Оффисные приложения Ms Access

Использование форм для ввода и просмотра данных, создание отчетов в Microsoft Access

3.Измените структуру областей формы - добавьте в форму колонтитулы: установите указатель мыши в любое место области данных, где нет полей данных и нажмите правую клавишу мыши; в контекстном меню нажмите кнопку Колонтитулы страницы; установите значение высоты верхнего колонтитула 3 см - щелчком правой клавиши мыши выделите раздел Верхний колонтитул и нажмите кнопку Свойства; вкладка Макет; в поле Высота задайте 3 см; аналогичным образом задайте значение высоты нижнего колонтитула 0 см; заголовка формы 2 см; примечания формы 3 см.

4.Закройте окно свойств.

5.Сохраните изменения в форме.

6.Добавьте в верхний колонтитул формы рисунок: щелчком левой кнопки мыши выделите раздел Верхний колонтитул; на вкладке Конструктор в группе

Элементы управления выберите команду Вставить изображение – Обзор… - в

диалоговом окне Выбор рисунка выберите графический файл для вставки; определите положение рисунка в разделе: переместите рисунок при нажатой левой кнопке мыши или задайте нужные значения атрибутов От левого края, От верхнего края в окне свойств рисунка на вкладке Макет.

7.Добавьте в заголовок формы надпись: выберите элемент Надпись в группе Элементы управления; выполните щелчок левой кнопкой мыши в разделе Заголовок формы и под заголовком Клиенты введите текст: Основные сведения о клиентах;

щелчком мыши выделите надпись и с помощью кнопок группы Шрифт на закладке Формат установите следующие параметры надписи: шрифт — Arial, размер — 12, начертание — курсив, цвет текста - синий; измените размер области надписи: установите указатель мыши на любой из маркеров изменения размеров и

8.Закройте форму Клиенты, сохранив изменения.

УПРАЖНЕНИЕ 46. СОЗДАНИЕ ВЫЧИСЛЯЕМОГО ПОЛЯ ФОРМ В РЕЖИМЕ КОНСТРУКТОРА

Создайте новый запрос Общая стоимость туров с учетом сезона на основании запроса

Общая стоимость туров. Создайте новую форму Общая стоимость туров с учетом сезона

идобавьте в форму вычисляемое поле.

1.Создайте новый запрос Общая стоимость туров с учетом сезона на основании запроса Общая стоимость туров и добавьте в него поле Коэффицинт стоимости

из таблицы Сроки.

2.Создайте новую форму Общая стоимость туров с учетом сезона с помощью инструмента "Форма".

3.Добавьте в форму вычисляемое поле для подсчета стоимости туров с учетом сезона: переключитесь в режим конструктора формы; увеличьте высоту области

данных на 2 см.; выберите элемент Поле на вкладке Конструктор в группе

Элементы управления и всавьте его под полем Коэффициент стоимости; щелчком мыши выделите автоматически сгенерированную связанную надпись и измените значение параметра Подпись: на вкладке Конструктор в группе Сервис кнопка

Страница свойств; вкладка Макет; в строку Подпись введите: Стоимость с учетом сезона: выделите элемент управления Поле; вкладка Данные в окне свойств элемента; в строку Данные введите с клавиатуры или с помощью построителя выражение: = [Общая стоимость]*[Коэффициент стоимости]; на вкладке Макет

окна свойств поля задайте формат поля (Евро), его размеры, опции форматирования содержимого, выберите варианты оформления, типа и цвета границы.

4.Переключитесь в режим формы и просмотрите ее.

5.Сохраните форму.

111

Использование форм для ввода и просмотра данных, создание отчетов в Microsoft Access

УПРАЖНЕНИЕ 47. СОЗДАНИЕ КНОПОК В ФОРМЕ В РЕЖИМЕ КОНСТРУКТОРА

1.Продолжите работать с формой Общая стоимость туров с учетом сезона.

