Конспект_лекц_Кишкурно

Иногда бывает необходимо упорядочить данные в таблице. Для этого Word позволяет сортировать любой столбец таблицы или несколько столбцов вместе. Для сортировки таблицы курсор ввода устанавливается в любом месте таблицы, выбирается группа инструментов Таблица / вкладка / Макет / кнопка Сортировка. В открывшемся диалоговом окне Сортировка должна быть включена опция Без строки заголовка, чтобы исключить участие заголовков в сортировке.

4.7. Работа с рисунками. Художественное оформление текстов

Вставка рисунка. В любой текстовый документ можно вставить файл, с рисунком используя вкладку Вставка / кнопку Рисунок. В появившемся окне следует выбрать нужный файл рисунка, включить режим Просмотр, просмотреть рисунок и нажать клавишу ввода.

При вставке рисунка в текст он включается в документ как элемент текста. Программа автоматически выбирает место вставки рисунка. Это не всегда бывает удобно. Чтобы расположить рисунок в нужном месте текста, необходимо задать обтекание рисунка текстом. Для этого выби-

раем вкладку Работа с рисунками / Формат / Обтекание текстом.

Вкладка Работа с рисунками появляется после щелчка ЛКМ по рисунку, а раскрывается после двойного щелчка ЛКМ по рисунку или после щелчка ЛКМ по названию вкладки.

Можно придать рисунку какую-либо форму, изменить размеры, используя маркеры, стиль оформления.

Вставленный в текст рисунок можно форматировать и с помощью команд контекстного меню.

Вставка фигур. MS Word 2007 представляет богатые возможности создания различных визуальных эффектов, облегчающих подачу информации. Одной из которых является добавление к тексту различных фигур (прямоугольников, стрелок, выносок и т. д.), позволяющих сделать дополнительные акценты. Для добавления фигуры используют команду Вставка / Иллюстрации / Фигуры. После добавления фигуры можно изменять ее параметры (перемещать, масштабировать, поворачивать и т. д.). Для этого необходимо выделить фигуру ЛКМ и выбрать появившуюся вкладку Работа с рисунками /

Формат.

Создание диаграмм. Чтобы построить диаграммы, подобные диаграммам Excel, нужно выполнить команду Вставка / Иллюстрации /

31

Диаграмма. В появившемся окне выбрать тип диаграммы и нажать кнопку OK. На экране появятся таблица Excel и соответствующая ей диаграмма. В каждую ячейку таблицы надо ввести свою информацию, которая отразится в построенной по таблице диаграмме. При выделении диаграммы появляется вкладка Работа с диаграммами, в ней 3 вкладки: Конструктор, Макет, Формат, – которые позволяют изменить внешний вид диаграммы, отредактировать и отформатировать ее.

Создание схемы Smart Art. Набор SmartArt представляет собой комплект всевозможных цветных фигур-схем с возможностью добавления в них текста. Для добавления схем нужно выполнить команду Вставка / Иллюстрации / Smart Art. В появившемся окне выбрать нужную схему и нажать OK.

Сложные текстовые эффекты. Для создания фигурного текста, эмблем, логотипов и заголовков используется объект Word Art, который появляется при выборе команды Вставка / Текст / Word Art. Необходимо выбрать вид надписи и в появившемся окне ввести текст надписи. Для редактирования объекта Word Art надо выделить его, после чего появится вкладка Формат, с помощью которой можно добавить объем, создать текстурные заливки и другие специальные эффекты.

Вставка надписи. Чтобы оформить отдельные участки текста (изменить направление текста, отформатировать его независимо от основного и т. п.), используют команды Вставка / Текст / Надпись. Для изменения параметров текста в надписи, например ориентации, надо выделить его и на вкладке Формат / Направление текста.

Вставка буквицы. Первую букву абзаца часто оформляют в виде буквицы. Для этого надо выделить эту букву и выполнить команду

Вставка / Текст / Буквица.

4.8. Вставка математических формул

При написании простых математических формул можно исполь-

зовать кнопки Надстрочные и Подстрочные символы, которые на-

ходятся на вкладке Главная в группе инструментов Шрифт.

