ДСТУ 4423-1:2005

Національний стандарт україни

Інформація та документація

КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНИМИ ПРОЦЕСАМИ

Частина 1. Основні положення (ISO 15489-1:2001, MOD)

ДСТУ 4423-1:2005

Видання офіційне

Київ

ДЕРЖСПОЖИВСТАНДАРТ УКРАЇНИ

2007

ПЕРЕДМОВА

1 РОЗРОБЛЕНО: Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства (УНДІАСД) Державного комітету архівів України

РОЗРОБНИКИ: І. Антоненко, канд. іст. наук; О. Загорецька, канд. іст. наук; С. Кулешов, д-р іст. наук (керівник розроблення)

2. ПРИЙНЯТО ТА НАДАНО ЧИННОСТІ: наказ Держспоживстандарту України від 2 грудня 2005 р. № 345 з 2007-04-01

3. Національний стандарт відповідає міжнародному стандарту ІSО 15489-1:2001 (E) Іnformation and documentation — Records management — Рагі 1: General (Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Частина 1. Основні положення), окрім підрозділів 7.1 j); 9.2 c) 3); 9.9 a); d)

Ступінь відповідності — модифікований (МОР)

Переклад з англійської (еп)

4 УВЕДЕНО ВПЕРШЕ

Право власності на цей документ належить державі.

Відтворювати, тиражувати і розповсюджувати його повністю чи частково

на будь-яких носіях інформації без офіційного дозволу заборонено.

Стосовно врегулювання прав власності треба звертатися до Держспоживстандарту України

Держспоживстандарт України, 2007

ЗМІСТ

С.

Національний вступ V

1. Сфера застосування 1

2. Нормативні посилання 2

3. Терміни та визначення понять 2

4. Переваги керування документаційними процесами З

5. Регуляторне середовище 4

6. Політика та обов'язки 5

1. Загальні принципи 5

2. Політика 5

3. Обов'язки 5

7 Вимоги до керування документаційними процесами 6

1. Принципи програм керування документаційними процесами 6

2. Характеристики службового документа 6

1. Загальні положення 6

2. Автентичність 7

3. Достовірність 7

4. Цілісність 7

5. Придатність для користування 7

8 Розробляння та впроваджування документаційних систем 7

1. Загальні положення 7

2. Характеристики документаційних систем 8

1. Вступ 8

2. Достовірність інформації 8

3. Цілісність 8

4. Відповідність 8

5. Всебічність 9

6. Систематичність 9

8.3 Розробляння та впроваджування документаційних систем 9

1. Загальні положення 9

2. Документування дій зі службовими документами 9

3. Фізичне зберігання носіїв інформації та їх захист 9

4. Розподіл функцій керування 9

5. Конвертування та переміщування 9

6. Доступ, пошук та користування 9

7. Строки зберігання та передавання службових документів до архіву

або вилучання їх для знищування 10

4. Методика розробляння та впроваджування документаційних систем 10

5. Припинення функціювання документаційних систем 11

9 Документаційні процеси та їх контролювання 11

9.1 Визначання службових документів, що підлягають долучанню

до документаційних систем 11

2. Визначання строків зберігання службових документів 11

3. Долучання службових документів до документаційних систем 12

4. Реєстрування 13

5. Класифікування 13

1. Класифікування напрямів ділової діяльності 13

2. Системи класифікації 13

3. Словниковий контроль 13

4. Індексування 13

5. Розміщування номерів та індексів 13

6. Зберігання та обробляння 14

7. Доступ 14

8. Контролювання руху службових документів та користування ними. 14

1. Загальні положення 14

2. Контроль строків виконання дій зі службовими документами 15

3. Контроль за місцезнаходженням службових документів 15

6. Передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування 15

7. Документація з керування документаційними процесами 16

10 Відстежування та здійснювання перевіряння 16

11 Навчання 16

Покажчик 17

Додаток НА Перелік національних стандартів України, посилання на які є в цьому стандарті 21

Додаток НБ Порівняльна таблиця визначення понять для термінів згідно з цим стандартом та згідно з ДСТУ 2732:2004 22

Додаток НВ Перелік національних відхилів та їхні пояснення 23

Додаток НГ Абетковий покажчик українських термінів 23

НАЦІОНАЛЬНИЙ ВСТУП

Цей стандарт є переклад ІSО 15489-1:2001 (E) Іnformation and documentation — Records management — Рагі 1: General (Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Частина 1. Основні положення) з окремими технічними змінами.

Технічний комітет, відповідальний за цей стандарт, ― ТК 144 «Інфор­мація та документація».

Стандарт містить вимоги, які відповідають чинному законодавству.

Перелік національних стандартів України, згармонізованих із міжнародними стандартами, посилання на які є в цьому стандарті, наведено у національному додатку НА.

Порівняльну таблицю визначення понять для термінів, використанних у цьому стандарті та згідно з ДСТУ 2732:2004, наведено у національному додатку НБ.

До стандарту було внесено окремі зміни, зумовлені правовими та іншими нормативними вимогами до організації діловодства й архівної справи в Україні. Технічні відхили та додаткову інформацію було долучено безпо­се­редньо до пунктів, яких вони стосуються, їх позначено рамкою і заголовком «Національний відхил», «Національне пояснення» або «Національна виноска». Перелік технічних від­хилів з поясненнями наведено в національному додатку НВ.

Копії міжнародних стандартів, на які є посилання в цьому стандарті, можна замовити в Головному фонді нормативних документів.

До стандарту внесено такі редакційні зміни:

— вираз «цей міжнародний стандарт», «ця частина ІSО 15489» замінено на «цей стандарт»;

— структурні елементи стандарту «Титульний аркуш», «Передмова», «Національний вступ», «Терміни та визначення понять» і «Бібліографіні дані» — оформлено згідно з вимогами комплексу стандартів «Національна стандартизація».

У цьому стандарті є посилання на:

­— ISO 9001:2001, який в Україні впроваджено як ДСТУ ISO 9001–2001,

— ISO 14001:1996, який в Україні впроваджено як ДСТУ ISO 14001–97.

ДСТУ 4423-1:2005