Конспект_лекц_Кишкурно

3.5. Обмен данными

Еще одно свойство Windows является довольно важным. Это возможность обмениваться данными между прикладными программами. Для этих целей в Windows есть Буфер обмена (БО). Прикладная программа может поместить в БО любые данные (с помощью команды копирования), а затем другая программа (в том числе и эта) могут вставить их в свои документы.

Для занесения в БО изображения всего экрана используют клавишу «Print Screen». Для занесения в БО изображения активного окна приложения – клавиши «Alt» + «Print Screen».

При вставке объектов из другой программы используется интер-

фейс OLE (Object Linking and Embedding – связывание и внедрение объектов). Он поддерживается множеством различных программ и используется для помещения документа, созданного в одной программе, в другую программу.

Интерфейс OLE позволяет вставлять в документ как связанные, так и внедренные объекты. Главными различиями между ними являются место хранения объекта и способ его обновления после помещения в конечный файл.

Внедренные объекты хранятся в книге (документе), в которую они вставлены, и не обновляются. Связанные объекты остаются в отдельных файлах, и их можно обновлять.

Чтобы просмотреть, содержимое какого типа можно вставить, необходимо выбрать во вкладке Вставка в группе инструментов Текст кнопку Объект. В поле Тип объекта отображаются только объекты программ, установленных на данном компьютере и поддерживающих интерфейс OLE.

Чтобы создать связь с существующим файлом, необходимо при вставке объекта во вкладке Из файла установить флажок Связь с файлом.

Примечание. Для вставки графических объектов и определенных типов файлов использовать команду Объект в меню Вставка нельзя. Для их вставки используют цепочку команд Вставка / Рисунок / Из файла.

Для вставки части имеющегося документа в качестве связанного или внедренного объекта необходимо скопировать его в БО, выбрать позицию, куда должны вставляться данные, и выполнить команду

Главная / Буфер обмена / Вставить / Специальная вставка.

21

Для вставки связанного объекта установить опцию Связать, для вставки внедренного – опцию Вставить, и в поле Как выбрать элемент, содержащий в своем имени слово «объект». Например, если данные были скопированы из документа Microsoft Word, выбирается параметр Документ Microsoft Word.

3.6. Управление файлами, папками и дисками

Файлы и папки, хранящиеся на дисках компьютера, можно: копировать, перемещать, переименовывать, удалять.

Для управления файлами и другими объектами в состав Windows входят такие программы, как Проводник, Total Commander и другие.

3.7. Работа с несколькими объектами

Можно одновременно копировать, перемещать или удалять не один, а сразу несколько объектов. Для этого их предварительно надо выделить. Для выделения нескольких смежных файлов необходимо щелкнуть мышью по первому и последнему файлу при нажатой клавише «Shift». Для выделения нескольких несмежных файлов – их выделяют при нажатой клавише «Ctrl».

22

ЛЕКЦИЯ 4

MICROSOFT OFFICE SYSTEM.

ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР WORD 2007

MS Office System – разработанное корпорацией Microsoft семейство приложений для обработки информации.

Возможности, предоставляемые MS Office System пользователям: управление процессами; интеллектуальная обработка информации; защита информации и управление; оптимизация совместной работы (при проведении аудио-, видео- и других конференций, совещаний и т. д.); координация и организация работы и др.

MS Office System включает следующие приложения:

•текстовый процессор Word, предназначенный для создания профессионального оформления текстовых документов различной сложности;

•электронные таблицы Excel, предназначенные для построения и анализа таблиц, диаграмм и графиков;

•реляционная система управления базами данных (СУБД) Access, обеспечивающая корректную обработку данных;

•помощник в создании красочных, наглядно оформленных мультимедийных презентаций PowerPoint;

•средство построения диаграмм, которое позволяет создавать технические и бизнес-диаграммы, а также автоматизирует визуальное представление данных за счет прямой синхронизации с источниками данных Visio и многое другое.

4.1.Среда текстового процессора Word 2007

Внастоящее время приложение MS Word является одним из наиболее распространенных текстовых процессоров, используемых при подготовке важных документов – отчетов, писем, бизнес планов и т. д. – для печати и публикации в Web.

После загрузки MS Office Word 2007 на экране появляется окно, которое содержит наряду со стандартными элементами (полосой заголовка и размерными кнопками, линейками, строкой состояния и т. д.) также ленточный интерфейс.

