Задание № 1. Создание структуры однотабличной базы данных

1. Создайте структуру базы данных ПРЕПОДАВАТЕЛИв соответствии с исходными данными, приведенными в табл. 1.1.

2. Определите типы полей, их размеры и свойства.

3. Сохраните созданную таблицу.

Таблица 1.1. Таблица данных Преподаватели

Имя поля	Тип данных	Размер поля
Код преподавателя	Числовой
Фамилия	Текстовый	20
Имя	Текстовый	15
Отчество	Текстовый	15
Дата рождения	Дата/время	Краткий
Должность	Текстовый	20
Дисциплина	Текстовый	20
Телефон	Текстовый	20
Зарплата	Денежный

Технология работы

1. Создание новой базы данных:

• запустите программу MS Access (Пуск  Программы  Microsoft Office  Microsoft Office Access 2003);

• в области задач Приступая к работе открывшегося окна щелкните на ссылке Создать файл (рис. 1.1);

• в открывшейся области задач Создание файла (рис. 1.2) щелкните на ссылке Новая база данных;

• в открывшемся диалоге Файл новой базы данных в поле Имя файла задайте teachers.mdb; в поле Тип файла должно быть База данных Microsoft Office Access (*.mdb); в окне Папка создайте папку C:\Мои документы\Информатика\ЛЗ-12, откройте ее, а затем нажмите кнопку Создать;

• будет создан файл новой базы данных teachers.mdb и на экране появится окно базы данных (рис. 1.3).

2. Создание таблицы базы данных:

• в окне базы данных в правой панели Объекты выберите вкладку Таблицы, а затем в правой панели дважды щелкните мышью по ссылке Создание таблицы в режиме конструктора (если такая ссылка отсутсвует, то нажмите кнопку Конструктор () на панели инструментов окна базы данных).В результате откроется пустое окно таблицы в режим конструктора;

• в ячейки столбца Имя поля вводятся имена создаваемых полей таблицы, в столбце Тип данных из выпадающего списка выбираются соответствующие типы, а в столбце Описание вводится вспомогательная информация, которая будет отображаться при выделении поля в формах;

• заполните ячейки таблицы в соответствии с данными табл. 1.1 (рис. 1.4).

При заполнении ячеек таблицы руководствуйтесь следующими правилами:

• ячейки столбца Имя поля заполняются с клавиатуры;

• для определения типа данных в ячейках столбца Тип данных щелкните по кнопке раскрытия списка () в нужной ячейке и выберите тип данных из выпадающего списка:

• в текстовом поле могут записываться строки текста, состоящие из букв, цифр и других символов. Длина строки не должна превышать 255 символов;

• в числовом поле могут записываться целые числа и числа с плавающей точкой;

• поле типа дата/время используют для записи даты и времени;

• в логическом поле может записываться одно из двух значений: «истина» или «ложь». Данные в этом поле отображаются как флажки;

• поле типа счетчик содержит целочисленные значения, вводимые системой автоматически (это поле чаще всего используется как ключевое);

• в денежном поле записываются обозначения денежных сумм в той или иной валюте;

• в поле типа Memo сохраняются текстовые фрагменты длиной до 65535 символов;

• поле объекта OLE содержит объекты (книга MS Excel, документ MS Word, рисунок, звуковой файл и т.п.), которые могут быть вставлены в таблицу MS Access, или ссылки на эти объекты;

• значениями поля типа гиперссылка являются адреса объектов, расположенные на локальном компьютере или в сети.

• свойства полей могут устанавливаться по умолчанию, а для их изменения нужно воспользоваться вкладкой Общие на панели Свойства поля окна конструктора таблицы. Разным типам полей отвечают разные наборы свойств:

• Формат поля — определяет структуру значений поля, а также способ их отображения. Формат текстового поля и поля Memo задается рядом специальных символов.

Формат числового и денежного полей определяет способ отображения величин с десятичной точкой, валюту и т.п.

Формат поля даты/времени определяет способ отображения даты и времени, например, 31 октября 2005 года или 31.10.05;

• Подпись – определяет псевдоним, который будет выводиться вместо имени поля в таблице, форме и т.п.;

• Значение по умолчанию – задает значение, которое будет содержаться в поле, если пользователь в него не вводит данные;

• Условие на значение – задает условие, которому должны удовлетворять значения, вводимые в поле, например, для числового поля может быть введено условие >10;

• Сообщение об ошибке – определяет текст, выводимый в окне сообщения об ошибке в том случае, когда в поле введенные некорректные данные;

• Обязательное поле – определяет, обязательно или нет вводить в поле какое-либо значение. Если этому свойству присвоить значение Да, поле обязательно должны заполняться значениями, если присвоить значение Нет, то значение в поле можно не вводить (тогда в соответствующей ячейке будет сохраняться значение Null);

• Индексированное поле – определяет, будет ли поле использоваться как индекс, т.е. поле, значения которого используется в операциях поиска и сортировки записей таблицы. Это свойство может принимать одно из трех значений: Нет – поле не является индексированным; Да (Допускаются совпадения) – поле является индексированным и его значения могут повторяться; Да (Совпадения не допускаются) – поле является индексированным и его значения не могут повторяться.

Ключевые поля всегда являются индексированными и совпадение значений в них не допускается.

Кроме перечисленных, важными являются также следующие свойства полей:

• Размер поля можно установить для числовых и текстовых полей. Для текстового поля значение этого свойства равняется максимально допустимому количеству символов в строке, а для числового – определяет тип числа, например, целое, длинное целое, одинарное действительное с плавающей точкой и т.п;

• Маска ввода применяется для текстовых полей и полей дата/время. Определяет форму, в которой будут вводиться данные (в то время как свойство Формат поля определяет форму вывода данных). Для текстового поля маска ввода представляет собой последовательность специальных символов;

• когда перечень полей и их типы будут определены, следует указать ключевые поля. Такие поля следует выделить и щелкнуть на кнопке Ключевое поле () на панели инструментов конструктора таблиц или щелкнуть правой кнопкой мыши по имени нужного поля и выбрать в контекстном меню опциюКлючевое поле. Для выделения нескольких полей нужно, удерживая нажатой клавишу CTRL, щелкать на серых кнопках, расположенных слева от столбца Имя поля в соответствующих полям строках. В качестве ключевого поля назначьте поле Код преподавателя.

3. Сохранение созданной структуры таблицы:

• закройте окно конструктора таблицы щелчком на кнопкеЗакрыть ;

• в предупреждающем диалоге подтвердите необходимость сохранения таблицы после ее закрытия;

• в поле Имя таблицы открывшегося диалогового окна Сохранение (рис. 1.3) введите имя таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛИ, после чего нажмите кнопку ОК.