Оффисные приложения Ms Visio 2010

Организация электронного документооборота

находится в дорожке, но ее необходимо туда поместить, сдвиньте ее немного, и дорожка определит ее.

Удаление дорожки

Щелкните подпись дорожки, которую требуется удалить, а затем нажмите клавишу DELETE. При удалении дорожки также удаляются все фигуры, содержащиеся в ней.

3.4. СХЕМЫ ШЕСТИ СИГМ

Методика шести сигм используется во многих организациях для устранения недостатков в процессах. В шаблон схемы шести сигм входят фигуры для двух типов схемы шести сигм:

Блок-схема

ОТК

Создание схемы шести сигм

1.Откройте вкладку Файл.

2.Нажмите кнопку Создать, выберите пункт Бизнес и дважды щелкните элемент

Схема шести сигм.

Создание блок-схемы

В блок-схеме шести сигм используются те же фигуры, что и в шаблоне простой блок-схемы, за исключением того, что они снабжены полями данных, характерными для методики шести сигм.

Для просмотра и изменения данных фигуры щелкните фигуру правой кнопкой мыши и последовательно выберите пункты Данные и Данные фигуры. Откроется окно Данные фигуры с текущими полями данных и их значениями.

Создание схемы ОТК

В набор элементов Фигуры ОТК шести сигм входит два типа предопределенных «домов». Первым «домом» является фигура Полный, в которую входят строки, столбцы, метки и матрица корреляции («крыша»).

Вторым «домом» является фигура Матрица, которая представляет собой набор строк и столбцов без меток или матрицу корреляции.

В простую матрицу можно добавить фигуры меток и фигуру матрицы корреляции, перетащив их из набора элементов.

Изменение размера, добавление и удаление строк и столбцов

Фигуры ОТК при изменении размера ведут себя особым образом. При перетаскивании синих квадратных маркеров изменения размера в матрицу добавляются (или удаляются из нее)

51

Организация электронного документооборота

строки или столбцы. Размер полей при этом не изменяется. Чтобы добавить либо удалить строки или столбцы, также можно щелкнуть фигуру правой кнопкой мыши и выбрать из контекстного меню соответствующую команду.

Фигура «дома» Полный снабжена двумя желтыми управляющими маркерами, один расположен на стороне меток строк, другой — на стороне меток столбцов. При перетаскивании управляющего маркера изменяется размер всех меток строк или столбцов.

В наборе элементов также доступны фигуры для отдельных строк и столбцов. Размер этих фигур можно изменять по отдельности, даже если они объединены в группу.

Заполнение схемы

Чтобы добавить в метки строк и столбцов текст, выделите строку или столбец и введите текст.

Добавьте в ячейки матрицы, в которых требуется отображать значки, фигуры Оценки, после чего щелкните фигуру правой кнопкой мыши и выберите необходимый тип оценки. Помимо значка также можно вывести численное значение оценки.

Если необходимо добавить в ячейку только численное значение (без значка), воспользуйтесь фигурой Значение. После добавления фигуры Значение выделите ее и введите необходимое значение.

Фигура Корреляции, которая обычно используется в матрице корреляции («крыше»), добавляется и изменяется аналогичным образом. Поместите в ячейку матрицы фигуру Корреляции, щелкните ее правой кнопкой мыши и задайте ее тип.

3.5. СОЗДАНИЕ КАРКАСНОЙ СХЕМЫ ДЛЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКОГО ИНТЕРФЕЙСА

Шаблон каркасной схемы предназначен для создания достаточно точных моделей программных приложений. Этот шаблон можно использовать для широкого спектра приложений, в том числе приложений для Windows, веб-приложений и приложений для мобильных устройств.

1.Выберите набор элементов Диалоговые окна и перетащите на страницу форму «Приложение» или «Диалоговое окно». Чтобы отразить базовую структуру пользовательского интерфейса, добавьте из этого набора элементов другие фигуры.

2.Чтобы добавить меню и другие значки приложения, выберите набор элементов

Панели инструментов.

3.Чтобы заполнить пользовательский интерфейс и продемонстрировать работу приложения, воспользуйтесь фигурами из остальных четырех наборов элементов по умолчанию (Элементы управления, Курсоры, Основные значки и Веб- и мультимедиазначки).

Унекоторых каркасных фигур имеются настраиваемые свойства. Ниже приведены рекомендации по использованию таких фигур.

