2.2 Створення бази даних «Реєстрація документів»

В середовищі баз даних можна організувати облік всіх документів: внутрішніх, вхідних, вихідних. Бази даних дозволяють також вести на комп'ютері журнали обліку співробітників, що направляються у відрядження або що приїжджають у відрядження, журнал обліку телефонограм, журнал обліку документів колегіальних органів.

Мені потрібно створити базу даних «Реєстрація документів» і організувати в ній облік внутрішніх документів. Для цього необхідно створити таблицю Внутрішні, яка містить перелік всіх видів внутрішніх документів, що складаються на підприємстві, і їх скорочене позначення.

Спочатку я повинна створити нову базу даних з ім'ям Внутрішні документи та зберегти її в папці Підприємство.

В головному вікні бази даних я повинна вибрати об'єкт Таблиці.

Створюю таблицю Внутрішні з структурою (Рис. 4).

Рис. 4. Зразок структури таблиці внутрішні

В режимі таблиці ввожу дані, приведені в табл.1. Ключове поле містить умовне скорочення назви документа. В другому полі приведена повна назва виду документа.

Таблиця 1. Дані для таблиці Внутрішні

Код документа	Вид документа
АКТ	Акт
ПРТ	Протокол
ПРТВТ	Витяг з протоколу
СЗ	Службова записка
ДОВ	Довідка

Створення таблиці Документи підприємства

Створюю таблицю Документи підприємства, яка містить інформацію про всі внутрішні документи підприємства. Створюю в таблиці поле, яке міститиме гіперпосилання на документ. Встановлюю по виду документа зв'язок «один-до-багатьох» з таблицею Внутрішні.

1. В режимі конструктора таблиць створюю нову таблицю Документи підприємства з структурою (Рис.5.).

Рис. 5. Зразок структури таблиці Документи Підприємства

Пояснення до структури

Поле Poryad_nomer («порядковий номер») має тип даних Лічильник і є ключовим. При занесенні в таблицю нового документа, в цьому полі автоматично з'являється порядковий номер. Таким чином, це поле задає суцільну нумерацію всім внутрішнім документам в порядку занесення їх в таблицю.

В полі Data_doc заноситься дата створення документа. Оскільки дата документа дуже часто співпадає з днем його підписання і занесення в базу даних, зручно у властивостях поля ввести в рядок Значення за умовчанням формулу обчислення поточної дати: = Date(), а в рядку Формат вибрати «Короткий формат дати». Тоді при заповненні бази даних в цьому полі автоматично з'являтиметься поточна дата. При необхідності її можна виправити (Рис.6.).

Поле Kod_docum є полем підстановки, пов'язаним із створеною таблицею Внутрішні. Створення стовпця підстановок розглядатиму пізніше.

Рис.6. Зразок властивостей поля Data_doc

В полі Registr_nomer («реєстраційний номер») передбачається заносити порядкові номери створення і внесення в базу даних окремих видів документів. Таким чином, значення в цьому полі можуть повторюватися.

В полі Korotk_zmist передбачається заносити заголовок документа і посилання на місце його зберігання. Тоді при прогляданні бази даних можна відразу по посиланню відкрити і проглянути потрібний документ.

2. Закриваю всі таблиці.

3. Відкриваю вікно Схема даних.

4. Встановлюю зв'язок «один до багатьох» між таблицями Внутрішні і Документи Підприємства.

Введення зв'язку «один до багатьох» означає, що в базі даних може бути багато документів одного і того ж вигляду. Цей зв'язок, як правило, створюється автоматично при створенні стовпця підстановок, тому вам достатньо переглянути у вікні Схема даних, що зв'язок організований правильно (рис.7).

5. Встановлюю забезпечення цілісності даних.

Рис. 7 Схема зв’язку таблиць Внутрішні та Документи