Компьютерная техника в деятельности аудитора

Наличие компьютерной техники у аудитора или в аудиторской фирме

Применение компьютерной техники в ходе аудита предприятия, учет которого компьютеризирован

Применение компьютерной техники в ходе аудита предприятия, учет которого ведется вручную

Применение программного обеспечения для осуществления контроля содержания хозяйственной операции, проверки достоверности учетных данных, сравнения их, с фактическими показателями, осуществления анализа, оформления и обобщения обнаруженных в процессе аудита отклонений

Применяется в ходе планирования аудита, ведения учета и контроля выполненной работы, для автоматизации управленческой функции

Применение программного обеспечения в ходе проверки отчетности, взаимосвязи показателей отчетных форм, расчета финансовых коэффициентов, и анализа финансового состояния хозяйствующего субъекта

Рис. 4.3 - Основные направления использования компьютерной техники в аудиторской деятельности

Для использования компьютеров в деятельности аудиторов необходимо выполнение следующих условий:

• наличие разработанных макетов начальных документов, предназначенных для оформления рабочей документации, обобщения результатов выполненной работы;

• наличие программного обеспечения, способного реализовать модель обработки информации, доступность программного обеспечения для пользователей-аудиторов;

• умение аудитора работать с персональным компьютером.

Формализация элементов системы автоматизации аудиторской деятельности представлена на рисунке 3.4.

В настоящий момент определенная часть аудиторских фирм самостоятельно разрабатывают специальную информационную систему, которая ориентирована на внутреннюю регламентацию. К ним можно отнести систему “Ассистент аудитора”.

Система “Ассистент аудитора” является профессиональной информационной справочной системой, которая интегрирована в информационную поисковую систему (ИПС) “Кодекс”. Она предназначена для аудиторской фирмы, аудиторов-практиков, а также предприятий, которые пытаются повысить эффективность работы подраздела службы внутреннего аудита и финансово-экономических отделов.

Программа контроля счетов

Постоянное досье, текстовые редакторы

Электронная таблица, экспертная система АРМ бухгалтерской службы

Рис. 4.4 - Формализация элементов системы автоматизации аудиторской деятельности.

Система “Ассистент аудитора” состоит из четырех условно независимых разделов (таблица 4.2).

Таблица 4.2 - Характеристика тематических разделов системы “Ассистент аудитора”

№	Название раздела	Характеристика разделов
1	Планы аудита	Содержит бланки документов, которые необходимо формировать до подписания договора на проведение аудита, образцы договоров на разные виды аудиторских услуг, бланки и образцы документов, которые формируются на этапе планирования аудиторской проверки и составления плана аудита, а также методические материалы, которые могут быть использованы для разработки внутрифирменных стандартов аудиторской фирмы. Анкеты-опросники, которые входят в состав этого раздела, могут применяться не только аудиторской фирмой. С их помощью службы внутреннего аудита или финансово-экономическая служба предприятия может провести тестирование системы внутреннего контроля и организации бухгалтерского учета.
2	Рабочие документы аудитора	Содержит анкеты по разным объектам бухгалтерского учета, которые помогают при выполнении работы аудитора и тестировании отдельных объектов учета на предприятии. В состав данного раздела также включены методические материалы, которые используются в процессе подготовки и оформления аудиторского вывода.
3	Консультант аудитора	Содержит справочную таблицу по вопросам бухгалтерского учета, налогообложения, финансового анализа деятельности предприятий, а также оформленные в виде таблицы нормативы, ставки, индексы, которые используются для расчета показателей отдельных хозяйственных операций, налоговой нагрузки, и тому подобное.
4	Основные нормативные документы	Носит справочный характер и включает основные законодательные и нормативные акты, которые регулируют аудиторскую деятельность и порядок ведения бухгалтерского учета

База данных системы “Ассистент аудитора” является набором приемов аудита, оформленных в виде анкет, бланков, рабочей карты, методик, справочных таблиц. Значительная часть документов, которые включены в базу данных, является оригинальной аудиторской разработкой, созданной специалистами с большим практическим опытом. Информационные ресурсы системы “Ассистент аудитора” постоянно обновляются в соответствии с изменениями в законодательной и нормативной базе по аудиту и бухгалтерскому учету.

Компьютерные методы аудита (КМА) - это компьютерная программа и информация, которая используется аудитором как элемент аудиторской процедуры для обработки данных, которые находятся в информационной системе предприятия и являются важными для аудита.