Такие символы, как знак интеграла, суммы, греческие буквы и т. п. можно вставить в текст, выполнив команды Вставка / Символ.

Если нужно в тексте набрать более сложные формулы, используется приложение Microsoft Equation 3.0. Для вставки объекта Microsoft Equation 3.0 на вкладке Вставка служит кнопка Объект группы Текст. Используя кнопки на панели инструментов, можно ввести нужное математическое выражение.

32

Шрифт формулы изменяется с помощью команды Размер / Определить. Также можно изменить шрифты и интервалы, используя соответственно Стиль / Определить и Формат / Интервал.

Кроме этого, добавить формулу в Word 2007 можно с помощью встроенных средств, не прибегая к Microsoft Equation, используя вкладку Вставка / группу Символы / кнопку Формула.

На экране появится объект с надписью Место для формулы и откроется вкладка Конструктор для ввода и редактирования формулы.

4.9. Размещение текста на странице

При размещении текста на странице, прежде всего, необходимо установить параметры страницы. Для их установки служит группа ин-

струментов Параметры страницы на вкладке Разметка страницы.

С помощью этих инструментов можно установить поля документа, определить ориентацию документа (книжная или альбомная), размер бумаги, поля и т. д. Если какой-либо из параметров необходимо изменить, можно вызвать диалоговое окно Параметры страницы, щелкнув по значку доступа к дополнительным инструментам группы либо двойным щелчком ЛКМ по линейке.

Колонки текста. Набранный обычным образом текст можно разместить в виде колонок. Для этого следует его выделить и выполнить команду Разметка страницы / Параметры страницы / Колонки. В

появившемся списке задать необходимое количество колонок. Результат следует смотреть в режиме Разметки страницы.

Разрыв страницы. Чтобы разместить в колонки не весь текст, а только его часть, необходимо создать разрывы в местах, где заканчивается тот или другой раздел. Следует расположить курсор в месте разрыва и выполнить команду Разметка страницы / Параметры страницы / Разрыв. В открывшемся диалоговом окне выбрать необходимую опцию. Можно также начать новую колонку с определенного места либо начать новую страницу.

Расстановка переносов. Чтобы текст документа выглядел более компактным, в нем необходимо расставить переносы. Для этого надо выполнить команду Разметка страницы / Параметры страницы / Расстановка переносов / Параметры расстановки переносов. В

появившемся окне следует установить флажок Автоматическая рас-

становка переносов.

Колонтитулы – это текст, который печатается внизу или вверху каждой страницы документа. Обычно в область колонтитула вносят

33

номер страницы, текущую дату, название документа и т. д. Оформить колонтитул можно с помощью панели инструментов, которая появля-

ется при выполнении команды Вставка / Колонтитулы / Верхний колонтитул (Нижний колонтитул). Щелчок по кнопке Изменить верхний колонтитул открывает вкладку Конструктор, с помощью которой можно задать параметры колонтитулов. Для завершения работы с колонтитулом необходимо нажать кнопку Закрыть окно ко-

лонтитулов на панели Конструктор.

4.10. Создание оглавления

Документы легче читать, если их разбить на небольшие части: главы, разделы и параграфы. Для каждого из них можно использовать строгую нумерацию и единообразное оформление. Кроме этого, Word может автоматически собрать оглавление и при внесении изменений в ваш документ автоматически исправить номера страниц либо название заголовков в собранном оглавлении. Работу по созданию оглавления можно разделить на 3 этапа: 1) установка стиля заголовков; 2) нумерация заголовков; 3) сбор оглавления.

Установка стиля заголовков. Стиль – это набор параметров форматирования, которые применяются к тексту документа. Доступные стили перечислены в группе Стили, расположенной на вкладке Главная. При выборе стиля из списка изменяется формат текущего абзаца или формат выделенного фрагмента текста. Можно загрузить в программу другие наборы стилей. Для этого в правом углу группы

Стили имеется кнопка Изменить стили / Набор стилей.

Для того чтобы установить стиль заголовков, необходимо к участкам текста, являющимися заголовками, применить стили заголовков («Заголовок 1», «Заголовок 2» и т. д.), используя группу Стили, расположенную на вкладке Главная.

