Жауапхат

 

Жауап хаттың мәтіні бастама құжаттың мазмұнына байланысты болады. Мұнда хатқа, сұрау салуға, өтінішке, үндеуге, ұсынысқа, талап етуге байланысты жауап жіберіледі. Жауап хатта жауап берілетін бастама (кіріс) хаттың индексі мен күніне сілтеме берілуі тиіс. Егер бастама хат жеке тұлғадан түссе, сілтемеде кіріс құжаттың түскен күні көрсетіледі. Мәтінде бастама хатқа байланысты қабылданған шешім беріледі: ұсыныстан бас тарту, өтінішті орындау, сұрау салуға жауап. Жауап нақты, анық түрде берілуі тиіс.

 

 Заңның орындалуы туралы

 

Ішкі саясат басқармасы бастығы

_______________________________

 

Сіздің 200__ жылғы «___» _________ № _____ хатыңызға жауап.

Визуалды ақпарат пен жарнама құралдарында мемлекеттік және орыс тілдерін қолдануда ҚР «Қазақстан Республикасындағы Тілдер туралы» Заңының, «Жарнама туралы» Заңның мүлтіксіз орындалуын қамтамасыз етуде, қолданыстағы кестеге сәйкес, аудан әкімдігі «_______» қоғамымен, «_______» ҚМК-пен бірлесіп, қаладағы (аудандағы) заңсыз жарнама қалқандары мен тақталарын жою бойынша1 осы жылдың бір тоқсанында ______рейд2 жасады. Рейд барысында ___ нысан тексерілді, олардың ішінде ____ нұсқау берілді, __ нысанға ескерту берілді, ___________________ магистралды даңғылдары мен көшелерінде қайта жөнделген ауыстырмалы штендорлар – _____ дана.

Сондай-ақ әкімдіктің жауапты қызметкерлері «_________» қоғамымен, «__________» ҚМК-пен, қоғамдық қорғау полициясының3 арнайы көмекшілерімен бірлесіп, жарнама тумбаларында, көшеге жарық беруші бағандарға, дуалдарға, ғимараттардың қабырғаларына, кіреберістердің есіктеріне қалыпқа салынбаған сипаттағы (парақшалар, ілінбе қағаздар, плакаттар) жарнамалық-ақпараттық өнімдерді орналастыру бойынша ұдайы әрі қатаң бақылау жүргізіп отырады.

Осы бағыттағы жұмыстар жалғасып отырады және ұдайы бақылауда болады.

 

 (__________ ауданы)

әкімінің орынбасары    ___________   ___________________________________________

                                                      (қолы)                                         (аты-жөні)

 

 

 

Ұсыныс хат

 

Ұсыныс хат – белгілі бір ұйым басшысының жоғары тұрған басшылыққа қызметкердің жалақысын өсіру, дәрежесін көтеру т.б. туралы немесе еңбек нәтижесінің тиімділігін арттыру мақсатындағы жеке қызметкердің ұсынысы жазылған хат түрі.

 

 

Штат бірлігін көбейту туралы

 

Аудан әкіміне

____________________

 

Экономика және бюджетті жоспарлау департаментіне  берілген ____________ жылға арналған штаттық кесте жобасында мәдениет, тілдерді дамыту, білім және спорт бөлімінің бөлінуі қаралмаған1. Мұның себебі ____________ жылға арналған штаттық бірлік2 өсімінің3 қаралмағандығы болып отыр.

Білім және спорт бөлімін қосымша құру жөнінде мәдениет, тілдерді дамыту, білім және спорт бөлімін бөлудің есебінен үш қосымша бірлік қажет.

Берілген штат саны есебінен бөлім құру әрбір қызметкердің жұмыс көлемі лауазымдық нұсқаулықтармен белгіленгендіктен және штаттық бірлікті қысқарту қызметкерлерге қосымша жүктеме түсіретіндіктен мүмкін болмай отыр. Қазіргі уақытта аппарат бойынша маман тапшылығын ескерсек, жоғарыда аталған жайттар жағдайды күрделендіруі мүмкін.