Создание диалоговых окон

	Фигура		Советы
	Форма		Контейнер, который определяет границы всего приложения. В точке
	приложения		соединения, расположенной в правом верхнем углу, находятся фигуры
			кнопок Windows.
	Форма		Контейнер для размещения значков, элементов управления и текста
	диалогового		диалоговых окон. В точке соединения, расположенной в правом верхнем
52

Организация электронного документооборота

	окна		углу, находятся фигуры кнопок Windows.
	Кнопка		Выберите кнопку, которую будет представлять эта фигура: «Закрыть»,
	Windows		«Развернуть», «Свернуть» или «Восстановить» (эти кнопки обычно
			расположены в правом верхнем углу приложений и форм диалоговых
			окон). Тип кнопки выбирается при размещении фигуры на форме; также
			можно щелкнуть фигуру правой кнопкой мыши и выбрать команду Тип
			кнопки.
			Измените параметры затенения кнопки, щелкнув ее правой кнопкой
			мыши и выбрав команду Активно.
	Строка		Контейнер для элементов строки состояния, значков и разделителей.
	состояния		Элементы строки состояния представляют собой панели средней длины,
			на которые двойным щелчком мыши можно добавлять текст. Эти
			элементы также снабжены центральной точкой соединения,
			предназначенной для добавления значков, индикаторов выполнения,
			ползунков и других фигур. Значки строки состояния представляют собой
			короткие панели с центральной точкой соединения, с помощью которой
			можно добавлять значки из разделов Обычные значки и Значки для
			Интернета и мультимедиа. Разделители строки состояния
			предназначены для визуального разграничения других фигур.
	Полоса		Щелкните полосу прокрутки правой кнопкой мыши, чтобы сделать ее
	прокрутки		вертикальной или горизонтальной, а также задать длину ползунка. Чтобы
			переместить ползунок по полосе прокрутки, воспользуйтесь желтым
			управляющим маркером.
	Маркер		Используется только для полосы прокрутки и строки состояния. После
	изменения		добавления этой фигуры на страницу открывается диалоговое окно, в
	размера		котором можно настроить тип маркера.
	Панель		Контейнер для вкладок. После добавления элемента «Верхняя вкладка»
	вкладок		или «Нижняя вкладка» дополнительные элементы можно добавлять,
			щелкая вкладку правой кнопкой мыши или щелкая синюю стрелку
			«Вставка», которая появляется (выделена оранжевым) при наведении
			указателя мыши на угол вкладки.
			Измените параметры затенения вкладки, щелкнув ее правой кнопкой
			мыши и выбрав команду Активно.
			При выборе панели вкладок можно изменить ее стиль с помощью
			вкладки Формат в разделе Инструменты контейнера.

Создание панелей инструментов

Фигура

Строка меню

Советы

Контейнер для элементов строки меню. После добавления элемента строки меню щелкните этот элемент правой кнопкой мыши и задайте его состояние (например включен или выбран), тип (обычное или раскрывающееся меню) и наличие места для значка. Добавить дополнительные элементы строки меню можно с помощью контекстного меню или синей стрелки «Вставка».

53

Организация электронного документооборота

Раскрывающееся

меню

Контейнер для элементов меню. После добавления элемента меню щелкните его правой кнопкой мыши и задайте его состояние (например включен или выбран), тип (обычный или переключатель) и необходимость подстройки под ширину меню. Добавить дополнительные элементы меню можно с помощью контекстного меню или синей стрелки «Вставка».

С элементом строки меню можно связать раскрывающееся меню. Для этого необходимо соединить точку соединения в нижнем углу элемента строки меню с точкой соединения в верхнем углу раскрывающегося меню.

Добавление элементов управления на формы

	Фигура
				Советы
	Гиперссылка			После добавления на страницу гиперссылки открывается диалоговое
				окно «Гиперссылки», в котором можно указать цель ссылки.
	Кнопка			Щелкните кнопку правой кнопкой мыши и задайте ее состояние и
				внешний вид (например включена или выбрана).
	Список			Контейнер для элементов списка. Щелкните список правой кнопкой
				мыши, чтобы задать его направление (например сверху вниз или слева
				направо). После добавления элемента списка щелкните его правой
				кнопкой мыши и задайте его состояние (например включен или
				выбран), а также заполнители, если необходимо дополнительное место,
				например для значков. Добавить дополнительные элементы списка
				можно с помощью контекстного меню или синей стрелки «Вставка».
				Чтобы изменить стиль списка, выделите его и воспользуйтесь вкладкой
				Формат в разделе Средства контейнера.
	Флажок			Щелкните флажок правой кнопкой мыши и задайте значение Выбор
				(например, Установлен или Снят) и Состояние (например, Включен
				или При наведении указателя).
	Элемент			Контейнер для элементов управления дерева. После добавления
	управления			элемента управления дерева щелкните его правой кнопкой мыши и
	«Дерево»			задайте отступы элемента управления и свойства дерева, например
				состояние (свернуто или развернуто) и место под заполнители.
				Добавить дополнительные элементы дерева можно с помощью
				контекстного меню или синей стрелки «Вставка».
				При выборе элемента управления дерева можно изменить его стиль с
				помощью вкладки Формат в разделе Инструменты контейнера.
	Ползунок			Щелкните ползунок правой кнопкой мыши и задайте его свойства,
				например число и местоположение делений. Чтобы переместить
				ползунок, воспользуйтесь желтым управляющим маркером.
	Индикатор			Чтобы переместить индикатор выполнения, воспользуйтесь желтым
	выполнения			управляющим маркером.
54