Нумерация заголовков. Оформление заголовков в документе с помощью встроенных стилей заголовков позволяет организовать автоматическую нумерацию заголовков с использованием выбранного формата нумерации. Для нумерации следует связать каждый заголовок с определенным форматом нумерации с помощью команды

Главная / Абзац / Многоуровневый список, и затем выбрать формат нумерации, содержащий текст «Заголовок 1», «Заголовок 2».

Сбор оглавления. После установки стилей и нумерации по всему документу можно приступить к сбору оглавления. Для этого необхо-

34

димо установить курсор на место предполагаемого размещения оглавления и выполнить команду Ссылка / Оглавление. Программой будет предложено два варианта автоматического сбора оглавления и ручной. При выборе автоматических вариантов оглавление соберется сразу, если в документе использовались стандартные стили («Заголовок 1», «Заголовок 2» и т. д.). При выборе параметра Ручное оглавление названия заголовков вводятся вручную. Можно выбрать кнопку Оглавление внизу раскрывшейся палитры и в появившемся диалоговом окне установить дополнительные параметры оглавления: выбрать

Форматы (классический, изысканный и т. д.), установить флажки

Показать номера страниц и Номера страниц по правому краю, а

также указать, сколько Уровней заголовков нужно включать в оглавление. В окне Образец печатного документа можно просмотреть образец выбранного оглавления.

35

ЛЕКЦИЯ 5

ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ EXCEL ПОД WINDOWS

Электронные таблицы Excel принадлежат к классу табличных процессоров и предназначены для обработки данных, упрощения сложных математических расчетов, построения графиков и диаграмм, выполнения статистических и экономических расчетов и т. д.

Основную часть экрана занимает рабочая область, представляющая собой сетку, столбцы которой обозначены буквами латинского алфавита, а строки – арабскими цифрами. На пересечении строк и столбцов образуются клетки – ячейки, имеющие свое имя (адрес), который состоит из буквы столбца и номера строки, например, А2, В7, С34 и т. д. В адре-

се ячейки используются буквы только латинского алфавита.

Присвоение имен ячейкам и диапазонам. Ячейке можно при-

своить собственное имя. Использование имен позволяет значительно упростить понимание и изменение формул. Имя можно задать для диапазона ячеек, функции, константы или таблицы. Для этого ее надо активизировать и выполнить команду Формулы / Определенные имена / Присвоить имя либо нажать клавиши «Ctrl» + «F3». В появившемся окне необходимо задать имя. Пример:

=СУММ(C20:C30) =СУММ(ПродажиЗаПервыйКвартал)

Работа с листами. Документ, созданный в Excel, называется книгой (Book) и при открытии имеет имя «Книга1». В состав книги входят листы электронных таблиц – рабочие листы (WoorkSheet), названные «Лист1», «Лист2» и т. п. Эти имена видны на ярлычках в нижней части экрана.

Листы можно переименовывать, удалять и добавлять новые. Для этого используют контекстное меню (ПКМ) либо соответствующую команду на вкладке Главная группы инструментов Ячейки.

Переход от листа к листу удобно осуществлять, нажимая кнопки со стрелками, находящиеся слева от названия листов, т. к. не все названия листов одновременно видны на экране.

5.1.Ввод и редактирование данных

ВExcel существует три типа данных, которые можно ввести в

ячейки рабочего листа: текст, числовые данные, формулы. Тип дан-

36

ных идентифицируется по первому вводимому символу. Если это буква, то Excel считает, что вся вводимая информация является текстом, если цифра – вводится число, если знак «=» (равно) – вводится формула. Формула может включать до 240 символов и не должна содержать пробелов. Для ввода в ячейку формулы C1+F5 ее надо записать как: =С1+F5.

Ввод данных с помощью автозаполнения. Иногда при вводе данных в таблицу возникает необходимость ввести некоторые данные, представляющие собой некоторый ряд: числовой (например, 1, 2, 3...) или текстовый (например, февраль, март...). Для этих целей использу-

ется функция Автозаполнение.

