3. Копирование данных между Excel и Word

При копировании данных между Excel и Word данные можно вставлять в документы как связанные объекты или внедренные объекты.

Связанный объект– это данные, созданные в одном файле и вставленные в другой файл с поддержкой связи между файлами. Связанный объект может обновляться одновременно с обновлением исходного файла. Связанный объект не является частью файла, в который он вставлен.

Внедренный объект– это данные, вставленные в файл. Будучи внедренным, объект становится частью файла. При двойном щелчке внедренный объект открывается с помощью программы, в которой был создан. Все вносимые во внедренный объект изменения отображаются в содержащем его файле.

Связанные объекты используются в случае, если необходимо, чтобы данные в конечном файле обновлялись при изменении данных в исходном файле. При использовании связанного объекта исходные данные хранятся в исходном файле. В конечном файле отображается представление связанных данных, однако хранится в нем только информация о местоположении исходных данных (и размере, если объект является диаграммой Excel).

Для поддержания связи с исходными данными файл должен быть доступен на локальном диске или в сети. Связанные данные обновляются автоматически при изменении данных в исходном файле. Например, если в книге Excel выделяется диапазон ячеек, который затем вставляется в качестве связанного объекта в документ Word, то при изменении данных в книге данные, находящиеся в документе Word, также будут изменены.

Внедренные объекты используются в случае, если обновление скопированных данных при изменении их в исходном файле не требуется. При отсутствии доступа к исходным данным можно открыть файл на любом компьютере и просмотреть внедренный объект. Поскольку внедренный объект не связан с исходным файлом, он не обновляется при изменении исходных данных. Чтобы изменить внедренный объект, дважды щелкните его для открытия и редактирования в исходной программе. Исходная программа должна быть установлена на компьютере. При копировании данных в качестве внедренного объекта конечный файл занимает больше дискового пространства, чем при связывании данных.

Если при использовании команды Специальная вставка(менюПравка) выбран параметрВставить связь, данные вставляются как связанный объект. Если выбраны параметрыОбъект тип объектаиВставить, данные вставляются как внедренный объект. КомандаОбъект и большинство команд подменю Рисунок (менюВставка) также позволяют вставлять данные в качестве связанных или внедренных объектов. Основными различиями между связанными и внедренными объектами являются место хранения данных и способ обновления объекта после помещения его в конечный файл.

Копирование диаграммы Microsoft Excel в документ Word

1. Выберите диаграмму в Microsoft Excel.

2. Нажмите кнопку Копировать.

3. Перейдите в документ Word.

4. Выберите место вставки диаграммы.

5. В меню ПравкаWord или выберите командуСпециальная вставка.

6. В списке Каквыберите объектДиаграмма Microsoft Excel.

Если данные диаграммы могут изменяться и при этом необходимо отображение самых последних данных, выберите параметр Связать. Диаграмма будет вставлена в виде связанного объекта. Если требуются только текущие данные диаграммы, выберите параметрВставить. Диаграмма будет вставлена в виде внедренного объекта.