Экгауз, лекциии семинар, КР / Дополнительный материал к лекциям и семинарам / информационные технологии

∙Технологическая информация – она циркулирует в сфере материально – технического производства.

∙Планово – экономическая информация содержит интегральные сведения о ходе производств, экономических показателях.

Верхним уровнем информации являются знания. Знания возникают как итог теоретической и практической деятельности. Информация в виде знаний отличается высокой степенью структурированности. По мере развития общества информация как совокупность научно-технических знаний превращается в базу информационного обслуживания общества во всех видах его деятельности.

Наряду с энергией, полезными ископаемыми и т.д. информация является ресурсом общества. По мере продвижения технологического прогресса информационный ресурс становится наиболее важным национальным ресурсом. Эффективность промышленной эксплуатации информационных ресурсов определяет экономическую мощь страны.

Технологическую базу формирования и эксплуатации информационных ресурсов создает индустрия ЭВМ. Однако перекачивание трудовых ресурсов из сфер материального производства в информационную ведет к эре “ информационного кризиса”.

Сейчас количества информации, поступающее в промышленность, управление, науку доходит до тревожных значения. Это может привести к “ информационному взрыву”, то есть быстро прекратится столь бурный рост. Можно показать приближения к кризису

1). Время удвоения объема информации, накопленных научных знаний – 2-3 года.

2). Материальные затраты на хранение, передачу и переработку информации превышают расходы на энергетику.

3). Уровень радио излучений на отдельных участках земли приближается к уровню радиоизлучения солнца.

В таком информационном состоянии общества очень важна эффективная эксплуатация информационных ресурсов. Три ведущих отрасли, отвечают за эксплуатацию информационных ресурсов: вычислительная техника промышленная электроника и связь играют для развитых стран ту же роль, что раньше играла тяжелая промышленность.

Активные информационные ресурсы - это та часть национальных информационных ресурсов, которая в том или ином виде доступна пользователям на коммерческой основе.

Отношение объема активных информационных ресурсов к общему объему национальных информационных ресурсов – это один из существенных экономических показателей состояния страны.

Экономическая информация, её виды и основные свойства

В зависимости от сферы использования информация может быть экономической,

технической, генетической и т. д.

Чтобы определить понятие “ экономической информации”, надо очертить рамки экономических процессов. В наиболее общей форме экономическими процессами, как известно, являются: производство, распределение, обмен и потребление материальных благ. Информация об указанных процессах называется экономической информацией.

К экономической информации предъявляются следующие требования: точность,

достоверность, оперативность.

Точность информации обеспечивает ее однозначное восприятие всеми потребителями.

Достоверность определяет допустимый уровень искажения как поступающей, так и результатной информации, при котором сохраняется эффективность функционирования системы. Т. е. информация достоверна, если она не искажает истинное положение дел.

Недостоверная информация может привести к неправильному к неправильному решению.

Оперативность отражает актуальность (своевременность) информации для необходимых расчетов и принятия решений в изменившихся условиях.

Экономическую информацию принято подразделять по функциям управления и по месту возникновения (уровню управления).

По функциям управления экономическая информация разделяется на: плановую,

учетную (иногда её называют планово-учетной), нормативно-справочную и отчетно-

статистическую.

Плановая (директивная) информация включает в себя директивные значения планируемых и контролируемых показателей бизнес-планирования на некоторый период в будущем (пятилетка, год, квартал, месяц, сутки). Например, выпуск продукции в натуральном и стоимостном выражении, планируемые спрос на продукцию и прибыль от ее реализации и т. д.

Учетная информация отражает фактические значения запланированных показателей за определенный период времени. На основании этой информации может быть скорректирована плановая информация, проведен анализ деятельности организации,

приняты решения по более эффективному управлению фирмой. В качестве учетной информации выступает информация натурального (оперативного) учета, бухгалтерского учета, финансового учета.

Например, учетной информацией являются: количество деталей данного наименования, изготовленных рабочим за смену (оперативный учет), заработная плата рабочего за изготовление детали (бухгалтерский учет), фактическая себестоимость изготовления изделия (бухгалтерский и финансовый учет).

Нормативно-справочная информация содержит различные справочные и нормативные данные, связанные с производственными процессами и отношениями. Это самый объемный и разнообразный вид информации. Достаточно отметить, что в общем объеме циркулирующей на фирме информации нормативно-справочная информация составляет 50-60 процентов.

Примерами нормативно-справочной информации могут служить: технологические нормативы изготовления деталей, узлов, изделия в целом; стоимостные нормативы

(расценки, тарифы, цены); справочные данные по поставщикам и потребителям продукции и т. д.