Для использования функции Автозаполнения надо ввести в

первую ячейку текст (например, январь), выделить ячейку щелчком мыши и, зацепив за маркер заполнения в нижнем правом углу ячейки при нажатой левой клавише мыши, протянуть мышь на столько ячеек, сколько нужно заполнить. При этом анализируется содержимое первой ячейки и создаются данные для заполнения следующих ячеек в выделенном диапазоне названия последующих месяцев. Эта функция Excel работает с числами, днями недели, месяцами, датами. Если необходимо заполнить ряд ячеек первым значением из списка, то необходимо протаскивать маркер заполнения при нажатой клавише

«Ctrl».

При выделении диапазона с помощью маркера заполнения с нажатой ПКМ приводит к появлению контекстного меню, из которого можно выбрать режим автозаполнения.

Можно создать свою последовательность для автозаполнения. Для этого необходимо нажать кнопку Office и вызвать диалоговое окно Параметры Excel, нажав одноименную кнопку. В окне Параметры Excel выбрать вкладку Основные и нажать кнопку Изменить списки. Появится диалоговое окно Списки, где необходимо выбрать значение Новый список. В поле ввода Элементы списка ввести значения последовательности и нажать кнопку Добавить, и затем кнопку ОK.

5.2.Основные приемы форматирования

Коперациям форматирования относятся Изменение ширины столбца и высоты строки, Изменение параметров ячеек, Вставка

иудаление ячеек, строк и столбцов. Но прежде, чем приступить к форматированию, необходимо выделить нужный объект.

37

Выделение фрагментов рабочего листа. Для выделения нуж-

ной ячейки необходимо щелкнуть по ней мышью. Для выделения строки/столбца/ячейки – щелкнуть ЛКМ по заголовку строки/столбца/ячейки; для выделения нескольких строк/столбцов подряд – щелкнуть ЛКМ по заголовку строки/столбца и протянуть мышкой с нажатой кнопкой; для выделения нескольких несмежных строк/столб-

цов/ячеек – «Ctrl» + ЛКМ по заголовкам строк/столбцов/ячейки; для выделения блока ячеек – щелкнуть ЛКМ на начальной ячейке блока и протянуть мышку с нажатой кнопкой.

Изменение ширины столбца и высоты строки. В Excel размер ячеек можно привести в соответствие с теми данными, которые в них будут помещаться. Для настройки ширины столбца (либо высоты строки) указатель мыши необходимо поместить на границу между столбцами (строками). Когда он примет вид двунаправленной стрелки, перетащить его; вместе с ним изменится положение границы. Для автоматической настройки ширины столбца (строки) на самый длинный текст необходимо дважды щелкнуть мышью на границе между столбцами (либо на нижней границе строки). В этом случае высота строки будет ориентироваться на самые высокие в этой строке данные.

Вставка ячеек, строк и столбцов. Для вставки ячеек (строк/столб-

цов) используют команду Вставить из контекстного меню. Эта команда вызывает диалоговое окно Добавление ячеек, в котором необходимо выбрать одну из опций: ячейки, со сдвигом вниз; ячейки, со сдвигом вправо; строку; столбец. Если необходимо вставить несколько ячеек (строк/столбцов), то вместо ячейки выделяется диапазон. Сколько ячеек входит в выбранный диапазон, столько и будет вставлено пустых.

Удаление ячеек. Удалять можно как содержимое строк и столбцов, так и целиком строки и столбцы. Для очистки содержимого ячеек проще всего использовать клавишу «Del». Можно удалить интервал ячеек с помощью команды «Del», предварительно его выделив.

Для удаления столбцов, строк или ячеек надо их выделить и выполнить команду Удалить из контекстного меню. При удалении отдельной ячейки (ячеек) необходимо выбрать опцию, определяющую характер заполнения освобождаемого места соседними ячейками

(ячейки, со сдвигом влево или ячейки, со сдвигом вверх). После выбора способа удаления необходимо щелкнуть на кнопке ОK.

Форматирование таблицы. Процесс форматирования сводится к установке требуемых параметров для нужных ячеек областей рабочего листа. Для изменения параметров используют контекстное меню либо вкладку Главная. На этой вкладке находятся инструменты

38

групп Шрифт, Выравнивание, Число, Ячейки, позволяющие вы-

полнять операции форматирования и редактирования ячеек.

