Требования законодательства.

Согласно статье 29 ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Налоговое законодательство (подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ) требует в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (в том числе бумаг, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату и удержание налогов).

Как видно, сроки, установленные бухгалтерским и налоговым законодательством, не совпадают. Кроме того, период хранения каждого конкретного документа нужно определять в соответствии с Перечнем, утвержденным приказом Росархива от 6 октября 2000 г. (далее — Перечень).

Однако, не все сроки, установленные в нем, соответствуют требованиям законодательства. Например, срок, предусмотренный для хранения месячной бухгалтерской отчетности, составляет не менее одного года (ст. 135 Перечня).

Чтобы избежать ответственности за несоблюдение правил, установленных законодательством, надо хранить документы:

-не менее пяти лет, если Перечнем установлены меньшие сроки хранения;

-в течение сроков, установленных Перечнем, если он предусматривает период хранения, превышающий пять лет.

Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов

За организацию хранения учетных документов, регистров учета и бухгалтерской отчетности отвечает руководитель учреждения, а их сохранность, оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер.

За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена административная ответственность – штраф на должностных лиц составит от 2000 руб. до 3000 руб. (ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является налоговым правонарушением. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ. Минимальный штраф по этой статье составляет 5000 руб.

Согласно статье 170 Перечня, годовую налоговую отчетность следует хранить постоянно. Квартальные отчеты по налогам хранят пять лет, а при отсутствии годовых (например, по налогу на добавленную стоимость) – постоянно. Срок хранения ежемесячных налоговых деклараций (расчетов) составляет пять лет. Сводные годовые и годовые отчеты об исполнении сметы расходов также хранят постоянно (ст. 140 Перечня). Квартальные – в течение пяти лет, а при отсутствии годовых – постоянно.

К документам постоянного хранения относятся и сводная годовая, и годовая бухгалтерская отчетности (ст. 135 Перечня). Квартальную и месячную отчетности положено хранить пять лет, а при отсутствии годовых (квартальных) отчетов – постоянно.

Обратите внимание: учреждения, которые не являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, могут хранить документы постоянного срока не менее 10 лет (п. 2.4.2 Указаний по применению Перечня). Исключение из данного порядка составляет, в частности, сводная годовая бухгалтерская отчетность. Ее положено хранить до момента ликвидации организации.

Срок хранения первичных документов и прочих регистров бухгалтерского учета составляет пять лет, в частности, для:

-бухгалтерских учетных регистров (главная книга, журналы-ордера, оборотные ведомости и т. п.);

-первичных документов, служащих основанием для бухгалтерских проводок (накладные, акты, кассовые и банковские документы и т. п.).

Отметим также: пятилетний срок хранения установлен и для счетов-фактур. Основание – пункт 150 Перечня.

Лицевые счета работников положено хранить в течение 75 лет (п. 153 Перечня). Срок хранения расчетно-платежных ведомостей на выдачу зарплаты составляет пять лет (п. 155 Перечня). Однако при отсутствии лицевых счетов такие ведомости следует хранить в течение 75 лет.

По общему правилу началом срока хранения документов считают 1 января года, следующего за годом, в котором они закончены делопроизводством (п. 2.9 Указаний по применению Перечня).

Однако, для ряда документов срок хранения начинает исчисляться в порядке, отличном от общего. Так, например, исключение из общего правила составляют книга покупок и книга продаж. Начало срока их хранения (пять лет) определяют с даты последней записи (а не с 1 января следующего года). Об этом сказано в пунктах 15 и 27 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914.

Особый порядок исчисления сроков предусмотрен и в самом Перечне. В частности, пятилетний период хранения начинает течь:

-для договоров (на оказание аудиторских услуг, кредитных, хозяйственных, имущественного страхования) – с момента истечения срока действия;

- для договора о материальной ответственности – с момента увольнения материально ответственного лица;

-для свидетельств о постановке на учет в налоговой инспекции – с момента снятия организации с налогового учета.

Для хранения бухгалтерских документов учреждение должно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы. В частности, бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359).

Документы с грифом «коммерческая тайна» держат в сейфах. Остальные бумаги хранят в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Чтобы обеспечить условия для хранения документов бухгалтерии, учреждение может организовать архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

В архив передают документы постоянного (вечного) и долговременного (свыше 10 лет) хранения. Остальные бумаги (срок хранения до 10 лет включительно) хранят в бухгалтерии до их уничтожения. Основание — пункты 3.3.1 и 3.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

Уничтожению документов с истекшим сроком хранения предшествует их экспертиза, на которой выделяют документы постоянного, временного хранения и подлежащие уничтожению. Указанные мероприятия в учреждении осуществляет экспертная комиссия, назначенная приказом руководителя.