Создание документа

При запуске Word автоматически создается новый документ (Документ1), который в дальнейшем можно сохранить под уникальным именем. Для создания второго и последующих документов нужно щелкнуть на кнопке Создать в панели инструментов или выполнить команду меню ФайлСоздать. В первом случае сразу появляется окно нового документа. Во втором случае в области задач открывается панель Создание документа, в котором можно выбрать шаблон нового документа.

Работа с несколькими документами

Иногда возникает необходимость работать с несколькими документами одновременно. Это удобно как при просмотреверсий одного документа, когда можно легко скопировать или переместить текст или рисунок, редактировать их, так и при работе с разными документами.

В процессе работы можно открывать уже существующие документы или создавать новые, вывести их на экран одновременно в виде окон или показывать по мере необходимости, используя меню Окно.

Для того чтобы разделить экран на две части, надо выбрать команду ОкноРазделить, установить указатель мыши на разделительной линии и, передвинув его в нужном направлении, отпустите кнопку мыши. Если нужно увидеть одновременно все открытые документы, выбрать команду ОкноУпорядочить все.

В список меню Окно Word вносит все открытые в настоящее время файлы. Кроме того, все открытые документы представлены на Панели задач внизу экрана и переключаться можно, используя стандартные средства Windows.

«6»

Режимы просмотра документа

Word 2007 предлагает видов режима просмотра документа. Разметка страницы Режим чтения Веб-документ Структура Черновик Для выбора режима предназначена группа Режимы просмотра документа вкладки Вид (рис.). Рис. Кнопки выбора режима просмотра документа Однако выбрать режим просмотра документа можно при работе в любой вкладке Word 2007. Ярлыки режимов просмотра документа обычно расположены в правой части строки состояния (рис.). Рис. Ярлыки выбора режима просмотра документа Если ярлыки не отображаются, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте строки состояния и в появившемся контекстном меню выберите команду Ярлыки режимов просмотра.

Наиболее часто используемый режим просмотра документа – Разметка страницы. В этом режиме положение текста, таблиц, рисунков и других элементов отображается так, как они будут размещаться на печатной странице (рис.). Режим разметки удобно использовать и при создании документа, и для окончательного оформления документа, в том числе, для изменения колонтитулов и полей, а также работы с колонками текста и графическими объектами. По умолчанию в Word 2007 устанавливается именно этот режим.

Рис. Отображение документа в режиме Разметка страницы

Режим Черновик (рис. ) удобен для ввода, редактирования и оформления текста. В этом режиме форматирование текста отображается полностью, а разметка страницы – в упрощенном виде, что ускоряет ввод и редактирование текста. Границы страниц, колонтитулы, сноски, фон, а также графические объекты, для которых не установлено обтекание В тексте, в этом режиме не показываются.

Рис. Отображение документа в режиме Черновик

Режим Веб-документ (рис. ) обеспечивает представление документа в том виде, который он будет иметь при просмотре в Web-обозревателе, а также для отображения электронных документов, предназначенных только для просмотра на экране. В этом режиме отображается фон, текст переносится по границе окна, а рисунки занимают те же позиции, что и в окне Web-обозревателя.

Рис. Отображение документа в режиме Веб-документ

Режим чтения (рис. ) предназначен для чтения документа на экране компьютера. Впрочем, в этом режиме можно также отображать документ в том виде, в каком он будет выведен на печать. Здесь можно и редактировать текст, делать пометки, добавлять примечания, работать в режиме записи исправлений, хотя все это используется редко.

Рис. Отображение документа в режиме чтения

Для настройки параметров режима чтения щелкните по кнопке Параметры просмотра в верхнем правом углу экрана (рис. ) и выберите соответствующую команду меню.

Рис. Настройка параметров режима чтения

Изменение параметров режима чтения позволяет:

1. Увеличить или уменьшить размер шрифта текста. Этот размер отображается только в режиме чтения и не влечет изменений фактического размера.

2. Отображать одну или две страницы документа в окне.

