Оффисные приложения Ms Visio 2010

Организация электронного документооборота

Направление фигуры в другую точку схода на трехмерной блок-диаграмме Фигуры на трехмерной блок-диаграмме можно направлять в различные точки схода.

1.Из набора элементов Трехмерные блоки перетащите на диаграмму фигуру Точка схода.

2.Выберите фигуру, которую требуется перенаправить.

3.Перетащите управляющий маркер красного цвета из центра исходной точки схода в центр новой. Связь между фигурой и точкой схода склеивается, когда управляющий маркер на новой точке схода становится красным.

При добавлении новой точки схода в трехмерную диаграмму фигуры, уже присутствующие на странице, и фигуры, добавленные позже, сохраняют направленность на изначальную точку схода. Чтобы направить какую-либо фигуру на ту или иную точку схода, используйте описанные действия.

Изменение глубины трехмерного блока

1.Щелкните правой кнопкой мыши фигуру, которую требуется изменить, и выберите команду Настроить глубину.

2.В списке Глубина выберите процентное отношение. Чем выше отношение, тем более глубокой будет казаться фигура. Если требуется, чтобы цвет тени отличался от цвета самой фигуры, щелкните фигуру правой кнопкой мыши и выберите пункт

Ручная настройка тени. На вкладке Главная в группе Фигура нажмите кнопку

Тень и выберите цвет тени.

Удаление точки схода с трехмерной блок-диаграммы

1.Щелкните правой кнопкой мыши точку схода, которую требуется удалить, и

выберите пункт Разрешить удаление.

2.Выделите точку схода и нажмите клавишу DELETE.

Скрытие точки схода на трехмерной блок-диаграмме

1.На вкладке Главная в группе Правка нажмите кнопку Слои и выберите пункт

Свойства слоя.

2.В строке Точка схода снимите флажок Видимый и нажмите кнопку ОК. Независимо от того, скрыта точка схода или нет, при печати документа она не печатается.

3.10.СОЗДАНИЕ ПРИНЦИПИАЛЬНОЙ СХЕМЫ СЕТИ

На принципиальных схемах сети отображаются главные компоненты сети и их соединения. В этой статье описано, как быстро создавать принципиальные схемы сети в продуктах

Microsoft Office Visio Стандартный и Microsoft Office Visio Профессиональный. Если установлена версия Visio Профессиональный, с помощью шаблона Подробная схема сети можно создать более подробную схему сети. Отличие шаблона принципиальной схемы сети от шаблона подробной схемы заключается в том, что шаблон Подробная схема сети содержит больше фигур сети.

На следующем рисунке представлена принципиальная схема сети.

71

Организация электронного документооборота

1.Откройте вкладку Файл.

2.Выберите команду Создать.

3.В меню Доступные шаблоны выберите пункт Сеть и нажмите кнопку

Принципиальная схема сети.

4.Нажмите кнопку Создать.

5.Из набора элементов Сетевые и периферийные устройства перетащите на страницу документа фигуру Кольцевая сеть или Ethernet.

6.Из набора элементов Компьютеры и мониторы или Сетевые и периферийные устройства перетащите на страницу документа фигуры сетевых устройств.

7.Присоедините устройства к фигуре Кольцевая сеть или Ethernet с помощью встроенных соединительных линий фигуры.

8.Щелкните фигуру Кольцевая сеть или Ethernet.

9.Поместите указатель на управляющий маркер . Когда указатель сменится на четырехстороннюю стрелку, перетащите его к точке соединения одной из фигур устройств. Если фигура устройства правильно соединена с фигурой Кольцевая сеть или Ethernet, точка соединения станет красной; это означает, что она приклеена. Чтобы скрыть ненужную соединительную линию, перетащите управляющий маркер снова на фигуру Кольцевая сеть или Ethernet.

10.Чтобы к фигуре сети добавить текст, щелкните эту фигуру и введите нужный текст. Чтобы переместить текст, перетащите управляющий маркер .

11.Чтобы сохранить данные с фигурой, на вкладке Вид в группе Показать щелкните элемент Области задач, а затем — Данные фигуры. В окне Данные фигуры

введите значения данных, которые требуется сохранить. Чтобы присвоить номера фигурам схемы, на вкладке Вид в группе Макросы щелкните элемент

Надстройки, наведите указатель мыши на пункт Дополнительные решения Visio

и нажмите кнопку Нумерация фигур. В диалоговом окне Нумерация фигур выберите нужные параметры, нажмите кнопку ОК и выберите фигуры, которые требуется пронумеровать.