Вкладка Шрифт позволяет выбрать параметры шрифта (тип шрифта (гарнитура), размер (кегль), начертание, цвет и дополнительные эффекты), а также создать рамки в таблице – кнопка Внешние

границы . Вкладка Выравнивание помимо основных кнопок для выравнивания текста содержит кнопки Объединить и поместить в

центре и Ориентация , которыми удобно пользоваться при оформлении заголовков таблицы.

Вкладка Число. Обычно информация вводится в ячейки в формате Общий, который используется для отображения как текстовых, так и числовых значений произвольного типа. Но можно изменить формат ввода на Числовой, Денежный, Процентный и т. д.

Условное форматирование. Можно оформлять ячейки в зависимости от их содержимого. Это позволяет быстро и наглядно производить анализ данных. Например, вам необходимо найти среди нескольких тысяч значений число, превышающее какую-то величину. Для этого можно подсветить эти значения особым цветом.

Чтобы задать условие для форматирования какого-либо диапазона, необходимо его сначала выделить, а затем на вкладке Главная в

инструментах Стили выбрать кнопку Условное форматирование.

Раскроется палитра возможностей условного форматирования. Можно выбрать, например, Гистограммы или Цветовые схемы, либо создать свое собственное правило, выбрав команду Создать правило, в котором можно выбрать тип правила и задать параметры.

Чтобы удалить условное форматирование из каких-либо ячеек, необходимо выделить эти ячейки и выбрать команду Главная / Условное форматирование / Удалить правило. Для очистки содержимого ячеек

в Excel 2007 служит копка Очистить на вкладке Главная. Фиксирование заголовков. Если таблица большая, то при верти-

кальной прокрутке из поля зрения будет исчезать шапка таблицы, что затруднит ввод данных. Для фиксации шапки следует поместить курсор в нужное место с учетом того, что закрепляется область левее и выше расположения курсора, и выполнить команду Вид / Закрепить области.

5.3. Копирование и перемещение

Операции Вырезать, Копировать, Вставить выполняются над выделенными участками с помощью команд вкладки Главная /

39

группа инструментов Буфер обмена. Содержимое ячейки или выделенного интервала можно копировать и с помощью мыши. Для этого надо зацепить курсором мыши за правый нижний угол и, удерживая клавишу «Ctrl», скопировать ячейку или интервал ячеек в нужное место. При перемещении информации клавиша «Ctrl» не используется.

В том случае, если надо скопировать только формулу или только значение, полученное по формуле, необходимо выделить объект и скопировать его командой Копировать, затем курсор поместить в место вставки объекта и, используя команду Вставить / Специальная вставка, выбрать в появившемся окне соответствующую опцию.

5.4. Расчеты в Excel

Все математические расчеты выполняется с помощью формул. В формулах используются не конкретные данные, а адреса ячеек, состоящие из буквы столбца и номера строки, например: А2, В7, С34

ит. д. При вводе формул надо соблюдать следующие правила:

•все формулы начинаются со знака «=»;

•в адресе ячеек используют только латинские буквы;

•в адресе ячеек можно указывать как одну ячейку, так и диапазон, при этом используют операторы: «:» – диапазона и «;» – объединения;

•арифметические операции обозначаются символами: «*» – умножение, «/» – деление, «+» – сложение, «-» – вычитание, «^» – возведение в степень;

•для отделения целой части числа от дробной используют запятую;

•аргументы используемых в формулах функций, разделяются между собой символом «;». Пример:

=A2*2,2+СУММА(С1:С10) =МАКС(A1:D4;F1:H4)

Формулы можно копировать и перемещать обычным способом, при этом автоматически меняются адреса ячеек.

5.5. Ссылки. Относительные, абсолютные, смешанные

Ссылки на ячейки позволяют использовать в формулах содержи-

мое других ячеек. Существуют относительные, абсолютные и сме-

шанные ссылки. По умолчанию для указания адреса ячейки применяется относительная ссылка. При перемещении или копировании

40