3. Показать печатную страницу. Служит для показа документа в режиме предварительного просмотра, т.е. в том виде, в каком он будет выведен на печать. Изменить масштаб просмотра в этом случае невозможно. Зато можно управлять отображением полей страницы. Для этого щелкните по команде Параметры полей и выберите соответствующую команду в подчиненном меню. В обычном режиме чтения данная команда недоступна. Следует отметить, что режим отображения печатной страницы запоминается. При последующем переходе к режиму чтения будет автоматически установлен именно такой режим. Для отказа от отображения печатной страницы в режиме чтения щелкните по кнопке Параметры просмотра в верхнем правом углу экрана и выберите команду Показать печатную страницу еще раз.

4. Разрешить ввод. Устанавливает возможность редактирования документа в режиме чтения. Режим редактирования распространяется на все документы, для которых устанавливается режим чтения, а также запоминается и автоматически устанавливается при повторном переходе к режиму чтения.

Некоторые дополнительные параметры режима чтения можно использовать, если щелкнуть по кнопке Сервис в верхнем левом углу экрана (рис. ).

Рис. Дополнительная настройка параметров режима чтения

Например, можно воспользоваться поиском в документе (команда Найти), создать примечание (команда Создать примечание), выделить текст цветом (палитра цветом подчиненного меню Цвет выделения текста). Для выбора цвета выделения текста и создания примечаний имеются также кнопки рядом с кнопкой Сервис в панели инструментов.

Для выхода из режима чтения нажмите кнопку Закрыть в правом верхнем углу окна или клавишу Esc.

Структура (рис. ) – один из самых редко используемых режимов отображения документа, хотя он обладает многими возможностями, которые отсутствуют в других режимах. Здесь можно свернуть документ, оставив только основные заголовки, или развернуть его, отобразив все заголовки и основной текст, можно перемещать и копировать текст, перетаскивая заголовки. Кроме того, в режиме структуры удобно работать с главными документами, включающими несколько частей. Однако в этом режиме не отображаются границы страниц, колонтитулы, рисунки, фон и многие другие элементы оформления документа. Обратите внимание на то, что в режиме структуры документа появляется новая вкладка – Структура, упрощающая работу с заголовками, главным и вложенными документами. В других режимах эту вкладку вывести невозможно, но она там и не нужна.

Рис. Отображение документа в режиме Структура

Изменение масштаба отображения документа

Изменить масштаб отображения документа можно при работе в любой вкладке Word 2007. Щелкните по кнопке со знаком "+" (плюс) для увеличения масштаба или по кнопке со знаком "-" (минус) для уменьшения (рис. ). Масштаб можно также изменять перетаскиванием ползунка линейки масштаба. Если линейка масштаба не отображается, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте строки состояния и в появившемся контекстном меню выберите команду Масштаб.

Рис. Изменение масштаба отображения документа

Минимальный масштаб отображения – 10%, максимальный – 500%.

Масштаб отображения документа можно изменять также во вкладке Вид. В группе Масштаб нажмите нужную кнопку: 100%, Одна страница, Две страницы или Ширина страницы (рис. ).

Рис. Изменение масштаба отображения документа во вкладке Вид

Нажав кнопку Масштаб в диалоговом окне Масштаб (рис. ), можно установить требуемый масштаб отображения документа.

«7»

Создаём и редактируем документ

 

Для создания нового документа предназначен пункт Создатькнопки Office. При его выборе появляется окно Создание документа. В его левой части необходимо указать категорию шаблонов, на основе которых будет создан документ. По умолчанию стоит вариант Пустые и последние. Для завершения создания нового документа необходимо в правом нижнем углу нажать кнопку Создать. Появится окно нового пустого документа. Точно такое же окно всегда создаётся по умолчанию в момент открытия самой программы Word 2007.

 

В Word 2007 имеется большой выбор шаблонов — готовые и оформленные документы, где требуются только в определенных полях внести нужную информацию.

Пункт Установленные шаблоны облегчает задачу создания документа: можно просто выбрать из предлагаемого списка наиболее подходящий по оформлению документ.

Пункт Мои шаблоны— если существующие шаблоны документов не удовлетворяют ваши запросы, то можно создать свой.

 

Пункт Из существующего документа предназначен для создания нового файла на основе уже имеющегося документа. При выборе этого пункта пользователь должен указать на диске уже имеющийся документ. При этом содержимое указанного файла будет размещено в новом созданном документе.

