Оффисные приложения Ms Access

Общие понятия теории баз данных. Основы работы с СУБД Microsoft Access

Если не удается выбрать столбец или набор столбцов для использования в качестве первичного ключа, можно использовать столбец с типом данных "Счетчик". При использовании такого столбца в Access автоматически назначаются значения. Такой код не содержит сведений; в нем нет описания строки, которую он представляет. Бессодержательные коды идеально подходят для использования в качестве первичного ключа, т. к. они не изменяются. Первичный ключ, содержащий фактические данные о строке, например номер телефона или имя клиента, более подвержен изменениям, т. к. фактические сведения могут измениться.

В некоторых случаях в качестве первичного ключа таблицы требуется использовать два и более полей. Первичный ключ из нескольких столбцов называется составным.

Создание связей между таблицами

После распределения данных по таблицам необходимо получить возможность объединять их. Access — это система управления реляционными базами данных. В реляционной базе данных сведения распределяются по отдельным тематически организованным таблицам. Для объединения данных используются связи между таблицами.

Определение связей между таблицами позволяет обеспечить правильность таблиц и столбцов. При наличии отношения "один-к-одному" или "один-ко-многим" таблицы должны содержать общие столбцы. При наличии отношения "многие-ко-многим" требуется третья таблица.

Усовершенствование структуры

После создания необходимых таблиц, полей и связей следует заполнить таблицы образцами данных и выполнить с ними различные операции: создание запросов, добавление новых записей и т.д. Это позволит выявить возможные проблемы — например, может потребоваться добавить дополнительный столбец или разбить одну таблицу на две для исключения повторяющихся данных.

Проверьте, можно ли использовать базу данных для получения ответов на нужные вопросы. Создайте черновые формы и отчеты и убедитесь, что в них отображаются нужные данные. Проверьте базу данных на наличие повторяющихся данных и при необходимости удалите эти данные.

В начале работы с базой данных можно выявить области для усовершенствования ее структуры. Можно обратить внимание на следующие пункты:

Отсутствие необходимых столбцов. Если некоторые столбцы отсутствуют, следует определить, в какую из существующих таблиц можно добавить данные. Если данные относятся к другой теме, может потребоваться дополнительная таблица. Создайте столбец для каждого элемента данных, который требуется отслеживать. Если данные невозможно получить из других столбцов путем вычислений, может потребоваться новый столбец.

Наличие столбцов с данными, которые можно получать из существующих полей путем вычислений. Если данные можно получать из других столбцов путем вычислений — например, цену со скидкой можно вычислять на основе розничной цены — рекомендуется избегать использования дополнительных столбцов.

Наличие многократно повторяющихся данных в таблицах. В этом случае следует разделить таблицу на две таблицы и связать их отношением "один-ко-многим".

Наличие таблиц с большим количеством полей, ограниченным количеством записей и пустыми полями в отдельных записях. В этом случае может потребоваться изменить структуру таблицы, чтобы сократить число полей и увеличить число записей.

11

Общие понятия теории баз данных. Основы работы с СУБД Microsoft Access

Разбиение каждого элемента данных на минимальные компоненты. Если элемент данных требуется использовать для отчетов, сортировки, поиска или вычислений, его следует поместить в отдельный столбец.

Наличие в столбце данных, относящихся к теме таблицы. Если столбец содержит данные, которые не относятся к теме таблицы, их следует поместить в другую таблицу.

Наличие связей между таблицами, представленных общими полями или третьей таблицей. Для создания отношений "один-к-одному" и "один-ко-многим" требуются общие столбцы. Для создания отношения "многие-ко-многим" требуется третья таблица.

Применение правил нормализации

Следующим этапом создания базы данных может стать применение правил нормализации данных (или просто правил нормализации). Эти правила позволяют проверить правильность структуры таблиц. Процесс применения этих правил к структуре базы данных называется нормализацией базы данных или просто нормализацией.

Нормализацию рекомендуется выполнять после внесения в базу данных всех элементов данных и создания предварительной структуры. Цель этого процесса — проверить правильность распределения элементов данных по таблицам. Однако нормализация не позволяет проверить правильность самих элементов данных.