В фирме количество нормативов может достигать нескольких миллионов, а объем нормативно-справочной информации — сотен мегабайт.

Отчетно-статистическая информация отражает результаты фактической деятельности фирмы для вышестоящих органов управления, органов государственной статистики, налоговой инспекции и т. д., например годовой бухгалтерский отчет о деятельности фирмы.

Кроме того на любом предприятии (в организации) не обходятся без правовой и специальной информации.

Правовая информация содержит сведения правового характера и налогового кодекса. Например, трудовое законодательство, законодательство в области экологии и т.д.

Специальная информация - это информация о рынке, новых технологиях,

конкурентах, бизнес-планах на перспективу, конфиденциальная информация о переговорах с поставщиками, потребителями и партнерами и т.д.

По месту возникновения экономическая информация подразделяется на входную, выходную и внутреннюю информацию организации (предприятия).

Входная информация — это информация, поступающая в фирму (структурное подразделение) извне и используемая как первичная информация для реализации экономических и управленческих функций и задач управления.

Выходная информация — это информация, поступающая из одной системы управления в другую. Одна и та же информация может являться входной для одного структурного подразделения, как ее потребителя, так и выходной — для подразделения, ее

вырабатывающего. При этом форма представления экономической информации может быть: алфавитно-цифровая (текстовая) — в виде совокупностей алфавитных, цифровых и специальных символов и графическая - в виде графиков, схем, рисунков; а физическим носителем информации - бумага, магнитный диск, изображение на экране дисплея.

Часто говорят о полноте информации. Информация содержит полные сведения,

если ее достаточно для понимания и принятия решений. Неполнота информации сдерживает принятие решений или может повлечь ошибки.

Ценность информации зависит от того, какие задачи решаются с ее помощью.

Актуальную информацию важно иметь при работе в постоянно изменяющихся условиях. Если ценная и актуальная информация выражена непонятными словами, она может стать бесполезной. Информация становится ясной и понятной, если она выражена языком, на котором говорят те, кому предназначена эта информация.

Экономическая информация отражает деятельность предприятий и организаций посредством натуральных, стоимостных и других показателей.

Для экономической информации характерны следующие свойства:

•большие объемы;

•многократное повторение циклов ее получения и преобразования в установленные временные периоды (месяц, квартал, год и т.д.);

•многообразие ее источников и потребителей;

•значительный удельный вес логических операции при ее обработке.

Эти свойства экономической информации предопределяют научно-

техническую необходимость и экономическую целесообразность использования средств вычислительной техники и, прежде всего компьютеров, при ее сборе,

накоплении, передаче и обработке. Использование вычислительной техники, в свою очередь, требует умения определять структуру, объемы и алгоритмы перерабатываемой информации.

Структура экономической информации

Структура экономической информации достаточно сложна и может включать различные комбинации информационных совокупностей, обладающих определенным содержанием. Под информационной совокупностью понимается группа данных,

характеризующих объект, процесс", операцию. По структурному составу информационные совокупности можно.разделить на:

-реквизиты;

-показатели;

- документы.

Важным понятием при работе с информацией является ее классификация.

Любая классификация всегда относительна. Один и тот же объект может быть классифицирован по разным признакам или критериям. Часто встречаются ситуации,

когда в зависимости от условий внешней среды объект может быть отнесен к разным классификационным группировкам. Эти рассуждения особенно актуальны при классификации видов информации без учета ее предметной ориентации, так как она часто может быть использована в разных условиях, разными потребителями, для разных целей.

На рис. 1 приведена одна из схем классификации циркулирующей в организации

(фирме) информации. В основу классификации положено пять наиболее общих признаков:

∙место возникновения,

∙стадия обработки,

∙способ отображения,

∙стабильность,

∙функция управления.

Рис. 1. Классификация информации, циркулирующей в организации

Место возникновения. По этому признаку информацию можно разделить на входную, выходную, внутреннюю, внешнюю.

Входная информация — это информация, поступающая в фирму или ее подразделения.

Выходная информация — это информация, поступающая из фирмы в другую фирму, организацию (подразделение).

Одна и та же информация может являться входной для одной фирмы, а для другой,-ее вырабатывающей, выходной. По отношению к объекту управления (фирма или ее подразделение: цех, отдел, лаборатория) информация может быть определена как внутренняя, так и внешняя.

Внутренняя информация возникает внутри объекта, внешняя информация — за

пределами объекта.

