- •Написання складноскорочених слів і графічних скорочень
- •Синтаксичні норми сучасної української мови
- •1. Особливості творення синтаксичних конструкцій
- •2. Сполучуваність слів. Вживання прийменників
- •Документи по особовому складу
- •Загальна характеристика довідково-інформаційної документації
- •Ділове листування
- •1. Діловий стиль
- •2. Структура текста ділового листа
- •Звернення
- •3. Зміст ділового листування
- •Листи-запрошення
- •Гарантійні листи
- •Листи-прохання
- •Листи-відповіді
- •Листи-подяки
- •Супровідні листи
- •Листи-пропозиції
- •3.1. Особливості розпорядчої документації
Синтаксичні норми сучасної української мови
1. Особливості творення синтаксичних конструкцій
Синтаксичні норми – це загальноприйняті правила побудови синтаксичних конструкцій, які вивчає синтаксис.
Основною одиницею синтаксису є речення як мінімальна комунікативна одиниця. За структурою речення поділяються на прості і складні (сполучникові та безсполучникові).
Використання синтаксичних конструкцій у діловому мовленні характеризується певними особливостями. Для документів властивий розповідний характер висловлювання. У них використовується прямий порядок розміщення членів речення, при якому підмет стоїть перед присудком, узгоджене означення перед означуваним словом, неузгоджене після означуваного слова, додаток після слів, від яких залежить, обставина в різних місцях речення залежно від значення, способу вираження, напр.: Спеціальний стаж іноді підтверджується показаннями свідків. У діловому стилі допускається розташування присудка перед підметом у словах автора, які розривають пряму мову або стоять після неї, а також у реченнях, на початку яких є обставинні слова, напр.:“У Володимирі-Волинському працює сьогодні біля 1200 підприємств”, – інформує міський голова Дмитро Петрович Кравчук; На території України діють норми безплатної видачі робітникам спеціального одягу.
Тексти офіційно-ділового стилю містять прості речення, часто складні з підрядними з’ясувальними, означальними, мети, умови. Прості й складні речення можуть ускладнюватися відокремленими, однорідними членами, вставними словами й виразами та ін. У реченнях вживаються пасивні структури з дієсловами на -ться, інфінітивні конструкції, наказові форми дієслів, безособові форми на-но, -то,словосполучення дієслівного типу, дієприкметникові, дієприслівникові звороти, пряма мова з метою посилання на прийняті закони, видані розпорядження, напр.:проект обговорюється, здійснити обмін,затверджено на засіданні,взяти на себе зобов’язання, зважаючи на відзначене, хочемо висловити думку; питання, розглянуте на зборах.
2. Сполучуваність слів. Вживання прийменників
Словосполучення – це поєднання двох або більше повнозначних слів синтаксичним зв’язком.
Між словами у словосполученні існують такі типи зв’язку: узгодження (головне слово узгоджується із залежним в роді, числі, відмінку, напр.: вирішене питання), керування (головне слово вимагає від залежного певної форми, напр.:наказ керівника), прилягання (головне слово сполучається із прислівником, дієприслівником або інфінітивом, напр.:завершувати пізно). Найбільш складними є словосполучення зі зв’язком керування, а особливо ті, які мають прийменники. Для уникнення помилок в побудові таких словосполучень слід пам’ятати, що після прикметників у вищому ступені порівняння вживаються прийменникивід, за, сполучник ніж, напр.:дорожчий за золото; після прикметниківбагатий, скупий, хворий тощо перед іменником вживається прийменникна, напр.:бідний на знання; при числівниках 2, 3, 4 іменник стоїть у Н.в. мн., а при числівникахпівтора, півтори – у Р.в. одн., напр.:чотири місяці, півтора дня, півтори години.
У багатьох випадках можлива синонімічна взаємозаміна безприйменникових словосполучень прийменниковими, одним словом і навпаки, напр.: книжкова крамниця, крамниця з книжками, книгарня. Для ділового стилю української мови характерні часто повторювані усталені словосполучення дієслівного типу, у яких вибір прийменників неможливий, напр.:витрати на, відрахування на, винагорода за, покладатися на, у відповідь на, у відповідності з, відповідно до, у зв’язку з, згідно з, на додаток до тощо.
