6. Документ як основний вид писемного ділового мовлення

565

Знаю Петришин М.І. як переможця конкурсу студентських науко­вих робіт. Вона неодноразово виступала на студентських наукових кон­ференціях та засіданнях наукового гуртка. За наявності відповідних умов праці може досягти значних успіхів і забезпечити Вашій фірмі істотну користь.

Гадаю, що прийнявши Петришин М.І. на посаду завідувача відділу статистики, Ви зробите вдалий вибір.

20.06.05 Доктор економічних наук, професор кафедри економічної теорії Львівського національного

університету імені Івана Франка (Підпис) К.П. Біланюк

Деколи для полегшення роботи і охоплення всіх рис претендента на дотації, стипендії, премії, гранти тощо додають формуляри рекомен­дацій. Той, хто рекомендує, має лише заповнити відповідні пункти, напр.:

1. Коротко з'ясуйте, відколи ви знаєте претендента і наскільки озна-йомлені з його роботою.

Якщо претендент студент чи аспірант, заповніть, будь ласка, пунк­ти 2-7.

2. Загальна підготовка.

3. Оригінальність.

4. Розсудливість.

5. Старанність, працьовитість.

6. Вміння усно і письмово висловлювати думки.

7. Загальні зауваження.

Візитна картка (візитівка, візитка) - документ, який представляє приватну особу чи організацію. Обмін візитними картками - обов'яз­ковий атрибут ділових стосунків. Візитна картка - це природний, ор­ганічний, усталений спосіб подання інформації про себе і встановлен­ня контактів між людьми, матеріальний слід знайомства, який можна довго зберігати, символ ділового втаємничення.

Вигляд сучасної візитної картки пов'язаний із виглядом і особливо форматом американської кредитної картки, яку легко сховати до гаман­ця. Цей формат "business card " - 9 х 5 cm - загальноприйнятий у світі. Існує застереження про формат 6 х 10 см - для високих посадових осіб та особливий формат у різних європейських країнах для дружин офі­ційних осіб (4x8 см).

Візитна картка - прямокутник з твердого паперу білого кольору (до­пускають два кольори). На візитній картці може бути знак фірми, фото власника. Шрифт суворо не регламентується, декоративні елементи вважають зайвими. Текст краще писати однією мовою, залишаючи зво­ротний бік вільним для будь-яких інших записів, не варто друкувати двома мовами на різних боках картки. Застерігають утримуватися від написів іноземною мовою, якщо немає певності щодо грамотності.

Основне завдання візитної картки - давати повну інформацію тому, хто її отримує, про того, хто її вручає. Щоб виконувати цю функцію, візитна картка має містити такі відомості: ім'я та прізвище, видруку­ване одним шрифтом; становище, посада, функції; назва установи, закладу, підприємства, організації; адреса (службова, домашня), теле­фон. Подавати номер домашнього телефону у деяких країнах, наприк­лад, у Франції, не прийнято. Кількість вказаної на картці інформації залежить від призначення картки (представляти приватну особу чи мати рекламний характер, тобто представляти фірму чи організацію). Рек­ламні візитні картки подають більше інформації, ніж приватні, часто художньо оформлені, виконують функції рекламного оголошення фір­ми, її послуг, комерційних пропозицій тощо.

Автори візитних карток мають перед собою два критерії, що іноді важко погодити між собою, - імідж і функціональність, вигляд візит­ної картки також виявляє смак і почуття міри її власника. Лаконічна повнота титулів і звань, витонченість ліній, гармонічні пропорції, пра­вильний підбір шрифту - усе це робить візитну картку привабливою і водночас природною. Можливо, тому, наприклад, в Японії існує гра­дація візитних карток. Японці в повсякденному житті користуються не однією візиткою, а замовляють різні види: для офіційних прийомів, для неофіційних зустрічей, для близьких друзів тощо.

Наявність візитної картки під час ділових контактів - знак серйоз­ності ділового партнера та його намірів, компетентності та відпові­дальності.

Застосування візитної картки також має певні правила. Основні про­токольні випадки використання її такі: привітання, висловлення спів­чуття, висловлення подяки, від'їзд з країни, представлення, запрошення на прийом, зміна адреси та ін. Залежно від випадку на візитній картці роблять напис простим олівцем найчастіше зліва. Традиційно це скоро­чення відповідного тексту французькою мовою, але залежно від харак­теру стосунків можна писати українською мовою повним текстом:

p. f. (pour fйliciter) - щоб привітати;

p. f. N. a. (pour fйliciter le Nouvel an) - щоб привітати з Новим роком;

p. r. f. N. a. (pour remersier et fйliciter le Nouvel an) - щоб подякувати і привітати з Новим роком;

p. p. (pour presenter) - щоб відрекомендувати;

р. с. (pour condolйances) - щоб висловити співчуття;

p. r. (pour remersier) - щоб подякувати;

р. р. с. (pour prendre conde) - щоб попрощатися.

Картки передають особисто, через секретаря, кур'єра або надсила­ють поштою. їх вкладають у спеціальний конверт із зазначенням адре­сата. Етикет вимагає, щоб на отриману картку адресат відповів протя­гом доби.