Осыған байланысты Сізден штат кестесін үш бірлікке көбейту туралы мәселені шешуді өтінеміз.

 

 

Бөлім бастығы ___________    ______________________

                                 (қолы)                            (аты-жөні)

 

 

 

ЖОЛДАУ ХАТ

 

Жолдау хат – белгілі бір ұйым басшысының екінші бір ұйым басшысына немесе жеке қызметкерге белгілі бір тапсырманы орындату мақсатында жолданатын хаттың түрі.

 

Өтінішті қарап, шара қолдануға арналған

 

  (__________АУДАНЫ )  ӘКІМІНІҢ  АППАРАТЫ

 

20__ жылғы  «___» _______ № –

Мемлекеттік органның басшысына

______________________________

______________________________

______________________________

Көшірмесі: азамат(ша)__________

______________________________

______________________________

 (_________________ ауданы) әкімінің аппараты өтінішті қарап, шара қолдану үшін1, Сізге азамат(ша) _______________________________________ өтінішін жолдап отыр.

Өтінішті қарау нәтижелері туралы өтініш иесіне және аудан әкімінің аппаратына 20__ жылғы «___» ___________ дейін жазбаша түрде2 хабарлауыңызды сұраймыз.

 

 

Кеңсе меңгерушісі                              _________     ________________________________________

                                                         (қолы)                                       (аты-жөні)

 

 

ҚЫЗМЕТТІК ХАТТАР

 

Қызметтік хат – қандай да бір жұмыстың орындалуы туралы бір лауазымды тұлғаның екінші бір лауазымды тұлғаға жолдауы. Қызметтік хат бір бөлімшеде дайындалып, қызметтік мәселелерді шешуге екінші бөлімшеге жолданатын құжат болып табылады. Қызметтік хаттар ақпараттық, бастамалық немесе есеп беру сипатында болуы мүмкін.

Мәтінде құрылымдық бөлімшеге немесе лауазымды тұлғаға қатысты іскери мәселелер баяндалады.

 

 Тапсырманың орындалуы туралы

 

 (______________ ауданының)

әкімі аппаратының басшысы

_________________________

 

Қызметтік хат

 

Осы жылдың ____________ күнгі (____________ ауданы) әкімі аппаратына келіп түскен азамат _______ өтініші1 бойынша, Сіздің тапсырмаңыздың орындалуы барысында төмендегілерді хабарлаймын.

Осы жылдың ____________ күні өтініш беруші _____________ телефон арқылы әңгімелестім. Әңгіме барысында ол ___________ (_______________ ауданында) жеке кәсіпкерлікпен наубайхана ашу туралы мәселе3 көтерді.

Әңгімелесу нәтижесінде ол (__________ ауданы) әкімінің бірінші орынбасары __________________________ _______________ ж. қабылдауына жазылды.

 

 

Кеңсе бөлімнің меңгерушісі     __________    ___________________________________

                                                                (қолы)                                  (аты-жөні)

 

 

 

 

ХАТТАР

Хат – пошта арқылы салынатын, мазмұны әртүрлі құжаттардың жалпы аты. Ол мекемелермен, жеке тұлғалармен хабар алысу құралы қызметін атқарады, әртүрлі мәліметтер жіберуге, оқиғалар туралы құлақтандыруға мүмкіндік береді. Хат мәселені басқа құралдар арқылы (жеке әңгіме, телефон арқылы сөйлесу) шешу мүмкін болмағанда қолданылады. Хаттың көптеген түрі бар: жауапты талап ететін өтініш, ұсыныс, шағым, сұрау салу хаттары т.б. Хабарлама, ақпарат, бас тарту, ескерту т.б. мазмұндағы жауапты талап етпейтін хаттар да кездеседі.

