Лабораторные работы MS WORD 2007

7.2.5. Автоматическое оглавление

Автоматическое создание оглавления является очень удобной возможностью Word. Благодаря ей получение точного оглавления любого по размерам и сложности документа – это дело всего нескольких секунд. Однако есть одно «НО», – в документе должны быть правильно проставлены стили.

Чтобы создать оглавление, установите текстовый курсор в то место документа, где оно должно будет находиться. Перейдите на вкладку Ссылки ленты инструментов. Первая группа этой вкладки называется Оглавление. Нажмите на кнопку <Оглавление> и Вам будет предложено два заранее предусмотренных варианта автоматического оглавления 1 и 2, а также ручной способ создания оглавления (названия глав и разделов придется задавать самостоятельно). При выборе одного из автоматических вариантов все будет сделано в считанные секунды, практически без каких-либо дополнительных действий с Вашей стороны.

По умолчанию уровню 1 оглавления соответствует стиль «Заголовок 1», и т.д. Если требуется внести какие-либо изменения (указать, какие стили соответствуют каким заголовкам, как должно быть оформлено оглавление и т.п.), то, нажав, кнопку <Оглавление> внизу раскрывшейся палитры, выберите пункт «Оглавление…». В результате на экране появится диалоговое окно «Оглавление» (рис. 40). Нажав в нем кнопку <Параметры>, Вы перейдете в следующее окно (рис. 41), в котором можно указать какие именно стили должны участвовать в оглавлении. При этом рядом с названием того или иного стиля указывается значение уровня, который должен иметь заголовок с данным стилем.

Рис. 40. Диалоговое окно «Оглавление»

81

Рис. 41. Диалоговое окно «Параметры оглавления»

Всамом окне «Оглавление» можно настроить следующее:

1.Показать номер страницы – установив или убрав данный флажок, Вы соответственно укажите, должны ли в оглавлении приводиться номера страниц рядом с названиями заголовков.

2.Номера страниц по правому краю – данный флажок указывает, что номера страниц в оглавлении будут расположены по правому краю. Если данный флажок отключен, то номера страниц будут указаны непосредственно в конце заголовка.

3.В раскрывающемся списке «Заполнитель» можно выбрать, каким образом должно заполняться свободное место между окончанием названия заголовка и номером соответствующей страницы.

4.В поле «Уровни» указывается количество уровней заголовков, которые должны учитываться при составлении оглавления.

5.В раскрывающемся списке «Формат» можно выбрать один из пре-

дустановленных вариантов оформления оглавления.

После создания оглавления по всем правилам появится много дополнительных возможностей. Чтобы перемещаться по документу, нужно зажать клавишу [Ctrl] и щелкнуть мышкой соответствующий заголовок. При переименовании/изменении заголовков, автоматическое изменение их в созданном оглавлении не происходит. Для этого необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по оглавлению и в контекстном меню выбрать пункт «Обновить поле». После чего Вам будет предложено обновить только номера страниц или обновить оглавление целиком. Измененные и созданные вновь заголовки при этом автоматически войдут в обновленное оглавление.

82

7.2.6. Шаблоны

Шаблоны являются средством ускорения и облегчения создания документов. Шаблон представляет собой обыкновенный документ, сохраненный специальным образом и изначально содержащий определенный текст, рисунки и т.п., то есть все то, что, скорее всего, понадобится в документах, создаваемых на базе этого шаблона, и что в обычной ситуации понадобилось бы вводить заново.

Создание шаблона

Сначала создайте документ, который будет служить в качестве шаблона для каких-либо других документов. При этом следует учитывать, что он должен по возможности содержать только то, что будет необходимо в большинстве создаваемых на его основе документов: колонтитулы, заголовочная часть, рисунки, окрашенные области, пустые таблицы.

Далее щелкните мышкой по кнопке <Office> и в раскрывающемся меню выберите Сохранить как → Шаблон Word. В диалоговом окне «Сохранение документа» введите имя нового шаблона и место хранения информации.

Создание нового документа на основе шаблона

Чтобы на основе какого-либо шаблона создать новый документ необходимо:

1.Щелкнуть мышкой по кнопке <Office> и выбрать команду Создать.

2.В появившемся окне выберите раздел «Мои шаблоны».

3.В результате появится диалоговое окно «Создать» с перечнем всех имеющихся шаблонов. Выберите нужный.

