26. Технологии организации гастролей

Маркетинговая подготовка

В жизни коллективов, специализирующихся на исполнительских искусствах, гастроли играют важную роль. Продолжительность гастролей во многом определяется тем, насколько существование коллектива зависит от гастрольной деятельности и приносимых ею доходов. Понятие «гастроли» служит для обозначения самых разных видов деятельности коллектива, который покидает свою постоянную базу, чтобы устроить выступление или цикл выступлений либо провести другие мероприятия.

Рассмотрим разные виды деятельности, объединенные этим общим термином:

• Турне – это цикл выступлений и/или других мероприятий, которые организуются коллективом в различным местах в течение одной поездки.

• Одноразовое представление с ночевкой – это выступление, которое организуется для конкретного спонсора и является частью турне.

• Выезд – представление в ближайшем городе или пригороде, не требующее ночевки на месте. Выезд никогда не проходит без представления, но короткая поездка может включать в себя и другие мероприятия (например, мастер-классы).

Перед определением стратегии, которая должна быть выбрана для маркетинговой подготовки к турне необходимо решить ряд вопросов:

1. Какой планируется репертуар?

2. Какова минимальная продолжительность отдельного ангажемента во время турне?

3. Сколько недель продлится турне по максимуму и минимуму?

4. Каким способом будем продвигаться коллектив со своим оборудованием?

5. Где будут проходить турне?

6. Когда будет проходить турне?

7. В какую сумму обойдутся гастроли?

8. Какую разумную долю расходов можно постараться покрыть за счет спонсоров?

9. Есть ли другие источники финансирования гастролей?

• Обращение к спонсорам

После определение места, времени и стоимости предполагаемых гастролей организация обращается к потенциальным спонсорам – по почте, а затем и по телефону. Список потенциальных спонсоров зависит от ответов на выше поставленные вопросы.

• Описание работы

Успех поиска ангажементов зависит от множества факторов: популярность коллектива, его художественная продукция (репертуар), личных качеств человека, ведущего переговоры. Человек, занимающийся поиском ангажементов, должен:

• встретиться с художественным руководителем, директором-распорядителем и членами попечительского совета для обсуждения гастрольных приоритетов и бюджета;

• наблюдать за изготовлением маркетинговых материалов;

• достать почтовые списки и осуществлять надзор за почтовой рассылкой;

• проводить телефонные переговоры со спонсорами;

• отправлять им дополнительные письма и материалы;

• обсуждать жалованье и услуги и участвовать в определении маршрута турне;

• посещать конференции, посвященные вопросам предоставления ангажементов;

• архивировать данные о контактах со спонсорами и обмене корреспонденцией.

Материалы

С целью маркетинговой подготовки к гастролям организация должна иметь рекламные материалы. Самое большое изменение в концертом бизнесе в последние годы произошло в коммерческой организации туров. В наши дни значительная часть рекламы приходится на Интернет (фактически 80% всех билетов продается через Интернет), поэтому присутствие в виртуальном пространстве способствует реальному притоку людей в концертном зале.

Чаще всего, к сожалению, о профессионализме коллектива судят не по его реальной работе, а по качеству продукции его рекламирующей.

Вариант первый: ваш коллектив планирует продолжительные гастроли. Маркетинговым средством, позволяющим эффективно охватить максимально возможное число спонсоров, позволяющим эффективно охватить максимально возможное число спонсоров, является ангажементная брошюра. Если вы рекламируете ансамбль камерной музыки, в ней следует указать его название, состав исполнителей и примерный репертуар. В основе брошюры должна лежать некая идея (например, уникальность вашего коллектива или продукции). Информацию передать на 1-2 страничках, включив выдержки критических отзывов о ваших выступлениях. Не забыть указать размер гонорара, т.к. спонсору мало знать какие вы замечательные, он должен знать еще, сколько вы стоите. Информация должна излагаться внятно и кратко (спонсору не надо излагать всю историю вашего коллектива, достаточно лишь заинтересовать его и подготовить к телефонной беседе). Ангажементная брошюра производиться в рамках маркетингового плана, изготавливать должны специалисты. Производство ангажементной брошюры не входит в обязанности художественного руководителя. Они должны быть произведены так, чтобы можно было разослать их по льготным расценкам (в конверте с вложенными открыткой или конвертом с обратным адресом).

