Заключение

В современных условиях при правильной организации работы с номенклатурой дел она становится одним из основных справочных и учетных документов организации. Её роль и формат зависят от того, на каком этапе автоматизации деятельности и внедрения систем электронного документооборота организация находится.

Если средства автоматизации в работе службы ДОУ не используются, разработка номенклатуры дел - самостоятельный процесс, итогом которого является бумажный документ, раз в году утверждаемый руководством организации.

Главным и очень существенным недостатком «бумажной» технологии ведения номенклатуры является невозможность быстрого обновления данных, и очень большие трудозатраты на сам процесс обновления.

Возможность вести номенклатуру дел в электронной форме (текстовой файл, Excel-таблица и т.п.), и возможность коллективной работы за счёт использования сетевых технологий, - позволяют существенно снизить трудозатраты на поддержание номенклатуры дел в актуальном состоянии и способствуют её активному использованию сотрудниками организации.

Хочется подчеркнуть, что ведение номенклатуры в электронном виде не означает полный отказ от использования её бумажного варианта.

Во-первых, если в нормативных документах организации требуется ежегодное утверждение номенклатуры дел, ее всё-таки придется распечатать и утвердить в соответствии с внутренними правилами.

Во-вторых, при определённых обстоятельствах работать с бумажной версией может оказаться удобнее.

В-третьих, хранение копии номенклатуры на бумажном носителе может стать частью программы сохранения важнейших документов организации в случае непредвиденных обстоятельств.

Список литературы

1. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева - М.: ИНФРА-М, 2001. - 487 с.

2. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Пшенко А.В. Учеб. Пособие. – М.: Из-во МГУ, 1994

3. Образцы документов по делопроизводству: Стенюков М.В. Руководство к составлению. – М.: Приор, 1996

4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М.: Главархив, ВНИИДАД, 1991.

5. Проект ГСДОУ. www.directum.ru2003

6. Т.В. Кузнецова. Делопроизводство. М. 2003