2 Сравнительная характеристика суэдо, созданных с помощью case-средств
2.1 Основные понятия о системах электронного документооборота
В Законе Украины «Об электронных документах и электронном документообороте ст. 5. дано такое определение термина «электронный документ» — это документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа [1]. Электронный документооборот — совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения, использования и уничтожения электронных документов, которые выполняются с применением проверки целостности и при необходимости с подтверждением факта получения таких документов.
Но использование электронного документооборота в государственных учреждениях было бы невозможным, если не была определена юридическая сила электронного документа. Эта сила электронному документу предоставляется с помощью электронной подписи. Заслуга в этом в принятом Законе Украины "Об электронных документах и электронном документообороте", в котором (согласно ст.6) определяется, что электронная подпись является обязательным реквизитом электронного документа, который используется для идентификации автора или лица, подписавшего документ.
Момент, с которого электронный документ приобретает юридическую силу определен в Законе Украины «Об электронной цифровой подписи» (п.2 ст.6) — «... наложением электронной подписи завершается создание электронного документа». То есть юридическая сила устанавливается с момента наложения электронной подписи.
Под системой электронного документооборота (СУЭДО), в узком смысле, понимается программное обеспечение (компьютерная программа, система), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также взаимодействие между сотрудниками: передачу документов, выдачу заданий (распоряжений, поручений) и контроль над ними, отправки сообщений и т.п.
В более широком смысле под системой понимается современная организационно-технологическая структура, пронизывающая весь производственный организм, включающий в себя и программную, и техническую, и методологическую составляющую, а также организационные и нормативно-правовые аспекты. [2]
Определим основные требования к системам электронного документооборота:
1. Масштабируемость — желательно, чтобы система могла поддерживать любое количество пользователей с способность системы наращивать мощность определялась только мощностью соответствующего программного обеспечения.
2. Распределенность — архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок для работы с документами в территориально-распределенных организациях.
3. Модульность — система должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой, на случай, если пользователю системы не нужно сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, или спектр задач организации уже, чем весь спектр задач документооборота.
4. Открытость — система должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами [3].
Электронный документооборот позволяет создать в организации единое информационное пространство, интегрируя в информационный узел все документальные системы.
2.2. Классификация СУЭДО, созданных с помощью CASE-средств
Проектирование систем электронного документооборота осуществляется многими компаниями независимо друг от друга, поэтому из-за несогласованности работы систем возникают проблемы при взаимодействии систем документооборота разных производителей. Как правило, эти проблемы связаны с несовместимостью форматов представления данных, отсутствием стандартизации систем и подходов, используемых при проектировании систем.
Электронный документооборот обслуживается соответствующим программным обеспечением (Enterprise Document Management Systems, EDMS). Схема классификации СЭД изображена на рис. 2.1.
Рисунок 2.1 – Классификация систем электронного документооборота
Рассмотрим эти системы более подробно. СУЭДО, ориентированные на бизнес-процессы (business-process EDM) строятся на основе концепции ECM. Системы этого типа (EDMS) предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений (иногда они имеют и отраслевое применение) [5]. EDMS-системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управления записями и потоками работ, управление содержимым и др.. EDMS-системы обеспечивают хранение и поиск 2-D документов в оригинальных форматах (изображений, CAD-файлов, электронных таблиц и др.). C возможностью их группировки в папки. Существует мнение некоторых отраслевых аналитиков, (в зависимости от используемых схемы индексации и приложений) данный документно-ориентированный подход может обеспечить в ряде EDMS-систем до 80% функциональности PDM-системы при меньшей стоимости внедрения. Наиболее известными разработчиками EDMS-систем являются компании Documentum (система Documentum), FileNet (системы Panagon и Watermark), Hummingbird (система PC DOCS) и др. Вендоры, больше других компаний преуспели в управлении содержимым (например, компании Documentum и FileNet), сфокусировали свою деятельность на реализации в СЭД таких функций, как управление шаблонами, управление динамическими презентациями и публикация Web-содержимого. Cледует отметить, что при том, что почти все EDMS-системы обеспечивают хороший уровень реализации репозитариев и библиотечных сервисов для управления электронным содержанием (например, образами и офисными документами), каждая из них наиболее сильна в своей области. Например, в системах от компаний Open Text и iManage наиболее хорошо проработаны управления офисными документами. В свою очередь, системы от компаний Tower Technology, FileNet, IBM и Identitech особенно сильны в управлении изображениями изделий большого объема.
