Предпроектный этап. Постановка цели

Тезаурус

Анализ допущений	указание степени вероятности и степени влияния риска или допущения на проект.
Допущение	цель, поставленная на основе нерешаемой для субъекта проекта проблемы, относительно которой он допускает, что она будет достигнута другим субъектом в рамках сроков проекта; достижение данной цели необходимо для получения результатов проекта.
Измерение	способ документальной фиксации (регстрации) показателя.
Задача	цель следующего за уровнем конкретной цели проекта уровня; указание на промежуточный результат, который должен быть получен для достижения цели.
Конкретная цель проекта	указание на непосредственный результат проекта.
Общая цель проекта	указание на назначение проекта или вероятные эффекты достижения его результатов.
Показатель	непосредственно наблюдаемые \ фиксируемые изменения в ситуации, которые возникают, только если получен планируемый результат.
Цель	идеальная форма результата, указание на то, что будет изменено в реальности.

Цельпроекта должна быть:

• измерима, т.е. должна указывать на измеримый результат деятельности,

• адекватна, т.е. результат, отраженный в цели, должен соответствовать по своему масштабу проблеме,

• конкретна, т.е. должна указывать на целевую группу, сроки, качественные и количественные характеристики предполагаемых изменений,

• достижима, т.е. должна быть поставленной на основании решаемой проблемы – проблемы, решение которой находится в пределах компетенции субъекта проекта,

• прозрачна, т.е. формулировка цели должна быть ясна внешнему по отношению к проекту человеку,

• реалистична, т.е. должна быть достижима в рамках существующих кадровых ресурсов и принципиальных технологий деятельности, а также предусмотренного периода времени,

• опредёленна, т.е. должно соблюдаться условие, при котором всякое продвижение к результату проекта может быть отнесено за счет реализации проекта, а не за счет какой-либо иной причины.

При разработке проекта важно видеть всю иерархию целей. Для этого требуется построить дерево целей.

Для того чтобы построить дерево целей, необходимо предпринять следующие шаги:

• начните формулировать цели с уровня основной проблемы вашего проекта, сформулировав цель проекта;

• сформулируйте цели на основе обозначенных вами решаемых проблем, двигаясь вниз по дереву проблем;

• найдите в вашем дереве целей те места, где можно заметить разрывы в связях «цель-средство», и сформулируйте недостающие цели;

• поднимитесь на один уровень выше уровня основной проблемы вашего проекта и сформулируйте общую цель, достижению которой будет способствовать успешная реализация вашего проекта (миссию проекта).

Проверьте себя:

• Если какая-либо цель не указывает на измеримый результат или сформулирована неконкретно, вернитесь к проблеме и попытайтесь ее детализировать.

• Если вы не можете адресовать какую-либо цель исполнителю (исполнителям) внутри организации – субъекта проекта, вернитесь к проблеме и проверьте, не является ли она нерешаемой.

Относительно нерешаемых проблем должен быть проведен анализ допущений, если вы имеете основания прогнозировать, что такие проблемы будут решены другим субъектом. В обратном случае ваш проект технически невыполним (если допущение сделано на уровне ниже уровня конкретной цели) или не позволяет продвинуться в получении желаемых эффектов (если допущение сделано на уровне выше уровня конкретной цели). Порядок анализа допущения показан на рис. 1

			Важен ли внешний фактор?
	ДА							НЕТ
	Будет ли он реализован			Почти определенно					Не включать в описание проекта
			Вероятно					Включать в описание проекта как комментарий, указывающий на то, кто и что именно должен сделать, кроме проектной команды, чтобы проект был успешен
	Маловероятно				Возможно ли составить новый план проекта, чтобы повлиять на внешний фактор?
	ДА							НЕТ
Составить новый план проекта: добавить действия или результаты, или сформулировать заново цель проекта								Проект технически не выполним

Рис. 1 Анализ допущений

Если проблема сформулирована корректно (не содержит напрашивающегося решения), то может быть, как минимум, два взаимоисключающих способа ее решения. Цель проекта в своей формулировке должна содержать указание на то, чтодолжно быть изменено в реальной ситуации и принципиальнокак(каким образом) это изменение должно производиться. Поэтому, прежде чем поставить цель проекта, необходимо провестианализ возможных способов решения проблемы. Существует множество технологий проведения такого анализа. Общие принципы показаны на рис. 2.