КМА могут состоять из пакета программ, программы специального назначения, программ–утилит или программы управления системой. Независимо от происхождения программы перед их использованием аудитор обосновывает их соответствие и пригодность для целей аудита. Характеристика составляющеих пакета КМА представлена в таблице 3.3.

Таблица 4.3 - Характеристика составляющей пакета компьютерных методов аудита

№	Название составляющей КМА	Характеристика
1	2	3
1	Пакет программы	Обобщена компьютерная программа, разработанная для выполнения функции по обработке данных, таких как считывание данных, выбор и анализ информации, проведения вычислений, создания файлов с данными и отчетность, в форме определенной аудитором.
2	Программа специального назначения	Эту программу может разработать аудитор, или субъект хозяйствования (клиент), где производится аудит, или внешний программист, привлеченный аудитором.
3	Программа управления системой; программы–утилити	Усовершенствованые эффективные инструменты, которые, как правило, являются частью среды операционной системы (например, программные продукты по поиску данных, или сравнению кадров). Программы-утилиты используют клиенты для общей функции обработки данных (создания и распечатки файлов).
4	Встроеные аудиторские стандарты; программы	Иногда вмонтируются в компьютерную систему субъекта хозяйствования для последующего обеспечения аудитора данными.

Встроенные аудиторские программы включают:

• снимки (копия состояния на данный момент времени). Этот метод допускает “фотографирование” хозяйственной операции на пути ее прохождения через компьютерную систему. Такой метод дает аудитору возможность отслеживать данные и оценивать компьютерные процессы, которые применяются к данным. Информация собирается в специальный компьютерный файл для последующего изучения аудитором;

• методы тестирования данных используются во время аудита путем введения данных (например, выборка операции по компьютерной системе клиента и сравнение полученных результатов с предварительно запланированными).

В дальнейшем большая мощность и сложность ПК привела к появлению таких инструментов как: экспертная система, инструменты оценивания процедуры управления рисками клиента; электронные рабочие документы, корпоративная и финансовая моделирующая программа. Эти методы, как правило, более известны как “автоматизация аудита”.

При изучении данной темы студент должен обратить внимание на основную проблему, которая возникает при использовании компьютерной информационной системы для аудитора. К их числу можно отнести:

Отсутствие возможности исследования операций аудита.

В компьютерной системе обычно есть возможность проследить прохождение операции в системе от начального документа через промежуточную стадию к окончательной записи в бухгалтерской книге. В компьютеризированной системе промежуточная стадия иногда записывается в виде машинных кодов, что делает не возможным отслеживание операции от начала до конца. Кроме того, система может сама осуществлять операцию, не создавая видимую запись, например, платежи процентов могут полностью рассчитываться и заноситься из соответствующих счетов самой компьютерной программой.

В некоторых компьютеризированных системах печать отработанных данных или не выполняется, или выполняется только в суммарной форме. Например, счета по месячной закупке могут быть введены в компьютер, в результате чего на выходе будет получена только общая цифра по каждому типу закупки. Для преодоления этой проблемы аудитору часто приходится использовать специальные методы.

Избыточное доверие к компьютерному контролю.

Компьютер может быть использован руководством для осуществления некоторых видов контроля, что иногда надежнее, чем контроль, который осуществляется вручную. Компьютер может быть запрограммирован на выделение или перечисление тех пунктов, которые не отвечают установленным критериям. Если, например, превышенный кредит потребителя или сумма по счетам на закупку находится вне установленного предела, то компьютер может показать это в сообщении об исключительной ситуации. Другими примерами является использование пароля для предупреждения несанкционированного доступа и программная проверка типа подсчета общей суммы для контроля соответствия счетов. Такая проверка включает контроль соответствия суммы определенного числа пунктов другой сумме, например, согласования суммы счетов при закупке с общей суммой счетов, рассчитанной в результате другой операции компьютера.

Если программа разработана с учетом всей возможной операции и условий, то система будет всегда работать именно так, как она запрограммирована. Однако компьютерный контроль эффективен только тогда, когда он используется в качестве неотъемлемой части общей системы контроля. Всегда должен иметь место обычный контроль, который отслеживает, исследует и, когда это нужно, исправляет ошибку и отклонения, обозначенные компьютером.

Аудитор не должен очень доверять компьютерной процедуре проверки. Необходимо проверить, осуществляется ли адекватный обычный контроль, который поддерживает результаты использованного компьютерного контроля. Кроме того, ручной контроль необходим для того, чтобы убедиться, что в компьютер введены все необходимые данные. Один из путей – предварительное суммирование группы данных перед их введением в компьютер, а затем проверка полученных суммарных выходных данных. Существуют и специальные методы проверки правильности осуществляемого контроля.