Организация электронного документооборота

	Календарь			После добавления на страницу календаря открывается диалоговое окно,
				в котором можно указать месяц и год. Чтобы изменить эти настройки в
				дальнейшем, щелкните календарь правой кнопкой мыши и выберите
				команду Настроить.

Функциональные блок-схемы (схемы дорожек) показывают отношения между этапами процесса и функциональными единицами (например, отделами), ответственными за выполнение этих этапов.

Чтобы добавить в существующую блок-схему процесса функциональные единицы, перетащите на страницу дорожки и разместите на них этапы процесса.

Добавление дорожек в блок-схему процесса

4.В окне Фигуры в наборе элементов Фигуры простой блок-схемы щелкните фигуру «Дорожка» (горизонтальную либо вертикальную) и перетащите ее на свободное место в схеме. При размещении на странице первой дорожки создается функциональная блок-схема с элементами Заголовок и Фаза рядом с дорожкой. Впоследствии в эту блок-схему можно будет добавить дополнительные дорожки.

5.Добавьте достаточное количество дорожек для представления всех функциональных единиц в процессе. Чтобы добавить дорожку, наведите указатель мыши на левый нижний или правый верхний угол, чтобы появилась синяя стрелка, и щелкните эту стрелку. Также можно перетащить дорожки из окна Фигуры (отпускать дорожки необходимо при появлении оранжевого индикатора соединения).

6.Выделите все фигуры блок-схемы, которые необходимо включить в функциональную блок-схему.

7.Перетащите выделенные фигуры на дорожки.

8.Переместите фигуры процесса на соответствующие дорожки. При помещении фигуры на дорожку цвет дорожки меняется на светло-оранжевый.

Дорожки можно поместить непосредственно на фигуры процесса. В этом случае фигуры процесса не станут компонентами дорожек: они будут расположены поверх них. Если фигуры не входят в дорожку, они не перемещаются вместе с ней.

Чтобы разместить фигуры внутри дорожек (если дорожки были размещены поверх фигур), сдвиньте каждую фигуру немного в сторону. При этом дорожки начнут вести себя так, как будто фигуры были размещены поверх дорожек.

3.6.СОЗДАНИЕ ПРОЦЕССОВ, СОВМЕСТИМЫХ С НОТАЦИЕЙ МОДЕЛИРОВАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Нотация моделирования бизнес-процессов (BPMN) — это стандарт графического представления бизнес-процессов. В состав Visio входит шаблон с графическими элементами, описанными в спецификации BPMN 1.2.

1.Откройте вкладку Файл.

2.Нажмите кнопку Создать, выберите пункт Блок-схема и дважды щелкните элемент Схема по нотации моделирования бизнес-процессов.

3.Для каждого этапа в бизнес-процессе перетащите на страницу фигуру из одного из наборов элементов и соедините фигуры обычным способом. В спецификации BPMN используются три типа соединений: последовательный поток, поток сообщений и ассоциация. Соединители добавляются с помощью функции автосоединения или соединительных линий. По умолчанию используются

55

Организация электронного документооборота

соединители последовательного потока. Чтобы изменить тип соединителя, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню нужный тип.

4.Задайте атрибуты объекта в процессе. С каждой фигурой в нотации моделирования бизнес-процессов связаны определенные данные (атрибуты). В этих атрибутах задается внешний вид фигуры, а также связанные с ней дополнительные данные. Чтобы вывести и изменить основные атрибуты в контекстном меню, щелкните фигуру правой кнопкой мыши. У объектов также есть множество дополнительных атрибутов. Чтобы вывести и изменить эти атрибуты, щелкните объект правой кнопкой мыши и выберите пункт «Атрибуты нотации моделирования бизнеспроцессов». Откроется окно со списком атрибутов.