2.Добавьте в форму кнопку закрытия ее окна: переключитесь в режиме

конструктора; выберите элемент Кнопка на на вкладке Конструктор в группе Элементы управления; щелчком мыши поместите его в левый нижний угол раздела Примечание формы; в последовательности окон диалога мастера Создание кнопок

определите: Категории: Работа с формой, Действия: Закрыть форму; кнопка Далее; Рисунок: Дверь для выхода; кнопка Далее; задайте имя кнопки Выход;

кнопка Готово.

3.Сохраните форму.

4.Переключитесь в режим формы и проверьте действие кнопки.

4.4.СОЗДАНИЕ И ИЗМЕНЕНИЕ ОТЧЕТОВ В РЕЖИМЕ КОНСТРУКТОРА. ОСНОВНЫЕ ПРИЕМЫ РАБОТЫ В РЕЖИМЕ КОНСТРУКТОРА ОТЧЕТОВ. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ГРУППИРОВКИ ДАННЫХ И СУММ С НАКОПЛЕНИЕМ. СПОСОБЫ ВЫЧИСЛЕНИЯ ИТОГОВЫХ ЗНАЧЕНИЙ.

Отчеты в Microsoft Access используются для представления данных в виде печатного документа. Отчет позволяет дополнить извлеченную из базы данных информацию результатами анализа и вычислений, использовать различные средства визуального оформления.

Использование инструмента "Отчет" для создания нового отчета

С помощью инструмента "Отчет" можно создать форму одним щелчком мыши. При использовании этого средства все поля базового источника данных размещаются в отчете. Можно сразу же начать использование нового отчета либо при необходимости изменить его

врежиме макета или конструктора.

1.В области навигации щелкните таблицу, запрос или форму с данными, которые должны отображаться в отчете.

2.На вкладке Создание в группе Отчеты нажмите кнопку Отчет.

Будет создан новый отчет и отображен в режиме макета. В режиме макета можно внести изменения в структуру отчета при одновременном отображении данных.

Кроме того, отчет можно спроектировать с помощью Мастера отчетов или «вручную» с помощью Конструктора отчетов, используя предлагаемый им набор инструментов, определив вычисляемые поля и внеся указания о порядке сортировки и группировки данных. Приемы проектирования отчета с помощью Мастера отчетов или в режиме конструктора идентичны приемам, используемым при создании формы.

УПРАЖНЕНИЕ 48. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ИНСТРУМЕНТА "ОТЧЕТ" ДЛЯ СОЗДАНИЯ НОВОГО ОТЧЕТА

Создайте отчет для просмотра записей таблицы Маршруты.

1.Загрузите Microsoft Access. Откройте базу данных Турагентство.

2.В области навигации щелкните таблицу Маршруты.

3.На вкладке Создание в группе Отчеты нажмите кнопку Отчеты

4.Просмотрите данные в созданном отчете.

5.Закройте отчет с именем Маршруты.

УПРАЖНЕНИЕ 49. СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ С ПОМОЩЬЮ МАСТЕРА

Создайте с помощью мастера отчет на основе запроса Контактные телефоны клиентов. Просмотрите данные отчета и сохраните его под именем Контактные телефоны клиентов.

112

Использование форм для ввода и просмотра данных, создание отчетов в Microsoft Access

1.Вызовите мастер создания отчетов: на вкладке Создание в группе Отчеты нажмите кнопку Мастер отчета.

2.В режиме пошагового диалога в мастере отчетов определите параметры создания отчета: укажите, какие таблицы (запросы) будут рассматриваться в качестве источника данных для отчета: из раскрывающегося списка Таблицы и запросы выберите запрос Контактные телефоны клиентов; переместите из области Доступные поля в область Выбранные поля все поля; кнопка Далее; опять кнопка Далее; определите порядок сортировки записей: выберите из раскрывающегося списка поле поля Клиент; проверьте порядок сортировки — по возрастанию; кнопка Далее; определите вид макета и ориентацию страниц отчета: в разделе Макет установите переключатель табличный; в разделе Ориентация установите переключатель книжная; кнопка Далее; задайте имя отчета и выберите действие, которое будет выполнено после создания отчета: в поле Задайте имя отчета введите: Контактные телефоны клиентов; установите переключатель

Просмотреть отчет; кнопка Готово.