Вверху окна (рис. 4.1) располагается лента с инструментами, которая имеет несколько вкладок. Названия вкладок размещаются над

23

самой лентой и заменяют собой строку меню. Каждая вкладка содержит группу инструментов, предназначенных для выполнения определенного класса задач. Некоторые группы в правом нижнем углу имеют значок , щелкнув по которому можно получить доступ к дополнительным инструментам группы.

Панель быстрого								Размерныекнопкипки
Панельдоступа
				Вкладкидки		Заголовок окна
быстрого доступа						овок на

Кнопкаа

Microsoft

MicrosoftOffice

Office

Группыы

Линейки

Режимыпросмотра

Строкасостояния	Масштабирование

Рис. 4.1. Элементы окна приложения MS Word 2007

Над лентой располагается панель быстрого доступа. На ней находятся инструменты, доступные в любой момент и видимые в окне независимо от того, на какие вкладки ленты осуществляется переход. По умолчанию на этой панели размещено три инструмента: Сохранить, Отменить и Повторить. Однако на нее можно добавить и другие нужные инструменты. Для этого необходимо щелкнуть по кнопке дополнительных инструментов и из предложенного списка выбрать другие требуемые элементы. Можно добавить любой инструмент на панель быстрого доступа, найдя его на ленте и щелкнув по нему правой клавишей мыши. В появившемся контекстном меню выбрать команду Добавить на панель быстрого доступа. Чтобы убрать инструмент, щелкнуть по нему правой клавишей мыши и в появившемся контекстном меню вы-

брать команду Удалить с панели быстрого доступа.

24

Основные вкладки ленты инструментов:

•Главная – предназначена для выполнения базовых операций по редактированию и форматированию текста. Содержит инструменты пя-

ти групп: Буфер обмена, Шрифт, Абзац, Стили и Редактирование;

•Вставка – предназначена для вставки рисунков, таблиц, колонтитулов, специальных символов и т. д.;

•Разметка страницы – содержит инструменты, ориентированные на установку и настройку различных параметров разметки страниц: размеров полей, цвета и ориентации страницы, отступов и т. д.;

•Ссылки – позволяет создать оглавление, сноски, индексы и т. д.;

•Рассылки – служит для работы с электронной почтой;

•Рецензирование – позволяет вставить примечания, редактировать текст в режиме запоминания исправлений. Инструменты, размещенные на этой вкладке, позволяют принимать или отменять исправления, внесенные другими пользователями, производить сравнение документов и многое другое;

•Вид – служит для настройки режима просмотра документов в окне программы.

Строка состояния показывает: номер текущей страницы, число слов в документе, наличие в документе ошибок, язык для проверки орфографии.

Один и тот же документ может иметь различный вид в зависимости от установленного режима просмотра документа на экране. Режим можно установить с помощью команды Вид / Режим просмотра документов, а также с помощью следующих четырех кнопок, расположенных слева от вертикальной полосы прокрутки.

Черновик – отображается текст, но не отображаются колонтитулы, номера страниц, границы листа.

Разметка страницы – отображается весь текст так, как он будет выглядеть при печати, включая колонтитулы, номера страниц, границы листа.

Режим чтения – оптимизирует документ в удобном для чтения виде. В режиме чтения все панели инструментов, за исключением

Режим чтения и Рецензирование, скрыты.

Структура – используется для укрупненного или детального просмотра документа в соответствии с его структурой.

Веб-документ – позволяет посмотреть, как будет выглядеть страница в сети Интернет.

25

Для изменения масштаба просмотра документа можно воспользоваться ползунком для настройки масштаба либо командой Вид / Масштаб.

4.2. Инструменты и их кнопки

Кнопки на вкладках и лентах могут быть простыми, двухсекционными, а также иметь вид полей ввода со свернутыми списками (рис. 4.2).

Простые кнопки

Двухсекционные кнопки

Поля ввода

Значок доступа к дополнительным элементам группы

Рис. 4.2. Виды кнопок

По простым кнопкам нужно просто щелкать. При щелчке по левой секции двухсекционной кнопки сразу происходит заранее предопределенное действие. При щелчке по правой секции, т. е. по направленной вниз стрелке, появляется поле, в котором представлены различные варианты изменяемого параметра или выполняемого действия. Вариант выбирается щелчком по нему мышью.