Применение правил нормализации выполняется последовательно; на каждом этапе проверяется соответствие базы данных одной из т. н. "нормальных форм". Существует пять нормальных форм. Здесь описываются первые три формы, поскольку их достаточно для большинства баз данных.

Первая нормальная форма

Первая нормальная форма содержит правило о том, что на пересечении строки и столбца в таблице должно содержаться одно значение, а не список значений. Если представить каждое пересечение строки и столбца в виде ячейки, эта ячейка должна содержать лишь одно значение.

Вторая нормальная форма

Вторая нормальная форма содержит требование о том, что каждый столбец, не входящий в ключ, должен находиться в зависимости от всего ключевого столбца, а не от его части. Это правило применимо в том случае, если первичный ключ состоит из нескольких столбцов.

Третья нормальная форма

Третья нормальная форма содержит требование о том, что столбцы, не являющиеся ключевыми, должны не только зависеть от всего первичного ключа, но и быть независимыми друг от друга.

Другими словами, каждый столбец, не являющийся ключевым, должен зависеть только от первичного ключа.

Прежде чем приступить к рассмотрению вопросов создания базы данных на компьютере, необходимо построить модель данных, ориентированную на компьютерную реализацию. При этом главный вопрос, который необходимо решить – это вопрос о наиболее эффективной структуре модели и базы данных. Правильно спроектированная база данных должна:

обеспечить быстрый доступ к данным;

12

Общие понятия теории баз данных. Основы работы с СУБД Microsoft Access

исключить ненужное повторение данных, которое приводит к нерациональному использованию дискового пространства компьютера, и, кроме того, может явиться причиной ошибок при вводе;

обеспечить целостность данных таким образом, чтобы при изменениях в одном объекте автоматически происходили соответствующие изменения в связанных с ним объектах.

УПРАЖНЕНИЕ 1 ПРОЕКТИРОВАНИЕ НОВОЙ БАЗЫ ДАННЫХ

1.Определите цели создания базы данных: база данных «Турагенство» содержит сведения о клиентах, менеджерах фирмы, заказах, туристических маршрутах и используется для быстрого поиска необходимой информации, рассылки сообщений электронной почты и отчетов.

2.Соберите все данные, которые необходимо сохранить в базе данных: ФИО сотрудников турфирмы, их должность, адрес, телефон, E-Mail, ФИО клиентов, их место работы, должность, адрес, телефон. паспортные данные, e-Mail, наименование маршрутов, их сроки, стоимость, скидки, заказы маршрутов клиентами.

3.Распределите данные по группам или темам:

Сотрудники: Фамилия, Имя, Отчество, Должность, Адрес, Рабочий телефон, Домашний телефон, E-Mail.

Клиенты: Фамилия, Имя, Отчество, Место работы, Должность, Адрес, Рабочий телефон, Домашний телефон, E-Mail, Паспортные данные. Маршруты:,Наименование маршрута, Стоимость.

Заказы: Клиент, Сотрудник, Маршрут, Сроки, Дата заказа, Количество заказов. Сроки: Начальная дата, Конечная дата, Коэффициент стоимости.

4.Преобразуйте элементы данных в столбцы.

Сотрудники

Столбцы

1.Фамилия

2.Имя

3.Отчество

4.Должность

5.Адрес

6.Рабочий телефон

7.Домашний телефон

8.E-Mail

Клиенты

Столбцы

1.Фамилия

2.Имя

3.Отчество

4.Место работы

5.Должность

6.Адрес

7.Домашний телефон

8.E-Mail

9.Паспортные данные

13

Общие понятия теории баз данных. Основы работы с СУБД Microsoft Access

Маршруты

Столбцы

1.Наименование маршрута

2.Стоимость

Заказы

Столбцы

1.Номер заказа

2.Дата заказа

3.Клиент

4.Сотрудник

5.Маршрут

6.Сроки

7.Количество

Сроки

Столбцы

1.Начальная дата

2.Конечная дата

3.Коэффициент стоимости

5.Задайте первичные ключи.