72

Организация электронного документооборота

3.11.СОЗДАНИЕ СХЕМЫ ПОТОКОВ ДАННЫХ

Схемы потоков данных используются для отображения логических потоков данных в различных процессах и процедурах. В них можно включать внешние источники и конечные пункты данных, действия по изменению данных, а также хранилища и средства сбора данных.

1.Откройте вкладку Файл.

2.Выберите команду Создать и пункт Программное обеспечение и базы данных, а

затем дважды щелкните элемент Схема потоков данных.

3.Из набора элементов Фигуры схем потоков данных перетащите фигуру Внешний элемент на страницу документа для представления каждого внешнего источника или конечного пункта данных.

4.Перетащите необходимые фигуры для представления процессов, состояний и сущностей, входящих в документируемые потоки данных.

5.Укажите потоки данных с помощью фигур Между центрами и циклы данных с помощью фигур Цикл по центру.

6.Из набора элементов Фигуры схем потоков данных перетащите на страницу документа фигуру Между центрами. Поместите ее рядом с двумя фигурами, между которыми требуется показать поток данных.

7.Чтобы изменить направление стрелки, выделите ее, а затем на вкладке Главная в группе Упорядочить выберите пункт Положение. Наведите указатель на пункт

Вращение фигур и выберите команду Отразить слева направо или Отразить сверху вниз.

8.Перетащите конечные точки фигуры Между центрами к точкам соединения в центрах каждой из остальных фигур. Когда фигуры соединятся, конечные точки станут красными.

9.Чтобы изменить кривизну стрелки, перетащите маркер выделения . Чтобы изменить положение концов стрелок, перетащите управляющий маркер.

10.Из набора элементов Фигуры схем потоков данных перетащите фигуру Цикл по центру в место на странице, где требуется показать цикл данных.

11.Перетащите начальную точку фигуры Цикл по центру к центру фигуры, отражающей состояние процесса, с циклом данных. Когда фигуры соединятся, конечные точки станут красными.

12.Чтобы изменить размер или положение цикла, перетащите конечную точку. Чтобы

изменить положение концов цикла, перетащите управляющий маркер и маркер выделения.

73

Организация электронного документооборота

3.12.СОЗДАНИЕ ПЛАНА ЭТАЖА

Шаблон План этажа Microsoft Office Visio предназначен для создания планов этажей отдельных помещений или всех этажей здания — включая структуру стен, строительные элементы и электрооборудование.

Создание плана этажа

1.Откройте вкладку Файл.

2.Выберите команду Создать и пункт Карты и планы этажей, а затем в списке Доступные шаблоны выберите нужный шаблон.

3.Нажмите кнопку Создать.

4.Создайте базовую структуру внешних стен одним из следующих способов:

Воспользуйтесь фигурами помещений.

a.Из набора элементов Структурные элементы перетащите на страницу документа одну из фигур помещения.

b.Измените размеры фигуры помещения, перетащив управляющие маркеры и маркеры выделенияна стенах.

Воспользуйтесь фигурами стен.

a.Из набора элементов Структурные элементы перетащите на страницу документа фигуры Наружная стена

b.Измените размеры стен, перетащив конечную точку.

c.Перетащите конечную точку одной стены на другую стену. Когда стены будут приклеены, конечные точки станут красными. Пересечения между стенами будут автоматически удалены.

5.Создайте структуру внутренних стен.

a.Из набора элементов Структурные элементы перетащите на страницу документа фигуры стен и расположите их внутри внешней структуры.

b.Измените размеры стен, перетащив конечную точку.

c.Перетащите конечную точку одной стены на другую стену. Когда стены будут приклеены, конечные точки станут красными. Пересечения между стенами будут автоматически удалены.

6.Добавьте другие структурные элементы.

a.Из набора элементов Структурные элементы перетащите на страницу документа структурные фигуры, например, колонны.

b.Из набора элементов Основные компоненты здания перетащите на страницу документа фигуры строительных элементов, таких как лестница.

7.Добавьте двери и окна. Из набора элементов Структурные элементы перетащите фигуры дверей и окон на стены. Двери и окна будут автоматически повернуты для выравнивания по стене и приклеены к ней. Они также будут иметь толщину стены

ипереместятся со стенами при изменении их положения.

8.Собрав каркас и стены, можно добавить фигуры электрооборудования и размерные линии.

Добавьте фигуры электрооборудования.