К примеру содержание указа правительства об изменении уровня взимаемых налогов для фирмы является, с одной стороны, внешней информацией, с другой стороны

— входной. Сведения фирмы в налоговую инспекцию о размере отчислений в госбюджет

являются, с одной стороны, выходной информацией, с другой стороны — внешней по отношению к налоговой инспекции.

Стадия обработки. По стадии обработки информация может быть первичной,

вторичной, промежуточной, результатной.

Первичная информация — это информация, которая возникает непосредственно

в процессе деятельности объекта и регистрируется на начальной стадии.

Вторичная информация — это информация, которая получается в результате

обработки первичной информации и может быть промежуточной и результатной.

Промежуточная информация используется в качестве исходных данных для

последующих расчетов.
Результатная	информация	получается	в	процессе	обработки

первичной и промежуточной информации и используется для выработки управленческих решений. *

К примеру, в художественном цехе, где производится роспись чашек, в конце каждой смены регистрируется общее количество произведенной продукции и количество расписанных чашек каждым работником. Это первичная информация. В конце каждого месяца мастер подводит итоги первичной информации. Это будет, с одной стороны,

вторичная промежуточная информация, а с другой стороны — результатная. Итоговые данные поступают в бухгалтерию, где производится расчет заработной платы каждого работника в зависимости от его выработки. Полученные расчетные данные — результатная информация.

Способ отображения. По способу отображения информация подразделяется на текстовую и графическую.

Текстовая информация — это совокупность алфавитных, цифровых и специальных символов, с помощью которых представляется информация на физическом носителе (бумага, изображение на экране дисплея).

Графическая информация — это различного рода графики, диаграммы, схемы,

рисунки и т.д.

Стабильность. По стабильности информация может быть переменной (текущей) и

постоянной (условно-постоянной).

Переменная информация отражает фактические количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственной деятельности фирмы. Она может меняться для каждого случая как по назначению, так и по количеству. Например,

количество произведенной продукции за смену, еженедельные затраты на доставку сырья,

количество исправных станков и т.п.

Постоянная (условно-постоянная) информация — это неизменная и многократно используемая в течение длительного периода времени информация.

Постоянная информация может быть справочной, нормативной, плановой:

-постоянная справочная информация включает описание постоянных свойств объекта в виде устойчивых длительное время признаков. Например, табельный номер служащего, профессия работника, номер цеха и т.п.;

-постоянная нормативная информация содержит местные, отраслевые и общегосударственные нормативы. Например, размер налога на прибыль, стандарт на качество продуктов определенного вида, размер минимальной оплаты труда, тарифная сетка оплаты государственным служащим;

-постоянная плановая информация содержит многократно используемые в фирме плановые показатели. Например, rinan выпуска телевизоров, план подготовки специалистов определенной квалификации.

Функция управления. По функциям управления экономическую информацию классифицируют на плановую, нормативно-справочную, учетную и оперативную

(текущую).

Плановая информация — информация о параметрах объекта управления на будущий период. На эту информацию идет ориентация всей деятельности фирмы.

Например, плановой информацией фирмы могут быть такие показатели, как план выпуска продукции, планируемая прибыль от реализации, ожидаемый спрос на продукцию и т.д.

Нормативно-справочная информация содержит различные нормативные и справочные данные. Ее обновление происходит достаточно редко.

Например, нормативно-справочной информацией на предприятии являются:

-время, предназначенное для изготовления типовой детали (нормы трудоемкости);

-среднедневная оплата рабочего по разряду;

-оклад служащего;

-адрес поставщика или покупателя и т.д.

Учетная информация - это информация, которая характеризует деятельность

фирмы за определенный прошлый период времени. На основании этой информации могут

быть проведены следующие действия: скорректирована плановая информация, сделан анализ хозяйственной деятельности фирмы, приняты решения по более эффективному управлению работами и пр. На практике в качестве учетной информации может выступать информация бухгалтерского учета, статистическая информация и информация оперативного учета.

Например, учетной информацией является: количество проданной продукции за определенный период времени; среднесуточная загрузка или простой станков и т.п.

Оперативная (текущая) информация — это информация, используемая в оперативном управлении и характеризующая производственные процессы в текущий

(данный) период времени. К оперативной информации предъявляются серьезные требования по скорости поступления и обработки, а также по степени ее достоверности.

От того, насколько быстро и качественно проводится ее обработка, во многом зависит успех фирмы на рынке.

Например, оперативной информацией является:

-количество изготовленных деталей за час, смену, день;

-количество проданной продукции за день или определенный час;

-объем сырья от поставщика на начало рабочего дня и т.д.

