15З декан факультета______________________________

Рис. 1.3. Бланк экзаменационной ведомости. Вторая страница

В каждом нормализованном файле существует такой реквизит или группа реквизитов, значения которой не могут совпадать ни в какой паре записей файла. Значения реквизитов, обладающих подобным свойством, естественно использовать в качестве идентификаторов записей. Подобную конструкцию принято называть ключом файла.

Проведем реквизитный анализ документа, для чего проанализируем формат отдельных частей документа «Экзаменационная ведомость». В составе этого документа мы видим СЕИ заголовочной части 2р (содержащую реквизиты общего характера, тип 1, относящиеся ко всему документу, «№ экзаменационной ведомости», «№ группы», «факультет», «отделение», «специальность», «дисциплина», «семестр», «экзаменатор», «день», «месяц», «год») и 4р (содержащую реквизиты схожего типа – «количество отличных оценок», «количество хороших оценок», «количество удовлетворительных оценок», «количество неудовлетворительных оценок», «количество неаттестованных студентов», а также СЕИ «ведомость проверена» с реквизитами «день», «месяц», «год»).

Предметные строки (тип 2) в количестве, равном количеству студентов в группе, содержат для каждого из них реквизиты 8р – порядковый номер, 9р – фамилия и инициалы студента, 10р – сдача зачета, 12р – экзаменационная оценка, 13р – номер зачетной книжки.

Оформительские (заверительные) реквизиты (тип 3) имеются как в общей части – подпись декана 5з (в заголовке) и 15з (в подножии), так и в предметной части – 11з и 14з – подпись преподавателя.

Константы типа 4, обозначенные 1н и 3н, находятся в заголовочной части документа.

Наконец, часть первой страницы документа является текстом в свободном формате 6св.

Необходимо отметить, что текст 6св содержит описание области значений (перечень допустимых значений) для реквизита «сдача зачета»: { с1 – "зачтено", с0 – "не зачтено", т0 – «не явился»}, а также область допустимых значений реквизита «экзаменационная оценка»: { т5 – "отлично", т4 – "хорошо", тЗ – "удовлетворительно", т2 – "неудовлетворительно, т0 – «не явился»}.

Особую роль играет часть документа, обозначенная 7сх. Нетрудно видеть, что 7сх – не что иное, как схема предметной части документа вместе с множеством значений.

Проведем нормализацию файла «Экзаменационная ведомость» путем, как уже указывалось, внесения реквизитов общей части в строки предметной части. В нормализованном варианте используются присвоенные реквизитам машинные имена и условные значения соответствующих реквизитов. Рассмотрим результаты реквизитного анализа и нормализации документа «Экзаменационная ведомость».

Результаты анализа сведены в табл. 1.2.

Таблица 1.2

№ п/п	Часть документа	Тип части	Имя реквизита во внемашинном документе	Перенос в нормализованный файл	Имя в нормализованном файле	Тип в нормализованном файле
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31	1н 2р 2р 2р 2р 2р 2р 2р 2р 2р 2р 2р 3н 4р 4р 4р 4р 4р 4р 4р 4р 5з 11з 14з 15з 6св 8р 9р 10р 12р 13р	4 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 4 1 1 1 1 1 1 1 1 3 3 3 3 5 2 2 2 2 2	- Номер экзаменационной ведомости Номер группы Факультет Отделение Специальность Дисциплина Семестр Экзаменатор День Месяц Год - Количество отличных оценок Количество хороших оценок Количество удовлетворительных оценок Количество неудовлетворительных оценок Количество неаттестованных студентов День Месяц Год Подпись декана Подпись преподавателя Подпись преподавателя Подпись декана ВНИМАНИЮ ПРЕПОДАВАТЕЛЕЙ Порядковый номер Фамилия и инициалы студента Сдача зачета Экзаменационная оценка Номер зачетной книжки	Нет Да Да Да Да Да Да Да Да Да Да Да Нет - - - - - - - - Нет Нет Нет Нет Нет Нет Да Да Да Да	- P1 P2 Р3 Р4 Р5 Р6 Р7 Р8 Р9 P10 Р11 - Q12 Q13 Q14 Q15 Q16 P17 P18 P19 - - - - - - Р20 Р21 Р22 Р23	- Признак Признак Признак Признак Признак Признак Признак Признак Признак Признак Признак - Основание Основание Основание Основание Основание Признак Признак Признак - - - - - Признак Признак Признак Признак Признак

Результат реквизитного анализа документа «Экзаменационная ведомость»

Каждая из строк табл. 1.2 описывает какую-либо из частей внемашинного документа и определяет, переносится или не переносится сответствующая единица в машинный файл. Рассмотрим основные особенности проведенного анализа.

Реквизиты 1 и 13, а также 22-25 не переносятся в машинный файл, поскольку первые два являются константами, а последние четыре относятся к заверительной части документа. Реквизиты 14-21 могли бы по содержательным соображениям быть перенесены, но не переносятся просто в силу решения проектировщика, который предполагает хранить эти данные в другом файле. Часть документа 26 не подлежит хранению в файле с жестким форматом, будучи текстом в свободном формате. Наконец, реквизит 27 не переносится в машинный файл, поскольку порядковый номер нужен только во внемашинном представлении, а в машинном представлении он получается автоматически.

Каждому из реквизитов, переносимых в машинное представление файла, присваивается машинное имя, причем реквизиты-признаки получают имя, начинающееся с буквы Р, тогда как основания обозначаются идентификаторами, которые начинаются с буквы Q.

Таблица 1.3