4. Отслеживание происходящих событий с помощью Дневника

В папке Дневник автоматически записываются выбранные пользователем действия, имеющие отношение к выбранным контактам. Эти действия располагаются на временной шкале. Помимо отслеживания элементов (полученных и отправленных почтовых сообщений, встреч, контактов, задач и т.п.) в ней также ведется электронный журнал учета всех документов MS Office, с которыми осуществляется работа. В Дневник могут записываться любые виды взаимодействия, которые требуется сохранять, даже сведения, которые не хранятся в компьютере, например телефонные переговоры, отправленные и полученные рукописные сообщения.

Если известен день создания или изменения файла, но не известен путь к нему, Дневник позволит найти нужные сведения на основе времени работы с файлом. Записи заносятся в дневник на основе времени выполнения соответствующих действий. Например, документ MS Word добавляется на временную шкалу в момент сохранения или последнего изменения. Записи в дневнике могут быть организованы в логические группы на временной шкале.

Для работы с папкой щелкните на кнопке Дневник () в области переходов; откроется одноименное окно (рис. 4.1). После двойного щелчка на документе на экране появится диалоговое окноЗапись в дневнике с подробными сведениями о том, сколько времени затрачено на составление этого документа, а его содержание можно просмотреть, щелкнув на стандартной пиктограмме документа.

Задание № 4. Работа с Дневником

1. Создайте произвольную запись в Дневнике.

2. Активизируйте автоматическую запись в Дневниквсех файловMS Office.

3. Просмотрите различные режимы представления информации в Дневнике.

Технология работы

Ввод новых записей в папку Дневник. Некоторые события могут учитываться в папке Дневник автоматически: пересылка сообщений по электронной почте, приглашения на собрания, работа с файлами, созданными программами MS Office. Для организации такого режима выполните следующие действия:

1. Выполните команды менюСервис  Параметры и на вкладке Настройки открывшегося окна Параметры щелкните на кнопке Параметры дневника; откроется одноименное диалоговое окно (рис. 4.2).

2. На панели Автозапись элементов включите флажки у тех объектов, которые должны автоматически учитываться.

3. На панели Записывать также файлы из включите флажки у тех программ MS Office, работа с которыми также должна автоматически учитываться.

4. На панели Для следующих контактов установите флажки для тех адресатов, сообщения от которых следует учитывать автоматически.

5. Если необходимо открыть данный файл и просмотреть его содержимое двойным щелчком мыши, то включите переключатель Открыть элемент, на который ссылается запись в дневнике. Кроме того, в таком случае открыть файл можно, щелкнув правой кнопкой мыши на нужной записи и выбрав из контекстного меню команду Открыть.

6. После ввода всех необходимых параметров щелкните на кнопке ОК.

Для учета в дневнике события, которое не может быть учтено автоматически, например телефонный звонок, заметок и т.п., выполните следующие действия:

1. Щелкните на кнопке или нажмите комбинацию клавишCtrl+N; на экране появится диалоговое окно Запись в дневнике (рис. 4.3).

2. В поле Тема введите краткое описание события, для которого создается данная запись в дневнике.

3. Из раскрывающегося списка Тип выберите именно тот тип записи, который наиболее точно характеризует ее.

4. Если учитываемое событие связано с некоторым лицом, упомянутым в папке Контакты, щелкните на кнопке Контакты и выберите его в диалоговом окне Выбор контактов. После возвращения в диалоговое окно Запись в дневнике введите в поле Организация название организации, если оно не было введено автоматически при выборе контакта.

5. Вполях с раскрывающейся панелью календаря и почасовой шкалой возле надписиНачало введите время и дату начала записи. При этом можно щелкнуть на кнопке Запустить часы и запустить таймер, отслеживающий длительность охватываемого данной записью события.

6. В текстовом поле в нижней части диалогового окна введите подробное описание события.

7. При необходимости данную запись можно причислить к одной или нескольким категориям, щелкнув на кнопке Категории и устанавливая соответствующие флажки в диалоговом окне Категории. Впоследствии такие записи можно просматривать в дневнике согласно их категориям.

8. Если при работе в локальной сети необходимо скрыть данное событие, установите флажок Частное в правом нижнем углу диалогового окна.

9. После установки всех параметров нового события щелкните на кнопке .

Просмотр записей дневника осуществляется рядом способов:

• Просмотр согласно типу. Щелкните на кнопке с изображением знака «+» и надписью Тип записи, и на экране будут представлены все записи данного типа;

• Просмотр согласно текущему представлению. Тип текущего представления можно выбирается в области поиска;

• Просмотр согласно заданному времени. Для просмотра ежедневных, еженедельных или ежемесячных записей щелкните на кнопке День, Неделя или Месяц () панели инструментов. При этом переместиться к будущим или прошедшим датам можно с помощью полосы прокрутки, расположенной в нижней части экрана;

• Просмотр дополнительной информации для данной записи. Щелкните правой кнопкой мыши на нужной записи, выберите из контекстного меню команду Открыть и в появившемся на экране диалоговом окне Запись в дневнике просмотрите всю интересующую вас информацию. Время, указанное в окне Запись в дневнике, фиксирует реальную работу с файлом, а не общее время, в течение которого файл был открыт. Отсчет времени ведется, только если файл открыт и активен.

• Просмотр записи с открытием файла или сообщения. Для открытия сообщения или файла выберите запись, щелкните правой кнопкой мыши и выберите из контекстного меню команду Просмотреть вложения.

Удаление записи в Дневнике: выделите ее, а затем щелкните на кнопке Удалить () панели инструментов либо щелкните правой кнопкой мыши на этой записи и выберите из контекстного меню командуУдалить.