Структура экономического показателя: реквизит-основание, реквизиты-признаки

При анализе экономических документов ставится задача разделения документа на элементарные осмысленные фрагменты, называемые показателями. Это позволяет установить смысловые взаимосвязи между различными документами, обеспечить одинаковое понимание всеми пользователями применяемых единиц информации и их единое обозначение, использовать полученные результаты для определения структуры базы данных.

Показатель представляет собой полное описание количественного параметра,

характеризующего некоторый объект, процесс, явление.

Свойства объекта, процесса, явления определяются информационными параметрами, называемыми реквизитами. Реквизиты представляются либо числовыми данными (например, вес, стоимость, год), либо признаками (например, цвет, марка машины, фамилия).

Реквизит - логически неделимый элемент любой сложной информационной совокупности, описывающий определенное свойство Объекта, процесса, явления и т.п.

Реквизиты подразделяются на реквизиты-признаки и реквизиты-основания.

Реквизиты-признаки характеризуют качественные свойства описываемого объекта

(время и место действия, фамилия, имя, отчество исполнителя, наименование работы и т.д.). Реквизиты-основания дают количественную характеристику явлений, выраженную в определенных единицах измерения (сумма вклада в рублях, ставка налога в процентах и т.д.). Отдельно взятые реквизиты-признаки и реквизиты-основания экономического смысла не имеют, поэтому применяются только в сочетании друг с другом.

В состав показателя должны входить один реквизит-основание и несколько реквизитов признаков, однозначно характеризующих условия существования основания.

Например, показатель "запасы товаров - 2000 тыс. руб." содержит реквизиты-

признаки (запасы товаров, тыс. руб.) и реквизит-основание (2000).

Если представить себе показатель с двумя, например, реквизитами-основаниями, то его можно разделить на две части, в каждой из которых будет один реквизит-основание и характеризующие его признаки. Полученные части содержат меньше реквизитов и поэтому соответствуют определению показателя.

Таким образом, в показателях отображаются количественные свойства объектов и процессов. Вместе с тем существуют документы, не содержащие реквизитов-оснований,

например, анкеты кадрового учета, сведения о структуре подразделений предприятия и т.д. Следовательно, не вся экономическая информация может быть представлена в форме показателей.

Минимальный набор реквизитов показателя должен содержать:

-реквизиты, отображающие идентификаторы объектов,

-реквизиты, отображающие признак времени,

-реквизит, отображающий некоторое количественное свойство объекта или взаимодействия.

Для установления признаков и оснований в конкретных документах можно

использовать следующие закономерности:

1.Если значение реквизита является исходным данным или результатом арифметической операции, это - основание.

2.Если значение текстовое, это - признак.

3.Если реквизит обозначает предмет, это - признак.

4.Если реквизит в некотором показателе является признаком (основанием), он будет играть эту роль и в других показателях.

5.Если показатели описывают сходные процессы, их признанные части совпадают.

6. Если основание показателя вычисляется по значениям других оснований, то набор признаков такого показателя есть объединение признаков, связанных с этими основаниями.

Одна из причин выделения показателей в особую разновидность единиц информации заключается в том,' что показатель является минимальной группой реквизитов, сохраняющей информативность (осмысленность), и поэтому достаточной для образования самостоятельного документа.

Для показателей, описывающих экономические процессы (взаимодействие объектов), можно классифицировать их составные части:

- формальную характеристику, указывающую на алгоритм получения реквизита-

основания в показателе,

-перечень объектов, участвующих в процессе,

-название процесса,

-единицу измерения реквизита-основания,

-определение момента времени или периода времени,

-название функции управления,

-название экономической системы, в которой происходит описываемый процесс.

Указание всех названных частей необходимо для точного обозначения показателя.

Реквизиты-признаки показателя должны отображать в обязательном порядке лишь перечень объектов, участвующих в процессе, и период (момент) времени. Очень часто включается признак, отмечающий единицу измерения, а остальные характеристики показателя обычно указываются в его названии, а не в хранимых значениях.

Показатель удобно применять как обобщающую единицу изменения объема данных.

Документ, массив, подсистема, система Документированная экономическая информация (документ) - зафиксированная

на материальном носителе экономическая информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ строится на основе показателей. Документы, используемые в процессе управления, планирования и учета, могут включать один или несколько показателей с обязательным указанием лица, ответственного за содержащуюся в них информацию.

Являясь материальным носителем информации, документ выступает как средство закрепления информации различным способом, на различном материале.

Документально фиксированная информация - это не обязательно документ в обычном понимании. Документ - любой носитель фиксированной информации,