Сотрудники

	Столбцы
1.	Код сотрудника	ключ
2.	Фамилия
3.	Имя
4.	Отчество
5.	Должность
6.	Адрес
7.	Рабочий телефон
8.	Домашний телефон
9.	E-Mail
Клиенты
	Столбцы
1.	Код клиента	ключ
2.	Фамилия
3.	Имя
4.	Отчество
5.	Место работы
6.	Должность
7.	Адрес
8.	Домашний телефон
9.	E-Mail
10.	Паспортные данные
Маршруты
	Столбцы
1.	Код маршрута	ключ
2.	Наименование маршрута

14

Общие понятия теории баз данных. Основы работы с СУБД Microsoft Access

3. Стоимость

Заказы

		Столбцы
1.		Номер заказа	ключ
2.		Дата заказа
3.		Клиент
4.		Сотрудник
5.		Маршрут
6.		Сроки
7.		Количество
Сроки
		Столбцы
1.		Код срока	ключ
2.		Начальная дата
3.		Конечная дата
4.		Коэффициент стоимости

6. Определите связи между таблицами.

«Сотрудники» - «Заказы»: связь «один-ко-многим».

«Клиенты» - «Заказы»: связь «один-ко-многим».

«Маршруты» - «Заказы»: связь «один-ко-многим».

«Сроки» - «Заказы»: связь «один-ко-многим».

7.Проверьте структуру базы данных на наличие ошибок.

8.Проверьте правильность структуры таблиц. Внесите в таблицы необходимые изменения.

9.Добавьте таблицу Паспортные данные

Паспортые данные

	Столбцы
1.	Код паспорта	ключ

2.Серия

3.Номер

4.Гражданство

5.Адрес прописки

6.Дата выдачи

7.Кем выдан

10.Определите связи между таблицами «Клиенты» - «Паспортные данные»: связь

«один-к-одному».

1.4.ИНТЕРФЕЙС MICROSOFT ACCESS. ЗАПУСК И ЗАВЕРШЕНИЕ РАБОТЫ С ПРИЛОЖЕНИЕМ. ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЙ ИНТЕРФЕЙС ACCESS 2010

Пользовательский интерфейс Access 2010 включает некоторые значительные изменения по сравнению с предыдущими версиями, особенно выпущенными до Access 2007. Два основных компонента пользовательского интерфейса — лента и область навигации — впервые появились в Access 2007. В Access 2010 лента изменена и добавлен третий компонент пользовательского интерфейса — представление Backstage .

Ниже указаны три основных компонента пользовательского интерфейса Access 2010.

Лента. Полоса в верхней части окна приложения, содержащая группы команд.

15

Общие понятия теории баз данных. Основы работы с СУБД Microsoft Access

Представление Backstage. Набор команд на вкладке Файл на ленте.

Область навигации. Область в левой части окна Access, предназначенная для работы с объектами базы данных.

Три этих элемента формируют среду, в которой создаются и используются базы данных. Представление Backstage

Режим Backstage появился в Access 2010. Представление Backstage открывается при открытии вкладки Файл, где расположены команды, которые в предыдущих версиях Access находились в меню Файл. В представлении Backstage также доступны команды, которые применяются ко всей базе данных. Представление Backstage открывается при запуске приложения Access, если при этом не открывается база данных (например, при запуске приложения Access из меню "Пуск").

Запуск Access

При запуске Access 2010 открывается представление Microsoft Office Backstage, в котором можно получить сведения о текущей базе данных, создать новую базу данных, открыть существующую базу данных и просмотреть справочные материалы с веб-сайта Office.com.

Представление Backstage является отправным пунктом для создания новых и открытия существующих баз данных, просмотра релевантных статей на сайте Office.com и т. д. — иначе говоря, для выполнения любых операций с файлом базы данных или вне базы данных, но не внутри ее.

В представлении Backstage можно создавать или открывать базы данных, публиковать их в Интернете на сервере SharePoint Server и выполнять многие задачи обслуживания файлов и баз данных.

16

Общие понятия теории баз данных. Основы работы с СУБД Microsoft Access

Лента

Лента заменила меню и панели инструментов. Она является основным командным интерфейсом в Access 2010 . Одно из главных преимуществ ленты состоит в том, что на ней собраны средства выполнения задач, которые раньше находились в меню, на панелях инструментов, в областях задач и других компонентах пользовательского интерфейса. Благодаря этому нужную команду не приходится искать в нескольких разных местах.

При открытии базы данных лента появляется в верхней части главного окна Access . На ней отображаются команды активной вкладки команд.