5.Проверка рабочего процесса на соответствие правилам нотации моделирования бизнес-процессов:

a.На вкладке Процесс в группе Проверка схемы нажмите кнопку Проверить схему.

b.Устраните все проблемы, указанные в окне Проблемы.

При проверке проверяются только графические элементы; правильность значений атрибутов не проверяется. Дополнительные сведения о проверке см. в разделе Проверка структурной схемы.

Некоторые визуальные изменения, которые можно выполнять с фигурами в блок-схемах и других схемах, запрещены в схемах нотации моделирования бизнес-процессов, поскольку не соответствуют спецификации BPMN 1.2. Например, линию потока управления нельзя представить серой пунктирной линией, поскольку в этом случае она выглядела бы как линия потока обработки сообщений.

3.7. СВОДНЫЕ СХЕМЫ И ИСТОЧНИКИ ДАННЫХ

Сводная схема — это набор фигур, образующих иерархию, с помощью которой можно анализировать и производить вычисления над данными в наглядном, удобном для восприятия представлении. Изначально схема состоит из единственной фигуры, называемой корневым узлом, которая содержит данные, импортированные из электронной таблицы, таблицы базы данных, какого-либо представления или куба. Можно разбить корневой узел на несколько дочерних узлов (образующих один уровень) для представления данных различными способами.

Если требуется получить наглядное представление строк листа электронной таблицы, таблицы базы данных или какого-либо представления, но при этом не требуется анализировать или обобщать данные, воспользуйтесь командой Связать данные с фигурами на вкладке Данные. Дополнительные сведения см. в статье Использование рисунков, связанных с данными, для улучшения представления данных.

Категории, уровни и узлы

Чтобы лучше понять, что такое категории, уровни и узлы, представьте каждый их этих элементов в контексте источника данных.

Каждый столбец исходных данных содержит либо числовые, либо нечисловые данные.

Назовем категориями нечисловые столбцы — «Квартал», «Продавец» или «Номер телефона». Каждый из них может стать подуровнем корневого узла. Обратите внимание, что значения из столбца с номерами телефонов могут содержать числа, но эти числа нельзя складывать или производить над ними другие вычисления.

56

Организация электронного документооборота

Назовем данными такие столбцы, как числа и денежные суммы, для которых можно вычислить сумму или среднее и которые могут иметь минимальное и максимальное значение.

Каждый узел объединяет те строки исходных данных, которые имеют одно и то же значение в заданном столбце. Например, в категории «Квартал» все строки имеющие в соответствующем столбце значение «КВ4» будут объединены в один узел.

Источники данных При создании сводных схем можно использовать следующие источники данных.

Книга Microsoft Office Excel

База данных Microsoft Office Access

Список Microsoft SharePoint

База данных сервера Microsoft SQL Server

Службы аналитики сервера Microsoft SQL Server

Другие источники данных OLE DB или ODBC

Составляющие сводной схемы

Имя сводной схемы

Корневой узел сводной схемы

Фигура подразделения

Служебные сведения

Фигуры «Кв3» и «Кв4» вместе образуют один уровень

Узел, обозначенный фигурой для наглядности Пример

Предположим, имеется следующий лист Excel, содержащий данные о продажах спортивных товаров за последние два квартала.

57

Организация электронного документооборота

Предположим, требуется узнать узнать следующее.

Объем продаж каждого из отделов спортивных товаров

Доходы за каждый квартал

Прибыль, принесенная каждым продавцом

Сводная схема позволяет ответить на все поставленные вопросы, представив данные в виде трех представлений в виде дерева.

На рисунке ниже показаны три представления данных, каждое из которых отвечает на конкретный вопрос.

58

Организация электронного документооборота

Создание сводной схемы

Чтобы создать сводную схему, воспользуйтесь шаблоном Сводная схема или вставьте фигуру Узел сводной схемы в любую схему. В этом разделе описано создание сводной схемы при помощи шаблона Сводная схема. Сведения о вставке фигур Узел сводной схемы

вдругие схемы Visio см. в статье Вставка сводной схемы в любой документ. Дополнительные сведения о создании документа, включающего несколько сводных схем, см.

встатье Добавление нескольких сводных схем в документ.

При создании сводной схемы в мастере выбора данных необходимо выбрать источник данных. После этого данные импортируются в корневой узел сводной схемы, отображаемый в документе. Затем разверните корневой узел, чтобы просмотреть данные, подлежащие анализу.

Желательно, чтобы верхняя ячейка в каждом столбце листа Excel была заголовком столбца, а не ячейкой данных. Заголовки необязательны, но с ними готовая сводная схема выглядит намного понятнее.