3.Просмотрите отчет. Закройте отчет Контактные телефоны клиентов.

УПРАЖНЕНИЕ 50.СОЗДАНИЕ ОТЧЕТА ПРИ ПОМОЩИ ИНСТРУМЕНТА "ПУСТОЙ ОТЧЕТ"

Создайте с помощью инструмента "Пустой отчет" отчет на основе таблицы Сотрудники.

1.На вкладке Создание в группе Отчеты нажмите кнопку Пустой отчет. Access откроет пустой отчет в режиме макета и отобразит область Список полей.

2.Выберите таблицу Сотрудники для создания отчета: в области Список полей щелкните знак "плюс" (+) рядом с таблицей Сотрудники.

3.Выберите поля для отчета: двойной щелчок мыши по полю Фамилия; удерживая клавишу Ctrl выделите поля Имя, Отчество, Адрес и перетащите их на отчет.

4.Добавьте на отчет заголовок: двойной щелчок по кнопке Заголовок в группе инструментов Колонтитулы на вкладке Конструктор; в выделенной области наберите Адреса сотрудников.

5.Сохраните отчет под именем Адреса сотрудников и закройте его.

УПРАЖНЕНИЕ 51. ИЗМЕНЕНИЕ ОТЧЕТОВ В РЕЖИМЕ МАКЕТА

1.Откройте отчет Адреса сотрудников в режиме макета.

2.Уменьшите размер ячейки с заголовком: подведите указатель к заголовку Телефоны сотрудников и щелкните левой клавишей мыши, чтобы появилась красная рамка вокруг текста; подведите курсор к правой границе ячейки, чтобы появилась двойная стрелка; удерживая клавишу мыши, уменьшите размер ячейки до размера текста.

3.Добавьте текущую дату в область заголовка: двойной щелчок по кнопке Дата и время в группе инструментов Колонтитулы на вкладке Конструктор; в диалоговом окне Дата и время выберите формат даты; кнопка ОК.

4.Добавьте эмблему в область заголовка: двойной щелчок по кнопке Эмблема в группе инструментов Колонтитулы на вкладке Конструктор; в диалоговом окне Выбор рисунка выберите файл с эмблемой; кнопка ОК.

5.Добавьте поле Должность в отчет: выделите ячейку с Отчеством и на вкладке Упорядочить в группе Сервис выберите кнопку Добавить поля; добавьте поле

Должность.

6.Измените начертание и размер шрифта таблицы с данными: выделите любую ячейку в таблице с данными и примените команду Выбрать макет из группы

Строки и столбцы на вкладке Упорядочить; на вкладке Фомат в группе Шрифт

выберите шрифт Monotype Corsiva и размер шрифта- 16.

7.Расширьте столбец: выделите ячейку Адрес и на вкладке Упорядочить в группе Строки и Столбцы выберите команду Выделить столбец; подведите курсор к

113

Использование форм для ввода и просмотра данных, создание отчетов в Microsoft Access

правой границе столбца, чтобы появилась двойная стрелка; удерживая клавишу мыши, увеличьте размер ячейки так, чтобы адреса вмещались в одну строчку.

8.Установите новые значения полей на странице при выводе отчета на печать:

вкладка Параметры страницы группа Размеры страницы кнопка Поля - Широкие; группа Разметка страницы кнопка Альбомная.

9.Закройте отчет и сохраните изменения.

УПРАЖНЕНИЕ 52. ИЗМЕНЕНИЕ ОТЧЕТОВ В РЕЖИМЕ КОНСТРУКТОРА

Измените макет отчета Контактные телефоны сотрудников в режиме конструктора.

1.Откройте отчет Контактные телефоны сотрудников в режиме конструктора.

2.Просмотрите содержимое разделов отчета, обратив внимание на содержащиеся в разделе Нижний колонтитул ссылки: на стандартную функцию Now(), возвращающую значение системных даты/времени в соответствии с установленным форматом; на выражение для вывода порядкового номера страницы отчета

([Page]) из общего количества страниц ([Pages]): ="Стр." & [Page] & " из " & [Pages].