Рис. 2. Постановка цели

Рассмотрим несколько способов принятия решения

Двумерный список

Решение	Плюсы	Минусы
1.
2.

1. Сформулируйте плюсы и минусы каждого решения. Они могут быть связаны, например, с тем, что

• для реализации одного из решений потребуется дополнительно решить некоторые специфические задачи организации, необходимость в решении которых давно назрела (+),

• ресурсы, аккумулированные для реализации одного из решений могут быть использованы в других целях (+),

• то или иное решение может предполагать значительное соучастие внешних по отношению к организации субъектов (-),

• то или иное решение может оказаться чрезмерно ресурсозатратным (-).

и т.п.

2. Определите свою стратегию принятия решений: 1) стремление к максимальному эффекту (+) или 2) избегание возможных сложностей (-).

3. Примите решение в соответствии с выбранной стратегией (1: на основании наибольшего числа плюсов; 2: на основании наименьшего числа минусов).

Список

Критерии	%	Р-1, + \ -	Р-2, + \ -
1.
2.
…
	100

1. Сформулируйте критерии, которым должно удовлетворять решение. Согласуйте данные критерии с членами проектной команды и, если это необходимо, представителями заинтересованных сторон.

2. Оцените «удельный вес» каждого критерия (его значимость для вас) в процентах от всей совокупности критериев (100 %).

3. Проведите мозговой штурм, или наберите любым другим способом возможные варианты способов решения проблемы. При этом вы не сверяете их с критериями. Лучше будет, если после составления списка критериев уже прошло какое-то время, или люди, предлагающие решения, не знают данного списка.

4. Впишите решения в таблицу. Отметьте знаками соответствие \ несоответствие решения каждому критерию.

5. Подсчитайте в процентах, насколько Вас устраивает то или иное решение.

Дерево решений

1. Определите последствия каждого принятого решения.

2. Определите последствия последствий.

3. Нарисуйте схему «решение - последствия» для каждого решения.

4. Посмотрите на список событий, которым заканчивается каждое дерево, и выберите наиболее предпочтительный для вас.

После того как конкретная цель определена, необходимо задать показатели, т.е. те наблюдаемые ил фиксируемые иным способом признаки ситуации, которые убеждают нас в получении результата (т.е. в достижении цели). При формулировании показателей следует обратить внимание на то, что показатели могут проявиться исключительно вследствие достижения вами указанного результата, на их появление не должен влиять никакой внешний фактор, не связанный с проектом и конкретным его результатом, для оценки которого выбран данных показатель. Показатели должны свидетельствовать как о самом факте достижения результата, так и о качестве этого результата. Иногда требуются показатели эффективности проекта, свидетельствующие о том, что заданный результат заданного качества был достигнут в рамках заданных ресурсов.

Способы регистрации и источники верификации показателей принято называть «измерения». Когда формулируются показатели, должен быть уточнен источник информации и способы ее сбора. Это поможет проверить, может ли показатель быть реалистично измерен за определенный период времени при приложении определенных усилий и определенных денежных затрат. Источники верификации должны уточнять формат, в котором будет представляться информация (например, доклады о продвижении, счета, официальная статистика), субъекты, которые так же должен предоставлять информацию, и то, насколько регулярно эта информация должна быть представлена: помесячно, раз в квартал, ежегодно.

Источники вне проекта должны быть оценены с позиций их доступности, надежности и реалистичности. Работа по сбору информации, которая должна быть произведена в ходе проекта, тоже должна быть разбита на отдельные шаги, показывающие адекватные способы деятельности, и оценена с точки зрения затрат (стоимости сбора информации). Очень часто существует прямая связь между сложностью объективно измеряемых показателей и ценой измерения (например, объем выборки при проведении опросов).