1.Откройте вкладку Файл.

2.Выберите по очереди команды Создать и Бизнес-схемы, а затем дважды щелкните элемент Сводная схема.

3.Следуйте указаниям мастера отбора данных. После нажатия кнопки Готово в документе будут отображены следующие три фигуры.

Служебные сведения об исходных данных

Поле ввода имени сводной схемы

Корневой узел, содержащий импортированные данные

4.Щелкните корневой узел, а затем в окне Сводная схема в разделе Добавить категорию щелкните категорию (обычно это столбец исходных данных), которую требуется использовать, чтобы сгруппировать данные.

Чтобы увидеть все функции, может потребоваться развернуть окно Сводная схема.

Чтобы развернуть новые дочерние узлы с целью открыть последующие уровни, щелкните узел, который требуется развернуть, и повторите действие 4.

Обновление данных сводной схемы

Данные в уже созданной сводной схеме можно обновить. Если документ содержит несколько сводных схем, можно обновить любую из них или же все.

Чтобы обновить одну сводную схему, выделите ее в документе. На вкладке

Сводная схема в группе Данные нажмите кнопку Обновить.

Чтобы обновить все сводные схемы в документе, щелкните стрелку под надписью

Обновить и выберите команду Обновить все.

Отбор данных для сводной схемы

Каждый из узлов отдельного уровня сводной схемы представляет группу строк в источнике данных, которые имеют одно и то же значение. Например, узел, соответствующий четвертому кварталу («Кв4») содержит все целочисленные данные всех строк, у которых в столбце «Квартал» стоит значение «Кв4».

При помощи фильтров можно выбрать, какие узлы будут отображены на указанном уровне. Например, если не требуется отображать данные за первый квартал, можно опустить узел

«Кв1».

59

Организация электронного документооборота

1.В окне Сводная схема в разделе Добавить категорию щелкните правой кнопкой мыши данные (имя категории), к которым требуется применить фильтр, и выберите команду Настройка столбца.

2.В диалоговом окне Настройка столбца в группе Фильтр в списке Показывать

данные, для которых выполняются следующие условия: имя_категории

укажите критерии отбора данных, выбрав в полях крайнего левого столбца операции и введя в полях крайнего правого столбца соответствующие значения. В документе будут отображены только узлы, содержащие сведения, которые отвечают выбранным критериям.

Чтобы удалить фильтр, сбросьте операции в левом столбце списка Показывать данные, для которых выполняются следующие условия, выбрав значение (Выберите операцию).

Если используемый источник данных является кубом служб аналитики сервера Microsoft SQL Server, щелкните правой кнопкой мыши элемент, который требуется отфильтровать, выберите команду Настройка измерения, а затем в диалоговом окне Настройка измерения нажмите кнопку Настройка уровня. В диалоговом окне Настройка уровня в группе

Фильтр в списке Показывать данные, для которых выполняются следующие условия:

имя_категории укажите критерии отбора, выбрав в полях крайнего левого столбца операции и введя в полях крайнего правого столбца соответствующие операциям значения.

Настройка данных в узлах сводной схемы

При развертывании узла сводной схемы отображаются данные по умолчанию. Можно изменить набор отображаемых числовых данных, имя этих данных, и способ обработки этих числовых данных.

Скрытие и отображение определенных данных

При отображении или скрытии числовых данных (обычно столбца исходных данных) изменения затрагивают все узлы в выделенной сводной схеме.

1.Выделите произвольный узел сводной схемы.

2.В окне Сводная схема в группе Добавить итог установите или снимите флажки, соответствующие тем данным, которые требуется отобразить или скрыть.

Изменение вычислений, производимых над числовыми данными

По умолчанию в узле сводной схемы отображается сумма значений первого столбца источника данных. Можно изменить функцию с «Сумма» на «Среднее», «Минимум», «Максимум» или «Число».

Это изменение не будет применено в случае использования служб аналитики сервера

Microsoft SQL Server.

В окне Сводная схема в разделе Добавить итог щелкните правой кнопкой мыши элемент, который необходимо изменить, а затем выберите функцию, которую требуется применить.

Изменение имен элементов в списках «Добавить категорию» и «Добавить итог»

1.В окне Сводная схема в разделе Добавить категорию или Добавить итог

щелкните правой кнопкой мыши элемент, который требуется изменить, а затем выберите команду Настройка столбца.

2.В поле Имя диалогового окна Настройка столбца введите новое имя.

Чтобы вернуться к исходному имени, нажмите кнопку Использовать имя источника . Ограничение числа узлов на уровнях

60