Лента содержит ряд вкладок с командами. В Access 2010 основные вкладки команд — Файл,

Главная, Создание, Внешние данные и Работа с базами данных. Каждая вкладка содержит группу связанных команд, которые могут открывать другие новые элементы интерфейса, например коллекцию — новый элемент управления, позволяющий выбирать варианты визуально.

Команды ленты также соответствуют объекту, активному в настоящее время. Например, если открыть таблицу в режиме таблицы и нажать кнопку Форма на вкладке Создание в группе Формы, приложение Access создаст форму на основе активной таблицы. Иначе говоря, имя активной таблицы будет указано в свойстве формы RecordSource (источник записей). Более того, некоторые вкладки ленты появляются только в определенном контексте. Например, вкладка Конструктор появляется только при открытии объекта в режиме конструктора.

При работе с лентой можно использовать сочетания клавиш. Все сочетания клавиш из предыдущей версии Access по-прежнему действуют. Вместо клавиш вызова меню, применявшихся в более ранних версиях Access, используется система доступа к элементам управления с клавиатуры. Она использует небольшие индикаторы с одной или несколькими буквами, которые появляются на ленте при нажатии клавиши ALT. Эти индикаторы показывают клавиши, соответствующие элементам управления.

Выбрав одну из вкладок команд, можно увидеть доступные в ней команды.

Выполнение команды

4.Запустите Microsoft Access.

5.Щелкните вкладку, на которой находится команда. В приведенной ниже таблице представлены вкладки и команды, находящиеся на каждой из них. Набор доступных вкладок и команд изменяется в зависимости от выполняемых действий.

	Вкладка
	команд			Возможные действия
	Главная			Выбор другого представления.
				Копирование и вставка данных из буфера обмена.
				Задание свойств текущего шрифта.

17

Общие понятия теории баз данных. Основы работы с СУБД Microsoft Access

					Установка текущего выравнивания шрифта.
					Применение форматирования к полю MEMO.
					Работа с записями (обновление, создание, сохранение, удаление,
					итоги, орфография, дополнительно).
					Сортировка и фильтрация записей.
					Поиск записей.
	Создание				Создание пустой таблицы.
					Создание таблицы на основе шаблона.
					Создание списка на сайте SharePoint, а также связанной с этим
					списком таблицы в текущей базе данных.
					Создание пустой таблицы в режиме конструктора.
					Создание формы на основе активной таблицы или запроса.
					Создание сводной таблицы или диаграммы.
					Создание отчета на основе активной таблицы или запроса.
					Создание запроса, макроса, модуля или модуля класса.
	Внешние				Импорт или связывание внешних данных.
	данные
					Экспорт данных.
					Сбор и обновление данных по электронной почте.
					Создание сохраненных операций импорта и экспорта.
					Запуск диспетчера связанных таблиц.
	Работа	с			Перенос некоторых или всех частей базы данных на новый или
	базами данных				существующий сайт SharePoint.
					Запуск редактора Visual Basic или выполнение макроса.
					Создание и просмотр отношений между таблицами.
					Показ или скрытие зависимостей объектов.
					Запуск архивариуса или анализ производительности.
					Перемещение данных в Microsoft SQL Server или базу данных
					Access (только таблицы).
					Управление надстройками Access.

18

Общие понятия теории баз данных. Основы работы с СУБД Microsoft Access

Создание или изменение модуля VBA.

6.Щелкните элемент управления, соответствующий команде. Если сочетание клавиш для команды известно из предыдущей версии Access, нажмите его.

Контекстные вкладки команд

Помимо стандартных вкладок команд в Access 2010 есть также контекстные вкладки. В зависимости от контекста (т. е. от того, с каким объектом работает пользователь и какие действия он выполняет) рядом со стандартными вкладками команд могут отображаться контекстные вкладки.

Контекстные вкладки содержат команды и функциональные элементы, необходимые для работы в определенном контексте. Например, при открытии таблицы в режиме конструктора контекстные вкладки содержат команды, которые используются для работы с таблицей только в этом режиме. Скажем, при открытии таблицы в режиме конструктора рядом с вкладкой Работа с базами данных появляется контекстная вкладка Конструктор. Если открыть вкладку Конструктор , на ленте появятся команды, доступные для объекта только в режиме конструктора.