74

Организация электронного документооборота

Из набора элементов Электрические и телекоммуникационные соединения

перетащите на фигуры стен настенные переключатели, розетки и другие приборы. Когда появится красный квадрат , обозначающий приклеенную к стене фигуру, отпустите кнопку мыши. Настенные приборы автоматически поворачиваются для выравнивания по стене и приклеиваются к ней.

На страницу документа можно также перетащить фигуры потолочных приборов,

например, Потолочный вентилятор.

Добавьте к стенам размерные линии.

a.Щелкните правой кнопкой мыши фигуру стены, а затем в контекстном меню выберите команду Добавить размер.

b.Измените положение размерных линий и размерного текста, перетащив управляющий маркер .

c.Добавленный к стене размер можно изменить, для чего выделите фигуру размера, введите нужный размер, а затем щелкните за пределами этой фигуры.

Вставка плана этажа САПР

1.Откройте вкладку Файл.

2.Выберите команду Создать и пункт Карты и планы этажей, а затем в списке Доступные шаблоны выберите нужный шаблон.

3.Нажмите кнопку Создать.

4.На вкладке Вставка в группе Иллюстрации нажмите кнопку Чертеж САПР.

5.В диалоговом окне Вставка чертежа AutoCAD выберите нужный CAD-файл и нажмите кнопку Открыть.

6.Для принятия размера и расположения чертежа САПР нажмите кнопку ОК.

Вставленный чертеж можно переместить, изменить его размер и масштаб. Можно также заблокировать слой, содержащий чертеж САПР, чтобы при создании нового плана случайно не изменить этот слой.

Копирование существующего плана этажа Visio в новый документ

1.Откройте вкладку Файл.

2.Выберите команду Создать и пункт Карты и планы этажей, а затем в списке Доступные шаблоны выберите нужный шаблон.

3.Нажмите кнопку Создать.

4.Откройте существующий документ Visio.

5.На вкладке Конструктор в группе Параметры страницы нажмите кнопку вызова диалогового окна Параметры страницы. В диалоговом окне Параметры страницы на вкладке Масштаб документа обратите внимание на масштаб текущего документа и установите соответствующий масштаб нового документа.

6.В существующем документе выделите фигуры, которые нужно скопировать в новый документ, а затем на вкладке Главная в группе Буфер обмена выберите команду Копировать.

7.Перейдите в новый документ, а затем в группе Буфер обмена выберите команду

Вставить.

75

Организация электронного документооборота

3.13.СОЗДАНИЕ ДИАГРАММ ДЛЯ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ

УПРАЖНЕНИЕ 6 СОЗДАНИЕ ДИАГРАММЫ ГАНТА.

1.Создайте новый документ на основе шаблона Диаграмма Ганта: на вкладке Файл выберите команду Создать и в категории Расписания шаблон Диаграмма Ганта.

2.В открывшемся диалоговом окне настроек Параметры диаграммы Ганта на вкладке Дата установите временные характеристики планируемых задач:

a.выберите количество планируемых задач Число задач – 5;

b.укажите единицы, в которых будет измеряться продолжительность выполнения задачи: выберите в раскрывающемся списке Формат единицы

Дни часы;

c.укажите начальную дату, конечную дату задач: Дата начала (15.03.2011),

Дата окончания (31.03.2011);

d.укажите единицы, в которых будет измеряться временная шкала: в списке

Основные единицы укажите Недели, а в списке Вспомогательные единицы – Дни.

3.На вкладке Формат диалогового окна Параметры диаграммы Ганта укажите параметры представления на временной шкале выполнения задачи:

a.выберите вид маркеров, указывающих на начало и конец выполнения задачи: в

списке Фигура начала выберите фигуру Стрелка вниз и в списке Фигура окончания выберите фигуру Стрелка вверх;

b.выберите значения, которые будут отображаться слева, справа и внутри полосы представления временных характеристик задач: в списке Надпись слева оставьте значение Нет, в списке Надпись справа выберите Окончание и в списке Надпись внутри – % завершения;

c.оставьте вид метки для обозначения на временной шкале точечных дат Ромб в списке Фигура;

d.выберите вид маркеров начала и конца для задач, которые разделены на шаги:

в списках Начало и Окончание маркер Треугольник вниз / OK.

76

Организация электронного документооборота

4. Результат представлен на образце.