 

ТЕЛЕФОНХАТ

Телефонхат – жедел мәселелер бойынша телефон арқылы берілген және алушы жазып алатын құжат. Ол отырыстар, мәжілістер, іскери кездесулер, жоспарланған іс-әрекеттердегі қандай да бір өзгерістер, іс-шаралар туралы жедел хабарлар жіберу үшін пайдаланылады.

Округ әкімдеріне

 

ТЕЛЕФОНХАТ

 

Осы жылдың ______ күні, сағат ______-де, № ______ залда аудан әкімдігінің мәжілісіөтуіне байланысты жеке өзіңіздің, мектеп директорының, балабақша меңгерушісінің қатысуын қамтамасыз етуіңізді  сұраймын.

Тіркеудің басталуы сағат: ______ .

Күн тәртібі:

1. __________ ауданының тұрғындарына ____________ жылдарға арналған алғашқы медициналық-санитарлық көмек көрсетуді жетілдіру мен дамыту бағдарламасының2 жүзеге асырылу барысы туралы;

2. «Мәдени мұра» Мемлекеттік бағдарламасының ____________ жылғы жүзеге асырылу барысы туралы;

4. Ауданның әлеуметтік-экономикалық дамуының 2012 жылдың 9 айының қорытындылары туралы.

 

Мойынқұм ауданы әкімі

аппаратының басшысы           ___________       __________________________________

                                                                (қолы)                                (аты-жөні)

 

 

 

 

 

ХАБАРЛАНДЫРУ

Хабарландыру – қандай да бір оқиға, шара т.б. туралы ресми хабарлау.

 

Конкурс туралы

 

_______________________________ тауарларды, жұмыстар мен қызмет көрсетулерді орталықтандырылған сатып алу бойынша __________________________ қалалық (__________________________ аудандық) конкурстық комиссия __________ қалалық (___________________аудандық)____________________ _____________ басқармасы үшін ____________________________ бойынша жұмыстарды мемлекеттік сатып алу  жөніндеашық конкурс1 өткізетіндігін хабарлайды.

Сатып алынатын жұмыстардың толық тізбесі, олардың егжей-тегжейлі ерекшелігі, жұмыстардың орындалу мерзімі және өтетін орны конкурстық құжаттамада көрсетілген.

Конкурсқа Қазақстан Республикасы «Мемлекеттік сатып алу туралы» Заңының 8-бабының 1-тармағында көрсетілген біліктілік талаптарына сай келетін барлық ынталы өнім берушілер жіберіледі.

Конкурстық құжаттама пакетін _____жылғы __________ күнгі __ сағат ____ минутты қоса алғандағы мерзімде, ал қалған күндері мына мекенжайда ______________

_____________________________, сағат ____-ден ____-ге дейін ақысыз алуға болады2.

Ынталы өнім берушілер байқауға қатысу үшін конверттерге салынған конкурстық өтінімдерді ________ қаласының (________ ауданының) тауарларды, жұмыстар мен қызмет көрсетулерді орталықтандырылған сатып алу бойынша конкурстық комиссияға мына мекенжайда _________________ сағат ___-ден ______-ге дейін тапсыруы тиіс.

Конкурстық өтінімдерді тапсырудың соңғы мерзімі _____ жылғы __________ күнгі __ сағат __ минутқа дейін.

Конкурстық өтінімдер салынған конверттер ____ жылғы _____ күнгі

сағат __ минутта мына мекенжайда _________________конкурстық өтінім тапсырған барлық келген ынталы өнім берушілердің көзінше ашылады.

8(000) 0-00-00-00, 0-00-00-00 телефондары бойынша қосымша ақпарат3 және анықтама алуға болады.

 

 

 

МӘЛІМЕТ

 

Мәлімет – белгілі бір мәселеге қатысты кеңінен ақпарат беретін құжат (ұсыныс жөніндегі мәлімет, ескерту жөніндегі мәлімет, талап жөніндегі мәлімет және т.б.).

