4.2. Організація поставок матеріальних ресурсів на підприємстві.

В умовах ринку в підприємств виникає право вибору постачальника, а отже, і право закупівлі більш ефективних матеріальних ресурсів. Це змушує постачальницьке персонал підприємства уважно вивчати якісні характеристики продукції, яка виготовляється різними постачальниками.

Критеріями вибору постачальника можуть бути надійність постачання, можливість вибору способу доставки, час на здійснення замовлення, можливість надання кредиту, рівень сервісу та ін Причому співвідношення значимості окремих критеріїв із плином часом може мінятися.

Організаційне побудова, характер і методи роботи служб постачання на підприємствах відзначаються своєрідністю. В залежності від обсягів, типів і спеціалізації виробництва, матеріалоємності продукції, та територіального розміщення підприємства складаються різні умови, що вимагають відповідного розмежування функцій і вибору типу структури органів постачання. На невеликих підприємствах, які споживають малі обсяги матеріальних ресурсів в обмеженій номенклатурі, функції постачання покладаються на невеликі групи або окремих працівників господарського відділу підприємства.

На більшості середніх і великих підприємств цю функцію виконують спеціальні відділи матеріально-технічного постачання (ВМТП), які побудовані за функціональним або матеріальних ознакою. У першому випадку кожна функція постачання (планування, заготівля, зберігання, відпуск матеріалів) виконується окремою групою працівників. При побудові постачальницьких органів з матеріального ознакою певні групи працівників виконують всі функції постачання по конкретному виду матеріалів.

Характерний тип структури служби постачання - змішаний, коли товарні відділи, групи, бюро спеціалізовані на постачанні конкретними видами сировини, матеріалів, обладнання. Однак поряд з товарними до складу відділу постачання входять функціональні підрозділи: планове, диспетчерське.

Змішаний тип структури відділу постачання - найбільш раціональний метод будови, що сприяє підвищенню відповідальності працівників, поліпшенню МТЗ виробництва.

Планове бюро (група) виконує функції з аналізу навколишнього середовища і ринковим дослідженням, визначення потреби в матеріальних ресурсах, оптимізації ринкової поведінки за найбільш вигідним забезпечення, формування нормативної бази, розробці планів постачання та аналізу їх виконання, контролю за виконанням постачальниками договірних зобов'язань.

Товарне бюро (група) виконує комплекс планово-оперативних функцій по забезпеченню виробництва конкретними видами матеріальних ресурсів: планування, обліку, завезення, зберігання та відпуску матеріалу у виробництво, тобто регулює роботу матеріальних складів.

Диспетчерське бюро (група) виконує оперативне регулювання і контроль за виконанням плану постачання підприємства і цехів сировиною і матеріалами; усуває неполадки, що виникають в ході постачання виробництва; контролює і регулює хід поставок матеріалів на підприємство.

На підприємствах машинобудування служба постачання крім відділу МТС включає і відділ зовнішньої кооперації (або бюро, групу), який може входити до складу ВМТП.

Відділи (бюро, групи) зовнішньої кооперації забезпечують виробництво напівфабрикатами (заготовками, деталями, вузлами). Вони також можуть будуватися за функціональним або товарним ознакою.

Для здійснення технічного переозброєння та реконструкції виробництва підприємство створює відділи обладнання, які зазвичай входять до складу капітального будівництва.

Особливістю цього типу структури є те, що підрозділи мають свої служби постачання з функціями по плануванню й оперативному регулюванню постачання виробничих цехів і ділянок матеріальними ресурсами, а також з контролю за їх виконанням.

Формування нормативної бази, прогнозування і розробка планів МТС, встановлення господарських зв'язків, і координація роботи служб постачання, що входять у підприємство, сконцентровані на базі служби постачання підприємства. Взаємодія підрозділів служби постачання підприємства здійснюється на основі функціональних зв'язків, а не адміністративного підпорядкування.

Одним з ланок організації МТС є складське господарство, основне завдання якого полягає в прийомі і зберіганні матеріалів, їх підготовці до виробничого споживання, безпосередньому постачанні цехів необхідними матеріальними ресурсами. Склади в залежності від зв'язку з виробничим процесом підрозділяються на матеріальні, виробничі, збутові.