Коллекции

На ленте используется также элемент управления, который называется коллекцией. Он разработан для того, чтобы привлечь внимание к необходимым результатам. Коллекция — это элемент управления, который не просто отображает команды, а показывает результат выполнения этих команд. Смысл состоит в том, чтобы предоставить пользователю возможность найти и выбрать нужные действия в Access 2010 по виду, сосредоточившись на результате, а не на самих командах.

Коллекции различаются по форме и размерам. Это может быть таблица, раскрывающееся представление в виде меню или даже встроенная коллекция, элементы которой располагаются непосредственно на ленте.

Скрытие ленты

Иногда требуется выделить на экране дополнительное пространство для работы. В этих случаях можно свернуть ленту и оставить только строку с вкладками команд. Чтобы скрыть ленту, дважды щелкните активную вкладку команд. Чтобы показать ее, снова дважды щелкните активную вкладку команд.

Панель быстрого доступа

Панель быстрого доступа, находящаяся рядом с лентой, обеспечивает доступ к командам одним щелчком мыши. Набор по умолчанию включает команды Сохранение, Отмена и Возврат, при этом можно настроить панель быстрого доступа для добавления в нее наиболее часто используемых команд. Можно также изменить расположение и увеличить размер этой панели инструментов. В стандартном уменьшенном виде она находится рядом с вкладками команд ленты. Если выбран крупный размер, она располагается под лентой во всю ее длину.

Область навигации

Область навигации позволяет организовать объекты базы данных и является основным средством открытия или изменения объектов базы данных. Область навигации организована по категориям и группам. Пользователи могут выбрать различные параметры организации, а

19

Общие понятия теории баз данных. Основы работы с СУБД Microsoft Access

также создать собственную схему организации. По умолчанию в новой базе данных используется категорию типа объекта, которая содержит группы, соответствующие различным типам объектов базы данных. К объектам базы данных относятся таблицы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули. Категория типов объектов организует объекты базы данных подобно окну базы данных в более ранних версиях. Если раньше для выполнения задач использовалось окно базы данных, то теперь для этого служит область навигации. Например, чтобы добавить строку в таблицу в режиме таблицы, следует открыть таблицу из области навигации.

Чтобы открыть объект базы данных или применить к нему команду, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите команду в контекстном меню. Команды контекстного меню зависят от типа объекта.

Открытие объекта базы данных (например, таблицы, формы или отчета)

1.Дважды щелкните объект в области навигации или выделите объект в области навигации и нажмите клавишу ВВОД. Можно также в области навигации щелкнуть объект правой кнопкой мыши и выберать в контекстном меню команду "Открыть".

2.В диалоговом окне Параметры переходов можно выбрать параметр открытия объектов одним щелчком.

Все объекты базы данных в области навигации делятся на категории, которые содержат группы. Некоторые категории являются встроенными, но можно создавать и пользовательские группы.

По умолчанию область навигации появляется при открытии базы данных, в том числе баз данных, созданных в предыдущих версиях Access. Можно отключить отображение области навигации по умолчанию, настроив соответствующий параметр приложения. Ниже приведены инструкции по выполнению каждого действия.

Отображение и скрытие области навигации

Нажмите кнопку в правом верхнем углу области навигации ( ) или клавишу F11.

Отмена отображения области навигации по умолчанию

1.На вкладке Файл щелкните элемент Параметры.

2.В левой области выберите элемент Текущая база данных.

3.В разделе Переходы снимите флажок Область переходов и нажмите кнопку ОК. Вкладки документов

Начиная с Office Access 2007, можно использовать для отображения объектов базы данных вкладки документов вместо перекрывающихся окон. При повседневной интерактивной работе интерфейс вкладок документов может оказаться более удобным. Отключение и включение вкладок документов осуществляется путем настройки параметров Access. При изменении этих параметров необходимо закрыть и снова открыть базу данных, чтобы изменения вступили в силу.

Отображение и скрытие вкладок документов

1.На вкладке Файл нажмите кнопку Параметры.

2.В левой области выберите пункт Текущая база данных.

3.В разделе Параметры приложения в группе Параметры окна документа

установите переключатель в положение Вкладки.

20