К имеющимся шаблонам также можно применить редактирование. Например, изменить стиль, формы таблицы, рисунок.

 

Сохраняем документ

 

Word 2007 по умолчанию сохраняет файлы в формате .docx. Этот формат не поддерживается старыми версиями программы. Поэтому чтобы документ был совместим с предыдущими версиями Word, необходимо сохранять файл в Режиме ограниченной функциональности, например, как Документ Word 97-2003 (кнопка Office — Сохранить как…).

 

Открываем документ

 

Если вы откроете документ, созданный старой версией Word, то файл будет запущен в режиме ограниченной функциональности (об этом будет сигнализировать строка заголовка). В таком режиме работы некоторые функции программы будут недоступны. Чтобы иметь возможность использовать все функции Word 2007, необходимо конвертировать файл. Для этой цели служит меню Преобразовать кнопки Office.

 

MS Word 2007 позволяет работать с несколькими документами одновременно. При этом каждый новый документ открывается в отдельном окне. Кнопки панели Окнопредназначены упростить работу пользователя при этом:

 

Новое окно— создает новое окно для просматриваемого документа; Упорядочить все— размещает рядом окна всех документов, открытых на данный момент; Разделить — разделяет окно документа на две части. При этом в каждой из частей можно листать документ независимо от другой. Очень удобно, когда приходится часто работать в разных частях большого документа; Рядом— располагает окна открытых документов рядом для сравнения их содержимого; Синхронная прокрутка— становится активной при нажатой кнопке Рядоми позволяет синхронно прокручивать документы;Восстановить расположение окна —  изменение положения окон сравниваемых рядом документов таким образом, чтобы каждое из них занимало половину экрана;Перейти в другое окно— переключение между окнами открытых документов.

 

Режимы работы с документом

 

Существуют различные режимы отображения документа при работе с ним. Их можно найти на вкладке Вид — Режимы просмотра документа.

 

Разметка страницы — просмотр документа в том виде, в котором он будет напечатан. При этом все элементы интерфейса остаются на месте, что дает возможность быстро исправлять ошибки в документе.

Режим чтения — просмотр документа в полноэкранном режиме чтения. При этом из окна исчезают почти все элементы интерфейса, на экране находится один текст и несколько кнопок управления. Кнопка Параметры просмотра служит для настройки параметров просмотра документа, при её нажатии появляется окно с дополнительными возможностями настройки.

Веб-документ — режим просмотра документа в виде веб-страницы, документ открывается по всей ширине монитора.

Структура— просмотр документа в виде структуры, полезен при работе с большими документами.

Черновик — режим для быстрого редактирования документа. В этом режиме нет разбивки на страницы, не отображаются некоторые элементы документа, например, колонтитулы, линейка.

 

Существует еще один удобный режим работы во время подготовки документа, когда между страницами документа скрыты пробелы и не показываются колонтитулы. Чтобы войти в этот режим, необходимо установить курсор мыши на синее поле между страницами документа и сделать двойной щелчок мышью.

 

Отображение дополнительных элементов

 

На панели Показать или Скрыть вкладки Вид путем установки/снятия соответствующих флажков можно показывать/скрывать дополнительные элементы окна:

 

Линейка— служит для быстрой настройки полей, отступов, табуляции.

Сетка — помогает форматировать документ, содержащий таблицы и рисунки.

Схема документа — используется при работе с большими документами, может быть использована в дополнение к другим режимам работы с документами.

Эскизы—просмотр общего вида страниц всего документа.

 

Изменение масштаба документа

 

На панели Масштабвкладки Вид можно изменять масштаб отображения документа:

 

 

Масштаб—можно выставлять произвольный масштаб вручную, также можно вы-ставить по ширине одной страницы, текста или отображение на экране несколь-ко страниц;

100%— при нажатии автоматически выставляется 100% масштаб документа.

 

Выделение текста в документе

 

Чтобы произвести какие-либо действия с уже набранным текстом, его надо выделить. Самый простой способ — это выделение протяжкой мыши (при этом должна быть нажата левая кнопка мыши). Эту же операцию можно проделать при помощи клавиш управления курсором при нажатой кнопке Shift.