Прийняті матеріали зберігаються на складах по номенклатурних групах; сортам, розмірам. Стелажі нумеруються з вказівкою індексів матеріалів.

Завезення матеріалів і робота складів організуються на основі оперативно-заготівельних планів.

Постачання матеріальних ресурсів на підприємство здійснюються через господарські зв'язки. Господарські зв'язку являють собою сукупність економічних, організаційних та правових взаємовідносин, які виникають між постачальниками і споживачами засобів виробництва. Раціональна система господарських зв'язків припускає мінімізацію витрат виробництва і обігу, повна відповідність кількості, якості та асортименту продукції, що поставляється потребам виробництва, своєчасність і комплектність її надходження.

Господарські зв'язки між підприємствами можуть бути прямими і опосередкованими (непрямими), тривалими, і короткостроковими.

Прямі представляють собою зв'язки, при яких відносини по постачаннях продукції встановлюються між підприємствами-виробниками і підприємствами-постачальниками прямо, безпосередньо.

Опосередкованими вважаються зв'язку, коли між цими підприємствами є хоча б один посередник. Поставки продукції споживачеві можуть здійснюватися змішаним шляхом, тобто як безпосередньо, так і через посередників (дистриб'юторів, джоберів, агентів, брокерів).

Дистриб'ютори та джобери - це фірми, які здійснюють збут на основі оптових закупівель у великих промислових підприємств - виробників готової продукції. Дистриб'ютори на відміну від джоберів - відносно великі фірми, які мають власними складами і встановлюють тривалі контрактні відносини з промисловими підприємствами. Джобери, навпаки, скуповують окремі великі партії товарів для швидкої перепродажу.

Агенти і брокери - це фірми або окремі підприємці, що здійснюють збут продукції промислового підприємства на основі комісійної винагороди.

Прямі господарські зв'язки для підприємств є найбільш економічними і прогресивними в порівнянні з непрямими, так як вони, виключаючи посередників, зменшують витрати обігу, документообіг, зміцнюють взаємовідносини між постачальниками і споживачами. Постачання продукції стають більш регулярними і стабільними.

Опосередковані господарські зв'язки менш економічні. Вони вимагають додаткових витрат на покриття витрат діяльності посередників між підприємствами-споживачами і підприємствами-виробниками.

Потреба в непрямих зв'язках пояснюється тим, що прямі зв'язки вигідні й доцільні в умовах споживання матеріальних ресурсів у великих масштабах. Якщо ж підприємства споживають сировину і матеріали в незначних кількостях, не досягають транзитної форми відвантаження, то, щоб не створювати на підприємствах зайві запаси матеріальних цінностей, доцільні зв'язку і через послуги посередників.

Як прямі, так і опосередковані зв'язки можуть носити тривалий і короткостроковий характер. Тривалі господарські зв'язки - прогресивна форма матеріально-технічного постачання. У цьому випадку підприємства мають можливість розвивати на довгостроковій основі співробітництво з удосконалення продукції, що випускається, зниження її матеріаломісткості, доведення до світових стандартів.

З класифікацією зв'язків на прямі і непрямі тісно пов'язане поділ їх за формами організації поставок продукції. З цієї точки зору розрізняють транзитну та складську форми постачань.

При транзитній формі постачання матеріальні ресурси переміщуються від постачальника до споживача прямо, минаючи проміжні бази та склади посередницьких організацій. Крім того, підприємство, отримуючи матеріал безпосередньо від постачальника, прискорює доставку і скорочує транспортно-заготівельні витрати. Проте її використання обмежене транзитними нормами відпустки, менше яких постачальник не приймає до виконання. Використання цієї форми постачання для матеріалів з невеликою потребою приводить до збільшення запасів і зв'язаних з цим витрат.

При складської формі матеріальні ресурси завозяться на склади і бази посередницьких організацій, а потім з них відвантажуються безпосередньо споживачам.

Транзитну форму доцільно застосовувати в тих випадках, коли споживачам потрібні матеріальні ресурси у великих кількостях, що дає можливість відвантажувати їх полногрузнимі вагонами або іншими засобами транспорту.

При транзитній формі завезення значно знижуються витрати, і підвищується швидкість обігу, поліпшується використання транспортних засобів.