За прийменниками в українській мові традиційно закріплені такі значення: просторове (в, у, на, з, над, перед, вздовж, при, дотощо), часове (за, у, до, о, через, над, зтощо), причинове (з, від, через, в силу, з нагоди, завдяки, всупередтощо), мети (для, на, заради), порівняння (протитощо). Для ділового мовлення важливим є правильне вживання прийменникапо, особливо тоді, коли мова йде про переклад російських словосполучень українською мовою. Російські сполуки з прийменникомпо перекладаються в українській мові словосполученнями з прийменникамиза, з, на, для, після, у, по та безприйменниковими, н-д:за свідченням, з ініціативи, на замовлення,для складання,після одержання,у справах,повідомити телефоном.
№24
Документ - основний вид ділового мовлення, що містить інформацію, "зафіксовану на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі"22.
Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до законодавства юридичну силу. Юридична сила документа - це "властивість службового документа, надана чинним законодавством, яка є підставою для вирішення правових питань, здійснювати правове регулювання і управлінські функції"23.
Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони - писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.
Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.
У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, "зміст яких - мовна інформація, зафіксована будь-яким тилом письма або певною системою звукозаписування"24.
Отже, вирізняють письмові та рукописні документи.
Письмовий документ - текстовий документ, інформація якого зафіксована будь-яким видом письма.
Рукописний документ - це письмовий документ, створений способом нанесення знаків письма власноручно.
Види документів визначають за такими ознаками:
^ найменуванням - заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;
^ походженням - службові (офіційні) й особисті.
Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими (посадовими) особами, які їх представляють. Під посадовою особою розуміють особу, яка здійснює функцію представника влади або обіймає посаду, пов'язану з виконанням організаційно-розпорядчих або адміністративно-господарських обов'язків.
Службові документи оформлюються в установленому порядку.
Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності або виконанням службових обов'язків. До особистих належать також і ті документи, які містяться в приватному зібранні особи;
^ місцем виникнення - внутрішні та зовнішні.
Внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено.
Зовнішні документи є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;
^ призначенням - організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;
^ напрямком - вхідні й вихідні.
Вхідний - це службовий документ, що надійшов до установи, вихідний - службовий документ, який надсилають іншій юридичній чи фізичній особі;
формою - стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні).
Стандартні - це документи, що мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення).
Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);
/ строками виконання - звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові.
Звичайні безстрокові - це такі документи, які виконуються в порядку загальної черги.
Термінові - зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передання тексту документа може здійснюватися також телефоном, телеграфом чи телефаксом.
Дуже термінові - документи з позначенням "дуже терміново";
^ ступенем гласності - загальні, таємні, для службового користування (ДСК).
Таємні документи мають угорі праворуч позначення "Таємно". Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності. Конфіденційним документам надається гриф обмеженого доступу "Для службового користування", який проставляється в правому верхньому кутку першої сторінки на відстані 104 мм від межі лівого берега.
Регламентує роботу з такими документами "Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави", затверджена Кабінетом Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893. На основі цієї Інструкції міністерства, інші центральні й місцеві органи виконавчої влади розробляють перелік конфіденційних документів;
^ стадіями створення - оригінали, копії й виписки, дублікат.
Оригінал - це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою. Оригінал першим набуває юридичної сили.
Копія - це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка "Копія" вгорі праворуч. Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну чинність.
Виписка (витяг) - копія офіційного документа, що відтворює деяку його частину і відповідно засвідчена.
Дублікат - повторний примірник офіційного документа, що має юридичну чинність оригіналу;
^ складністю - прості (односкладові) й складні;
V строками зберігання - постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;
^ технікою відтворення - рукописні й відтворені механічним способом;
^ носієм інформації - оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.
Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називаються діловодством.
Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.
Підставою для створення документів на підприємствах, в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.
Документообіг - рух документів в установі, організації від часу їх створення або одержання до закінчення виконання або надсилання. Кількість документів, що надійшли в організацію, установу і створені ними за певний період, становить обсяг документообігу.
Наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення документів, розробляє методи оформлення документів, принципи документообігу й побудови систем документації, називається документознавством.
№25
Види документів визначають за такими ознаками:
^ найменуванням - заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;
^ походженням - службові (офіційні) й особисті.
Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими (посадовими) особами, які їх представляють. Під посадовою особою розуміють особу, яка здійснює функцію представника влади або обіймає посаду, пов'язану з виконанням організаційно-розпорядчих або адміністративно-господарських обов'язків.
Службові документи оформлюються в установленому порядку.
Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності або виконанням службових обов'язків. До особистих належать також і ті документи, які містяться в приватному зібранні особи;
^ місцем виникнення - внутрішні та зовнішні.
Внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено.
Зовнішні документи є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;
^ призначенням - організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;
^ напрямком - вхідні й вихідні.
Вхідний - це службовий документ, що надійшов до установи, вихідний - службовий документ, який надсилають іншій юридичній чи фізичній особі;
формою - стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні).
Стандартні - це документи, що мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення).
Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);
/ строками виконання - звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові.
Звичайні безстрокові - це такі документи, які виконуються в порядку загальної черги.
Термінові - зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передання тексту документа може здійснюватися також телефоном, телеграфом чи телефаксом.
Дуже термінові - документи з позначенням "дуже терміново";
^ ступенем гласності - загальні, таємні, для службового користування (ДСК).
Таємні документи мають угорі праворуч позначення "Таємно". Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності. Конфіденційним документам надається гриф обмеженого доступу "Для службового користування", який проставляється в правому верхньому кутку першої сторінки на відстані 104 мм від межі лівого берега.
Регламентує роботу з такими документами "Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави", затверджена Кабінетом Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893. На основі цієї Інструкції міністерства, інші центральні й місцеві органи виконавчої влади розробляють перелік конфіденційних документів;
^ стадіями створення - оригінали, копії й виписки, дублікат.
Оригінал - це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою. Оригінал першим набуває юридичної сили.
Копія - це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка "Копія" вгорі праворуч. Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну чинність.
Виписка (витяг) - копія офіційного документа, що відтворює деяку його частину і відповідно засвідчена.
Дублікат - повторний примірник офіційного документа, що має юридичну чинність оригіналу;
^ складністю - прості (односкладові) й складні;
V строками зберігання - постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;
^ технікою відтворення - рукописні й відтворені механічним способом;
^ носієм інформації - оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.
Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називаються діловодством.
Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.
Підставою для створення документів на підприємствах, в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.
Документообіг - рух документів в установі, організації від часу їх створення або одержання до закінчення виконання або надсилання. Кількість документів, що надійшли в організацію, установу і створені ними за певний період, становить обсяг документообігу.
Наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення документів, розробляє методи оформлення документів, принципи документообігу й побудови систем документації, називається документознавством.
№26
Службові документи оформлюються в установленому порядку.
Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності або виконанням службових обов'язків. До особистих належать також і ті документи, які містяться в приватному зібранні особи;
^ місцем виникнення - внутрішні та зовнішні.
Внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено.
Зовнішні документи є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;
^ призначенням - організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;
^ напрямком - вхідні й вихідні.
Вхідний - це службовий документ, що надійшов до установи, вихідний - службовий документ, який надсилають іншій юридичній чи фізичній особі;
формою - стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні).
Стандартні - це документи, що мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення).
Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);
/ строками виконання - звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові.
Звичайні безстрокові - це такі документи, які виконуються в порядку загальної черги.
Термінові - зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передання тексту документа може здійснюватися також телефоном, телеграфом чи телефаксом.
Дуже термінові - документи з позначенням "дуже терміново";
^ ступенем гласності - загальні, таємні, для службового користування (ДСК).
Таємні документи мають угорі праворуч позначення "Таємно". Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності. Конфіденційним документам надається гриф обмеженого доступу "Для службового користування", який проставляється в правому верхньому кутку першої сторінки на відстані 104 мм від межі лівого берега.
Регламентує роботу з такими документами "Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави", затверджена Кабінетом Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893. На основі цієї Інструкції міністерства, інші центральні й місцеві органи виконавчої влади розробляють перелік конфіденційних документів;
^ стадіями створення - оригінали, копії й виписки, дублікат.
Оригінал - це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою. Оригінал першим набуває юридичної сили.
Копія - це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка "Копія" вгорі праворуч. Листуючись із підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну чинність.
Виписка (витяг) - копія офіційного документа, що відтворює деяку його частину і відповідно засвідчена.
