Глава II.

Документооборот и делопроизводство

в СО по Ленинскому району г. Киров.

2.1. Документационное обеспечение

в СУ СК России по Кировской области

Всё делопроизводство и документационное обеспечение в СО по Ленинскому району г. Киров, как и в целом во всей системе СК России основывается на «Инструкции по делопроизводству СК России» (далее – Инструкция), утвержденной приказом Председателя Следственного комитета России от 18.07.2012 г. № 40 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству Следственного комитета России».

Так, Инструкция распространяется на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами (включая подготовку, обработку, хранение и использование документов), осуществляемые с помощью информационных технологий, соответствуют установленным правилам подготовки проектов нормативных правовых актов, обязательны в отношении организационно-распорядительных, информационно-справочных документов, перечисленных в Перечне основных видов организационно-распорядительных, информационно-справочных и других документов, а на процессуальные, кадровые, финансовые и другие документы, распространяются только в части, касающейся общих принципов их подготовки и исполнения, формирования и оформления для передачи на архивное хранение.

Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в Следственном комитете, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции. Работа с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера, регулируется специальными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Следственного комитета.

Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается в порядке, установленном Председателем Следственного комитета Российской Федерации.⁴

Основными документами в системе СК России являются: приказы, распоряжения, протоколы, справки, акты, служебные письма, докладные записки, доверенности, телеграммы, факсограммы и телефонограммы.

Документационное обеспечение - это вид служебной деятельности, обеспечивающий документирование управленческой деятельности и организацию работы с документами. Документирование управленческой деятельности включает в себя все процессы, относящиеся к записи и оформлению необходимой информации.

Методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в СУ СК России по Кировской области осуществляет отдел по приему граждан и документационному обеспечению. В СО по Ленинскому по г. Киров данная функция в основном возложена на помощника руководителя следственного отдела.

Исходя из общих положений Инструкции на отдел по приему граждан и документационному обеспечению, а также на помощника руководителя следственного отдела возлагаются следующие обязанности:

- прием, регистрация и распределение входящих документов;

- передача документов на рассмотрение руководителю следственного отдела и непосредственно исполнителю;

- контроль за сроками рассмотрения документов;

- регистрация исходящих документов, их экспедиционная обработка и отправка адресатам;

- контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству следственного отдела;

- организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства;

- разработка и ведение номенклатуры служебной, особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел и прочие.

В системе СК России электронные документы участвуют в документообороте наравне с бумажными документами. Так регистрация документов и поручений по ним, работа с обращениями граждан и другие процедуры документооборота осуществляются в Следственном комитете с применением автоматизированного информационного комплекса «Надзор» (далее - АИК «Надзор»). Работа в АИК «Надзор» основывается на принципе однократной регистрации документа.