Складська форма постачання відіграє велику роль у забезпеченні дрібних споживачів. Вона дозволяє їм замовляти необхідні матеріали в кількостях менше встановленої норми транзитної, під якою розуміється мінімальна допустима загальна кількість продукції, яку відвантажують підприємством виробником споживачеві за одним замовленням. При складської формі постачання продукція зі складів посередницьких організацій може завозитися малими партіями і з більшою частотою, що сприяє скороченню запасів матеріальних ресурсів у споживачів. Однак у цьому випадку останні несуть додаткові витрати за складську переробку, зберігання і транспортування з баз посередницьких організацій. Тому в кожному конкретному випадку потрібно економічне обгрунтування вибору форм постачання.

Для техніко-економічного обгрунтування вибору форми постачання використовується формула:

Рmax K (ПТР - Пскл) / (Сскл - Стор),

де Рmax - максимальна кількість матеріалу, що економічно доцільно отримати від складських організацій, натур, од. вимірювання;

К - коефіцієнт використання виробничих фондів і утримання виробничих запасів,.%;

ПТР і Пскл - середня величина партії поставки відповідно при транзитній і складській формах постачання, натур, од. вимірювання;

Стор і Сскл - величина витрат з доставки та зберігання матеріалів відповідно при транзитній і складській формах постачання,% до ціни.

Важливі етапи в організації матеріально-технічного постачання промисловості - специфікування ресурсів і укладення господарських договорів з постачання продукції.

Під специфікування ресурсів розуміється розшифровка укрупненої номенклатури по конкретних видами, марками, профілів, сортам, типами, розмірами та іншими ознаками. Від того, наскільки правильно складена специфікація матеріальних ресурсів, багато в чому залежить матеріальне забезпечення виробництва. Якщо в специфікації допущена неточність, то це може призвести до того, що фактичні поставки не будуть відповідати дійсної потреби. Тим самим підприємство буде поставлено під загрозу невиконання виробничої програми і збуту своєї продукції. Постачається продукція за договорами, які служать документом, що визначає права та обов'язки сторін.

У договорах вказуються найменування продукції, кількість, асортимент, комплектність, якість і сортність продукції із зазначенням стандартів і технічних умов, вимоги до упаковки і тарі, терміни поставки продукції, загальний термін дії договору, ціна на продукцію, що поставляється і загальна її вартість, умови оплати, передбачається відповідальність сторін за дотримання умов договорів. Після укладання договорів відділи постачання підприємств повинні забезпечити своєчасне і комплектне отримання матеріалів, їх кількісну та якісну прийомку, правильне зберігання на складах підприємства. Оперативна робота із завезення матеріалів здійснюється на основі місячних планів, в яких визначаються календарні терміни та обсяги поставок по найважливіших видах матеріальних ресурсів. Копії таких планів передаються на відповідні склади і використовуються ними для організації підготовчих робіт.

Існує два варіанти організації завезення матеріальних ресурсів: самовивіз і централізована доставка.

Самовивіз характеризується відсутністю єдиного органу, який забезпечує оптимальне використання транспорту. Підприємство самостійно домовляється з транспортними організаціями, не пред'являє жорстких вимог до типів використовуваного транспорту - головне вивезти матеріальні ресурси. При цьому застосовуються історично склалися технологічні процеси вантажопереробки, як правило, не узгоджені між собою. Відсутня необхідність використання суворо певних видів тари, часто відсутні умови для безперешкодного під'їзду транспорту, швидкої розвантаження і приймання матеріальних ресурсів.

При централізованій доставці підприємство-постачальник і підприємство-одержувач створюють єдиний орган, мета якого оптимізувати сукупний матеріал потік. Для цього розробляються схеми завезення продукції, визначаються раціональні розміри партій поставок і частота завозу; розробляються оптимальні маршрути і графіки завезення продукції; створюється парк спеціалізованих автомобілів і виконується ряд інших заходів.

Таким чином, централізована доставка дозволяє:

· Підвищити ступінь використання транспорту і складських площ;

· Оптимізувати товарні запаси, як у виробника, так і у споживача продукції;

· Підвищити якість і рівень матеріально-технічного забезпечення виробництва;

· Оптимізувати розміри партії поставок продукції.