 

В Word 2007 существует специальный режим выделения текста. Для переключения в этот режим необходимо нажать клавишу F8. После этого текст можно выделять клавишами управления курсора (или щелчком мыши в нужном месте) при этом использовать кнопку Shift не нужно. Для выхода из этого режима необходимо нажать клавишу Escape.

 

Несколько нажатий F8 последовательно выделяют слово, предложение, абзац, весь текст. Можно выделять текст щелчком мыши на полях документа: 1 щелчок выделяет строку, 2 щелчка — абзац, 3 щелчка — весь текст. Весь текст также можно выделить с помощью команд Ctrl+A, либо вкладка Главная— Редактирование— Выделить все.

Для выделения отдельных частей текста (блоков) используется клавиша Ctrl. Мышью выделяем необходимый блок, затем зажимаем клавишу Ctrl на клавиатуре, затем снова мышью выделяем следующий нужный блок и так далее, пока не выделим все необходимые блоки текста. При необходимости в любом месте документа можно выделить вертикальный прямоугольный фрагмент, для этого при нажатой клавише Alt нужно произвести выделение мышью.

Об этом и не только специалисты нашего учебного центра рассказывают на курсах Word.

Копирование и перемещение текста

 

На панели Буфер обмена расположены четыре основные кнопки: Вставить,Вырезать, Копировать, Формат по образцу. Кнопка Вставить активна лишь в том случае, если в буфере обмена есть какой-то объект . Соответственно, кнопкиВырезать, Копировать активны, если есть какой-либо выделенный фрагмент.

Буфер обмена в Word 2007 позволяет хранить до 24 объектов. Если вы работаете в обычном режиме, в буфере сохраняются только последние скопированные данные. В расширенном же режиме можно работать одновременно с 24 фрагментами данных. Чтобы активировать расширенный режим, нужно щелкнуть на кнопке открытия диалогового окна для работы с буфером обмена в группе Буфер обмена вкладки Главная. При наведении указателя мыши на какой- либо объект, находящийся в буфере обмена, появляется всплывающее меню предлагающее вставить, либо удалить объект из буфера.

 

Поиск и замена текста

 

Для поиска и замены текста используется вкладка Главная — Редактирование. Для поиска нужно активировать команду  Найти и в открытом окне поиска и замены ввести искомый фрагмент (символ, слово, текст), при этом искомый фрагмент выделяется. В настройках можно выставить Выделение при чтении — Выделить все, тогда найденный фрагмент во всем документе выделяется желтой заливкой.

 

При необходимости поменять несколько фрагментов текста, которые неоднократно встречаются, для удобства и экономии времени для поиска используется функцияЗаменить, при этом вводим в поле новый фрагмент, который необходимо вставить в текст.

 

Команда Автозаменаслужит для исправления ошибок, которые часто возникают при наборе (опечаток). В словарь Автозамены вносятся правильные и ошибочные написания слов. При вводе ошибочного написания Word автоматически исправляет его на правильное. Словарь Автозамены можно дополнить вручную, для этого щелкните на кнопке Office и нажмите кнопку Параметры Word; перейдите в разделПравописаниеи нажмите кнопку Параметры автозаменыв одноименной области;

в открывшемся окне настройки Автозамены в поле заменить области Заменять при вводе введите слово с ошибкой, а в поле на наберите правильный вариант написания этого слова; нажмите кнопку Добавить, а затем OK, чтобы подтвердить ввод новых значений.

 

Замечание. Функцию Автозамена можно использовать не только для устранения опечаток, но и для быстрого ввода каких-нибудь часто повторяющихся слов и предложений. Например, вместо целого предложения можно ввести несколько первых букв и установить для них Автозамену.

 

Проверка орфографии и пунктуации

 

Если слово содержит ошибку, оно выделяется красной волнистой линией. Если ошибка в пунктуации или несогласовании слов, то предложение выделяется зеленой волнистой линией. Для проверки правописания нажмите клавишу F7 (автоматическая проверка правописания), а затем используйте отобразившееся диалоговое окно или область задач для просмотра файла или элемента, над которым ведется работа. Также можно выделить отдельный абзац и нажать клавишу F7.

 

«9»