3.Установите новые значения полей на странице при выводе отчета на печать:

вкладка Параметры страницы группа Разметка страницы кнопка Параметры страницы; в разделе Поля (мм) установите верхнее и нижнее поля по 20 мм, левое поле 22 мм и правое поле 15 мм; ОК.

4.Измените положение, ширину и формат отдельных элементов отчета в разделах Верхний колонтитул и Область данных с целью оптимизации их внешнего вида при выводе на экран (печать).

5.Переключитесь в режим предварительного просмотра отчета.

УПРАЖНЕНИЕ 53. СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ В РЕЖИМЕ КОНСТРУКТОРА

Создайте в режиме конструктора упрощенный макет отчета Закупки.

1.Создайте новый отчет в режиме конструктора.

2.Отключите отображение разделов Верхний/Нижний колонтитулы в отчете.

3.Включите отображение разделов Заголовок/Примечание отчета.

4.Выведите на экран список полей таблицы Заказы: на вкладке Упорядочить в группе

Сервис выберите кнопку Добавить поля.

5.Поместите нужные поля источника записей в область данных: в списке полей таблицы Заказы выделите (при нажатой клавише Ctrl) поля Код клиента, Код маршрута, Код сроки, Количество; при нажатой левой кнопке мыши перенесите

поля в раздел Область данных отчета. Добавьте надпись в заголовок отчета:

на панели Элементы управления в группе Элементы управления на закладке Конструктор; щелчок в разделе Заголовок отчета; введите: Отчет о заказанных турах; расположите надпись в середине области заголовка отчета; произведите ее форматирование.

6.Добавьте в отчет группировку по полю Код клиента: кнопка Группировка в группе

Группировка и итоги вкладка Конструктор; в поле Группировка сортировка и итоги кнопка Добавить группировку; в списке выберите Код клиента; кнопка Добавить сортировку; в списке выберите Код маршрута.

7.С помощью мыши переместите поле Код клиента из раздела Область данных в раздел Заголовок группы «Код клиента» (указатель мыши должен иметь вид ладони).

8.Удалите во всех полях название полей.

9.Разместите поля Код маршрута, Код сроки, Количество в одну строчку.

10.Уменьшите высотуобласти данных до высоты полей.

11.Сохраните отчет под именем Отчет о заказанных турах.

12.Просмотрите отчет в режиме предварительного просмотра.

114

Использование форм для ввода и просмотра данных, создание отчетов в Microsoft Access

13. Закройте отчет Отчет о заказанных турах

115

Организация электронного документооборота

5. ПРИЛОЖЕНИЯ В MICROSOFT ACCESS

Цель модуля – ознакомиться с технологией создания пользовательских приложений в MS Access.

5.1. СОЗДАНИЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКОГО ИНТЕРФЕЙСА ДЛЯ БАЗЫ ДАННЫХ.

Определение параметров запуска пользовательского приложения.

Для интерактивного управления приложением, созданным средствами СУБД Microsoft Access можно создавать специальный командный интерфейс пользователя – набор действий (команд), организованных в форме различных видов строчных и кнопочных меню. Команды следует группировать в меню или на страницах кнопочной формы по своему назначению так, чтобы пользователю было интуитивно ясно, где должна находиться определенная команда и в каких случаях ее выполнять.

Обычно для работы с приложением создают специальную форму, содержащую кнопки, которые позволяют выбирать основные функции или режимы работы приложения. Иногда в качестве способа организации действий пользователя в дополнение к кнопочной форме (или вместо нее) стандартными для приложений Microsoft средствами создаются пользовательские меню и/или панели инструментов.

С помощью команд закладок Файл и Работа с базами данных можно реализовать различные приемы управления доступом к базе данных Microsoft Access и ее объектам.

При сжатии базы данных ее файл сжимается и становится недоступным для чтения с помощью служебных программ или текстовых редакторов.

