2 Див.: Закон України "Про інформацію" від 2 жовтня 1992 р. – Ст. 27.

564

Документування управлінської діяльності – це запис за установленими формами необхідної для управління інформації, тобто створення документів.

Документообіг – рух документів в організації з моменту їх створення або одержання до завершення виконання (здачі в архів) або відправлення. Іншими словами, документообіг, тобто організація роботи з документами, являє собою процес створення, реєстрації документів, вручення виконавцю, виконання документа, контроль за виконанням, складання номенклатури справ, групування документів у справі, експертиза наукової та практичної цінності документів, оформлення та опис справ, забезпечення їх схоронності, передача справ до архіву.

Документування і документообіг взаємозв’язані, хоча виконуються різними категоріями службовців. Створюють і виконують документи фахівці – оперативний та інспекторський склад органів внутрішніх справ. Організовує роботу з документами допоміжний персонал (працівники канцелярій, секретаріатів).

Діловодство – це забезпечуюча функція управління. Завдяки діловодству в управлінській діяльності органів внутрішніх справ здійснюється процес оперування інформацією, без якого не можна виконати головні завдання, які поставлені перед органами внутрішніх справ: охорона громадського порядку і боротьба зі злочинністю. Саме це визначає місце і роль діловодства у системі функцій органів внутрішніх справ.

Залежно від кола питань, вирішуваних органом, обсягу та характеру його компетенції, порядку розв’язання питань (на основі колегіальності або єдиноначальності), а також обсягу та характеру взаємозв’язків з іншими органами (установами) формується комплекс документів органу і визначається система діловодства. Відомі три системи діловодства: централізована, децентралізована та змішана.

Централізована система передбачає, що всі документи – вхідні, вихідні та внутрішні реєструються в одному місці (канцелярія, секретаріат).

Децентралізована реєстрація документів допускається в установах з річним документообігом 100 тис. документів і більше, а також в тих, де є територіальне уособлені структурні підрозділи та особливі умови роботи.

Змішана система передбачає, що важливіша внутрішня документація та переписка керівництва реєструється в канцелярії, решта документів – у структурних підрозділах.

В органах внутрішніх справ використовуються всі три системи діловодства: централізована (невеликі міськрайліноргани), децентралізована (великі міськрайліноргани і такі, що мають у своїй структурі міські, селищні та лінійні відділи-відділення міліції), змішана (МВС, УМВС, УМВСТ).

565

У 70-ті роки діловодство стало об’єктом правового регулювання в масштабах колишнього СРСР. Основна причина – однакова організація діловодства в усіх органах та установах згідно з європейськими та світовими стандартами. З цією метою у 1974 році була створена Єдина державна система діловодства (ЄДСД, російська абревіатура – ЄГСД). Формально ЄДСД і супутні їй ДЕСТи (російською –..ГОСТы) тепер в Україні не діють, але фактично їхні положення використовуються при створенні відповідних нормативних документів.

Так, наприклад, "Інструкція з діловодства в органах, підрозділах внутрішніх справ, навчальних закладах, науково-дослідних установах, установах виконання покарань, на підприємствах і в організаціях системи МВС України” (оголошена наказом МВС України від 22 жовтня 1992 р. № 435) не тільки не суперечить, але й відтворює найбільш" принципові правила і нормативи ЄДСД та ДЕСТів.

Вона ж є основоположним документом, визначаючим організацію діловодства в органах внутрішніх справ³. Ця інструкція складається з 12 розділів, котрі передбачають:

1. Загальні положення.

2. Порядок підготовки і оформлення документів, їх погодження та візування.

3. Організація роботи з документами.;

4. Порядок обробки та відправлення вихідної інформації.

5. Реєстрація і порядок зберігання наказів, вказівок, рішень колегії та оперативних нарад. /

6. Реєстрація і порядок зберігання угод, договорів.

7. Порядок друкування та розмноження документів,

8. Організація контролю за строками виконання документів.

9. Складання номенклатури справ, формування і оформлення справ. .

10. Відбір документів і справ на зберігання і знищення.