Корпоративные СУЭДО (enterprise-centric EDM) обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных систем аналогичны функциям СУЭДО, ориентированным на бизнес-процесс [5]. Как правило, корпоративные СУЭДО не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются, как общекорпоративные технологии. Разработкой и продвижением корпоративных СУЭДО занимаются компании Lotus (система Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (система LiveLink), Keyfile, Oracle (система Context), iManage и др. Например, система Open Text Livelink обеспечивает коллективную работу над документами по проекту для внешних и внутренних пользователей, проведения онлайновых дискуссий, распределенное планирование и маршрутизацию документов и др..
Системы управления потоками работ (Workflow Management Systems) предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определение путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов [2]. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов. Системы управления потоками работ обычно покупаются, как часть решения (например, EDMS-системы или PDM-системы). Здесь можно отметить таких разработчиков, как компании Lotus (системы Domino / Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware и др. Хороший уровень управления потоками работ обеспечивают в своих решениях также компании FileNet, IBM (через интеграцию с ПО MQ Series Workflow), Identitech, Tower (через интеграцию с ПО Plexus и Staffware), Gauss (через интеграцию с ПО Staffware) и др..
Системы управления вывода (Output Management Systems - OMS) предназначены для генерации выходных документов. В некоторых OMS-системах дополнительно реализованы также возможности архивации и длительного хранения выходных отчетов и документов [7]. В связи с этим, многие из OMS-систем классифицируются Gartner Group, как интегрированные системы архивации и поиска документов (IDARS - Integrated Document Archive and Retrieval Systems). Однако главной причиной популярности OMS-систем все же есть занимаемая ими рыночная ниша - генерация документов и отчетов в информационных системах предприятий и организаций, построенных с использованием ERP-систем. По мнению аналитиков Gartner Group, одним из слабых мест современных ERP-систем является именно плохое управление генерацией выходных документов (Разработчики ERP-систем больше сосредоточены на повышении функциональности ключевых модулей своего ПО, чем на "второстепенных" вопросах обеспечения генерации выходных отчетов, не имеющих , по их мнению, хороших рыночных перспектив). Этот недостаток ERP-систем и послужил основным фактором появления и быстрого развития рынка OMS-систем. Ряд OMS-систем отвечает только за распределение и доставку выходных документов (в электронном виде - в форматах HTML, XML и PDF). Очень часто OMS-системы интегрированы с программными пакетами сканирования документов и изображений. Полезной возможностью некоторых OMS-систем является и взаимодействие с унаследованными корпоративными системами.
С помощью системы управления изображениями / образами (Imaging Systems) осуществляется конвертация отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму (обычно в формате TIFF). Данная технология лежит в основе перевода в электронную форму информации по всем унаследованных бумажных документов и микрофильмов. В число базовых функций стандартной системы обработки изображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей по поиску изображений и др.
2.3 Сравнительный анализ СУЭДО, созданных с помощью CASE-средств
В Украине сейчас широко представлены три класса СУЭДО:
1) системы, разработанные российскими фирмами на базе промышленных СУБД ("Дело" компании "Электронные офисные системы", LanDocs от Ланит, OPTIMA-WorkFlow производства "Оптимы", "Кодекс" Центра компьютерных разработок, "Золушка" Научно-технологического центра Института развития Москвы и др.);
2) русифицированные версии популярного ПО развитых стран (Documentum 4i компании Documentum, DOCS Open фирмы Hummindbird, Lotus Domino / Notes корпорации IBM, DocuLive концерна Siemens и т. д.) [3];
3) системы, созданные российскими фирмами на платформе Lotus Notes (CompanyMedia компании "ИнтерТраст", "БОСС-Референт" фирмы "АйТи", "Эскада" от "Интерпроком ЛАН" и др.).