Параметры запуска позволяют задать такие настройки, как стартовая форма, которая автоматически открывается при открытии базы данных, а также заголовок и значок приложения базы данных. Кроме того, можно скрыть окно базы данных и установить собственную кнопочную форму.

Еще одним простейшим способом защиты является установка пароля для открытия файла базы данных. После установки пароля при каждом открытии базы данных будет появляться диалоговое окно, в которое требуется ввести пароль.

Пользователь также имеет возможность создать макрос Autoexec для выполнения макрокоманд при открытии файла Microsoft Access. Макрос Autoexec выполняется после вступления в силу параметров запуска, поэтому в него не следует включать макрокоманды, которые могут изменить параметры запуска.

5.2. СЖАТИЕ И ВОССТАНОВЛЕНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

Предотвращение и исправление проблем с файлами баз данных с помощью команды «Сжать и восстановить»

При использовании файлы баз данных могут быстро увеличиваться в размере, что иногда снижает быстродействие. Эти файлы также могут быть случайным образом повреждены. Для предотвращения или исправления этих проблем можно использовать команду Microsoft Office Access Сжать и восстановить базу данных.

Зачем нужно сжимать и восстанавливать базу данных

Эта команда помогает предотвратить и исправить следующие проблемы, которые могут возникнуть с базой данных: увеличение размеров файлов по мере использования и повреждение файлов.

116

Организация электронного документооборота

По мере добавления и обновления данных и изменения их структуры размер файла базы данных увеличивается. Это происходит отчасти из-за добавления новых данных, а отчасти — по другим причинам, перечисленным ниже.

Access создает временные скрытые объекты для выполнения различных задач. Иногда временные объекты остаются в базе данных, когда они уже не нужны.

При удалении объекта базы данных занимаемое им место на диске автоматически не освобождается — файл базы данных по-прежнему занимает место на диске даже после удаления.

По мере заполнения файла базы данных остатками временных и удаленных объектов его быстродействие может снизиться. Объекты могут открываться медленнее, запросы и обычные операции — выполняться дольше обычного.

При сжатии данные не сжимаются — файл базы данных становится меньше за счет удаления неиспользуемого пространства.

Возможное повреждение файлов базы данных

При некоторых обстоятельствах файл базы данных может быть поврежден. Если к файлу базы данных открыт общий доступ по сети и несколько пользователей одновременно работают с ним напрямую, существует небольшой риск его повреждения. Риск повреждения тем выше, чем чаще пользователи изменяют данные в полях Memo, а со временем риск увеличивается еще больше. Часто данный тип повреждения связан с проблемой в модуле Visual Basic для приложений (VBA) и не приводит к потере данных. Однако данный тип повреждения может привести к повреждению структуры базы данных, например потере кода VBA или появлению непригодных для использования форм.

Иногда повреждение файла базы данных приводит к потере данных. Обычно эта потеря ограничивается потерей последнего действия одного пользователя, то есть единичным изменением данных. Когда пользователь начинает изменять данные и изменение прерывается (например, из-за отказа сетевой службы), Access помечает файл базы данных как поврежденный. Файл можно восстановить, но после восстановления некоторые данные могут отсутствовать.

При попытке открыть поврежденный файл базы данных выводится запрос на автоматическое восстановление файла.

Если Access полностью восстановит поврежденный файл, отобразится сообщение об успешном восстановлении и необходимости проверить содержимое базы данных, чтобы убедиться в правильности данных.

В случае частичного восстановления Access отслеживает объекты базы данных, которые не удалось восстановить, чтобы пользователь смог самостоятельно определить, что ему необходимо восстановить из резервной копии.

Можно настроить автоматическое выполнение команды «Сжать и восстановить базу данных» при каждом закрытии конкретной базы данных. Если с базой данных работает только один пользователь, этот параметр следует включить. В многопользовательских базах данных этот параметр включать не стоит, поскольку это может привести к кратковременному нарушению доступа к базе данных.

Перед запуском операции сжатия и восстановления рекомендуется выполнить указанные ниже действия.