5.Создайте две задачи Задача 1 и Задача 2. Задача Задача 1 разбита на 3 этапа (шага): Шаг 1, Шаг 2, Шаг 3 длительностью 3, 4 и 6 рабочих дней соответственно. Вторая задача должна длиться 7 рабочих дней с 19.03.2011 г.:

a.двойным щелчком по надписи Задача 2 войдите в режим редактирования текста и измените надпись на Шаг 1.

b.аналогично переименуйте Задача 3, Задача 4, Задача 5 соответственно в

Шаг 2, Шаг 3, Задача 2;

6.Понизьте уровень задач Шаг 1, Шаг 2 и Шаг 3 до уровня этапов (шагов) задачи:

a.выделите ячейку с надписью Шаг 1, щелкнув по ней левой клавишей мыши, затем выделите последовательно ячейки Шаг 2 и Шаг 3, удерживая клавишу Shift в нажатом состоянии;

b.на вкладке Диаграмма Ганта в группе Задачи кнопка Понизить

уровень.

1.В столбце Длительность выделите ячейку напротив Шаг 1 и наберите число 3 (т.е. 3 рабочих дня).

2.Соответственно в ячейках напротив Шаг 2, Шаг 3 и Задача 2 проставьте значения 4, 6 и 7.

3.Задайте зависимость одновременно для нескольких этапов:

a.выделите ячейки с надписями Шаг 1, Шаг 2, Шаг 3, удерживая клавишу Shift в нажатом состоянии;

b.на вкладке Диаграмма Ганта в группе Задачи кнопка Ссылка.

4.В столбце Начало (начало выполнения задачи) напротив Задача 2 вместо даты 15.03.2011 поставьте значение 19.03.2011.

77

Организация электронного документооборота

5.Сверьте полученный результат с окончательной Диаграммой Ганта, представленной на образце.

6.Сохраните файл с именем Диаграмма Ганта в вашей рабочей папке: Файл / Сохранить как/ откройте свою рабочую папку / в поле имени файла введите: Диаграмма Ганта / кнопка

Сохранить.

7.Завершите работу с Microsoft Visio.

ЗАДАНИЕ 6

1.Создайте диаграмму плана подготовки лекций с помощью фигуры Цилиндрическая временная линейка из шаблона Временная линейка со следующими параметрами:

a.период задачи с 24.06.2011 г. по 28.08.2011 г.;

b.формат времени –хх.хх.хххх (язык – русский);

c.единицы, в которых будет измеряться временная шкала – Недели;

d.маркер конца (в контекстном меню команда Показать конечную стрелку).

2.Разбейте план подготовки лекций на несколько этапов, как указано ниже на образце:

3.Сохраните файл в вашей рабочей папке под именем Подготовка лекций. Завершите работу с

Microsoft Visio.

4.СОЗДАНИЕ ФИГУР, НАБОРОВ ДАННЫХ, МНОГОСЛОЙНЫХ ДИАГРАММ ПОДКЛЮЧЕНИЕ НАБОРОВ ДАННЫХ К ДОКУМЕНТУ MICROSOFT VISIO.

Физически каждый набор данных представляет собой отдельный файл с расширением .vss или .vsx. Набор данныхы, создаваемые пользователем, могут храниться в любом месте. При сохранении нового набор данныха Visio по умолчанию предлагает выполнить сохранение в папку Мои фигуры, которая автоматически создается в системной папке Мои документы.

Все набор данныхы делятся на зарегистрированные и незарегистрированные. Регистрация позволяет работать с пользовательским набор данныхом как со стандартным, т.е. иметь к нему постоянный доступ из любого документа Visio. По умолчанию набор данных является зарегистрированным, если его файл находится в папке My Shapes или одной из ее вложенных папок.

Чтобы открыть зарегистрированный набор данных необходимо выполнить на панели Фигуры команду Дополнительные фигуры и в открывшемся меню выбрать нужный набор

78

Организация электронного документооборота

данных. Для открытия незарегистрированного набор данныха следует выполнить команду

Дополнительные фигуры и выбрать Открыть набор элементов… и далее выбрать необходимый набор данных.

УПРАЖНЕНИЕ 7 СОЗДАНИЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКОГО НАБОРА ДАННЫХ VISIO.

1.Создайте новый документ на основе шаблона Простая схема: на вкладке Файл выберите команду Создать и в категории Общие шаблон Простая схема.

2.Создайте новый пустой набор данных: на панели Фигуры выберите команду Дополнительные фигуры и в открывшемся меню выберите Создать набор элементов (новый набор данных (с

названием Набор элементов) откроется н набор а панели Фигуры слева)..