Дублікат - повторний примірник офіційного документа, що має юридичну чинність оригіналу;
^ складністю - прості (односкладові) й складні;
V строками зберігання - постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;
^ технікою відтворення - рукописні й відтворені механічним способом;
^ носієм інформації - оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.
Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називаються діловодством.
Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.
Підставою для створення документів на підприємствах, в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.
Документообіг - рух документів в установі, організації від часу їх створення або одержання до закінчення виконання або надсилання. Кількість документів, що надійшли в організацію, установу і створені ними за певний період, становить обсяг документообігу.
Наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення документів, розробляє методи оформлення документів, принципи документообігу й побудови систем документації, називається документознавством.
№27
При оформлянні організаційно-розпорядчих документів використовується такий склад реквізитів:
1 - Державний герб;
2 - емблема організації;
3 - зображення нагород;
4 - код організації;
5 - код документа;
6 - назва міністерства чи відомства;
7 - назва підприємства (установи, організації, фірми);
8 - назва структурного підрозділу;,
9 - індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер Телефону, номер рахунку в банку;
10 - назва виду документа;
11 - дата;
12 - індекс (вихідний номер документа);
13 - посилання на індекс та дату вхідного документа;
14 - місце складання чи видання;
15 - гриф обмеження доступу до документа;
16 - адресат;
17 - гриф затвердження;
18 - резолюція;
19 - заголовок до тексту;
20 - позначка про контроль;
21 - текст;
22 - позначка про наявність додатка;
23 - підпис;
24 - гриф погодження;
25 - візи;
26 - відбиток печатки;
27 - позначка про завірення копії;
28 - прізвище виконавця та номер його телефону;
29 - позначка про виконання документа та направлення його до справи;
30 - позначка про перенесення даних на машинний носій;
31 - позначка про надходження.
Реквізити бувають:
постійні;
змінні.
Реквізити документів та їх оформлення
Державний герб - розташовується посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації.
Емблема організації чи підприємства - розміщується поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку.
Зображення державних нагород - розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа.
Код підприємства, установи, організації - розташовується у верхньому правому кутку.
Код форми документа - розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи.
Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа - розташовується у верхньому лівому кутку або посередині сторінки.
Повна назва установи, організації або підприємства - автора документа - розташовується у верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом.
Назва структурного підрозділу - розташовується у верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати машинописним способом.
Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунку в банку - розташовується у верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил: 252030; м. Київ, вул. Пирогова, 9, т. 22 1-99-33. На бланку для листів вказується номер розрахункового рахунку у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 11632516 в Укрінбанку м. Києва МФО №321 518.
Назва виду документа - розташовується зліва або посередині сторінки. В усіх документах, крім листів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу.
Дата - документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 1996 р.) або цифровим - трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік - 17.06. 96 (тобто 17 червня 1996 року). У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом.
Індекс - розташовується у верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара - індекс структурного підрозділу, друга - номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя - порядковий номер за журналом обліку. Наприклад: № 02-10/36, де 02 - шифр структурного підрозділу; 10 - номер справи, документа; 36 - реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії.
Посилання на індекс та дату вхідного документа - розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані у документі організацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад: на N° 02-10/135 від 01.03. 96, де 02 - індекс структурного підрозділу; 10 - номер справи за номенклатурою; 1 35 - порядковий номер.
Місце укладання чи видання - розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ.
Гриф обмеження доступу до документа - розташовується з правого боку під кодом - форми. Записується з середини рядка "для службового користування", "секретно", "цілком секретно".
Адресат - розташовується з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент - назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса - пишеться з середини нового рядка з великої літери. Якщо документ адресовано до установи, то поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи; коли приватній особі - тоді перед її прізвищем.
Вимоги до тексту документів
Текст - головний елемент документа. При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких - достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість.
Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей.
Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та висловів.
Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.
Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи.
Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі.
Текст складається з таких логічних елементів:
вступу (зазначається привід, що призвів до укладення документа, викладається історія питання та ін.);
доказу (викладається суть питання: докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали);
закінчення (формулюється мета, заради якої складено документ).
Текст документа, що складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить також інші логічні елементи, - складним.
Залежно від змісту документів застосовується прямий (після вступу іде доказ і закінчення) або зворотній (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів.
№28