Отсутствие адекватных мероприятий приостановления в случае неисправности компьютера.

Главная проблема, свойственная любой компьютерной бухгалтерской системе, в том что, ее серьезный отказ может разрушить всю систему бухгалтерского учета предприятия. Такой отказ может возникнуть в результате пожара, наводнения, перебоев в энергоснабжении или даже преднамеренном повреждении. К сожалению, компьютеризированн системы более чувствительны к стихийным бедствиям, чем ручная система. Риск пожара, например, свойственен любой автоматизированной системе, потому противопожарное оборудование должно быть всегда под рукой. На предприятии должна быть инструкция, которая определяет действия в экстремальных условиях. Кроме того, должна существовать система возобновления информации. Копию важных файлов нужно хранить в другом помещении. Необходимо также предусматривать резервное оборудование, на котором можно было бы продолжить работу в экстремальных случаях или возобновить запись. Аудитор должен уделять особое внимание этому вопросу, потому что потенциальная опасность потери информации очень большая.

Риск числовой ошибки, которая является результатом использования неточных справочных данных.

В результате огромных объемов операций, которые осуществляются компьютерами, ошибка в справочных или постоянных данных может иметь очень серьезные последствия. Например, если компьютер проводит расчеты, а цена введена не правильно, может быть сформировано много таких счетов, перед тем, как ошибка будет обнаружена. Для того, чтобы такая ошибка не возникала, необходимо проверять все справочные данные на этапе их введения, а затем время от времени распечатывать информацию для проверки вручную. Полезной является автоматическая передача копии документов с загруженными постоянными данными в отдел внутреннего аудита для последующей проверки. Другой аспект той же проблемы возникает при использовании банков данных. Банк данных прорабатывает основную бухгалтерскую информацию разными способами. Например, данные о продажах используются для анализа по видам продукции, их географического деления среди потребителей, а также для анализа расходов, контроля уровня запасов, контроля кредитов и прогнозирования. Таким образом, основная информация поддается переклассификации, используется для разных целей, к тому же разными отделами. Ошибка во входных данных может сделать напрасными все последующие исследования, потому здесь также жизненно необходимо, чтобы входная информация была правильной. Той части системы, где используется база данных, аудитор должен уделять особенное внимание.

Большая зависимость от немногочисленных специалистов по компьютерам

Как и в ручной системе, здесь должно быть разделение по функциям. Однако численность людей, которые умеют работать в компьютерной системе, часто бывают гораздо меньше чем численность людей, которые умеют работать в ручной аналогичной системе. В большой компании лишь незначительное количество людей может считаться специалистами, которые владеют глубокими знаниями в сфере обработки информации. Кроме того, они могут знать любую слабую сторону внутренней системы контроля и потому уметь манипулировать данными.

В той компании, где разработана собственная система, персонал, который занимается этой разработкой, не должен работать на компьютере. Для обеспечения этого также важно, чтобы доступ к файлам и программе был ограничен операторами и работниками архива. Если нужно внести изменения в программу, то на это должно быть получено соответствующее разрешение, а аудитор должен проследить за выполнением этой работы.

В малой компании такое разделение обязанностей не всегда можно осуществить, потому что часто один человек отвечает за всю сторону работы компьютерной системы. Меньше проблема, если компания, как это чаще всего бывает, купит у внешнего поставщика пакет программного обеспечения, который не может быть изменен.

В связи с использованием микропроцессорных систем, все более сложным становится контроль доступа к бухгалтерской отчетности. Рост количества терминалов и дополнительно привлеченных систем означает, что большинство людей могут получить доступ к счетам компании и иметь возможность изменить их. По этому для защиты записей необходим контроль с использованием паролей и регистрацией доступа.

1. Какая особенность проведения аудита в условиях использования клиентом компьютерной техники?

2. Как должен действовать аудитор в случае, когда он не имеет специальных знаний по компьютерной информационной системе (КИС)?

3. При каких условиях к проведению аудита в условиях КИС может привлекаться эксперт?

4. Какие требования выдвигаются к эксперту по КИС?

5. Как оценивается риск внутреннего контроля в условиях КИС?

6. Какая цель аудита в условиях КИС?

7. Сохраняются ли основные элементы методологии проведения аудита в условиях КИС?

8. Как меняется круг знаний аудитора при проведение аудита в условиях КИС?

9. Может ли аудитор использовать работу эксперта в отрасли информационной технологии, если сам не имеет специальных знаний?

10. Должен ли аудитор изучать особенность практического применения самой распространенной системы КИС?