Рассмотрим несколько из наиболее распространенных систем. Система "БОСС-Референт" ориентирована на совместную работу многих пользователей и создает внутри организации единое информационное пространство. Построена на платформе IBM Lotus Domino / Notes и характеризуется следующими свойствами:
средства создания единой информационно-управленческой сферы для организаций любой сложности: распределенных, многоуровневых, и др..;
поддержка сложных маршрутов согласования документов;
быстрая автоматизация бизнес-процессов благодаря наличию встроенных процессов обработки документов, настраиваемых и модифицируются в соответствии с требованиями специфики деятельности заказчика;
удобство администрирования, масштабирования, Web-доступ;
наличие средств защиты информации;
простота освоения пользователями.
СУЭДО «ДЕЛО» полностью поддерживает отечественные традиции делопроизводства и полный жизненный цикл документа. Система может использоваться и небольшими организациями – для автоматизации бумажного документооборота, и крупными предприятиями – для организации электронного документооборота.
Основные функции системы [6]:
обеспечение полного жизненного цикла документа в организации от создания его проекта до списания в дело и передачу в архив;
формирование поручений по документам;
управление прохождением документов с множеством решений;
передачи завизированных документов сотрудникам на ознакомление и исполнение;
контроль прохождения и исполнения документов;
обеспечение информационной безопасности.
СУЭДО «Евфрат-документооборот» со своими функциональными возможностями рекомендована широкому кругу организаций. На сайте компании говорится, что система может использоваться для предприятий малого и среднего бизнеса. "Евфрат" построен в парадигме "Рабочего стола" с папками. Документы раскладываются в папки, которые могут иметь любую степень вложенности. Система позволяет выполнять следующие задачи:
автоматизация канцелярии;
электронный архив документов;
корпоративный электронный документооборот (workflow).
Система «OPTИMA-WorkFlow» предназначена для формализации типовых процедур работы с документами (потоков работ) в организациях, где такая работа является ежедневной практикой [7]. Система автоматизирует процессы регистрации документов по правилам делопроизводства, реализует механизмы аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов об исполнении поручений. Функциональные возможности системы OPTИMA-WorkFlow:
полная функциональная маршрутизация со средствами описания сценариев движения документов;
контроль соблюдения требований технологии работы с документами;
контроль исполнения поручений; динамическая модификация формы и содержания;
учет данных и процедур регистрации;
полноценный контроль версий документа;
работа с любыми электронными объектами;
работа в распределенных корпоративных сетях;
индивидуальная настройка интерфейса рабочего места пользователя.
Система «Megapolis – Документооборот» является комплексным программным решением для создания систем управления документами и автоматизации деловых процессов [8]. Система охватывает все этапы жизненного цикла документов. Система имеет модули, ориентированные на автоматизацию традиционных отечественных процессов делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины, характеризуется открытостью, высоким уровнем расширения, адаптации и может использоваться в различных структурах — от коммерческих компаний в органы государственной власти.
Система «Megapolis – Документооборот» предназначена для решения следующих задач:
обеспечение автоматизации деловых процессов (workflow);
организация общего информационного пространства для организации с распределенной структурой;
автоматизация задач делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины - функций подготовки проектов документов, регистрации, формирования резолюций, доведение документов до исполнителей, фиксация хода выполнения, контроль исполнения, автоматизация функций ведения бумажного архива;
организация работы с обращениями граждан;
формирование различных видов статистической и аналитической отчетности.
По данным отчета IDC по европейскому рынку систем управления документами, лидером была «Documentum 4i» – 11,1% рынка. Далее за ней следовали (из систем, представленных в Украине) Lotus (только Domino.Doc) - 4% и DOCS Open — 3%.
Посетители выставки «Управление 2000» в ходе опроса на первую позицию поставили продукты «Lotus Notes» и "Дело". Наиболее популярными системи на рынке являются: «Дело», «Documentum 4i», «CompanyMedia», «БОСС-Референт» и «LanDocs». Они не претендует ни на полноту, ни на исчерпывающий анализ рынка и характеристик сравниваемых систем. Все они постоянно развиваются и совершенствуются, и отсутствие тех или иных свойств не является окончательным приговором.
Отечественный рынок СУЭДО еще далек от насыщения. Поскольку современные информационные технологии развиваются значительно быстрее, чем совершенствуются системы управления предприятием, на рынке в любой момент могут появиться и новые СУЭДО, обладающие значительно более широким спектром функций и ориентированы на различные сферы применения. Тем не менее, перечисленные выше критерии выбора системы будут актуальны еще довольно долго.