Забезпечення матеріальними ресурсами виробничих цехів, дільниць та інших підрозділів підприємства передбачає виконання наступних функцій:

· Встановлення кількісних і якісних завдань з постачання (лімітування);

· Підготовка матеріальних ресурсів до виробничого споживання;

· Відпустку і доставку матеріальних ресурсів зі складу служби постачання на місце її безпосереднього споживання або на склад цеху, ділянки;

· Оперативне регулювання постачання;

· Облік та контроль за використанням матеріальних ресурсів в підрозділах підприємства.

Постачання цехів матеріалами здійснюється у повній відповідності до встановлених лімітами і конкретними особливостями виробництва. Останні враховуються при розробці графіків подач, на основі яких матеріали доставляються в цехи. Ліміт встановлюється виходячи з виробничої програми цеху та специфікованих норм витрат.

Розрахунок ліміту здійснюється за формулою:

Л = Р РНЗ. п + НЗ - О,

де Л - ліміт даної номенклатури продукції;

Р - потреба цеху в матеріалах для виконання виробничої програми;

РНЗ п - потреба цеху в матеріалах для зміни незавершеного виробництва (+ збільшення, - зменшення);

НЗ - норматив цехового запасу даної продукції;

О - розрахунковий очікуваний залишок даної продукції в цеху на початок планового періоду.

Розрахунок виконується в натуральних показниках. Потреба в матеріалах для виконання виробничого завдання визначається шляхом множення програми виробництва на норми витрати за відповідними виробам. Таким же чином розраховується потреба в матеріалах для зміни незавершеного виробництва, тобто шляхом множення поіздельних норм витрати на зміну програми незавершеного виробництва в плановому періоді.

Цеховий запас визначається в необхідних випадках і залежить від величини партії продукції, що доставляється в цех, середньодобового її витрати, а також від циклічності виробництва.

Розрахунковий очікуваний залишок матеріальних ресурсів в цеху визначається за результатами роботи цеху в періоді, що передує плановому:

О = Оф + ВФ - (Ро.п + Ре.н + РНЗ. П + Рбр),

де Оф - фактичний залишок на перше число за даними інвентаризації або бухгалтерського обліку;

ВФ - кількість відпущених цеху матеріалів за весь період;

Ро.п - фактичні витрати на основне виробництво;

Ре.н - фактичні витрати на ремонтно-експлуатаційні потреби;

РНЗ. п - фактичні витрати на зміну незавершеного виробництва;

Рбр - витрата на шлюб (оформлений актом списання).

Фактичні витрати на основне виробництво та ремонтно-експлуатаційні потреби розраховується шляхом множення фактичних об'ємів робіт на діючі в даному періоді норми витрат матеріальних ресурсів.

Встановлений ліміт фіксується в планкарте, лімітної карті, лімітної або забірної відомості, які направляються складу і цеху-споживачу.

Планкарта зазвичай застосовується в масовому і великосерійному виробництві, тобто в умовах стабільної потреби і чіткої регламентації виробництва. У ній вказуються встановлений цеху ліміт по кожному виду матеріалів, строки і величина подачі партії. Відповідно до планкартамі склад своїми транспортними засобами доставляє партії матеріалів кожного цеху у встановлені терміни. Відпустка їх оформляється приймально-здавальними накладними. У бланку планкарти ведеться поточний облік виконання плану поставок.

Лімітна карта використовується в тих випадках, коли жорстка регламентація поставок усередині місяця за термінами та обсягами скрутна (серійне та індивідуальне виробництво). У лімітної карті вказуються місячна потреба в матеріалі, величина запасу і місячний ліміт витрат.

У випадках появи необхідності прийняття рішень по зміні ліміту служб постачання оформляється разове вимога або вимога на заміну, яке погоджується з технічною службою і підписується відповідальною особою (головним інженером, головним конструктором, головним механіком і т.д.).

У лімітну відомість включаються зазвичай група однорідних матеріалів або всі отримувані з даного складу матеріали.

Парканні відомості (карти) вводяться при лімітування витрати допоміжних матеріалів, зазвичай у випадках, коли потреба в них нерівномірна і відсутні досить точні норми витрат. Відпустка матеріалів по збірними картками (відомостями) регламентуються заздалегідь встановленими термінами (зазвичай раз на місяць або квартал). У забірної карті зазначаються кількість матеріалу, який може витрачати цех, і терміни його отримання.