11. Обязательно ли аудитор должен определять степень влияния на организацию и проведение аудита использования КИС у клиента?

12. Может ли аудитор передать кому-нибудь свою ответственность за выражение мысли об отчетности клиента в условиях КИС у клиента?

13. Какой характер отношений должен быть между аудитором и экспертом по оценке КИС?

14. Какое основное задание эксперта по оценке КИС у клиента?

15. Какую информацию о среде КИС у клиента должен получить аудитор?

16. В каких случаях повышается риск аудитора в условиях КИС у клиента?

17. В каких случаях возможно снижение риска аудитора при проведении аудита у клиента в условиях КИС ?

18. Что должен учитывать аудитор при оценке адекватности внутреннего контроля клиента в условиях КИС?

19. Как влияет на аудиторский риск составляющая риска информационной технологии, которая применяется клиентом?

20. Что должен обнаружить аудитор при оценке среды КИС у клиента?

21. Каким образом обеспечивается актуальность данных в системе КИС?

22. Каким требованиям должна отвечать внешняя отчетность клиента, если она распечатывается непосредственно на печатающем устройстве компьютера?

23. Может ли аудитор хранить видимые следы изучения факторов хозяйственной жизни (данные в распечатанном виде)?

24. Повышается ли эффективность и достоверность такой аудиторской процедуры, как проверка арифметических расчетов, в условиях использования клиентом КИС?

25. Должен ли аудитор проверить алгоритм расчетов, предложенный в КИС клиента?

26. Имеет ли право аудитор принуждать клиента применять КИС которую он (аудитор) лучше знает?

27. Имеет ли право аудитор вообще предоставлять рекомендации клиенту по вопросам организации КИС?

28. Какая степень влияния наличия КИС на процесс изучения аудитором системы учета клиента?

29. Сформулируйте направления использования компьютерной техники в деятельности аудиторов

30. Представьте характеристику составляющей пакета компьютерных методов аудита.

1. Организация аудита в компьютерной среде

2. Особенность использования организационных мероприятий и компьютерной информационной системы по обеспечению безопасности данных и их оценке;

3. Среда КИС – автономные микрокомпьютеры;

4. Технические, программные и организационные средства используемых автоматизированных систем (Парус, 1С: Предприятие);

5. Специфика аудита операции по учету (с применением компьютерной системы):

• финансово – хозяйственных операций;

• достоверности отчетных данных;

• готовой продукции;

• основных средств;

5. Общие принципы и подходы к созданию компьютерной системы.

Изучите содержание рисунка и опишите процесс осуществления аудита с помощью компьютерной программы.

Рис. Схема аудиторской проверки с помощью автоматизированной системы

При работе со специальным аудиторским программным продуктом поэтапно выполняется следующая процедура:

Внимательно изучите представленную информацию и раскройте содержательную характеристику каждого из приведенных этапов.

Нужно:

• прочитать содержание характеристики каждого из требований к аудиторскому программному обеспечению, обозначенному соответствующей буквой алфавита;

• связать требования с их характеристикой, поставив рядом с требованием ту букву которая помечает его характеристику.

Начальные данные:

Таблица - Характеристика требований к програмному обеспечению аудитора

Требование	Характеристика требования
1. Наличие развитых средств контроля операций	А. Способность аудитора за короткий промежуток времени быстро разобраться в тонкостях конкретной программы
2. Повышенная гибкость	Б. Наличие дополнительных средств для введения и выведения данных, представленных в разных формах
3. Ергономичность	В. Програма рассчитана не на программиста или оператора, а на аудитора, знания которого в области компьютерной техники могут быть ограничены
4. Связь на уровне базы данных с бухгалтерской программой	Г. Быстрое перенастраивание на специфику предприятия, которое проверяется. В компьютерной системе, предназначенной для внешнего аудита, должны учитываться общие стандарты и отдельные учетные правила для предприятий, которые проверяются
5. Простота освоения	Д. Контроль должен осуществляться не только в момент оформления документа или проведения, как принято в бухгалтерской программе, но и тогда, когда в этом возникает необходимость

При осуществлении аудита на предприятии, бухгалтерский учет на котором ведется на ПК, необходимо знать, что общая модель сбора и обработки информации в бухгалтерском учете предусматривает:

1. Работу с первичными документами и нормативно–справочными (правовыми) источниками;

2. Накопление информации в памяти машины (файлах) по отдельным участкам учетной работы;

3. Формирование исходной информации (на экране, на бумаге) для пользователей.

На основе вышесказанного и данных рисунка сформируйте технологическую схему обработки информации в автоматизированной среде бухгалтерского учета