнейшем по необходимости они будут рассмотрены в связи с главной темой книги—информационно-поисковыми языками вообще и ИПЯ по стандартизации в особенности.

11. Для документов, которые ставят на контроль, устанавливаются сроки их исполнения. В ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дается следующее определение: "Срок исполнения документа – это срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией". Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Другими словами можно сказать, что для периодически создаваемых документов (для документов наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации) устанавливаются типовые сроки их исполнения. Типовые сроки установлены законодательно в указах Президента, правительственных нормативных актах, ведомственных подзаконных актах.

Индивидуальный срок исполнения документа – это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. То есть индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении входящего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне типовых сроков.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с даты их поступления.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке:

• типовые сроки – принятием нового акта;

• индивидуальные – руководителями, которые их установили.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящая организация, организация – автор документа и органы госнадзора.

12. Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, текст которых передается устно по каналам телефонной связи. Обязательными реквизитами телефонограммы являются: наименование учреждения-автора; наименование вида документа, дата, номер, должность и фамилия лица, передавшего телефонограмму, должность и фамилия лица, принявшего телефонограмму, текст, подпись. Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем. Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.). В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана. Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки, если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме: Должность, фамилия сотрудника, предавшего телефонограмму, и номер его телефона Должность, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, и номер его телефона Дата, номер телефонограммы Время передачи Текст телефонограммы Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации; входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

13. Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

1.Общие положения.

2.Должностные обязанности.

3 .Права.

4.Ответственность.

5 .Взаимоотношения.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем структурного подразделения, утверждается руководителем (заместителем руководителя, курирующим данное подразделение). Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

Штатное расписание - правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов. Обязательными реквизитами штатного расписания являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер, место оставления, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание. Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименование структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд заработной платы по должностным окладам. Штатное расписание оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 в альбомной форме с нанесением всех реквизитов общего бланка. Штатное расписание подписывается руководителем службы персонала, утверждается руководителем организации с проставлением гербовой печати на грифе утверждения.

14.ТЕЛЕКС- международная сеть абонентского телеграфирования. Оборудована автоматическими телеграфными станциями; у каждого абонента установлены рулонный стартстопный телеграфный аппарат с автоответчиком и вызывной прибор. Объединяет (начало 1990-х гг.) национальные сети около 150 стран (в том числе России). Факсими́льная связь — телекоммуникационная технология передачи изображений электрическими сигналами. Исторически включалась в состав телеграфной связи и является разновидностью электросвязи.

Обязательными реквизитами телекса являются: адресат, подпись, номер, наименование и адреса отправителя. Требования к оформлению телекса аналогичны требованиям к оформлению и написанию телеграмм. Отличается телекс от телеграммы содержанием служебного заголовка, в котором указывается информация об адресате и отправителе, а также время передачи сообщения.

Значительную часть служебного заголовка телекса занимает автоответ, который представляет собой закодированное сообщение, содержащее:

-маршрутный номер станции, состоящий из определенного набора цифр и букв;

-индивидуальный номер абонента;

-сокращенное название организации (фирмы);

Не существует каких-либо специальных требований оформления документов, передаваемых по факсу; они должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа: печататься четким, контрастным шрифтом. Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.