В поля ввода нужно ввести необходимые значения или выбрать из предложенного списка. Щелкнув по кнопке , можно получить доступ к дополнительным инструментам группы меню.

4.3. Работа с документами

Чтобы открыть, создать или сохранить документ в Word использу-

ется кнопка Office , которая находится в левом верхнем углу окна. Новый пустой документ по умолчанию открывается при запуске

Word. Для создания документов в Word используют кнопку Office / Создать либо сочетание клавиш «Ctrl» + «N».

26

Для открытия документов Word используют двойной щелчок левой кнопкой мыши (ЛКМ) по имени файла, который нужно открыть, либо кнопку Office / Открыть , либо сочетание клавиш

«Ctrl» + «О».

Для сохранения документов Word используют щелчок ЛКМ по кнопке Сохранить на панели быстрого доступа либо кнопка

Office / Сохранить, либо сочетание клавиш «Ctrl» + «S».

Сохранение документа под другим именем: кнопка

Office / Сохранить как …

При сохранении файла по умолчанию в качестве типа файла указывается «документ Word». Однако Word 2007 использует новый формат документов Open XML. Файлы имеют расширение *.docx вместо привычного *.doc. Данный формат несовместим со старыми версиями Word. Для того, чтобы прочитать файл в более ранних версиях, необходимо при сохранении выбрать Тип файла «Документ

Word 97-2003».

4.4. Работа с текстом

Ввод текста осуществляется путем набора на клавиатуре. По достижении правого края страницы текст автоматически переносится на новую строку. Клавиша «Enter» служит для перехода на начало нового абзаца. Поэтому ее необходимо нажимать в следующих случаях: завершение ввода абзаца либо вставка пустой строки. Чтобы начать новую строку, не начиная нового абзаца, используют «Shift» + «Enter».

Чтобы выделить любой блок текста, надо подвести курсор к началу участка выделения и протащить мышь до его конца.

Для выделения элементов текста используется соответствующий щелчок мыши, а именно: выделить слово – дважды щелкнуть внутри него; выделить строку – щелкнуть слева от нее; выделить предложе-

ние – при нажатой клавише «Ctrl» щелкнуть где-нибудь внутри предложения; выделить абзац – дважды щелкнуть слева от него или трижды внутри него; выделить весь документ – при нажатой клавише «Ctrl» щелкнуть слева от него, либо нажать комбинацию клавиш «Ctrl» + «A». Чтобы убрать выделение, надо щелкнуть мышью в поле невыделенного текста.

Для выделения всего текста можно использовать вкладку Глав-

ная / Редактирование / Выделить все.

27

Рис. 4.3. Всплывающая панель

Для копирования и перемещения текста можно использовать механизм перетаскивания с помощью ЛКМ либо соответствующие команды из контекстного меню, которое вызывается щелчком ПКМ правой кнопкой мыши (ПКМ) по выбранному объекту. Причем, если при перетаскивании нажать ЛКМ + «Ctrl» – будет производиться копирование. Кроме этого можно использовать кнопки группы Буфер обмена вкладки Главная.

Для отмены операции служит кнопка Отменить	на Панели
быстрого доступа.
Для копирования параметров форматирования	выделенного

объекта или текста используют кнопку Копировать формат на вкладке Главная. Чтобы выполнить форматирование по образцу, надо установить курсор на абзац, имеющий нужный метод форматирования, и щелкнуть по данной кнопке, затем следует щелкнуть на абзаце, формат которого требуется изменить.

Если требуется изменить формат нескольких абзацев, надо дважды щелкнуть на кнопке Копировать формат. После внесения всех необходимых изменений надо еще раз щелкнуть на кнопке Копировать формат или нажать клавишу «Esc». Форматровать по образцу можно не только абзац, но и отдельные слова, символы или объекты.

4.5. Форматирование и редактирование текста

Для выполнения базовых операций по редактированию и форматированию текста используют вкладку Главная.

Группа инструментов Шрифт позволяет установить размер шрифта , гарнитуру , начертание (полужирный ,

курсив , подчеркнутый и т. д.). Для осуществления нестандарт-

ных эффектов оформления текста можно использовать возможности диалогового окна Шрифт, открываемого щелчком по кнопке доступа к дополнительным инструментам. Элементы управления вкладки Интервал позволяют уплотнить или разрядить текст.