11. Знищення документів.

12. Облік обсягу документообігу.

До інструкції додаються також "Правила складання управлінської документації", "Зразки найбільш поширених видів документів", "Короткий словник термінів і визначень, що вживаються в діловодстві" і "Форми облікової документації, зразки бланків, штампів".

Крім загальної інструкції з діловодства, розробляються інструктивні матеріали за окремими ділянками і питання роботи з документами. Наприклад, з питань режиму таємності в діловодстві (наказ МВС України від 6 березня 1997 р.), документування

Названа інструкція не охоплює лише питань діловодства у внутрішніх військах МВС України, які регламентовані окремою інструкцією, розробленою на підставі названої інструкції. Певні особливості має діловодство в Укрбюро Інтерполу.

566

засідань Колегії Міністерства, здійснення перевірок, які проводяться апаратом МВС (наказ МВС України від 2 липня 1993 р. № 389), архівного діловодства (наказ МВС України від 16 червня 1992 р. № 350) і т. ін.

До числа керівних документів з діловодства відносяться Положення про структурні підрозділи (наприклад, Положення про Штаб МВС України, затверджене наказом МВС України від 9 грудня 1991 р. № 501), посадові інструкції (наприклад. Інструкція по роботі дільничного інспектора міліції, яка затверджена наказом МВС України від 16 січня 1992 р. № 22), а також функціональні (посадові) обов’язки.

Нарешті, до числа інших керівних документів з діловодства, котрі носять неправовий характер, відносяться методичні листи, переліки, посібники, що розробляються архівними та іншими підрозділами.

Організаційно функцію діловодства забезпечують спеціальні підрозділи – управління справами, секретаріати, канцелярії. На них покладається безпосереднє діловодне обслуговування органів і підрозділів внутрішніх справ (приймання та відправлення кореспонденції; реєстрація вхідних та вихідних документів; розмноження; розподіл документів для доповіді керівництву; фіксування в облікових формах стадій проходження та виконання документів; ведення контролю за строками виконання документів; ознайомлення особового складу з наказами та вказівками; підбір документальних матеріалів, необхідних для роботи особовому складу; документаційне обслуговування нарад, конференцій, засідань керівництва; оформлення справ і підготовка їх до здачі в архів; забезпечення схоронності документів; забезпечення роботи архіву органу чи підрозділу). :•.

Крім того, секретаріат має виконувати певне коло обов’язків щодо організаційно-методичної роботи (методичне керівництво і контроль за організацією діловодства в підлеглих підрозділах; розробка методичних рекомендацій (функціональних обов’язків) допоміжного персоналу; розробка форм бланків, обліково-довідкових форм, обкладинок справ і т. ін; складання довідників, списків співробітників та номерів телефонів, списків постійних кореспондентів; вирішення організаційно-технічних питань діловодства.

У ряді випадків секретаріати органів внутрішніх справ виконують обов’язки по документуванню внутрішньої діяльності органу чи підрозділу (готують проекти наказів та вказівок керівництва).

Важливе місце в діяльності секретаріату відводиться забезпеченню нормального документообігу.

Головна роль у діловодстві належить керівнику органу, підрозділу, котрий визначає виконавців, порядок, а іноді й строки виконання вхідних документів, контролює зміст, форму і підписує вихідні.

567

Керівник зобов’язаний:

забезпечувати необхідні умови співробітникам для роботи з документами;

здійснювати контроль за якістю та своєчасністю виконання документів;

створювати умови, які виключають розголошення державної та службової таємниці, що міститься в документах, їх втрату та псування.

Необхідним елементом організаційного забезпечення діловодства є постійне вдосконалення діяльності інспекторського та керівного складу органів внутрішніх справ по підготовці проектів документів і подальшій праці з ними до моменту надання їм необхідних правових властивостей. Ефективність цієї діяльності значною мірою визначається діловодною культурою співробітників.

Інспекторський склад, зокрема, зобов’язаний:

вміти правильно оформляти документи;

дотримувати правил роботи з документами, що мають гриф;

своєчасно виконувати документи.