4.Далее будет создан новый документ с рабочим именем «Документ 1». Вам нужно будет внести коррективы и сохранить документ на диске.

7.3.Задания

1.Измените стиль Заголовок 3 в соответствии с одним из предложенных вариантов (см. табл. 6).

2.Наберите следующий текст и примените к нему стили оформления

(указанные в скобках):

Стеки сетевых протоколов (Заголовок 1) Семиуровневая модель OSI (Заголовок 2) Уровни модели OSI (Заголовок 3)

83

Инкапсуляция и обработка пакетов (Заголовок 3) Стек протоколов TCP/IP (Заголовок 2)

Уровень приложений (Заголовок 3) Транспортный уровень (Заголовок 3) Межсетевой уровень и протокол IP (Заголовок 3) Уровень доступа к среде передачи (Заголовок 3) Протокол IP (Заголовок 1)

Функции протокола IP (Заголовок 2) IP-адреса (Заголовок 2)

3.Вставьте оглавление, содержащее три уровня заголовков. Выше оглавления добавьте заголовок «Оглавление» и оформите его стилем Заголовок 1.

4.Создайте шаблон для оформления отчетов по лабораторным работам, который должен содержать следующие разделы:

первая страница - титульный лист (образец оформления в приложении 1).

вторая страница – оглавление

третья страница – задание к лабораторной работе (для шаблона в виде заголовка 1 – «Задание», для последующих страниц аналогично).

четвертая страница – ход работы.

пятая страница – выводы.

шестая страница – список литературы.

7.3.1. Варианты для индивидуальных заданий

Таблица 9

		Варианты для выполнения индивидуального задания 2
	Вариант	Параметры стиля
	1	Шрифт – Times New Roman, 14, полужирный, цвет красный, при-
		поднятый. Выравнивание – по правому краю.
	2	Шрифт – Arial, 16, наклонный, цвет синий? подчеркивание двой-
		ной линией. Выравнивание – по центру.
	3	Шрифт – Times New Roman, 18, полужирный, все буквы пропис-
		ные, цвет черный. Выравнивание – по правому краю.
	4	Шрифт – Arial, 14, полужирный, цвет красный. Выравнивание –
		по левому. Оформление рамкой.

84

		Таблица 9 (Продолжение)
		Варианты для выполнения индивидуального задания 2
	Вариант	Параметры стиля
	5	Шрифт – Times New Roman, 16, наклонный, цвет синий. Выравни-
		вание – по центру. Оформление заливкой желтого цвета.
		Шрифт – Arial, 8, подчеркнутый, все буквы прописные, цвет чер-
	6	ный. Выравнивание – по правому краю. Двойной межстрочный
		интервал.
	7	Шрифт – Monotype Coursiva, 22, полужирный, цвет зеленый, с те-
		нью. Выравнивание – по центру. Первая строка – отступ на 2 см.
	8	Шрифт – Times New Roman, 16, подчеркнутый, цвет синий. Вы-
		равнивание – по центру. Полуторный межстрочный интервал.
		Шрифт – Times New Roman, 18, все буквы прописные, цвет оран-
	9	жевый, подчеркивание зеленым пунктиром. Выравнивание – по
		правому краю.
		Шрифт – Arial Black, 26, наклонный, цвет синий, интервал – раз-

10реженный на 5 пт. Выравнивание – по центру. Граница – двойная линия.

7.4.Контрольные вопросы

1.Как изменить стиль?

2.Как создать стиль?

3.Что такое стиль и для чего он применяется?

4.В чем разница между созданием и настройкой стиля?

5.Что значит параметр «стиль следующего абзаца»?

6.Что значит параметр «основан на стиле»?

7.Как привязать нумерацию к стилю?

8.Как создать автоматическое оглавление?

9.Как проставить/ убрать номера страниц в оглавлении?

10.Как взять в оглавление текст конкретных стилей и присвоить им конкретные значения уровня?

11.В случае изменения текста заголовков, как обновить оглавление (не делая его заново)?

12.Что дает значок «Схема документа»?

13.Что такое шаблоны и для чего они применяются?

85

Лабораторная работа 8. Совместная работа над документом, создание названий объектов и ссылок

8.1. Навыки необходимы для выполнения лабораторной работы

1.Работа в режиме рецензирования.