 

 

Аппарат кеңсесі  жұмысының нәтижесі туралы

 

 

_______ Ауданы әкімі

_______________________

                                                                                 (аты-жөні)

 

Аудан әкімі аппараты кеңсе бөлімінің қызметкерлері өз қызме- тінде ҚР «Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау тәртібі туралы» Заңын (12.01.2007 ж.  № 221), Үкіметтің «Қазақстан Республи- касының орталық және жергілікті органдарында жеке тұлғалар мен заңды тұлғалардың өкілдерін қабылдауды ұйымдастыру туралы» Қаулысын (04.09.2002 ж.  № 974), Қазақстан Республикасы Үкіметінің қаулысымен бекітілген ісқағаздарды жүргізу туралы Нұсқаулығын (31.01. 2001 ж. № 168) және Жамбыл облысы әкімінің аппаратында және жергілікті атқарушы  органдарда іс жүргізу, құжаттардың орындалуы бақылауды ұйымдастыру жөніндегі Нұсқаулықты басшылыққа алады.

Аудан әкімі аппараты кеңсе бөлімінің штаттық саны, бөлім меңгерушісін қоса есептегенде 2адам. Жұмыс төмендегі бағыттар бойынша жүргізіліп келеді:

- азаматтарды қабылдау (жазу, кеңес, құжаттарды тіркеу, телефонмен, оның ішінде «Сенім» телефонымен жауап беру);

- хаттарды, өтініштерді, шағымдарды қарау тіркеу, көшіру, өтініш иелеріне телефон арқылы жауап беру, бақылау жасау, сараптау;

- қызметтік хаттарды қарау (қабылдау, тіркеу, көшіру, бақылау, сараптау, есеп беру);

- жіберілетін хаттарды ресімдеу (тізім жасау, қосымшасының бар-жоғын тексеру, шығыс құжаттардың барлық тиісті талаптарына сәйкестігін тексеру);

- Аудан әкімдігінің ғимаратында орналасқан барлық мемлекеттік органдар үшін жекежәне заңды тұлғалардан құжаттар қабылдау.

 

 

ІCҚАҒАЗДАРын ЖҮРГІЗУ

 

Ісқағаздарын жүргізу – бұл құжаттар дайындау және кеңсе құжаттарымен жұмыс жүргізуді қамтамасыз ететін қызмет саласы. Соңғы кездері басқаруды құжаттандырумен қамтамасыз ету (БҚҚ) деген термин жиі қолданыла бастады. Бұл термин іс жүргізудің ұйымдастыру-техникалық негізін жетілдіруге байланысты, құжаттармен жұмыс жасау саласына есептеуіш техника құралдарын, ақпарат жинау, өңдеу, сақтау және пайдаланудың қазіргі заманғы ақпараттық технологияларын енгізуге байланысты пайда болды.

Ісқағаздарын жүргізудің негізгі элементтерінің бірі – құжат жасау болып табылады. Құжат жасау дегеніміз – ақпаратты қағазға немесе басқа тасымалдаушыға жазу (түсіру) болып табылады. Ол бекітілген нормативтік-құқықтық актілердің ережелері бойынша жүзеге асырылады және заңдық күші болады.

Заңдық күш құжаттың қолданыстағы заңнамаға, оны шығарған органның құзыретіне, ресімдеудің бекітілген тәртібіне байланысты болады.

Басқару құжаттары мекеме құжаттарының негізін құрайды және ісқағаздарын жүргізудің нысаны болып табылады

 

 

АНЫҚТАМА

 

Анықтама – 1) белгілі бір деректер мен оқиғаларды сипаттайтын, растайтын құжат; 2) қызметтік сипаттағы деректерді растайтын құжат.

АНЫҚТАМА

 

Осы анықтама _____________________________________________

                  (аты-жөні)

_______________________ болып жұмыс істейтіндігі туралы берілді.

 (лауазымын көрсету)

Анықтама¹ _________________________________________________

                      (берілген органның атауы)

көрсету үшін берілді.

 

 (______ округ әкімі

 _______________  ___________________

                                                          (қолы)                        (аты-жөні)