Лабораторная работа №21 Тема: « Система управления базами данных Microsoft Access . Создание отчетов»

Цель работы: сформировать умение создавать отчеты.

Основные понятия:

Отчет- это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать и вместе с тем это способ вывода данных из базы на печать в том виде, в котором требуется пользователю, например, в виде справок об обучении, экзаменационных ведомостей, таблиц, объединенных каким- либо признаком, и др.

Существует шесть способов создания отчета:

• Конструктор позволит вам самостоятельно создать отчет, но это непросто даже для опытного пользователя.

• Мастер отчетов автоматически создаст отчет на основе выбранных вами полей таблиц (запросов) и макетов отчетов. Этот способ создания отчетов является наиболее удобным.

• Автоотчет в столбец и Автоотчет ленточный - самые простейшие способы создания отчетов: достаточно указать только имя таблицы (запроса), на основе которого будет создан отчет, а остальное сделает мастер отчетов.

• Мастер диаграмм поможет создать отчет в виде диаграммы,

• Почтовые наклейки создадут отчет, отформатированный для печати почтовых наклеек.

Упражнение 1. На основе таблицы Преподаватели создайте отчет с группированием данных по должностям.

1. Для создания отчета:

• откройте вкладку Отчеты и щелкните по кнопке <Создать>;

• в открывшемся окне выберите пункт Мастер отчетов;

• щелкните по значку раскрывающегося списка в нижней части окна;

• выберите из появившегося списка таблицу Преподаватели;

• щелкните по кнопке <ОК>. В появившемся окне выберите поля, которые будут присутствовать в форме. В данном примере присутствовать будут все поля из таблицы, поэтому щелкните по кнопке;

• щелкните по кнопке <Далее>;

• к в появившемся окне присутствует перечень полей. Переведите выделение на по­ле «Должность»;

• щелкните по кнопке . Таким образом вы задаете группировку данных по должности;

• щелкните по кнопке <Далее>;

• параметры появившегося окна оставим без изменений, поэтому щелкните по кнопке <Далее>;

• в появившемся окне выберите стиль оформления отчета;

• щелкните по кнопке <Далее>;

• в появившемся окне введите название отчета Преподаватели;

• щелкните по кнопке <Готово>. На экране появится сформированный отчет;

• просмотрите, а затем закройте отчет.

Упражнение 2. Самостоятельно создайте отчет на основе таблицы Студенты в виде Справки о том, что студент обучается в данной группе экономического факультета с помощью панели элементов режиме Конструктора .

Задания для самостоятельной работы:

Создайте к базе данных три отчета разными способами.

№ варианта	Задание
1	«Музыкальный альбом»
2	«Поликлиника»
3	«Расписание занятий»
4	«Компьютерный салон»
5	«Участники конференции»

Контрольные вопросы:

1. Что такое отчет?

2. Какими способами создаются отчеты?

3. Что значит автоотчет?

4. Для чего служит панель элементов?

5. Чем отличается автоотчет от Мастера отчетов?