2.Создание названий объектов, перекрестных ссылок и сносок.

8.2.Методические рекомендации по лабораторной работе

8.2.1.Учет исправлений

Совместная работа с документом является очень важной. Она позволяет двум и более пользователям вносить свои коррективы в текст документа, а также принимать эти изменения или отказываться от них.

Режим отслеживания внесенных исправлений включается на вкладке Рецензирование в группе Отслеживание с помощью кнопки <Исправления>. Этот режим включает отслеживание всех изменений в документе, включая форматирование текста. К каждому исправлению можно вставить примечание для объяснения исправления другому пользователю (см. ниже).

Вгруппе Отслеживание доступны следующие кнопки:

1.Кнопка <Выноски> – позволяет выбрать один из трех вариантов отображения выносок, поясняющих суть исправлений: в выносках, прямо в тексте, только в примечаниях.

2.Раскрывающийся список около кнопки позволяет настроить режим отображения исправлений и включает в себя четыре пункта:

исправления в измененном документе;

измененный документ – только показ изменений без отображения исходного документа;

исправления в исходном документе;

исходный документ – показ только исходного документа без отображения изменений.

3.Раскрывающийся список «Показать исправления» – в пунктах данного меню галочками отмечаются, какие изменения будут показываться в документе.

4.Область проверки – в случае выбора этой опции слева или снизу появится окно проверки, в котором будут отображаться изменения в документе – выделенные заголовки в красных рамочках. В заголовке содержится информация о типе изменения и о пользователе, совершившем изменение.

86

При сохранении документа с чужими исправлениями необходимо принять или отклонить сделанные изменения. Это выполняется с помощью кнопок <Принять> или <Отклонить> в группе Изменения вкладки Рецензиро-

вание.

8.2.2. Вставка и использование примечаний

Для вставки в документ примечания выделите фрагмент текста, к которому должно относиться примечание, и нажмите на кнопку <Создать примечание> в группе Примечания вкладки Рецензирование. После этого Вы увидите красное поле «Примечание [S1]» (S1 обозначает номер примечания следующее будет с номером S2 и т.д.), курсор ввода переместится к созданному примечанию, и Вы можете вводить туда текст. В документе фрагмент, к которому относится примечание, выделяется красным цветом (рис. 42).

Рис. 42. Работа с примечанием

При приятии изменений или их отклонении примечания также участвуют в этом процессе, и после выделения очередного примечания кнопка <Отклонить> удаляет его. Кроме того примечание можно удалить с помощью одноименной кнопки в группе Примечание, но для этого курсор должен находится в поле ввода примечания.

8.2.3. Названия

Название представляет собой пронумерованную надпись (например, Рисунок 1), которую добавляют к рисунку, таблице, формуле и любому другому элементу. Название и формат номера можно изменять для различных типов элементов – например, Таблица I и Формула 1-A. Можно также создать новое название, например Фото. Если в дальнейшем пользователь добавит, удалит или переместит названия, то он легко сможет единовременно обновить номера всех названий.

Добавление названий

Название можно добавить к рисункам, формулам или другим объектам. Можно также использовать эти названия для создания таблицы элементов, имеющих названия, например, таблицы рисунков или таблицы формул. Чтобы добавить название

87

1.Выберите объект (таблицу, уравнение, рисунок или другой объект), к которому требуется добавить название.

2.На вкладке Ссылки в группе Названия нажмите кнопку <Вставить название>

3.В списке «Названия» выберите название, которое наилучшим образом описывает объект, например рисунок или формулу. Если список не содержит подходящего названия, нажмите кнопку <Создать>, введите новое название в поле «Название», а затем нажмите кнопку <Ok>.

4.Введите любой текст, включая знаки препинания, который требуется отобразить в названии.

5.Выберите другие параметры, если сочтете это необходимым.

Добавление названия к перемещаемому объекту

Если требуется, чтобы текст обтекал вокруг объекта и названия, или требуется переместить объект вместе с названием, необходимо вставить и этот объект, и название в текстовое поле.

1.На вкладке Вставка в группе Текст щелкните <Надпись>, а затем выберите «Нарисовать надпись». Перетащите текстовое поле над объектом.

2.В разделе «Работа с надписями» на вкладке Формат в группе Стили надписей щелкните <Заливка фигуры>, а затем выберите “Нет заливки».