3.Создайте новую фигуру (вопросительный знак):

a.переключитесь на набор данных Простые фигуры;

b.перетащите на рабочую область фигуру Круг;

c.измените цвет фигуры на красный;

d.измените размеры круга: на вкладке Вид в группе Показать нажмите кнопку

Области задач и выберите пункт Размер и положение; установите ширину равной

12 мм.

e.выберите на вкладке Главная в группе Сервис инструмент Соединительная

линия и на свободном пространстве рабочего листа, не выходя из режима соединителя, нарисуйте ломаную линию.

f.преобразуйте линию-соединитель в искривленную: перейдите в режим указателя (инструмент Указатель) ; щелкните правой клавишей мыши по линии - Кривая

соединительная линия;

g.настройте цвет, толщину линии: толщина - 10, цвет – красный;

4.Добавьте фигуру в набор данных: переключитесь на созданный вами набор данных, перетащите на этот набор данных нарисованную фигуру.

5.Измените параметры фигуры-мастера: щелкните по добавленной на набор данных фигуре правой клавишей мыши / Изменить образец / Свойства образца / в открывшемся диалоговом окне укажите название фигуры (Вопросительный знак) / OK.

6.Сохраните созданный набор данных: щелкните правой клавишей мыши по названию создаваемого набора данных; Сохранить как…; укажите в окне сохранения вашу рабочую папку; задайте имя набор данныха: Мой набор данных.

7.Завершите работу с Microsoft Visio.

ЗАДАНИЕ 7

1.Загрузите Microsoft Visio. Выберите шаблон Basic Diagram из категории Block Diagram в стартовом диалоговом окне. Создайте новый набор данных.

2.Создайте фигуру «Книга». Добавьте ее в набор данных. Снабдите фигуру всплывающей подсказкой «Работа».

79

Организация электронного документооборота

3.Создайте новую фигуру «Глобус». Добавьте ее в набор данных. Снабдите фигуру всплывающей подсказкой «Отдых».

4.Создайте новую фигуру «Внимание» красного цвета. Добавьте ее в набор данных. Снабдите фигуру всплывающей подсказкой «Важная встреча». Сохраните набор данных под именем «Расписание» в папке Мои документы. Завершите работу с Microsoft Visio.

Добавление гиперссылки в существующую фигуру

1.Убедитесь, что текущий документ и файл, на который будет указывать гиперссылка, сохранены.

2.Выделите фигуру, в которую нужно добавить ссылку.

3.На вкладке Вставка в группе Связи нажмите кнопку Гиперссылка.

Клавиши быстрого доступа Можно также нажать клавиши CTRL+K.

4.В поле Адрес выполните одно из указанных ниже действий.

Если гиперссылка должна указывать на другую страницу или фигуру в текущем документе, оставьте это поле пустым.

Введите путь к файлу, расположенному на данном компьютере или в сети.

Введите адрес веб-сайта, FTP-узла или электронной почты (эти адреса должны начинаться соответственно на http://, ftp:// или mailto:).

Нажмите кнопку Обзор и выберите веб-сайт или файл.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если необходимый файл не отображается, попробуйте выбрать другой тип файлов в списке Тип файлов.

5. Чтобы задать гиперссылку на конкретную страницу или фигуру на странице или выбрать масштаб отображения, нажмите кнопку Обзор рядом с полем Субадрес и выполните в диалоговом окне Гиперссылка указанные ниже действия.

1.Выберите страницу, на которую должна указывать гиперссылка.

2.Введите имя фигуры, на которую будет указывать гиперссылка.

Чтобы узнать имя фигуры, на вкладке Разработчик нажмите кнопку Имя фигуры. Если вкладка Разработчик не отображается, ее можно добавить.

a.Откройте вкладку Файл.

b.Нажмите кнопку Параметры.

c.	Откройте вкладку Дополнительно и в группе Общие установите флажок Запуск в
режиме разработчика.

Кнопка Имя фигуры находится в группе Конструктор фигур.

3.Выберите нужный масштаб.

6. Чтобы задать гиперссылку на определенный якорь на веб-странице, введите его имя в поле

Субадрес.

Если вы не уверены, следует ли использовать имя якоря, оставьте поле Субадрес пустым.

7.В поле Описание введите имя гиперссылки. Оно используется как имя ссылки в контекстном меню фигуры.

8.Чтобы создать относительную гиперссылку, установите флажок Использовать относительный путь для гиперссылки.

Относительная гиперссылка указывает расположение целевого файла относительно расположения текущего документа. Если вы не уверены, следует ли использовать относительную гиперссылку, не устанавливайте флажок Использовать относительный путь для гиперссылки.

9. Чтобы добавить другую гиперссылку на ту же фигуру, нажмите кнопку Создать и введите данные новой ссылки.

80