Второй вариант: обычно его выбирают коллективы, ежегодно выезжающие на непродолжительные гастроли и хорошо представляющие себе, кто именно будет их спонсировать. Материал в виде несшитого буклета на лицевой стороне может иметь название или логотип вашей организации. Внутрь следует положить письмо спонсору (желательно с персональным обращением) с описанием организации и предлагаемого ею репертуара. Также следует указать, в чем состоит уникальность коллектива и что может представлять для данного спонсора особый интерес. Кроме того следует включить подборку данных о вашей постановке (концерте) с указанием технических требований, состава вспомогательного персонала, цен и необходимого качества освещения, а также несколько хороших критических отзывов и 1-2 сценические фотографии. Хотя производство такого комплекта требует гораздо меньше затрат, чем производство полноценной ангажементной брошюры, все материалы данного комплекта должны быть написаны хорошим, ясным и лаконичным языком. Критические отзывы следует воспроизвести методом офсетной печати, а фотографии отличного качества.

Поиск ангажементов

• Телефонные звонки

За отправкой почтовых материалов следует телефонный звонок, который играет ключевую роль в процессе поиска ангажементов и является прямым контактом между коллективом и потенциальным спонсором. При первом звонке следует представить свой коллектив, напомнить о письме с информацией, дать понять спонсору, в чем состоит ваша уникальность. Также сообщить особенности творчества коллектива, затраты на выступления в месте, куда собираетесь ехать, и, самое главное, как вы сможете удовлетворить нужды самого спонсора. Хорошо обсудить и конкретные даты или примерный график проведения гастролей.

Не следует во время первой телефонной беседы затевать торговлю по поводу жалованья. Важно упомянуть, есть ли другая (государственная, региональная или частная) финансовая поддержка и насколько она снизит издержки спонсора. Если ему цена представляется слишком высокой, можно попытаться организовать совместное спонсорство нескольких компаний или с целью окупить часть затрат на ангажемент добавить к основной программе мастер-классы и т.д. Поддерживайте разговор непрерывно – не давайте ему возможности сказать «нет». Спонсор может запросить дополнительную информацию или критические отзывы. Вместе с тем, снабжая спонсора и информацией о своем коллективе, можно узнать многое о его возможностях, о том, какие виды программ он обычно представляет, какие из прошлых ангажементов оказались для него выгодными, какие у него особые запросы и т.д.

• Повторное письмо

После каждой телефонной беседы следует отправлять письмо-напоминание. В нем должна содержаться вся информация, сообщенная по телефону и касающаяся уникальности коллектива, особенностей его творчества, предполагаемых затрат и времени проведения гастролей в данном районе. Такие письма компонуются в текстовом редакторе компьютера из заранее составленных фрагментов, а в конце добавляются несколько строк личного обращения. Вместе с таким письмом можно отправить критические отзывы или другие материалы, которыми спонсор интересовался во время телефонного разговора.

• Ведение записей

Проводя телефонные переговоры, следует заносить данные о реакции спонсоров в картотеку или в специальные файлы, что позволит в будущем решать, когда звонить и что сказать. Также полезно отмечать удалось ли заинтересовать потенциального спонсора, пожелал ли он получить дополнительную информацию и т.п. Если спонсор не проявил интереса, указать причину этого. Сведения о тех, кто не заинтересовался нужно сохранить (повторить в будущем). Все проявившие интерес к предложению заслуживают повторного обращения.

• Повторные звонки

Поиск ангажементов будет успешным, если проявить терпение и настойчивость. Иногда приходится звонить несколько месяцев, прежде спонсоры остановят свой выбор. Поэтому следует постараться узнать у спонсора, сколько примерно времени понадобится ему на принятие решения, и терпеливо отправлять все запрашиваемые им дополнительные материалы.

Конференции по вопросам предоставления ангажементов

Конференции устраиваются организациями-спонсорами, позволяющие им встретиться с представителями художественных коллективов. Данный формат особенно полезен для не очень известных коллективов, нуждающихся в продолжительных гастролях с целью создания достойного имиджа в глазах общенациональных или региональных спонсоров.

Для конференции следует подготовить привлекательную экспозицию: простые, изящные дизайнерские решения (не следует использовать сложные или дорогостоящие разработки), хорошая видеозапись, слайды или аудиозапись. В случае обращения к вам спонсора отметьте его фамилию в списке участников встречи, а после конференции следует разослать письма с благодарностью и копиями ваших рекламных материалов.

Планирование турне

Турне связывает несколько отдельных ангажементов в единый маршрут. Самым выгодным в экономическом отношении является маршрут в форме петли, восьмерки или круга, описывающего населенный пункт расположения базы организации. Полезно искать дополнительных спонсоров по местам маршрута. Не следует заключать окончательные договоренности на конкретные дни, пока не готов полностью маршрут турне. После выбора маршрута необходимо перейти к обсуждению условий отдельных выступлений, включая размеры гонорара.