3.Здесь же в группе Упорядочить задайте параметр обтекания, который требуется использовать для объекта. Здесь же щелкните «На задний план».

4.Вставьте Ваш объект в текстовое поле

5.Теперь добавьте название, следуя выше описанным инструкциям.

Создание таблицы, основанной на названиях

1.Поместите курсор в документе в то место, в которое требуется вставить таблицу с данными.

2.На вкладке Ссылки в группе Названия нажмите кнопку <Список иллюстраций>.

3.В диалоговом окне «Список иллюстраций» выберите нужное название в списке «Название» в разделе «Общие».

4.Если документ содержит названия с различными надписями и требуется включить в список иллюстраций все названия, нажмите

88

кнопку <Параметры>, установите флажок «Стиль», а затем выберите «Название» в списке.

8.2.4. Перекрестные ссылки

Использование перекрестных ссылок полезно при указании ссылок на таблицы, рисунки, к которым необходимо обратиться для получения более подробной информации. При этом нет необходимости следить за тем, чтобы нужная информация обновлялась в ходе работы с документом, в случае его изменения или дополнения все ссылки обновляются автоматически.

Перекрестную ссылку можно назначить одному из следующих элементов документа: абзац, заголовок, сноска, таблица, рисунок, формула.

Возможностей. Каким именно образом будет вставляться информация об элементе документа, тоже достаточно много, это может быть: текст элемента (абзаца, заголовка и т.д.), номер страницы, номер элемента.

Для добавления перекрестной ссылки переведите курсор ввода в желаемое место и нажмите кнопку <Перекрестная ссылка> в группе Названия на вкладке Ссылки (или в группе Связи на вкладке Вставка). В открывшемся диалоговом окне (рис. 43) выберите, возможность, как вставляется ссылка, и элемент для которого создается ссылка. После чего по нажатии кнопки <Вставка> происходит вставка ссылки и закрытие диалогового окна.

Рис. 43. Перекрестные ссылки

По умолчанию перекрестная ссылка будет создана в режиме гиперссылка, и пользователь сможет переходить к необходимому разделу, используя клавишу [Ctrl] и щелчок левой кнопки мыши по гиперссылке (эту опцию можно отменить, убрав галочку при создании перекрестной ссылки).

89

Можно настроить дополнительные параметры перекрестной ссылки. Например, указать что все буквы в перекрестной ссылке будут прописными. Для этого перекрестную ссылку необходимо выделить, щелкнуть по ней правой кнопкой мыши и выполнить команду «Изменить поле». В открывшемся диалоговом окне произвести необходимые настройки и при необходимости поставить галочку «Сохранять формат при обновлении».

8.2.5. Сноски

Сноски обычно используются для удобства сообщения дополнительной информации без лишнего загромождения основного текста.

Для работы со сносками существует одноименная группа на вкладке Ссылки. Для того чтобы вставить сноску, установите курсор ввода в нужное место и нажмите кнопку <Вставить сноску> в группе Сноски. При этом автоматически выполняется нумерация сноски, а курсор ввода переместится в нижнюю часть документа для ввода информации сноски.

Существуют также концевые сноски. Они помещаются не в конец страницы, а в конец документа. Для вставки концевой сноски необходимо нажать соответствующую кнопку в группе Сноски.

8.3.Задания

1.Открыть файл «ЛР8. Совместная работа» (место расположения файла уточнить у преподавателя).

2.Задать параметры настройки страницы и текста согласно варианту задания, к выделенным заголовкам применить стиль Заголовок 1, выполнив необходимые изменения (таблица 10).

3.Основной текст разбить на колонки, разделитель присутствует: нечетный вариант – 3 колонки, четный вариант – 2 колонки.

4.Определения, стоящие в скобках, оформить сносками.

5.Вставить 5 подходящих по смыслу картинок, дать им названия и сделать перекрестные ссылки в тексте.

6.На первую страницу вставить оглавление.

7.На последнюю страницу вставить список иллюстраций.

Создать колонтитулы с параметрами согласно варианту задания (

8.таблица 11):

Верхний колонтитул в две строки: 1-ая строка – Ф.И.О. студента, 2- ая строка – группа.

Нижний колонтитул в две строки: 1-ая строка содержит номер варианта, 2-ая строка – нумерация.

9.В режиме рецензирования найти и исправить смысловые ошибки.

90