Кроме этого в Word 2007 можно воспользоваться всплывающей панелью (рис. 4.3). Для отображения этой панели необходимо выделить фрагмент текста и сделать движение мышкой вправо и вверх (по диагонали). На экране появится всплывающая

панель с набором основных инструментов форматирования.

28

Если нужно убрать все элементы форматирования, то используется кнопка . Замена строчных букв прописными или наоборот воз-

можна с помощью кнопки Регистр . Для изменения написания слова необязательно его выделять. Достаточно поместить курсор ввода где-нибудь внутри него и нажать «Shift» + «F3».

Для форматирования абзаца служит группа инструментов Абзац. Она содержит кнопки выравнивания текста, создания списков, установки межстрочного интервала и многого другого.

Чтобы просмотреть все приемы, с помощью которых оформлен текст (конец абзаца, табуляции, пробелы, символы мягкого переноса), нужно включить их отображение с помощью кнопки Непечатаемые

знаки . Щелчок по кнопке доступа к дополнительным инструментам позволяет открыть окно Абзац, где можно установить более тонко все параметры абзаца: абзацный отступ, отступы правого и левого края и др.

Для установки абзацных отступов можно использовать специальные маркеры, расположенные на горизонтальной линейке (рис. 4.4).

Отступ первой строки (красная строка)

Отступ слева (от поля) Отступ справа (от поля)

Рис. 4.5. Установка отступов с помощью линейки

Установить координатную линейку можно с помощью вкладки Вид, установив флажок Линейка.

Списки. Для преобразования текста в список можно воспользоваться кнопками группы инструментов Абзац / Нумерованный спи-

сок или Маркированный список . Щелчок по стрелке от-

крывает доступ к расширенным настройкам списка. Так, для маркированного списка можно изменить внешний вид маркера, а для нумерованного – формат нумерации.

Поиск и замена. Если нужно в документе отыскать какой-то текст или заменить один фрагмент текста другим, то удобно использовать средства поиска и замены. Кнопки Найти и Заменить находятся на вкладке Главная в группе Редактирование. При выборе этих кнопок открывается окно, в которое надо ввести фрагмент разыскиваемого текста, либо в верхнем поле появившегося окна вводится искомый текст, а в нижнем − тот, который должен его заменить.

29

Проверка орфографии. Правописание в приложении Word проверяется автоматически. При этом орфографические ошибки выделяются красной волнистой линией, а синтаксические и стилистические – зеленой. При ручной проверке правописания в текстовом редакторе Word надо выбрать Вкладку Рецензирование / группу Правописа-

ние / кнопку Правописание . Появится диалоговое окно с двумя окнами: Грамматическая ошибка и Варианты. Можно согласиться

спредложенным вариантом, можно пропустить ошибку.

4.6.Таблицы в текстовых документах

ВWord имеются мощные средства для работы с таблицами. Ячейки таблицы могут содержать текст, числа, рисунки, формулы и т. д. Таблица позволяет упорядочить текстовую и графическую информацию.

Для вставки таблицы используют инструмент Таблица. С помощью мыши выделяется сетка нужной размерности (размеры отображаются над сеткой). Word автоматически устанавливает ширину всех столбцов одинаковой и располагает таблицу по всей ширине полосы набора.

После установки курсора в одну из ячеек таблицы появляются дополнительные вкладки − Конструктор и Макет. С их помощью можно модифицировать созданную таблицу (добавлять, перемещать и удалять строки или столбцы, изменять их ширину и высоту, объединять и разбивать ячейки таблицы и т. д.). При выходе из режима работы с таблицами эти вкладки исчезают.

Самый простой способ изменения ширины столбца и высоты строки – перетащить мышью граничный маркер на линейке.

Если в таблице при наборе текста не хватает строк, то можно снизу добавить новый ряд, поместив курсор ввода в самую правую нижнюю ячейку и нажав клавишу «Tab».

Word позволяет производить расчеты с числовыми данными, приведенными в таблице по различным формулам, например вычисление сумм или среднего арифметического значения. Для вставки формулы необходимо выбрать группу инструментов Таблица / вкладку Макет / кнопку Формула. Курсор должен находиться в ячейке, где будет рассчитываться формула. В открывшемся диалоговом окне Формула необходимо выбрать функцию из списка Вставить функцию и указать интервал ячеек. Имена ячеек, так же как и в электронных таблицах, состоят из буквы латинского алфавита (начиная с А) и цифры (начиная с 1). Нумерация идет слева направо и сверху вниз.

30