Те показатели, для которых не может быть найдено источников верификации, должны быть заменены на другие. Если объективно измеряемые показатели оказываются слишком дорогими и сложными для подбора они должны быть заменены более простыми и дешевыми.

Следующим шагом является постановка задачпо достижению цели. Следует помнить, что задача:

• решает частную проблему, часть общей проблемы;

• служит для обозначения специфических запросов, необходимых для достижения цели в целом;

• не описывает процесс (что и как происходит), а фиксирует промежуточные изменения \ результаты (что);

• конкретна, измерима с помощью получения объективных данных;

• ясна любому человеку, не являющемуся участником проекта;

• может быть решена на промежуточном этапе реализации проекта или в конце этого процесса.

Не следует путать задачи с этапами реализации проекта, которые в общих чертах фиксируют последовательность действий (мероприятий) по проекту, т.е. относятся уже не к планированию содержания деятельности, а к планированию ресурса времени. Здесь легко проверить себя – если все поставленные задачи могут быть решены только последовательно, путаница между задачами и этапами деятельности наверняка произошла.

Для постановки задач следует только обратиться к дереву целей и отработать цели, находящиеся на один уровень ниже уровня конкретной цели проекта.

Кроме содержательных задач могут быть поставлены специфические задачи (задачи обеспечения), решая которые, автор проекта формирует ресурсную базу для достижения цели заданным способом. При постановке такого рода задач следует с особым вниманием отнестись к тому, является ли их решение необходимым условием достижения цели. Если автор проекта не готов отказаться от решения ни одной специфической задачи, он некорректно поставил цель.

После того, как вы сформулировали цели и задачи проекта, можно проверить себя, ответив на следующие вопросы:

• Обеспечивает ли решение всего набора поставленных задач автоматически достижение цели?

Если нет, дополните список задач.

• Может ли цель быть достигнута без решения какой-либо задачи?

Если да, сократите список задач.

• Можно ли начать решать одновременно хотя бы несколько задач (в идеале – все задачи)?

Если нет, переформулируйте и перегруппируйте задачи – вы допустили ошибку, приведя вместо задач действия по проекту.

• Каждая ли формулировка задачи понятна для непосвященного в суть проекта человека, каждая ли формулировка позволяет понять, что именно и как именно должно быть изменено?

Если нет, скорректируйте формулировки задач.

Перенесение дерева целей в логико-структурную схему (пример).

Дерево целей								Логико-структурная схема
Общая цель	Вклад в реформирование систем высшего образования стран-партнеров			Конечные результаты				Общая цель		Вклад в реформирование систем высшего образования стран-партнеров
								Конкретные цели		Создание в системе высшего образования структуры обучения социальной работе
Конкретные цели	Создание в системе высшего образования структуры социальной работы
Результаты	Курсы бакалавров и магистров в университете Х, признанные Министерством		Центр заочного повышения квалификации работников социальной сферы						Результаты	Курсы бакалавров и магистров в университете Х, признанные Министерством Центр заочного повышения квалификации работников социальной сферы

• Результаты следует определять как значимые выходные продукты, произведенные благодаря действиям. Недостаточно будет определить результат как "завершение кратких курсов" или "обучение 75 студентов" (при этом, если один студент заболел, результат не будет достигнут?). На менеджера возложена ответственность за достижение этого результата. Таким образом, отдельная задача должна ставиться на реалистичную временную перспективу и соотносится с графиком деятельности.

• Конкретная и общая цели связывают осуществление (что делается в рамках проекта) с его направленностью (чего проект стремится достичь). Хотя оба эти уровня находятся за пределами непосредственного контроля со стороны менеджмента, их следует определять на таком уровне, который позволяет вести эффективный мониторинг допущений и факторов риска. Если цели поставлены на чрезмерно высоком уровне, влияющие на их достижение допущения и факторы риска станут настолько многочисленными, что проект станет технически невыполнимым.

Текст 4