ВЫВОДЫ
В разделе проанализирована терминология, касающаяся CASE-средств, рассмотрена их наиболее общая (типовая) структура, которая включает: репозиторий, графический редактор визуализации нотаций, верификатор диаграмм (средство тестирования), документатор проекта (отчетов) и сервис (набор системных утилит).
Анализ и характеристика используемых методологий позволяет сделать вывод, что в общем случае CASE-средство поддерживает метод моделирования и его нотацию, которые совместно образуют стандарт. На сегодняшний момент существуют два метода моделирования, применяемые в CASE-средствах. Это методы объектно-ориентированного и структурного проектирования. CASE-средства, поддерживающие объектно-ориентированное проектирование используют методологию RUP (RationalUnifiedProcess) и нотацию языка UML. CASE-средства, поддерживающие структурное проектирование используют целый набор методик, объединяемых общей аббревиатурой IDEF (Integrated Definition Function Modeling – объединение методологических понятий). Для построения информационных моделей, представляющих собой структурированную информацию (базы данных) применяются две методологии: IDEF1 (InformationModeling– информационное моделирование) и IDEF1Х (IDEF1eXtended) – ее расширенная версия, которая использует в качестве средства моделирования диаграммы «сущность-связь» (ERD–Entity-RelationshipDiagram) и, как правило, используется для моделирования реляционных баз данных.
Анализ ЖЦ ПО показал, что при использовании CASE-технологий автоматизации у разработчика появляется возможность направить основные усилия на анализ и проектирование проекта, а не на подборку команды программистов.
ПЕРЕЧЕНЬ ССЫЛОК
Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг" // Відомості Верховної Ради України. — 2003. — N 851. — Ст. 25.
2. Вендров, А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем [Текст]: Учебник. — 2-е изд., перераб. и доп. / А.М. Вендров. — М.: Финансы и статистика, 2006. — 544 с: ил.
3. Гринберг А.С., Король И.А. Информационный менеджмент: Учеб. пособие для вузов. [Текст] / А.С. Гринберг., И. А. Король. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. — 415 с.
4. Долженкова М.Л. Использование CASE-средств для проектирования информационных систем [Текст]: Учебное пособие / М.Л. Долженкова, О.В. Караваева — Киров: Изд-во ВятГУ, 2002. — 73 с.
5. Матвієнко, О. Основи організації електронного документообігу [Текст] : навч. посіб. / О. Матвієнко. — К.: ЦУЛ, 2008. — 112 с.
6. Моделирование и реорганизация процессов [Електронний ресурс] / Режим доступу: http://www. big.spb.ru — Загол. з екрану
7. Смірнова, Г.М. Електронні системи управління документообігом [Текст] : навч. посіб. / Г. М. Матвієнко. — М.: МДУЕСІ, 2003. — 167 с.
8. Степанов. А. Г, Осипова. Т. Ф. Использование CASE-средств при описании бизнес-процессов [Текст]: Учебник. / А.Г. Степанов., Т.Ф. Осипова. — Санкт-Петербург : Уч-изд. СПГУАП, 2005. — 41 с: ил.
9. Кузнєцова, Т.В. Діловодство. Документаційне забезпечення уп- равління. [Текст] : навч. посіб. / Т.В. Кузнєцова. — М.: ЗАО "Бізнес-школа "Інтел-Синтез", 2000. — 320 с.
10. Кулешов, С.Г. Управлінське документознавство [Текст] : навч. посіб. / С.Г. Кулешов. — К.: ДАКККІМ, 2003. — 57 с.
11. Тоискин, В.С. Автоматизация процессов проектирования на основе CASE технологий. [Текст] : навч. посіб. / В.С. Тоискин., В.В. Красильников., В.В. Малиатаки. — Ставрополь: Изд-во СГПИ, 2010. –131 с.
12. Файзрахманов Р.А., Селезнев К.А. Структурно функциональный подход к проектированию информационных технологий и автоматизированных систем с использованием CASE-средств. [Текст] / Учебное пособие к практическим занятиям./ Р.А. Файзрахманов., К. А. Селезнев. — Пермь: Перм. гос. техн. ун-т, 2005. – 245 с.