Всегда создавайте резервные копии. В ходе процедуры восстановления Access

может удалить некоторые данные из поврежденной таблицы. Иногда эти данные можно восстановить из резервной копии. В дополнение к обычной стратегии резервирования перед выполнением команды Сжать и восстановить базу данных

117

Организация электронного документооборота

следует сделать резервную копию. Резервную копию можно сделать с помощью команды Резервная копия базы данных. Выберите пункт Сохранение и в группе Дополнительно нажмите кнопку Резервная копия базы данных.

Автоматическое сжатие и восстановление. Если к базе данных не открыт общий доступ для пользователей по сети, для нее следует настроить автоматическое сжатие и восстановление.

Обратите внимание на таблицу ошибок восстановления системы. Когда Access

не в состоянии восстановить все объекты в поврежденном файле базы данных, все невосстановленные объекты перечисляются в таблице с именем MSysCompactErrors. В случае наличия ошибок Access открывает таблицу

MSysCompactErrors в режиме таблицы.

Получение монопольного доступа к базе данных для выполнения команды

"Сжать и восстановить базу данных". Если с базой данных работаете только вы, можно пропустить остальную часть этого раздела и перейти сразу к разделу Сжатие

ивосстановление базы данных. Для операции сжатия и восстановления базы данных требуется монопольный доступ к файлу базы данных, поскольку при этом другие пользователи могут быть отключены. Перед выполнением операции сжатия

ивосстановления базы данных следует уведомить других пользователей, чтобы они не работали с ней в это время. Сообщите пользователям, как долго они не должны работать с базой данных. При выполнении операции сжатия и восстановления на регулярной основе отметьте, как долго она выполняется. Затем можно сделать более точную оценку времени, в течение которого пользователи не должны работать с базой данных.

Получение достаточных разрешений для выполнения операции сжатия и восстановления. При использовании файла базы данных более ранней версии и наличии членства в рабочей группе сжатие и восстановление базы данных, возможно, нельзя будет выполнить самостоятельно. Если отсутствуют достаточные разрешения и необходимо сжать и восстановить базы данных, следует обратиться за помощью к администратору рабочей группы.

Сжатие и восстановление базы данных

Автоматическое сжатие и восстановление базы данных при ее закрытии

Чтобы автоматически сжимать и и восстанавливать базу данных при ее закрытии, установите флажок Сжимать при закрытии.

Этот параметр влияет только на открытую в данный момент базу данных. Данный параметр необходимо устанавливать отдельно для каждой базы данных, которую необходимо автоматически сжимать и восстанавливать.

1.На вкладке Файл щелкните элемент Параметры.

2.В диалоговом окне Параметры Access выберите категорию Текущая база данных.

3.В группе Параметры приложений установите флажок Сжимать при закрытии.

Сжатие и восстановление базы данных вручную

Вдополнение к использованию параметра Сжимать при закрытии или вместо него команду Сжать и восстановить базу данных можно запускать вручную. Команду можно выполнить, когда база данных открыта или не открыта. Кроме того, можно создать ярлык на рабочем столе для запуска команды Сжать и восстановить базу данных для определенного файла базы данных.

Для сжатия и восстановления открытой базы данных на вкладке Файл выберите команду

Сведения, а затем — Сжать и восстановить базу данных.

118

Организация электронного документооборота

Для сжатия и восстановления не открытой базы данных проделайте следующие действия.

1.Запустите Access, но не открывайте базу данных.

2.Выберите команду Сведения, а затем — Сжать и восстановить базу данных.

3.В диалоговом окне База данных для сжатия перейдите к базе данных, которую нужно сжать и восстановить, и щелкните ее два раза.

На рабочем столе можно создать ярлык для сжатия и восстановления определенной базы данных.

Прежде всего определите расположение файла Msaccess.exe на компьютере. Файл Msaccess.exe обычно находится в следующей папке:

C:\Program Files\Microsoft Office\Office14

Если по указанному адресу файл Msaccess.exe отсутствует, найдите этот файл и запомните полный путь к нему.

1.Щелкните правой кнопкой мыши на рабочем столе, в контекстном меню выберите пункт Создать, а затем пункт Ярлык.

2.На первой странице мастера создания ярлыка в поле Укажите размещение объекта введите двойные кавычки ("), полный путь к файлу Msaccess.exe (включая имя файла), а затем еще одни двойные кавычки. (Или нажмите кнопку Обзор, чтобы выбрать нужный файл. В этом случае кавычки будут добавлены автоматически.)

Например, введите: "C:\Program Files\Microsoft Office\Office14\msaccess.exe"

3.После закрывающей двойной кавычки вставьте пробел и введите полный путь к базе данных, которую необходимо сжать и восстановить. Если путь содержит пробелы, его необходимо заключить в двойные кавычки. Вставьте еще один пробел и введите /compact.

Например, введите: "C:\Моя папка\Моя база данных.accdb" /compact

4.Нажмите кнопку Далее.

5.В поле Введите имя ярлыка введите имя ярлыка, а затем нажмите кнопку Готово. Мастер создаст ярлык и поместит его на рабочий стол.

6.Когда нужно будет сжать и восстановить базу данных, дважды щелкните этот ярлык.

Чтобы добавить ярлык рабочего стола в меню Пуск, щелкните ярлык правой кнопкой мыши

ивыберите в меню команду Закрепить в меню «Пуск».

5.3.ШИФРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ПАРОЛЯ БАЗЫ ДАННЫХ

Общие сведения

Чтобы не допустить несанкционированного использования базы данных Access, ее можно зашифровать, задав пароль. Если пароль для зашифрованной базы данных известен, ее можно расшифровать, а пароль удалить.

Если веб-база данных была зашифрована, приложение Access расшифрует ее при публикации. Таким образом, функция шифрования не помогает защитить веб-базу данных.

Если вы зашифровали базу данных, а пароль утерян, вы не сможете ее использовать. Нельзя удалить пароль базы данных, если этот пароль неизвестен.

119

Организация электронного документооборота

Инструмент шифрования позволяет сделать чтение данных с помощью других средств невозможным, а также задать пароль, который необходим для использования базы данных. Необходимо помнить следующие правила.

Новая функция шифрования применима только к базам данных в формате ACCDB.

Эта функция использует более стойкий алгоритм шифрования, чем инструменты предыдущих версий Access.

Чтобы зашифровать базу данных Access более ранней версии (в формате MDB) или использовать пароль, в Access используются средства кодирования и задания пароля из Access 2003.

Шифрование базы данных

1.На вкладке Файл нажмите кнопку Открыть.

2.В диалоговом окне Открытие найдите файл, который нужно открыть, и выделите его.

3.Нажмите стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Монопольный доступ. На рисунке показано меню.

4.На вкладке Файл нажмите кнопку Сведения и выберите пункт Зашифровать паролем. Откроется диалоговое окно Задание пароля базы данных.

5.Введите пароль в поле Пароль, повторите его в поле Подтверждение и нажмите кнопку ОК.

Создание надежного пароля

Используйте надежные пароли, представляющие собой сочетание прописных и строчных букв, цифр и символов. Пароли, не содержащие набор таких элементов, являются ненадежными.

Надежный и сложный пароль должен содержать знаки хотя бы из четырех следующих групп: буквы в верхнем регистре (от A до Z);

буквы в нижнем регистре (от a до z); цифры (от 0 до 9); небуквенные знаки (например, !, $, # или %).

Пароль не должен содержать имя учетной записи.

Надежный пароль: Y6dh!et5. Ненадежный пароль: House27. Пароли должны состоять не менее чем из 8 знаков. Рекомендуется использовать фразу-пароль, состоящую из 14 или более знаков.

Пароли или фразы, используемые в качестве паролей, должны быть такими, чтобы вам их было легко запомнить, а другим пользователям — сложно угадать.

Важно помнить свой пароль. Если вы забыли пароль, корпорация Майкрософт не сможет его восстановить. Записывайте пароли и храните в безопасном месте отдельно от данных, для защиты которых они используются.

120